公證在招標(biāo)投標(biāo)中的作用
為招標(biāo)投標(biāo)活動提供法律服務(wù)和法律保障，促進(jìn)招標(biāo)投標(biāo)制度的發(fā)展，是招標(biāo)公證的根本目的，也是招標(biāo)公證的基本作用。從我國公證機關(guān)十年來辦理招標(biāo)投標(biāo)公證的實踐來看，公證在招標(biāo)投標(biāo)中的服務(wù)和保障作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
保證招標(biāo)投標(biāo)活動在真實、合法的基礎(chǔ)上順利進(jìn)行。從法律的角度來看，招標(biāo)投標(biāo)是一種民事法律行為。根據(jù)我國《民法通則》關(guān)于民事法律行為成立要件的規(guī)定，招標(biāo)投標(biāo)的成立,必須符合如下條件：(1)招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)、投標(biāo)資格；(2)招標(biāo)投標(biāo)活動的內(nèi)容真實、合法。(3)招標(biāo)投標(biāo)活動的程序符合法律和招標(biāo)文件的規(guī)定。招標(biāo)投標(biāo)與一般的民事法律行為(如簽訂經(jīng)濟合同)不同。首先，招標(biāo)投標(biāo)是一種多方法律行為，而且投標(biāo)方往往是不確定的多數(shù)人；招標(biāo)投標(biāo)是一種由多個不同的環(huán)節(jié)構(gòu)成，又緊密相關(guān)的連續(xù)活動。因此，無論是招標(biāo)或投標(biāo)方哪一方的主體資格不合法，特別是招標(biāo)單位主體資格不合法，還是招標(biāo)投標(biāo)活動的整體或某一個環(huán)節(jié)不真實或不合法，都可能導(dǎo)致整個招標(biāo)投標(biāo)活動的無效，造成招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人的利益損失。公證機關(guān)對招標(biāo)投標(biāo)活動進(jìn)行公證，首先可以通過對招標(biāo)投標(biāo)全部文件和資料的審核、查證，保證招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)或投標(biāo)資格，保證招標(biāo)投標(biāo)活動有關(guān)文件的真實、合法；其次可以通過對招標(biāo)投標(biāo)活動的監(jiān)督，保證每個環(huán)節(jié)乃至整個招標(biāo)投標(biāo)活動的真實、合法；最后，可以通過出具公證書，對整個招標(biāo)投標(biāo)活動的真實性，合法性予以確認(rèn)，賦予其法律效力。總之，通過公證機關(guān)的公證可以保證招標(biāo)投標(biāo)活動真正建立在真實、合法的基礎(chǔ)上，避免無效之虞。
杜絕招標(biāo)投標(biāo)活動中的違法行為和不正之風(fēng)，維護當(dāng)事人的合法權(quán)益。招標(biāo)投標(biāo)活動只有嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和平等、公平、誠實信用、擇優(yōu)中標(biāo)的原則以及招標(biāo)文件規(guī)定的程序、方法進(jìn)行，才能使參加招標(biāo)投標(biāo)的每一方當(dāng)事人的合法權(quán)益得到切實保證。但是,由于招標(biāo)投標(biāo)在我國興起的時間還不長，國家有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的法律、法規(guī)尚不完善,特別是地方保護主義、行業(yè)保護主義的影響，招標(biāo)投標(biāo)活動中的各種違法現(xiàn)象和不正之風(fēng)還較為嚴(yán)重，如各種假招標(biāo)、人情標(biāo)、內(nèi)定標(biāo)、弄虛作假、循私舞弊、行政干預(yù)等。這種現(xiàn)象的存在，不僅嚴(yán)重影響了招標(biāo)投標(biāo)的聲譽，窒息了招標(biāo)投標(biāo)制度的發(fā)展，而且也往往給當(dāng)事人，特別是守法的當(dāng)事人造成重大的經(jīng)濟損失。公證機關(guān)在招標(biāo)投標(biāo)公證中,堅持真實、合法的原則,對合法的行為給予支持，對不合法的行為予以制止，有效地阻止了各種違法行為和不正之風(fēng)的發(fā)生，維護了當(dāng)事人的合法權(quán)益。
