第一節(jié) 會計電算化基本知識
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本講的學(xué)習(xí)，要求掌握會計電算化的概念、作用及其管理體制，了解會計電算化的由來及其發(fā)展的基本狀況。
一、會計電算化的由來
會計作為經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，是核算經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動，它的發(fā)展迄今已有3000多年的歷史。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會計數(shù)據(jù)的處理手段和技術(shù)主要經(jīng)歷了以下三個階段的發(fā)展歷程，即手工方式、機械方式和電算化(計算機處理)方式。電算化方式就是以電子計算機取代傳統(tǒng)手工操作，組成一個人機系統(tǒng)。當(dāng)計算機真正應(yīng)用于會計領(lǐng)域之后，便產(chǎn)生了會計電算化。
什么是會計電算化
二、什么是會計電算化
1981年8月，在吉林省長春市召開的“財務(wù)、會計、成本應(yīng)用電子計算機專題討論會”上，國家財政部和中國會計學(xué)會正式提出了“會計電算化”這個概念，是指電子計算機信息技術(shù)在會計工作中應(yīng)用的簡稱。
會計電算化的概念，隨著我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展，也在不斷豐富。一般而言，會計電算化有狹義和廣義之分。狹義的會計電算化，是指以電子計算機為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用。具體來說，就是利用會計軟件，指揮各種計算機設(shè)備替代手工完成或完成在手工下很難完成、甚至無法完成的會計工作的過程。廣義的會計電算化，是指與實現(xiàn)會計工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用，會計電算化人才的培養(yǎng)，會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化的制度建設(shè)，會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。
會計電算化的內(nèi)容比較廣泛，可以從不同的角度進(jìn)行歸納。
按照會計電算化的服務(wù)層次和提供信息的深度，可以分為三個不同的發(fā)展階段，即：會計核算電算化階段、會計管理電算化階段和會計決策電算化階段。會計核算電算化階段的主要工作內(nèi)容包括：設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、結(jié)賬、成本核算、編制會計報表等。會計管理電算化的主要任務(wù)是進(jìn)行會計預(yù)測、編制財務(wù)計劃、進(jìn)行財務(wù)控制和開展會計分析等。會計決策電算化是會計電算化的高級階段，它是在會計管理電算化系統(tǒng)提供信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合其他的數(shù)據(jù)和信息，借助與決策支持系統(tǒng)的理論和方法，幫助決策者制定科學(xué)的決策方案。如，生產(chǎn)決策、銷售決策和財務(wù)決策等。
例題1：會計電算化是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬的過程。( )
答案：× 會計電算化的過程就是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，并部分的完成對會計信息的分析、判斷和決策的過程。
例題2：會計電算化已成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)、會計科學(xué)等現(xiàn)代科技為一體的邊緣學(xué)科。( )
答案：√
三、會計電算化的作用
從會計發(fā)展的歷史來說，會計電算化的出現(xiàn)和發(fā)展是重大的變革，在紛繁復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時間，而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機制、增強企業(yè)競爭能力、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，提高了會計核算的水平和質(zhì)量。會計電算化的首要目標(biāo)是實現(xiàn)會計核算工作的電算化。會計電算化系統(tǒng)極大的提高了會計核算工作的水平和質(zhì)量，主要有以下幾個方面的表現(xiàn)：
(1) 減輕了會計人員的勞動強度，提高了工作效率;
(2) 縮短了會計數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性;
(3) 提高了會計數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。
其次，提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平。實現(xiàn)會計核算電算化是會計電算化的基礎(chǔ)，全面提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會計電算化的主要目的。實現(xiàn)會計電算化，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
(1) 為從經(jīng)驗管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(2) 為從事后管理向事中控制、事先預(yù)測轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(3) 為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。
