第二節(jié) 管理職能
一、計劃
計劃工作有廣義和狹義之分。廣義的計劃工作是指制定計劃、執(zhí)行計劃和檢查計劃三個階段工作過程的總和。狹義的計劃工作是指制定計劃,即根據(jù)組織內(nèi)外部的實際情況,權(quán)衡客觀的需要和主觀的可能,通過科學(xué)的調(diào)查預(yù)測,提出在未來一定時期內(nèi)組織所需達到的具體目標(biāo)以及實現(xiàn)目標(biāo)的方法。
(一)計劃工作的基本特征
1.目的性
任何組織都是通過有意識的合作,來完成群體的目標(biāo)而得以生存的。計劃工作旨在有效地達到某種目標(biāo)。
2.主導(dǎo)性
由于計劃、組織、激勵、領(lǐng)導(dǎo)和控制等方面的活動,都是為了支持實現(xiàn)組織的目標(biāo),而管理過程中的其他職能都只有在計劃工作確定了目標(biāo)以后才能進行。因此,計劃職能在管理職能中居首要地位。
3.普遍性
雖然各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限各有不同,但是他們在工作中都有計劃指導(dǎo),計劃工作在各級管理人員的工作中是普遍存在的。
4.效率性
計劃的效率是指計劃對組織目標(biāo)所作貢獻扣除制定和執(zhí)行計劃所需要的費用后的余額。如果一個計劃能夠達到目標(biāo),但在計劃的實現(xiàn)過程中付出了太高的代價或者是不必要的代價,那么這個計劃的效率就是很低的。因此,在制定計劃時,要時時考慮計劃的效率,不但要考慮經(jīng)濟方面的利益,而且還要考慮非經(jīng)濟方面的利益和損耗。
(二)企業(yè)計劃的種類
(1)按計劃內(nèi)容的表現(xiàn)形式分類,可將計劃分為宗旨、目標(biāo)、策略、政策、規(guī)則、程序、規(guī)劃和預(yù)算等內(nèi)容。
第一,宗旨。各種有組織的活動,都具有或者至少應(yīng)該具有目的或宗旨。這種目的或宗旨是社會對組織的基本要求。
第二,目標(biāo)。一定時期的目標(biāo)或各項具體目標(biāo)是在目的或宗旨指導(dǎo)下提出的,它具體規(guī)定了組織及其各個部門的經(jīng)營管理活動在一定時期要達到的具體成果。目標(biāo)不僅僅是計劃工作的終點,而且也是組織工作、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)以及控制等活動所要達到的結(jié)果。
第三,策略。是指對組織確立的長期目標(biāo),考慮如何采取行動、分配必需的資源,以達到目標(biāo)。
第四,政策。政策是指在決策或處理問題時,指導(dǎo)及溝通思想活動的方針和一般規(guī)定。政策指明了組織活動的方向和范圍,鼓勵什么和限制什么,以保證行動同目標(biāo)一致,并有助于目標(biāo)的實現(xiàn)。
第五,程序。它規(guī)定了如何處理那些重復(fù)發(fā)生問題的方法、步驟。程序就是辦事手續(xù),是對所要進行的行動規(guī)定時間順序,程序是行動的指南。因此,程序是詳細(xì)列出必須完成某類活動的準(zhǔn)確方式。
第六,規(guī)則。規(guī)則是對在具體場合和具體情況下,允許或不允許采取某種特定行動的規(guī)定。規(guī)則常常容易與政策和程序相混淆,應(yīng)特別注意區(qū)分。規(guī)則不像程序,因為規(guī)則指導(dǎo)行動,而不說明時間順序,可以把程序看作是一系列規(guī)則的總和。政策的目的是要指導(dǎo)決策,并給管理人員留有酌情處理的余地。雖然規(guī)則有時也起指導(dǎo)作用,但是在運用規(guī)則中,沒有自行處理的權(quán)力。
第七,規(guī)劃。規(guī)劃是綜合性的計劃,它是為實現(xiàn)既定目標(biāo)所作的政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復(fù)合體。因此,規(guī)劃工作各個部分的彼此協(xié)調(diào)需要全面的技能,以及系統(tǒng)的思考和行動的方法。