提高了招標(biāo)投標(biāo)的可信度，使投標(biāo)單位敢于放心、大膽地參加投標(biāo)。招標(biāo)投標(biāo)雖然是平等主體之間的一種民事法律行為，但在招標(biāo)投標(biāo)活動中，招標(biāo)單位往往處于主動的有利地位(招標(biāo)文件由招標(biāo)單位制作，評標(biāo)委員會由招標(biāo)單位負(fù)責(zé)組建,招標(biāo)投標(biāo)活動由招標(biāo)單位主持)，投標(biāo)方則處于被動的被審查的地位,加之招標(biāo)投標(biāo)雙方都力圖以對自己最有利的條件確定中標(biāo)單位，從而形成雙方利益上的沖突。因此,投標(biāo)方往往對招標(biāo)單位不信任,對招標(biāo)投標(biāo)活動不信任。這種懷疑心理，導(dǎo)致許多單位對參加投標(biāo)望而卻步，一方面想?yún)⒓油稑?biāo)，在競爭中取勝，另一方面又怕招標(biāo)單位弄虛作假，而上當(dāng)受騙。公證機關(guān)在招標(biāo)公證中不是招標(biāo)單位的代理人，而是具有獨立主體資格的國家法律的執(zhí)行者，捍衛(wèi)者。在招標(biāo)公證過程中，公證人員不偏不倚地站在公正的立場上，既維護招標(biāo)方的合法權(quán)益，又維護投標(biāo)方的合法權(quán)益，這就消除了投標(biāo)單位的疑慮，使之樂于積極參加投標(biāo)，也使招標(biāo)投標(biāo)活動能夠更加為社會所信任。
有利于預(yù)防糾紛，減少訴訟。預(yù)防糾紛，減少訴訟，是我國公證制度的重要作用之一，這在招標(biāo)投標(biāo)公證中也得到了充分體現(xiàn)，招標(biāo)投標(biāo)活動是由招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)定標(biāo)多個環(huán)節(jié)組成的整體，其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題都可能在招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人之間出現(xiàn)矛盾，產(chǎn)生糾紛，乃至形成訴訟。這種糾紛或訴訟的產(chǎn)生無論結(jié)果如何,都不可避免地對雙方的經(jīng)濟活動帶來不利影響,甚至造成人力、物力的損失，是雙方都應(yīng)努力避免的。公證機關(guān)介入招標(biāo)投標(biāo)活動，通過從法律角度的審查、監(jiān)督，提供相關(guān)的法律服務(wù)，幫助規(guī)范、完善招標(biāo)投標(biāo)活動，引導(dǎo)正確進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)行為，保證每一環(huán)節(jié)的活動都建立在真實、合法的基礎(chǔ)上，從而限度地減少糾紛或訴訟的發(fā)生。
正因為招標(biāo)投標(biāo)活動本身需要公證予以服務(wù)和保障，而且大量的公證實踐已充分證明了公證在招標(biāo)投標(biāo)活動中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年來，國家有關(guān)部門和許多地方制定的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的規(guī)定已明確規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動必須由公證機關(guān)公證。招標(biāo)公證已成為我國招標(biāo)投標(biāo)制度中的一個不可缺少的組成部門，隨著招標(biāo)投標(biāo)制度和公證制度的發(fā)展，公證在招標(biāo)投標(biāo)中的作用將日益得到更充分的發(fā)揮。
如何申請辦理招標(biāo)投標(biāo)公證
申請辦理招標(biāo)投標(biāo)公證，申請人應(yīng)首先填寫公證申請表，并在申請表上簽字或蓋章。招標(biāo)投標(biāo)公證申請表主要包括下列內(nèi)容：(1)招標(biāo)單位的名稱、地址,法定代表人或代理人的姓名、性別、職務(wù)、出生日期、工作單位、住址、身份證號碼等；(2)申請公證的事項；(3)向公證處提交的材料的名稱、份數(shù)；(4)提出申請的時間；(5)其他需要說明的問題。
申請人應(yīng)同時向公證處提交下列材料：
法人資格證明和法定人身份證明，如系受委托招標(biāo)的,還須提交委托人的授權(quán)委托書和具有承辦招標(biāo)活動資格的證明材料：
申請人的個人身份證件，如申請人不是法定代表人，而是代理人,則還須提交法定代表人簽署的授權(quán)委托書；
有關(guān)主管部門對該招標(biāo)項目的批準(zhǔn)文件；
擬就的招標(biāo)公告(通知)或招標(biāo)邀請函；
招標(biāo)組織機構(gòu)及組成人員名單；