再次，推動了會計技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)了會計工作的進(jìn)一步發(fā)展。會計電算化的產(chǎn)生和發(fā)展，使傳統(tǒng)會計學(xué)理論和實踐均收到影響，許多地方需要改革后，才能適應(yīng)這一新的情況。電算化會計不僅使傳統(tǒng)會計使用的介質(zhì)、工具、簿記格式等形式發(fā)生了變化，而且對會計核算的方式、程序、內(nèi)容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相應(yīng)的變化要求，并進(jìn)一步涉及到會計學(xué)的理論問題。
四、會計電算化的管理體制
要使會計電算化工作一開始便走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，必須從宏觀和微觀兩個方面對其進(jìn)行科學(xué)的管理。
會計電算化工作的宏觀管理是指各級財政部門和各級業(yè)務(wù)主管部門對全國和本地區(qū)會計電算化工作實行的綜合管理。即，財政部管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區(qū)的會計電算化工作。宏觀管理的基本任務(wù)是：(1)制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實施;(2)加強會計核算軟件管理，對會計核算軟件及生成的會計資料是否符合國家統(tǒng)一的會計制度情況進(jìn)行監(jiān)督;(3)加強會計軟件電算化管理制度建設(shè);(4)加強會計電算化的組織和領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)基層單位逐步實現(xiàn)會計電算化，提高會計工作水平;(5)組織和管理電算化人才培訓(xùn)工作。
會計電算化微觀管理制度的主要內(nèi)容包括：會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、會計電算化會計檔案管理制度等。
五、我國會計電算化發(fā)展概況
我國會計電算化的發(fā)展始于20世紀(jì)70年代，雖然起步較晚，但發(fā)展較快，在短短20多年的時間里就已取得了豐碩的成果。簡單說來，我國會計電算化的發(fā)展可以分為起步階段(也稱緩慢發(fā)展階段，1983年以前)、自發(fā)發(fā)展階段(1983～1987年)、有組織有計劃的穩(wěn)定發(fā)展階段(1987～1996年)和競爭提高階段(1996年至今)。今后，會計電算化的發(fā)展將形成兩種趨勢：高管理層次、業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型企業(yè)依靠具有雄厚技術(shù)力量的專業(yè)會計軟件公司，進(jìn)行高水平會計信息系統(tǒng)的定點開發(fā)，以滿足其獨特管理方法的會計要求;中小型企事業(yè)單位，在成熟的會計核算軟件市場，選擇操作簡便、售后服務(wù)量小、專業(yè)化特點強、擴(kuò)充余地大的會計軟件包，逐步擴(kuò)展電算化范圍、滿足會計核算和會計管理的要求。
會計核算軟件
一、會計核算軟件的概念
所謂會計核算軟件，是指專門用于會計核算工作的計算機應(yīng)用軟件，包括采用各種計算機語言編制的用于會計核算工作的計算機程序，它是由一系列指揮計算機執(zhí)行會計核算工作的程序代碼和有關(guān)的文檔技術(shù)資料組成的。
凡是具備相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等均可視為會計核算軟件。大型企業(yè)中使用的企業(yè)資源計劃(Enterprise Resources Planning，簡稱ERP)軟件中，用于處理會計核算軟件數(shù)據(jù)部分的功能模塊也屬于會計核算軟件的范疇。
例題1.
判斷題：企業(yè)資源計劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊不屬于會計核算軟件的范疇。 ( )
答案：× 企業(yè)資源計劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊也屬于會計核算軟件的范疇。
二、會計核算軟件分類
按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會計核算軟件可分為不同的種類。按硬件結(jié)構(gòu)劃分，會計核算軟件可分為：單用戶會計核算軟件和多用戶(網(wǎng)絡(luò))會計核算軟件。按適用范圍劃分，則會計核算軟件可分為專用會計核算軟件和通用會計核算軟件。
專用會計核算軟件也稱為定點開發(fā)核算軟件，一般是指由使用單位根據(jù)自身會計核算與管理的需要自行開發(fā)或委托其他單位開發(fā)，專供本單位使用的會計核算軟件。
通用會計核算軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會計核算與管理基本需要的會計核算軟件。目前，我國的通用會計核算軟件以商品化軟件為主。如，用友M8.X系列、金碟2000系列的通用企業(yè)會計軟件。
與專用會計核算軟件相比，通用會計核算軟件具有通用性強、成本相對較低、維護(hù)量小且維護(hù)有保障、軟件開發(fā)水平較高等優(yōu)點，但是通用會計核算軟件也有一些缺陷，如軟件系統(tǒng)的專業(yè)性差，而且系統(tǒng)的擴(kuò)充與修改是由開發(fā)者決定的，這些缺陷往往給使用者帶來不便。
因此，大家在選擇會計軟件時應(yīng)該注意以下幾個問題：
(1) 所選軟件的技術(shù)指標(biāo)是否能夠滿足需要;
(2) 會計軟件的功能是否能充分滿足和保證企事業(yè)單位的特殊需求;
(3) 售后服務(wù)的質(zhì)量;
(4) 是否有同類企業(yè)已成功地運用了該種軟件。
例題2.