第八,預(yù)算。預(yù)算作為一種計劃,是一份用數(shù)字表示預(yù)期結(jié)果的報表。預(yù)算又被稱為數(shù)字體的規(guī)劃。例如,財務(wù)收支預(yù)算,可稱之為“利潤計劃”或“財務(wù)收支計劃”。一個預(yù)算可以促使上級主管對預(yù)算的現(xiàn)金流動、開支、收入等內(nèi)容進行數(shù)字上的調(diào)整。預(yù)算也是一種控制手段,又因為預(yù)算是采用數(shù)字形式,所以它使計劃工作更細(xì)致、更精確。
(2)按企業(yè)管理職能分類,可以將計劃分為生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、供應(yīng)計劃、勞資計劃、安全計劃、人員培訓(xùn)計劃、新產(chǎn)品開發(fā)計劃等。這些計劃通常是與組織中按職能劃分的管理部門的組織結(jié)構(gòu)體系相對應(yīng)的。
(3)按計劃的內(nèi)容分類,可以將計劃分為專項計劃和綜合計劃。專項計劃又稱專題計劃,是指為完成某一特定任務(wù)而擬訂的計劃。例如,基本建設(shè)計劃、新產(chǎn)品試制計劃等。綜合計劃是指對組織活動所做出的整體安排。綜合計劃宕專項計劃之間的關(guān)系是整體與局部的關(guān)系。專項計劃是綜合計劃中某項重要項目的特殊安排,它必須以綜合計劃為指導(dǎo),以避免同綜合計劃相脫節(jié)。
(4)按計劃所涉及的時間分類,可以將計劃分為長期計劃、中期計劃和短期計劃。長期計劃往往是戰(zhàn)略性計劃,它規(guī)定組織在較長時期的目標(biāo)；短期計劃通常是指年度計劃,它是根據(jù)中長期計劃規(guī)定的目標(biāo)和當(dāng)前的實際情況,對計劃年度的各項活動所做出的總體安排；中期計劃則介于長期計劃和短期計劃之間。上述三種計劃,相互銜接,反映了事物發(fā)展在時間上的連續(xù)性。
(三)計劃工作的程序
1.估量機會
它是在實際的計劃工作之前就應(yīng)著手進行的工作,是對將來可能出現(xiàn)的機會的估計,并根據(jù)自己的長處和短處,搞清楚自己所處的地位,做到心中有數(shù),知己知彼。同時,還應(yīng)該弄清楚面臨的不確定性因素有哪些,并對可能取得的成果進行機會成本分析。
2.確定目標(biāo)
在制定重大計劃時,第二個步驟就是確定整個企業(yè)的目標(biāo),然后確定每個下屬工作單位的目標(biāo)。計劃工作的目標(biāo)是指企業(yè)在一定時期內(nèi)所要達到的效果。它指明所要做的工作有哪些,重點放在哪里,以及通過策略、政策、程序、預(yù)算和規(guī)劃等各項工作所要完成的是什么任務(wù)。
3.確定計劃的前提
就是研究分析和確定計劃工作的環(huán)境,或者說就是預(yù)測執(zhí)行計劃時的環(huán)境。因此,應(yīng)選擇那些對計劃工作具有關(guān)鍵性的、有戰(zhàn)略意義的、對執(zhí)行計劃有影響的因素進行預(yù)測。
4.制定可供選擇的方案
一個計劃往往有幾個可供選擇的方案。選擇方案時,不是找可供選擇的方案,而是減少可供選擇方案的數(shù)量,以便可以對具有希望的方案進行分析。
5.評價各種方案
在找出了各種可供選擇的方案并明確了它們的優(yōu)缺點后,就要根據(jù)前提和目標(biāo),權(quán)衡它們的輕重,對方案進行評估。
6.選擇方案
這是做決策的關(guān)鍵。有時會發(fā)現(xiàn)同時有兩個可取的方案,在這種情況下,必須確定出首先采用哪個方案,將另一個方案也進行細(xì)化和完善,并作為后備方案。
7.制定派生計劃
派生計劃是總計劃下的分計劃。做出決策之后,就要制定派生計劃?？傆媱澮颗缮媱潄矸龀帧?BR> 8.用預(yù)算形式使計劃數(shù)字化
在完成上述各個步驟之后,后一項工作便是把計劃轉(zhuǎn)化為預(yù)算,使之?dāng)?shù)字化。預(yù)算實質(zhì)上是資源的數(shù)量分配計劃。它既可以成為匯總各種計劃的工具,又是衡量計劃工作完成進度的重要標(biāo)準(zhǔn)。