招標(biāo)文件(主要包括招標(biāo)說明書、投標(biāo)人須知、招標(biāo)項目技術(shù)、投標(biāo)書格式、投標(biāo)保證文件、合同條件等)；
如需對投標(biāo)人進(jìn)行預(yù)審，則須提交對投標(biāo)人資格進(jìn)行預(yù)審的文件；
評標(biāo)組織機構(gòu)及組成人員名單。
上述第1、2、3項所列材料必須在提出申請時提交,其余各項所列材料，如在提出公證申請時已準(zhǔn)備完畢，應(yīng)一并提交；如尚未準(zhǔn)備完畢，可以在提出申請或公證處決定受理之后陸續(xù)提交，但最遲應(yīng)在投標(biāo)開始前提交完畢。此外,公證人員認(rèn)為需要的其他材料,申請人亦應(yīng)提交。
公證人員對招標(biāo)單位的申請進(jìn)行初步審核后，認(rèn)為符合受理條件的，應(yīng)決定受理。招標(biāo)公證申請受理的條件為：(1)申請人是招標(biāo)方或受托招標(biāo)方；(2)該項招標(biāo)投標(biāo)公證屬于本公證處管轄；(3)前面所述申請人應(yīng)提交的材料中第1、2、3項所列材料基本齊全。決定受理后，公證處應(yīng)將受理通知單發(fā)給申請人，申請人或其代表人應(yīng)在受理通知單回執(zhí)上簽名。受理通知單上應(yīng)寫明申請人的姓名、申請公證事項、申請人提交的主要材料、受理日期及承辦人。申請人在收到受理通知單后，需按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)向公證處交納公證費。
對不符合受理條件的申請，公證處將不予受理。申請人在接到公證處不予受理的決定后，如對該決定不服，可以在接到不受理的決定之日起十日內(nèi)向公證處的同級司法行政機關(guān)申請復(fù)議。受理復(fù)議的司法行政機關(guān)需在收到申請書的二個月中做出決定，如申請人對司法行政機關(guān)作出的維持原不受理決定的復(fù)議決定仍不服，可在接到復(fù)議決定后的十五日內(nèi)向人民法院提起行政訴訟，請求人民法院撤銷公證處不受理的決定。
公證處對招標(biāo)單位的公證申請決定受理后，公證人員應(yīng)就該公證申請的有關(guān)問題向申請人進(jìn)行詢問，并制作談話筆錄，談話筆錄需著重記錄下列內(nèi)容：
談話日期、地點、詢問人、記錄人、申請人的基本情況(包括姓名、性別、出生日期、住址、單位、證件名稱及編號、聯(lián)系電話等)；
招標(biāo)項目的基本情況；
招標(biāo)工作準(zhǔn)備情況和標(biāo)底編制、審核情況；
對投標(biāo)人的資格要求；
公證人員認(rèn)為需要詢問的其他情況；
談話筆錄制作完畢后應(yīng)交申請人核對，并讓申請人在筆錄上簽名或蓋章。筆錄中如有遺漏或有誤之處，申請人可以進(jìn)行補充或修改，但需在補充或修改處蓋章或按手印。
為招標(biāo)投標(biāo)活動提供法律服務(wù)和法律保障，促進(jìn)招標(biāo)投標(biāo)制度的發(fā)展，是招標(biāo)公證的根本目的，也是招標(biāo)公證的基本作用。從我國公證機關(guān)十年來辦理招標(biāo)投標(biāo)公證的實踐來看，公證在招標(biāo)投標(biāo)中的服務(wù)和保障作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
保證招標(biāo)投標(biāo)活動在真實、合法的基礎(chǔ)上順利進(jìn)行。從法律的角度來看，招標(biāo)投標(biāo)是一種民事法律行為。根據(jù)我國《民法通則》關(guān)于民事法律行為成立要件的規(guī)定，招標(biāo)投標(biāo)的成立,必須符合如下條件：(1)招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)、投標(biāo)資格；(2)招標(biāo)投標(biāo)活動的內(nèi)容真實、合法。(3)招標(biāo)投標(biāo)活動的程序符合法律和招標(biāo)文件的規(guī)定。招標(biāo)投標(biāo)與一般的民事法律行為(如簽訂經(jīng)濟合同)不同。首先，招標(biāo)投標(biāo)是一種多方法律行為，而且投標(biāo)方往往是不確定的多數(shù)人；招標(biāo)投標(biāo)是一種由多個不同的環(huán)節(jié)構(gòu)成，又緊密相關(guān)的連續(xù)活動。因此，無論是招標(biāo)或投標(biāo)方哪一方的主體資格不合法，特別是招標(biāo)單位主體資格不合法，還是招標(biāo)投標(biāo)活動的整體或某一個環(huán)節(jié)不真實或不合法，都可能導(dǎo)致整個招標(biāo)投標(biāo)活動的無效，造成招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人的利益損失。