單選題：商品性會計軟件比自行開發(fā)的會計軟件( )。
A.通用性強，開發(fā)水平低 B.維護(hù)量小，購置成本高
C.成本高，開發(fā)水平高 D.通用性強，維護(hù)量小
答案：D。
例題3.
判斷題：商品化會計核算軟件通用性強，不需要在會計部門進(jìn)行任何調(diào)整即可使用。 ( )
答案：×。為了體現(xiàn)“通用”的特點，通用會計核算軟件一般都設(shè)置“初始化”模塊，用戶在首次使用通用會計核算軟件時，必須使用該模塊對本單位的所有會計核算規(guī)則進(jìn)行初始化設(shè)置，從而把通用會計核算軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位核算實際的專用會計核算軟件。所以，“商品化會計核算軟件通用性強，不需要在會計部門作任何調(diào)整”的觀念是錯誤的。
三、會計核算軟件功能模塊的構(gòu)成
會計核算軟件是一個復(fù)雜地大系統(tǒng)，一般由若干功能模塊組成。會計核算軟件的功能模塊，是指會計核算軟件中能夠相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能的各個部分。
我們通常按會計核算軟件的職能來劃分功能模塊，并以賬務(wù)處理為中心來劃分結(jié)構(gòu)，一個完整的會計核算軟件必定包含賬務(wù)處理模塊，其他職能模塊也將直接或間接與帳務(wù)處理模塊發(fā)生聯(lián)系。會計核算軟件的功能模塊一般可以劃分為帳務(wù)處理、應(yīng)收/應(yīng)付款核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算、存貨核算、銷售核算、成本核算、會計報表生成與匯總、財務(wù)分析等。會計核算軟件的主要功能模塊也經(jīng)常被稱為子系統(tǒng)或系統(tǒng)。會計核算軟件中各子系統(tǒng)之間的關(guān)系如圖所示：
自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)帳憑證，進(jìn)行總分類核算。
下面簡單介紹會計核算軟件各功能模塊的主要作用：
1. 帳務(wù)處理功能模塊
帳務(wù)處理模塊是以會計憑證為原始數(shù)據(jù)，通過憑證的輸入和處理完成記賬、算賬、對賬、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、帳簿查詢及賬務(wù)數(shù)據(jù)管理等功能。期末帳務(wù)處理模塊將生成日記賬、總分類賬和其他功能模塊生成的明細(xì)分類賬之外的全部明細(xì)分類賬。此外帳務(wù)處理模塊還應(yīng)具有往來賬管理以及部門核算和項目核算等輔助核算功能。
2. 應(yīng)收/應(yīng)付款核算功能模塊
應(yīng)收/應(yīng)付款核算功能模塊主要根據(jù)應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證，完成應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等往來業(yè)務(wù)的登記、核銷等工作;動態(tài)反映各往來客戶的信息;進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計;生成應(yīng)收、應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬齡分析表等;自動編制有關(guān)憑證并傳遞到帳務(wù)處理模塊。
有的會計核算軟件將應(yīng)收應(yīng)付款的核算功能模塊單獨分離出來，分別建立應(yīng)收賬款核算功能模塊和應(yīng)付賬款核算功能模塊兩個模塊。
3. 固定資產(chǎn)核算功能模塊
