報(bào)表編制與報(bào)表系統(tǒng)
編制會計(jì)報(bào)表一般要求數(shù)據(jù)真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整和報(bào)送及時(shí)。
一、報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)與編制方式
1、報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)
⑴表頭；⑵表體；⑶表尾。
2、報(bào)表單元
單元是構(gòu)成報(bào)表表體的基本元素，分為固定單元和變動單元（P85），每一個單元都有自己的地址、內(nèi)容和格式。
⑴單元地址
A.單元地址通常以行列坐標(biāo)編號并遵照Execl命名規(guī)則，如C2、B5等；
B.報(bào)表單元具有性，每個單元只能填寫一個數(shù)據(jù)，從而使單元實(shí)質(zhì)上成了一個變量；
⑵單元內(nèi)容
表格單元的內(nèi)容即會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)（P85），它可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、字符型數(shù)據(jù)，也可以是一個計(jì)算公式（一般以“＝”開頭）。
⑶單元格式：單元數(shù)據(jù)的顯示或打印輸出的格式。
3、報(bào)表的編制方式
⑴預(yù)置報(bào)表
系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定格式和取數(shù)關(guān)系的報(bào)表，由專用報(bào)表模塊生成；
⑵自定義報(bào)表
根據(jù)用戶定義而生成的報(bào)表，由通用報(bào)表系統(tǒng)生成。
二、報(bào)表系統(tǒng)的基本功能與操作流程
1、報(bào)表系統(tǒng)的主要功能
⑴文件管理；⑵報(bào)表定義；⑶數(shù)據(jù)處理；⑷報(bào)表輸出；⑸合并報(bào)表；⑹其他功能。
2、報(bào)表處理的操作流程
編制報(bào)表的處理方法是先定義后生成。報(bào)表定義相當(dāng)于系統(tǒng)初始設(shè)置，對一個具體報(bào)表而言定義是一次性操作，只要格式和取數(shù)關(guān)系沒有改變，其定義就無需修改，所以一張報(bào)表的定義往往是一勞永逸的。當(dāng)然，報(bào)表的生成和輸出卻是經(jīng)常性的操作，不過這種操作相當(dāng)簡單。報(bào)表定義的基本過程見教材P84。
3、報(bào)表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
⑴格式狀態(tài)
在報(bào)表定義時(shí)一般選擇格式狀態(tài)，在格式狀態(tài)下只能看到報(bào)表的格式、固定單元的內(nèi)容以及變動單元的計(jì)算公式，而看不到變動單元的具體數(shù)據(jù)。
⑵數(shù)據(jù)狀態(tài)
在報(bào)表數(shù)據(jù)處理時(shí)應(yīng)該選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)，數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能看到報(bào)表的單元公式，也不能修改報(bào)表的定義，但能看到一張完整的報(bào)表，包括報(bào)表框架和具體的數(shù)據(jù)。
三、報(bào)表格式的定義
報(bào)表格式確定報(bào)表的基本框架，是報(bào)表數(shù)據(jù)計(jì)算的基礎(chǔ)，所以創(chuàng)建一個新表之后首先要定義的是報(bào)表的格式。
1、格式定義的內(nèi)容
⑴表樣格式；⑵單元格式。
2、格式定義的其他功能
⑴報(bào)表模版；⑵引入引出；⑶打印式樣。
四、報(bào)表數(shù)據(jù)的定義
報(bào)表數(shù)據(jù)指表格單元的內(nèi)容。單元分固定單元和變動單元，其中固定單元的數(shù)據(jù)一般是在報(bào)表定義時(shí)直接輸入的，它們是固定不變的，輸入之后通常不再需要修改。