公證機關(guān)對招標(biāo)投標(biāo)活動進(jìn)行公證，首先可以通過對招標(biāo)投標(biāo)全部文件和資料的審核、查證，保證招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人具有國家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的招標(biāo)或投標(biāo)資格，保證招標(biāo)投標(biāo)活動有關(guān)文件的真實、合法；其次可以通過對招標(biāo)投標(biāo)活動的監(jiān)督，保證每個環(huán)節(jié)乃至整個招標(biāo)投標(biāo)活動的真實、合法；最后，可以通過出具公證書，對整個招標(biāo)投標(biāo)活動的真實性，合法性予以確認(rèn)，賦予其法律效力。總之，通過公證機關(guān)的公證可以保證招標(biāo)投標(biāo)活動真正建立在真實、合法的基礎(chǔ)上，避免無效之虞。
杜絕招標(biāo)投標(biāo)活動中的違法行為和不正之風(fēng)，維護當(dāng)事人的合法權(quán)益。招標(biāo)投標(biāo)活動只有嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和平等、公平、誠實信用、擇優(yōu)中標(biāo)的原則以及招標(biāo)文件規(guī)定的程序、方法進(jìn)行，才能使參加招標(biāo)投標(biāo)的每一方當(dāng)事人的合法權(quán)益得到切實保證。但是,由于招標(biāo)投標(biāo)在我國興起的時間還不長，國家有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的法律、法規(guī)尚不完善,特別是地方保護主義、行業(yè)保護主義的影響，招標(biāo)投標(biāo)活動中的各種違法現(xiàn)象和不正之風(fēng)還較為嚴(yán)重，如各種假招標(biāo)、人情標(biāo)、內(nèi)定標(biāo)、弄虛作假、循私舞弊、行政干預(yù)等。這種現(xiàn)象的存在，不僅嚴(yán)重影響了招標(biāo)投標(biāo)的聲譽，窒息了招標(biāo)投標(biāo)制度的發(fā)展，而且也往往給當(dāng)事人，特別是守法的當(dāng)事人造成重大的經(jīng)濟損失。公證機關(guān)在招標(biāo)投標(biāo)公證中,堅持真實、合法的原則,對合法的行為給予支持，對不合法的行為予以制止，有效地阻止了各種違法行為和不正之風(fēng)的發(fā)生，維護了當(dāng)事人的合法權(quán)益。
提高了招標(biāo)投標(biāo)的可信度，使投標(biāo)單位敢于放心、大膽地參加投標(biāo)。招標(biāo)投標(biāo)雖然是平等主體之間的一種民事法律行為，但在招標(biāo)投標(biāo)活動中，招標(biāo)單位往往處于主動的有利地位(招標(biāo)文件由招標(biāo)單位制作，評標(biāo)委員會由招標(biāo)單位負(fù)責(zé)組建,招標(biāo)投標(biāo)活動由招標(biāo)單位主持)，投標(biāo)方則處于被動的被審查的地位,加之招標(biāo)投標(biāo)雙方都力圖以對自己最有利的條件確定中標(biāo)單位，從而形成雙方利益上的沖突。因此,投標(biāo)方往往對招標(biāo)單位不信任,對招標(biāo)投標(biāo)活動不信任。這種懷疑心理，導(dǎo)致許多單位對參加投標(biāo)望而卻步，一方面想?yún)⒓油稑?biāo)，在競爭中取勝，另一方面又怕招標(biāo)單位弄虛作假，而上當(dāng)受騙。公證機關(guān)在招標(biāo)公證中不是招標(biāo)單位的代理人，而是具有獨立主體資格的國家法律的執(zhí)行者，捍衛(wèi)者。在招標(biāo)公證過程中，公證人員不偏不倚地站在公正的立場上，既維護招標(biāo)方的合法權(quán)益，又維護投標(biāo)方的合法權(quán)益，這就消除了投標(biāo)單位的疑慮，使之樂于積極參加投標(biāo)，也使招標(biāo)投標(biāo)活動能夠更加為社會所信任。