固定資產(chǎn)核算功能模塊主要用來反映單位固定資產(chǎn)增減變動及折舊計提情況。在此模塊中對于折舊的計提是通過設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬憑證的方式每月由計算機自動完成。
4. 存貨核算功能模塊
存貨核算與企業(yè)的生產(chǎn)計劃、物資管理密切相關(guān)，因此此模塊是一個較為復(fù)雜的子系統(tǒng)。它主要是對存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)進(jìn)行會計核算。通過輸入各種收、發(fā)貨憑證，詳細(xì)記錄和反映存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存情況，自動完成存貨發(fā)出的幾價;根據(jù)材料的領(lǐng)用情況自動分配材料費用，可以生成與存貨有關(guān)的轉(zhuǎn)賬，輸出各種存貨的明細(xì)賬，以及盤盈、盤虧等相關(guān)明細(xì)表。
5. 銷售核算功能模塊
銷售核算功能模塊是根據(jù)有關(guān)銷售憑證及銷售費用等數(shù)據(jù)，完成產(chǎn)品銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算;合同的輔助管理;生成產(chǎn)成品收發(fā)結(jié)存匯總等表格;生成產(chǎn)品銷售收入、銷售成本明細(xì)賬;可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種銷售報表。
6. 工資核算功能模塊
工資核算功能模塊主要用來計算職工應(yīng)發(fā)工資和實發(fā)工資，并根據(jù)工資用途進(jìn)行分配。它以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成職工工資的計算;工資費用的匯總和分配;計算個人所得稅;查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表;自動編制工資費用分配轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給賬務(wù)處理功能模塊等。
7. 成本核算功能模塊
成本核算功能模塊的基本任務(wù)是歸集和分配各種成本費用，及時計算產(chǎn)品的總成本和單位成本，計算和結(jié)轉(zhuǎn)成本差異，輸出成本核算的有關(guān)信息，并自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng)。
8. 會計報表生成與匯總功能模塊
會計報表生成與匯總功能模塊主要是根據(jù)事先定義號的格式和數(shù)據(jù)生成公式，由計算機自動從賬務(wù)處理系統(tǒng)的帳簿數(shù)據(jù)庫中獲取核算數(shù)據(jù)，完成各種報表的編制與匯總工作，生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表，并根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。企業(yè)會計報表發(fā)生變動時，只需修改或重新定義報表格式和取數(shù)公式即可。
9. 財務(wù)分析功能模塊
財務(wù)分析功能模塊是能夠利用會計核算數(shù)據(jù)進(jìn)行會計管理和分析的功能模塊。一般來說可以完成比率分析(如資產(chǎn)管理比率分析、負(fù)債比率分析)，結(jié)構(gòu)分析(如資產(chǎn)負(fù)債結(jié)構(gòu)分析、損益結(jié)構(gòu)分析、收入和費用結(jié)構(gòu)分析)，對比分析(如本年與上年同期對比分析、實際數(shù)與計劃數(shù)對比分析)和趨勢分析(如任意會計科目各期變動情況分析)等。
例題4.