1、變動單元的數(shù)據(jù)一般為數(shù)值型數(shù)據(jù)，主要有：
⑴取自賬簿或其他報(bào)表的數(shù)據(jù)；
⑵計(jì)算生成的數(shù)據(jù)；
⑶系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)。
報(bào)表數(shù)據(jù)的定義除了直接輸入固定單元的內(nèi)容之外，主要是指對變動單元的數(shù)據(jù)定義，這種單元往往是指定一個計(jì)算公式，由公式確定具體的數(shù)值。
2、計(jì)算公式與取數(shù)函數(shù)
⑴計(jì)算公式
計(jì)算公式一般由運(yùn)算符號、常數(shù)、變量或函數(shù)構(gòu)成。其中，變量一般就是單元地址，它本身代表一個數(shù)據(jù)。
大多數(shù)的報(bào)表系統(tǒng)規(guī)定，單元公式以“＝”打頭，換言之沒有“＝”的是固定單元，而以“＝”開頭的是計(jì)算公式
⑵函數(shù)
賬簿函數(shù)、邏輯函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等。
①總賬取數(shù)函數(shù)
函數(shù)名（科目代碼，會計(jì)期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2]）
②表間取數(shù)：
③表內(nèi)運(yùn)算函數(shù)
3、單元數(shù)據(jù)的定義
在圖形方式下報(bào)表的數(shù)據(jù)定義與格式定義一般是同時(shí)且在同一個屏幕上進(jìn)行。數(shù)據(jù)定義是報(bào)表定義的關(guān)鍵，而且要逐個單元地進(jìn)行定義，其方法一般有以下兩種：
⑴直接在表格上定義：最流行；
⑵用批命令定義。
五、報(bào)表審核關(guān)系的定義
不少會計(jì)軟件都沿用了報(bào)表勾稽核關(guān)系的原理，通過設(shè)置報(bào)表數(shù)據(jù)之間的審核公式，檢查所編報(bào)表的正確性。
1、審核公式的設(shè)置：格式狀態(tài)；
2、審核公式的執(zhí)行：數(shù)據(jù)狀態(tài)。
六、報(bào)表數(shù)據(jù)處理
報(bào)表數(shù)據(jù)處理主要包括報(bào)表計(jì)算與重算、表頁管理、表頁匯總、舍位平衡、報(bào)表排序、圖形處理、網(wǎng)頁制作等功能。
1、數(shù)據(jù)采集與報(bào)表重算
報(bào)表生成一般有兩種方式，即自動計(jì)算和手動計(jì)算方式。自動計(jì)算方式是指報(bào)表數(shù)據(jù)或公式發(fā)生變動時(shí)，系統(tǒng)將自動對報(bào)表進(jìn)行重新計(jì)算；而手工計(jì)算方式則必須執(zhí)行報(bào)表數(shù)據(jù)采集或報(bào)表重算功能，報(bào)表數(shù)據(jù)才會改變。
數(shù)據(jù)采集與報(bào)表重算的一般過程如下：
（1）打開報(bào)表文件。
（2）選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)或修改其他參數(shù)。
（3）執(zhí)行數(shù)據(jù)采集或報(bào)表重算功能開始采集或計(jì)算單元數(shù)據(jù)。
（4）如果設(shè)置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核。
2、表頁管理
報(bào)表軟件提供有多表頁管理功能，即允許對一個報(bào)表設(shè)置多個表頁，而且一個表頁代表一個會計(jì)期間的報(bào)表。但一個報(bào)表不論有多少表頁都只能有一套公式，只是由于表頁的計(jì)算時(shí)機(jī)不同所生成的單元數(shù)據(jù)不同而已。
表頁管理一般提供增刪表頁、設(shè)置關(guān)鍵字、表頁鎖定、表頁排序等功能。如果一個報(bào)表按會計(jì)期間設(shè)置表頁，則每個期間要增加一個新的表頁。對新表頁需要命名、設(shè)置關(guān)鍵字以及為表頁設(shè)置相應(yīng)的取數(shù)期間。其中，以月份為表頁命名；以生成表頁的年月日為關(guān)鍵字；取數(shù)期間則關(guān)系到能否正確生成單元數(shù)據(jù)。此外，對于已經(jīng)結(jié)賬期間的表頁可以對其鎖定。