一、計劃
計劃工作有廣義和狹義之分。廣義的計劃工作是指制定計劃、執(zhí)行計劃和檢查計劃三個階段工作過程的總和。狹義的計劃工作是指制定計劃,即根據(jù)組織內(nèi)外部的實際情況,權(quán)衡客觀的需要和主觀的可能,通過科學(xué)的調(diào)查預(yù)測,提出在未來一定時期內(nèi)組織所需達到的具體目標(biāo)以及實現(xiàn)目標(biāo)的方法。
(一)計劃工作的基本特征
1.目的性
任何組織都是通過有意識的合作,來完成群體的目標(biāo)而得以生存的。計劃工作旨在有效地達到某種目標(biāo)。
2.主導(dǎo)性
由于計劃、組織、激勵、領(lǐng)導(dǎo)和控制等方面的活動,都是為了支持實現(xiàn)組織的目標(biāo),而管理過程中的其他職能都只有在計劃工作確定了目標(biāo)以后才能進行。因此,計劃職能在管理職能中居首要地位。
3.普遍性
雖然各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限各有不同,但是他們在工作中都有計劃指導(dǎo),計劃工作在各級管理人員的工作中是普遍存在的。
4.效率性
計劃的效率是指計劃對組織目標(biāo)所作貢獻扣除制定和執(zhí)行計劃所需要的費用后的余額。如果一個計劃能夠達到目標(biāo),但在計劃的實現(xiàn)過程中付出了太高的代價或者是不必要的代價,那么這個計劃的效率就是很低的。因此,在制定計劃時,要時時考慮計劃的效率,不但要考慮經(jīng)濟方面的利益,而且還要考慮非經(jīng)濟方面的利益和損耗。
(二)企業(yè)計劃的種類
(1)按計劃內(nèi)容的表現(xiàn)形式分類,可將計劃分為宗旨、目標(biāo)、策略、政策、規(guī)則、程序、規(guī)劃和預(yù)算等內(nèi)容。
第一,宗旨。各種有組織的活動,都具有或者至少應(yīng)該具有目的或宗旨。這種目的或宗旨是社會對組織的基本要求。
第二,目標(biāo)。一定時期的目標(biāo)或各項具體目標(biāo)是在目的或宗旨指導(dǎo)下提出的,它具體規(guī)定了組織及其各個部門的經(jīng)營管理活動在一定時期要達到的具體成果。目標(biāo)不僅僅是計劃工作的終點,而且也是組織工作、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)以及控制等活動所要達到的結(jié)果。
第三,策略。是指對組織確立的長期目標(biāo),考慮如何采取行動、分配必需的資源,以達到目標(biāo)。
第四,政策。政策是指在決策或處理問題時,指導(dǎo)及溝通思想活動的方針和一般規(guī)定。政策指明了組織活動的方向和范圍,鼓勵什么和限制什么,以保證行動同目標(biāo)一致,并有助于目標(biāo)的實現(xiàn)。
第五,程序。它規(guī)定了如何處理那些重復(fù)發(fā)生問題的方法、步驟。程序就是辦事手續(xù),是對所要進行的行動規(guī)定時間順序,程序是行動的指南。因此,程序是詳細(xì)列出必須完成某類活動的準(zhǔn)確方式。
第六,規(guī)則。規(guī)則是對在具體場合和具體情況下,允許或不允許采取某種特定行動的規(guī)定。規(guī)則常常容易與政策和程序相混淆,應(yīng)特別注意區(qū)分。規(guī)則不像程序,因為規(guī)則指導(dǎo)行動,而不說明時間順序,可以把程序看作是一系列規(guī)則的總和。政策的目的是要指導(dǎo)決策,并給管理人員留有酌情處理的余地。雖然規(guī)則有時也起指導(dǎo)作用,但是在運用規(guī)則中,沒有自行處理的權(quán)力。
第七,規(guī)劃。規(guī)劃是綜合性的計劃,它是為實現(xiàn)既定目標(biāo)所作的政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復(fù)合體。因此,規(guī)劃工作各個部分的彼此協(xié)調(diào)需要全面的技能,以及系統(tǒng)的思考和行動的方法。