判斷題：帳務(wù)處理子系統(tǒng)，可以直接處理來自記賬憑證的信息，但不能接收來自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)賬憑證。 ( )
答案：× 帳務(wù)處理子系統(tǒng)是會計核算軟件的核心模塊，它不僅可以直接處理來自記賬憑證的信息，而且可以接收來自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)賬憑證，進(jìn)行總分類核算。
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本講的學(xué)習(xí)，要求掌握會計電算化的概念、作用及其管理體制，了解會計電算化的由來及其發(fā)展的基本狀況。
一、會計電算化的由來
會計作為經(jīng)濟(jì)管理的重要組成部分，是核算經(jīng)濟(jì)效益的一種管理活動，它的發(fā)展迄今已有3000多年的歷史。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，會計數(shù)據(jù)的處理手段和技術(shù)主要經(jīng)歷了以下三個階段的發(fā)展歷程，即手工方式、機械方式和電算化(計算機處理)方式。電算化方式就是以電子計算機取代傳統(tǒng)手工操作，組成一個人機系統(tǒng)。當(dāng)計算機真正應(yīng)用于會計領(lǐng)域之后，便產(chǎn)生了會計電算化。
什么是會計電算化
二、什么是會計電算化
1981年8月，在吉林省長春市召開的“財務(wù)、會計、成本應(yīng)用電子計算機專題討論會”上，國家財政部和中國會計學(xué)會正式提出了“會計電算化”這個概念，是指電子計算機信息技術(shù)在會計工作中應(yīng)用的簡稱。
會計電算化的概念，隨著我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展，也在不斷豐富。一般而言，會計電算化有狹義和廣義之分。狹義的會計電算化，是指以電子計算機為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用。具體來說，就是利用會計軟件，指揮各種計算機設(shè)備替代手工完成或完成在手工下很難完成、甚至無法完成的會計工作的過程。廣義的會計電算化，是指與實現(xiàn)會計工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用，會計電算化人才的培養(yǎng)，會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化的制度建設(shè)，會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。
會計電算化的內(nèi)容比較廣泛，可以從不同的角度進(jìn)行歸納。
按照會計電算化的服務(wù)層次和提供信息的深度，可以分為三個不同的發(fā)展階段，即：會計核算電算化階段、會計管理電算化階段和會計決策電算化階段。會計核算電算化階段的主要工作內(nèi)容包括：設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、結(jié)賬、成本核算、編制會計報表等。會計管理電算化的主要任務(wù)是進(jìn)行會計預(yù)測、編制財務(wù)計劃、進(jìn)行財務(wù)控制和開展會計分析等。會計決策電算化是會計電算化的高級階段，它是在會計管理電算化系統(tǒng)提供信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合其他的數(shù)據(jù)和信息，借助與決策支持系統(tǒng)的理論和方法，幫助決策者制定科學(xué)的決策方案。如，生產(chǎn)決策、銷售決策和財務(wù)決策等。
例題1：會計電算化是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬的過程。( )
答案：× 會計電算化的過程就是一個用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，并部分的完成對會計信息的分析、判斷和決策的過程。
例題2：會計電算化已成為一門融電子計算機科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)、會計科學(xué)等現(xiàn)代科技為一體的邊緣學(xué)科。( )
答案：√
三、會計電算化的作用
從會計發(fā)展的歷史來說，會計電算化的出現(xiàn)和發(fā)展是重大的變革，在紛繁復(fù)雜的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，其意義不僅僅在于節(jié)省了人力和時間，而且在轉(zhuǎn)換企業(yè)經(jīng)營機制、增強企業(yè)競爭能力、提高企業(yè)經(jīng)營管理水平等方面都具有重要作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，提高了會計核算的水平和質(zhì)量。會計電算化的首要目標(biāo)是實現(xiàn)會計核算工作的電算化。會計電算化系統(tǒng)極大的提高了會計核算工作的水平和質(zhì)量，主要有以下幾個方面的表現(xiàn)：
(1) 減輕了會計人員的勞動強度，提高了工作效率;
(2) 縮短了會計數(shù)據(jù)處理的周期，提高了會計數(shù)據(jù)的時效性;
(3) 提高了會計數(shù)據(jù)處理的正確性和規(guī)范性。
其次，提高了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理水平。實現(xiàn)會計核算電算化是會計電算化的基礎(chǔ)，全面提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平則是會計電算化的主要目的。實現(xiàn)會計電算化，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