3．報(bào)表匯總
報(bào)表匯總一般用于兩種情況：一是單位內(nèi)部不同期間的同一種報(bào)表的匯總，主要用于統(tǒng)計(jì)較長期間的累計(jì)值；二是不同單位同一期間同一種報(bào)表的匯總，主要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下屬單位有關(guān)報(bào)表的匯總。兩種情況要求匯總的都是同一種報(bào)表，即數(shù)據(jù)可以不同但格式必須完全相同。
顯然，報(bào)表匯總可以轉(zhuǎn)化為表頁之間的匯總問題。因?yàn)?，不僅單位內(nèi)部不同期間的報(bào)表一般用不同表頁表示，而且下屬分公司的報(bào)表也可以采集進(jìn)表頁。所以報(bào)表匯總，實(shí)際上是將多頁報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行立體疊加的過程。
七、報(bào)表的合并
財(cái)政部1995年2月頒布了《合并會計(jì)報(bào)表暫行規(guī)定》，其中規(guī)定：凡設(shè)立于我國境內(nèi)，擁有一個或一個以上子公司的母公司，應(yīng)該編制合并會計(jì)報(bào)表，包括合并資產(chǎn)負(fù)債表、合并利潤表、合并利潤分配表和合并現(xiàn)金流量表。
合并報(bào)表不是對子公司報(bào)表進(jìn)行簡單的匯總。
我國只有少數(shù)會計(jì)軟件提供合并報(bào)表功能。會計(jì)人員首先要掌握編制合并報(bào)表的原理和編制方法，然后才可以借助報(bào)表系統(tǒng)完成合并報(bào)表的編制。
八、報(bào)表的查詢與輸出
報(bào)表的輸出形式有以下幾種：
（1）屏幕顯示
（2）打印輸出
（3）磁盤輸出
（4）網(wǎng)絡(luò)傳輸
（5）文件格式轉(zhuǎn)換
九、報(bào)表分析
報(bào)表分析是基于報(bào)表的一種財(cái)務(wù)分析，主要提供對資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表的分析。報(bào)表分析的常用方法有比率分析法、比較分析法、趨勢分析法和結(jié)構(gòu)分析法，分析結(jié)果可以文字、數(shù)值、圖形等多種形式輸出。
編制會計(jì)報(bào)表一般要求數(shù)據(jù)真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整和報(bào)送及時(shí)。
一、報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)與編制方式
1、報(bào)表的基本結(jié)構(gòu)
⑴表頭；⑵表體；⑶表尾。
2、報(bào)表單元
單元是構(gòu)成報(bào)表表體的基本元素，分為固定單元和變動單元（P85），每一個單元都有自己的地址、內(nèi)容和格式。
⑴單元地址
A.單元地址通常以行列坐標(biāo)編號并遵照Execl命名規(guī)則，如C2、B5等；
B.報(bào)表單元具有性，每個單元只能填寫一個數(shù)據(jù)，從而使單元實(shí)質(zhì)上成了一個變量；
⑵單元內(nèi)容
表格單元的內(nèi)容即會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)（P85），它可以是數(shù)值型數(shù)據(jù)、字符型數(shù)據(jù)，也可以是一個計(jì)算公式（一般以“＝”開頭）。
⑶單元格式：單元數(shù)據(jù)的顯示或打印輸出的格式。
3、報(bào)表的編制方式
⑴預(yù)置報(bào)表
系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定格式和取數(shù)關(guān)系的報(bào)表，由專用報(bào)表模塊生成；
⑵自定義報(bào)表
根據(jù)用戶定義而生成的報(bào)表，由通用報(bào)表系統(tǒng)生成。
二、報(bào)表系統(tǒng)的基本功能與操作流程
1、報(bào)表系統(tǒng)的主要功能
⑴文件管理；⑵報(bào)表定義；⑶數(shù)據(jù)處理；⑷報(bào)表輸出；⑸合并報(bào)表；⑹其他功能。