第八,預(yù)算。預(yù)算作為一種計劃,是一份用數(shù)字表示預(yù)期結(jié)果的報表。預(yù)算又被稱為數(shù)字體的規(guī)劃。例如,財務(wù)收支預(yù)算,可稱之為“利潤計劃”或“財務(wù)收支計劃”。一個預(yù)算可以促使上級主管對預(yù)算的現(xiàn)金流動、開支、收入等內(nèi)容進行數(shù)字上的調(diào)整。預(yù)算也是一種控制手段,又因為預(yù)算是采用數(shù)字形式,所以它使計劃工作更細(xì)致、更精確。
(2)按企業(yè)管理職能分類,可以將計劃分為生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、供應(yīng)計劃、勞資計劃、安全計劃、人員培訓(xùn)計劃、新產(chǎn)品開發(fā)計劃等。這些計劃通常是與組織中按職能劃分的管理部門的組織結(jié)構(gòu)體系相對應(yīng)的。
(3)按計劃的內(nèi)容分類,可以將計劃分為專項計劃和綜合計劃。專項計劃又稱專題計劃,是指為完成某一特定任務(wù)而擬訂的計劃。例如,基本建設(shè)計劃、新產(chǎn)品試制計劃等。綜合計劃是指對組織活動所做出的整體安排。綜合計劃宕專項計劃之間的關(guān)系是整體與局部的關(guān)系。專項計劃是綜合計劃中某項重要項目的特殊安排,它必須以綜合計劃為指導(dǎo),以避免同綜合計劃相脫節(jié)。
(4)按計劃所涉及的時間分類,可以將計劃分為長期計劃、中期計劃和短期計劃。長期計劃往往是戰(zhàn)略性計劃,它規(guī)定組織在較長時期的目標(biāo)；短期計劃通常是指年度計劃,它是根據(jù)中長期計劃規(guī)定的目標(biāo)和當(dāng)前的實際情況,對計劃年度的各項活動所做出的總體安排；中期計劃則介于長期計劃和短期計劃之間。上述三種計劃,相互銜接,反映了事物發(fā)展在時間上的連續(xù)性。
(三)計劃工作的程序
1.估量機會
它是在實際的計劃工作之前就應(yīng)著手進行的工作,是對將來可能出現(xiàn)的機會的估計,并根據(jù)自己的長處和短處,搞清楚自己所處的地位,做到心中有數(shù),知己知彼。同時,還應(yīng)該弄清楚面臨的不確定性因素有哪些,并對可能取得的成果進行機會成本分析。
2.確定目標(biāo)
在制定重大計劃時,第二個步驟就是確定整個企業(yè)的目標(biāo),然后確定每個下屬工作單位的目標(biāo)。計劃工作的目標(biāo)是指企業(yè)在一定時期內(nèi)所要達到的效果。它指明所要做的工作有哪些,重點放在哪里,以及通過策略、政策、程序、預(yù)算和規(guī)劃等各項工作所要完成的是什么任務(wù)。
3.確定計劃的前提
就是研究分析和確定計劃工作的環(huán)境,或者說就是預(yù)測執(zhí)行計劃時的環(huán)境。因此,應(yīng)選擇那些對計劃工作具有關(guān)鍵性的、有戰(zhàn)略意義的、對執(zhí)行計劃有影響的因素進行預(yù)測。
4.制定可供選擇的方案
一個計劃往往有幾個可供選擇的方案。選擇方案時,不是找可供選擇的方案,而是減少可供選擇方案的數(shù)量,以便可以對具有希望的方案進行分析。
5.評價各種方案
在找出了各種可供選擇的方案并明確了它們的優(yōu)缺點后,就要根據(jù)前提和目標(biāo),權(quán)衡它們的輕重,對方案進行評估。
6.選擇方案
這是做決策的關(guān)鍵。有時會發(fā)現(xiàn)同時有兩個可取的方案,在這種情況下,必須確定出首先采用哪個方案,將另一個方案也進行細(xì)化和完善,并作為后備方案。
7.制定派生計劃
派生計劃是總計劃下的分計劃。做出決策之后,就要制定派生計劃?？傆媱澮颗缮媱潄矸龀帧?BR> 8.用預(yù)算形式使計劃數(shù)字化
在完成上述各個步驟之后,后一項工作便是把計劃轉(zhuǎn)化為預(yù)算,使之?dāng)?shù)字化。預(yù)算實質(zhì)上是資源的數(shù)量分配計劃。它既可以成為匯總各種計劃的工具,又是衡量計劃工作完成進度的重要標(biāo)準(zhǔn)。