(1) 為從經(jīng)驗管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(2) 為從事后管理向事中控制、事先預(yù)測轉(zhuǎn)變創(chuàng)造了條件;
(3) 為企業(yè)全面管理現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。
再次，推動了會計技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)了會計工作的進(jìn)一步發(fā)展。會計電算化的產(chǎn)生和發(fā)展，使傳統(tǒng)會計學(xué)理論和實踐均收到影響，許多地方需要改革后，才能適應(yīng)這一新的情況。電算化會計不僅使傳統(tǒng)會計使用的介質(zhì)、工具、簿記格式等形式發(fā)生了變化，而且對會計核算的方式、程序、內(nèi)容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相應(yīng)的變化要求，并進(jìn)一步涉及到會計學(xué)的理論問題。
四、會計電算化的管理體制
要使會計電算化工作一開始便走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，必須從宏觀和微觀兩個方面對其進(jìn)行科學(xué)的管理。
會計電算化工作的宏觀管理是指各級財政部門和各級業(yè)務(wù)主管部門對全國和本地區(qū)會計電算化工作實行的綜合管理。即，財政部管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區(qū)的會計電算化工作。宏觀管理的基本任務(wù)是：(1)制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實施;(2)加強會計核算軟件管理，對會計核算軟件及生成的會計資料是否符合國家統(tǒng)一的會計制度情況進(jìn)行監(jiān)督;(3)加強會計軟件電算化管理制度建設(shè);(4)加強會計電算化的組織和領(lǐng)導(dǎo)，引導(dǎo)基層單位逐步實現(xiàn)會計電算化，提高會計工作水平;(5)組織和管理電算化人才培訓(xùn)工作。
會計電算化微觀管理制度的主要內(nèi)容包括：會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、會計電算化會計檔案管理制度等。
五、我國會計電算化發(fā)展概況
我國會計電算化的發(fā)展始于20世紀(jì)70年代，雖然起步較晚，但發(fā)展較快，在短短20多年的時間里就已取得了豐碩的成果。簡單說來，我國會計電算化的發(fā)展可以分為起步階段(也稱緩慢發(fā)展階段，1983年以前)、自發(fā)發(fā)展階段(1983～1987年)、有組織有計劃的穩(wěn)定發(fā)展階段(1987～1996年)和競爭提高階段(1996年至今)。今后，會計電算化的發(fā)展將形成兩種趨勢：高管理層次、業(yè)務(wù)復(fù)雜的大型企業(yè)依靠具有雄厚技術(shù)力量的專業(yè)會計軟件公司，進(jìn)行高水平會計信息系統(tǒng)的定點開發(fā)，以滿足其獨特管理方法的會計要求;中小型企事業(yè)單位，在成熟的會計核算軟件市場，選擇操作簡便、售后服務(wù)量小、專業(yè)化特點強、擴(kuò)充余地大的會計軟件包，逐步擴(kuò)展電算化范圍、滿足會計核算和會計管理的要求。
會計核算軟件
一、會計核算軟件的概念
所謂會計核算軟件，是指專門用于會計核算工作的計算機應(yīng)用軟件，包括采用各種計算機語言編制的用于會計核算工作的計算機程序，它是由一系列指揮計算機執(zhí)行會計核算工作的程序代碼和有關(guān)的文檔技術(shù)資料組成的。
凡是具備相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能模塊的軟件，如賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、工資核算軟件等均可視為會計核算軟件。大型企業(yè)中使用的企業(yè)資源計劃(Enterprise Resources Planning，簡稱ERP)軟件中，用于處理會計核算軟件數(shù)據(jù)部分的功能模塊也屬于會計核算軟件的范疇。
例題1.
判斷題：企業(yè)資源計劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊不屬于會計核算軟件的范疇。 ( )
答案：× 企業(yè)資源計劃(簡稱ERP)軟件中用于處理會計核算數(shù)據(jù)部分的模塊也屬于會計核算軟件的范疇。
二、會計核算軟件分類
按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會計核算軟件可分為不同的種類。按硬件結(jié)構(gòu)劃分，會計核算軟件可分為：單用戶會計核算軟件和多用戶(網(wǎng)絡(luò))會計核算軟件。按適用范圍劃分，則會計核算軟件可分為專用會計核算軟件和通用會計核算軟件。
專用會計核算軟件也稱為定點開發(fā)核算軟件，一般是指由使用單位根據(jù)自身會計核算與管理的需要自行開發(fā)或委托其他單位開發(fā)，專供本單位使用的會計核算軟件。
通用會計核算軟件一般是指由專業(yè)軟件公司研制，公開在市場上銷售，能適應(yīng)不同行業(yè)、不同單位會計核算與管理基本需要的會計核算軟件。目前，我國的通用會計核算軟件以商品化軟件為主。如，用友M8.X系列、金碟2000系列的通用企業(yè)會計軟件。
與專用會計核算軟件相比，通用會計核算軟件具有通用性強、成本相對較低、維護(hù)量小且維護(hù)有保障、軟件開發(fā)水平較高等優(yōu)點，但是通用會計核算軟件也有一些缺陷，如軟件系統(tǒng)的專業(yè)性差，而且系統(tǒng)的擴(kuò)充與修改是由開發(fā)者決定的，這些缺陷往往給使用者帶來不便。
因此，大家在選擇會計軟件時應(yīng)該注意以下幾個問題：
(1) 所選軟件的技術(shù)指標(biāo)是否能夠滿足需要;
(2) 會計軟件的功能是否能充分滿足和保證企事業(yè)單位的特殊需求;
(3) 售后服務(wù)的質(zhì)量;
(4) 是否有同類企業(yè)已成功地運用了該種軟件。
例題2.