2、報(bào)表處理的操作流程
編制報(bào)表的處理方法是先定義后生成。報(bào)表定義相當(dāng)于系統(tǒng)初始設(shè)置，對一個具體報(bào)表而言定義是一次性操作，只要格式和取數(shù)關(guān)系沒有改變，其定義就無需修改，所以一張報(bào)表的定義往往是一勞永逸的。當(dāng)然，報(bào)表的生成和輸出卻是經(jīng)常性的操作，不過這種操作相當(dāng)簡單。報(bào)表定義的基本過程見教材P84。
3、報(bào)表的格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)
⑴格式狀態(tài)
在報(bào)表定義時(shí)一般選擇格式狀態(tài)，在格式狀態(tài)下只能看到報(bào)表的格式、固定單元的內(nèi)容以及變動單元的計(jì)算公式，而看不到變動單元的具體數(shù)據(jù)。
⑵數(shù)據(jù)狀態(tài)
在報(bào)表數(shù)據(jù)處理時(shí)應(yīng)該選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)，數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能看到報(bào)表的單元公式，也不能修改報(bào)表的定義，但能看到一張完整的報(bào)表，包括報(bào)表框架和具體的數(shù)據(jù)。
三、報(bào)表格式的定義
報(bào)表格式確定報(bào)表的基本框架，是報(bào)表數(shù)據(jù)計(jì)算的基礎(chǔ)，所以創(chuàng)建一個新表之后首先要定義的是報(bào)表的格式。
1、格式定義的內(nèi)容
⑴表樣格式；⑵單元格式。
2、格式定義的其他功能
⑴報(bào)表模版；⑵引入引出；⑶打印式樣。
四、報(bào)表數(shù)據(jù)的定義
報(bào)表數(shù)據(jù)指表格單元的內(nèi)容。單元分固定單元和變動單元，其中固定單元的數(shù)據(jù)一般是在報(bào)表定義時(shí)直接輸入的，它們是固定不變的，輸入之后通常不再需要修改。
1、變動單元的數(shù)據(jù)一般為數(shù)值型數(shù)據(jù)，主要有：
⑴取自賬簿或其他報(bào)表的數(shù)據(jù)；
⑵計(jì)算生成的數(shù)據(jù)；
⑶系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)。
報(bào)表數(shù)據(jù)的定義除了直接輸入固定單元的內(nèi)容之外，主要是指對變動單元的數(shù)據(jù)定義，這種單元往往是指定一個計(jì)算公式，由公式確定具體的數(shù)值。
2、計(jì)算公式與取數(shù)函數(shù)
⑴計(jì)算公式
計(jì)算公式一般由運(yùn)算符號、常數(shù)、變量或函數(shù)構(gòu)成。其中，變量一般就是單元地址，它本身代表一個數(shù)據(jù)。
大多數(shù)的報(bào)表系統(tǒng)規(guī)定，單元公式以“＝”打頭，換言之沒有“＝”的是固定單元，而以“＝”開頭的是計(jì)算公式
⑵函數(shù)
賬簿函數(shù)、邏輯函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等。
①總賬取數(shù)函數(shù)
函數(shù)名（科目代碼，會計(jì)期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2]）
②表間取數(shù)：
③表內(nèi)運(yùn)算函數(shù)
3、單元數(shù)據(jù)的定義
在圖形方式下報(bào)表的數(shù)據(jù)定義與格式定義一般是同時(shí)且在同一個屏幕上進(jìn)行。數(shù)據(jù)定義是報(bào)表定義的關(guān)鍵，而且要逐個單元地進(jìn)行定義，其方法一般有以下兩種：
⑴直接在表格上定義：最流行；
⑵用批命令定義。
五、報(bào)表審核關(guān)系的定義
不少會計(jì)軟件都沿用了報(bào)表勾稽核關(guān)系的原理，通過設(shè)置報(bào)表數(shù)據(jù)之間的審核公式，檢查所編報(bào)表的正確性。
1、審核公式的設(shè)置：格式狀態(tài)；