單選題：商品性會計軟件比自行開發(fā)的會計軟件( )。
A.通用性強，開發(fā)水平低 B.維護(hù)量小，購置成本高
C.成本高，開發(fā)水平高 D.通用性強，維護(hù)量小
答案：D。
例題3.
判斷題：商品化會計核算軟件通用性強，不需要在會計部門進(jìn)行任何調(diào)整即可使用。 ( )
答案：×。為了體現(xiàn)“通用”的特點，通用會計核算軟件一般都設(shè)置“初始化”模塊，用戶在首次使用通用會計核算軟件時，必須使用該模塊對本單位的所有會計核算規(guī)則進(jìn)行初始化設(shè)置，從而把通用會計核算軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位核算實際的專用會計核算軟件。所以，“商品化會計核算軟件通用性強，不需要在會計部門作任何調(diào)整”的觀念是錯誤的。
三、會計核算軟件功能模塊的構(gòu)成
會計核算軟件是一個復(fù)雜地大系統(tǒng)，一般由若干功能模塊組成。會計核算軟件的功能模塊，是指會計核算軟件中能夠相對獨立完成會計數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出功能的各個部分。
我們通常按會計核算軟件的職能來劃分功能模塊，并以賬務(wù)處理為中心來劃分結(jié)構(gòu)，一個完整的會計核算軟件必定包含賬務(wù)處理模塊，其他職能模塊也將直接或間接與帳務(wù)處理模塊發(fā)生聯(lián)系。會計核算軟件的功能模塊一般可以劃分為帳務(wù)處理、應(yīng)收/應(yīng)付款核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算、存貨核算、銷售核算、成本核算、會計報表生成與匯總、財務(wù)分析等。會計核算軟件的主要功能模塊也經(jīng)常被稱為子系統(tǒng)或系統(tǒng)。會計核算軟件中各子系統(tǒng)之間的關(guān)系如圖所示：
自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)帳憑證，進(jìn)行總分類核算。
下面簡單介紹會計核算軟件各功能模塊的主要作用：
1. 帳務(wù)處理功能模塊
帳務(wù)處理模塊是以會計憑證為原始數(shù)據(jù)，通過憑證的輸入和處理完成記賬、算賬、對賬、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、帳簿查詢及賬務(wù)數(shù)據(jù)管理等功能。期末帳務(wù)處理模塊將生成日記賬、總分類賬和其他功能模塊生成的明細(xì)分類賬之外的全部明細(xì)分類賬。此外帳務(wù)處理模塊還應(yīng)具有往來賬管理以及部門核算和項目核算等輔助核算功能。
2. 應(yīng)收/應(yīng)付款核算功能模塊
應(yīng)收/應(yīng)付款核算功能模塊主要根據(jù)應(yīng)收應(yīng)付業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證，完成應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等往來業(yè)務(wù)的登記、核銷等工作;動態(tài)反映各往來客戶的信息;進(jìn)行賬齡分析和壞賬估計;生成應(yīng)收、應(yīng)付賬款明細(xì)表、賬齡分析表等;自動編制有關(guān)憑證并傳遞到帳務(wù)處理模塊。
有的會計核算軟件將應(yīng)收應(yīng)付款的核算功能模塊單獨分離出來，分別建立應(yīng)收賬款核算功能模塊和應(yīng)付賬款核算功能模塊兩個模塊。
3. 固定資產(chǎn)核算功能模塊