2、審核公式的執(zhí)行：數(shù)據(jù)狀態(tài)。
六、報(bào)表數(shù)據(jù)處理
報(bào)表數(shù)據(jù)處理主要包括報(bào)表計(jì)算與重算、表頁管理、表頁匯總、舍位平衡、報(bào)表排序、圖形處理、網(wǎng)頁制作等功能。
1、數(shù)據(jù)采集與報(bào)表重算
報(bào)表生成一般有兩種方式，即自動計(jì)算和手動計(jì)算方式。自動計(jì)算方式是指報(bào)表數(shù)據(jù)或公式發(fā)生變動時(shí)，系統(tǒng)將自動對報(bào)表進(jìn)行重新計(jì)算；而手工計(jì)算方式則必須執(zhí)行報(bào)表數(shù)據(jù)采集或報(bào)表重算功能，報(bào)表數(shù)據(jù)才會改變。
數(shù)據(jù)采集與報(bào)表重算的一般過程如下：
（1）打開報(bào)表文件。
（2）選擇數(shù)據(jù)狀態(tài)或修改其他參數(shù)。
（3）執(zhí)行數(shù)據(jù)采集或報(bào)表重算功能開始采集或計(jì)算單元數(shù)據(jù)。
（4）如果設(shè)置有審核公式，則自動執(zhí)行正確性審核。
2、表頁管理
報(bào)表軟件提供有多表頁管理功能，即允許對一個報(bào)表設(shè)置多個表頁，而且一個表頁代表一個會計(jì)期間的報(bào)表。但一個報(bào)表不論有多少表頁都只能有一套公式，只是由于表頁的計(jì)算時(shí)機(jī)不同所生成的單元數(shù)據(jù)不同而已。
表頁管理一般提供增刪表頁、設(shè)置關(guān)鍵字、表頁鎖定、表頁排序等功能。如果一個報(bào)表按會計(jì)期間設(shè)置表頁，則每個期間要增加一個新的表頁。對新表頁需要命名、設(shè)置關(guān)鍵字以及為表頁設(shè)置相應(yīng)的取數(shù)期間。其中，以月份為表頁命名；以生成表頁的年月日為關(guān)鍵字；取數(shù)期間則關(guān)系到能否正確生成單元數(shù)據(jù)。此外，對于已經(jīng)結(jié)賬期間的表頁可以對其鎖定。
3．報(bào)表匯總
報(bào)表匯總一般用于兩種情況：一是單位內(nèi)部不同期間的同一種報(bào)表的匯總，主要用于統(tǒng)計(jì)較長期間的累計(jì)值；二是不同單位同一期間同一種報(bào)表的匯總，主要用于總公司對下屬分公司或上級主管部門對下屬單位有關(guān)報(bào)表的匯總。兩種情況要求匯總的都是同一種報(bào)表，即數(shù)據(jù)可以不同但格式必須完全相同。
顯然，報(bào)表匯總可以轉(zhuǎn)化為表頁之間的匯總問題。因?yàn)?，不僅單位內(nèi)部不同期間的報(bào)表一般用不同表頁表示，而且下屬分公司的報(bào)表也可以采集進(jìn)表頁。所以報(bào)表匯總，實(shí)際上是將多頁報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行立體疊加的過程。
七、報(bào)表的合并
財(cái)政部1995年2月頒布了《合并會計(jì)報(bào)表暫行規(guī)定》，其中規(guī)定：凡設(shè)立于我國境內(nèi)，擁有一個或一個以上子公司的母公司，應(yīng)該編制合并會計(jì)報(bào)表，包括合并資產(chǎn)負(fù)債表、合并利潤表、合并利潤分配表和合并現(xiàn)金流量表。
合并報(bào)表不是對子公司報(bào)表進(jìn)行簡單的匯總。
我國只有少數(shù)會計(jì)軟件提供合并報(bào)表功能。會計(jì)人員首先要掌握編制合并報(bào)表的原理和編制方法，然后才可以借助報(bào)表系統(tǒng)完成合并報(bào)表的編制。
八、報(bào)表的查詢與輸出
報(bào)表的輸出形式有以下幾種：
（1）屏幕顯示
（2）打印輸出
（3）磁盤輸出
（4）網(wǎng)絡(luò)傳輸
（5）文件格式轉(zhuǎn)換
九、報(bào)表分析
報(bào)表分析是基于報(bào)表的一種財(cái)務(wù)分析，主要提供對資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表的分析。報(bào)表分析的常用方法有比率分析法、比較分析法、趨勢分析法和結(jié)構(gòu)分析法，分析結(jié)果可以文字、數(shù)值、圖形等多種形式輸出。