固定資產(chǎn)核算功能模塊主要用來反映單位固定資產(chǎn)增減變動及折舊計提情況。在此模塊中對于折舊的計提是通過設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬憑證的方式每月由計算機自動完成。
4. 存貨核算功能模塊
存貨核算與企業(yè)的生產(chǎn)計劃、物資管理密切相關(guān)，因此此模塊是一個較為復(fù)雜的子系統(tǒng)。它主要是對存貨的收、發(fā)、存業(yè)務(wù)進(jìn)行會計核算。通過輸入各種收、發(fā)貨憑證，詳細(xì)記錄和反映存貨的收入、發(fā)出、結(jié)存情況，自動完成存貨發(fā)出的幾價;根據(jù)材料的領(lǐng)用情況自動分配材料費用，可以生成與存貨有關(guān)的轉(zhuǎn)賬，輸出各種存貨的明細(xì)賬，以及盤盈、盤虧等相關(guān)明細(xì)表。
5. 銷售核算功能模塊
銷售核算功能模塊是根據(jù)有關(guān)銷售憑證及銷售費用等數(shù)據(jù)，完成產(chǎn)品銷售收入、銷售費用、銷售稅金、銷售利潤的核算;合同的輔助管理;生成產(chǎn)成品收發(fā)結(jié)存匯總等表格;生成產(chǎn)品銷售收入、銷售成本明細(xì)賬;可靈活地查詢、統(tǒng)計和打印各種銷售報表。
6. 工資核算功能模塊
工資核算功能模塊主要用來計算職工應(yīng)發(fā)工資和實發(fā)工資，并根據(jù)工資用途進(jìn)行分配。它以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成職工工資的計算;工資費用的匯總和分配;計算個人所得稅;查詢、統(tǒng)計和打印各種工資表;自動編制工資費用分配轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞給賬務(wù)處理功能模塊等。
7. 成本核算功能模塊
成本核算功能模塊的基本任務(wù)是歸集和分配各種成本費用，及時計算產(chǎn)品的總成本和單位成本，計算和結(jié)轉(zhuǎn)成本差異，輸出成本核算的有關(guān)信息，并自動編制機制轉(zhuǎn)賬憑證傳遞給賬務(wù)處理子系統(tǒng)。
8. 會計報表生成與匯總功能模塊
會計報表生成與匯總功能模塊主要是根據(jù)事先定義號的格式和數(shù)據(jù)生成公式，由計算機自動從賬務(wù)處理系統(tǒng)的帳簿數(shù)據(jù)庫中獲取核算數(shù)據(jù)，完成各種報表的編制與匯總工作，生成各種內(nèi)部報表、外部報表及匯總報表，并根據(jù)報表數(shù)據(jù)生成各種分析圖等。企業(yè)會計報表發(fā)生變動時，只需修改或重新定義報表格式和取數(shù)公式即可。
9. 財務(wù)分析功能模塊
財務(wù)分析功能模塊是能夠利用會計核算數(shù)據(jù)進(jìn)行會計管理和分析的功能模塊。一般來說可以完成比率分析(如資產(chǎn)管理比率分析、負(fù)債比率分析)，結(jié)構(gòu)分析(如資產(chǎn)負(fù)債結(jié)構(gòu)分析、損益結(jié)構(gòu)分析、收入和費用結(jié)構(gòu)分析)，對比分析(如本年與上年同期對比分析、實際數(shù)與計劃數(shù)對比分析)和趨勢分析(如任意會計科目各期變動情況分析)等。
例題4.
判斷題：帳務(wù)處理子系統(tǒng)，可以直接處理來自記賬憑證的信息，但不能接收來自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)賬憑證。 ( )
答案：× 帳務(wù)處理子系統(tǒng)是會計核算軟件的核心模塊，它不僅可以直接處理來自記賬憑證的信息，而且可以接收來自各核算子系統(tǒng)的自動轉(zhuǎn)賬憑證，進(jìn)行總分類核算。