有利于預(yù)防糾紛，減少訴訟。預(yù)防糾紛，減少訴訟，是我國公證制度的重要作用之一，這在招標(biāo)投標(biāo)公證中也得到了充分體現(xiàn)，招標(biāo)投標(biāo)活動是由招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)定標(biāo)多個環(huán)節(jié)組成的整體，其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生問題都可能在招標(biāo)投標(biāo)雙方當(dāng)事人之間出現(xiàn)矛盾，產(chǎn)生糾紛，乃至形成訴訟。這種糾紛或訴訟的產(chǎn)生無論結(jié)果如何,都不可避免地對雙方的經(jīng)濟活動帶來不利影響,甚至造成人力、物力的損失，是雙方都應(yīng)努力避免的。公證機關(guān)介入招標(biāo)投標(biāo)活動，通過從法律角度的審查、監(jiān)督，提供相關(guān)的法律服務(wù)，幫助規(guī)范、完善招標(biāo)投標(biāo)活動，引導(dǎo)正確進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)行為，保證每一環(huán)節(jié)的活動都建立在真實、合法的基礎(chǔ)上，從而限度地減少糾紛或訴訟的發(fā)生。
正因為招標(biāo)投標(biāo)活動本身需要公證予以服務(wù)和保障，而且大量的公證實踐已充分證明了公證在招標(biāo)投標(biāo)活動中具有其他手段不可替代的作用，因而，近年來，國家有關(guān)部門和許多地方制定的有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)的規(guī)定已明確規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動必須由公證機關(guān)公證。招標(biāo)公證已成為我國招標(biāo)投標(biāo)制度中的一個不可缺少的組成部門，隨著招標(biāo)投標(biāo)制度和公證制度的發(fā)展，公證在招標(biāo)投標(biāo)中的作用將日益得到更充分的發(fā)揮。
如何申請辦理招標(biāo)投標(biāo)公證
申請辦理招標(biāo)投標(biāo)公證，申請人應(yīng)首先填寫公證申請表，并在申請表上簽字或蓋章。招標(biāo)投標(biāo)公證申請表主要包括下列內(nèi)容：(1)招標(biāo)單位的名稱、地址,法定代表人或代理人的姓名、性別、職務(wù)、出生日期、工作單位、住址、身份證號碼等；(2)申請公證的事項；(3)向公證處提交的材料的名稱、份數(shù)；(4)提出申請的時間；(5)其他需要說明的問題。
申請人應(yīng)同時向公證處提交下列材料：
法人資格證明和法定人身份證明，如系受委托招標(biāo)的,還須提交委托人的授權(quán)委托書和具有承辦招標(biāo)活動資格的證明材料：
申請人的個人身份證件，如申請人不是法定代表人，而是代理人,則還須提交法定代表人簽署的授權(quán)委托書；
有關(guān)主管部門對該招標(biāo)項目的批準(zhǔn)文件；
擬就的招標(biāo)公告(通知)或招標(biāo)邀請函；
招標(biāo)組織機構(gòu)及組成人員名單；
招標(biāo)文件(主要包括招標(biāo)說明書、投標(biāo)人須知、招標(biāo)項目技術(shù)、投標(biāo)書格式、投標(biāo)保證文件、合同條件等)；
如需對投標(biāo)人進(jìn)行預(yù)審，則須提交對投標(biāo)人資格進(jìn)行預(yù)審的文件；
評標(biāo)組織機構(gòu)及組成人員名單。
上述第1、2、3項所列材料必須在提出申請時提交,其余各項所列材料，如在提出公證申請時已準(zhǔn)備完畢，應(yīng)一并提交；如尚未準(zhǔn)備完畢，可以在提出申請或公證處決定受理之后陸續(xù)提交，但最遲應(yīng)在投標(biāo)開始前提交完畢。此外,公證人員認(rèn)為需要的其他材料,申請人亦應(yīng)提交。
公證人員對招標(biāo)單位的申請進(jìn)行初步審核后，認(rèn)為符合受理條件的，應(yīng)決定受理。招標(biāo)公證申請受理的條件為：(1)申請人是招標(biāo)方或受托招標(biāo)方；(2)該項招標(biāo)投標(biāo)公證屬于本公證處管轄；(3)前面所述申請人應(yīng)提交的材料中第1、2、3項所列材料基本齊全。決定受理后，公證處應(yīng)將受理通知單發(fā)給申請人，申請人或其代表人應(yīng)在受理通知單回執(zhí)上簽名。受理通知單上應(yīng)寫明申請人的姓名、申請公證事項、申請人提交的主要材料、受理日期及承辦人。申請人在收到受理通知單后，需按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)向公證處交納公證費。
對不符合受理條件的申請，公證處將不予受理。申請人在接到公證處不予受理的決定后，如對該決定不服，可以在接到不受理的決定之日起十日內(nèi)向公證處的同級司法行政機關(guān)申請復(fù)議。受理復(fù)議的司法行政機關(guān)需在收到申請書的二個月中做出決定，如申請人對司法行政機關(guān)作出的維持原不受理決定的復(fù)議決定仍不服，可在接到復(fù)議決定后的十五日內(nèi)向人民法院提起行政訴訟，請求人民法院撤銷公證處不受理的決定。
公證處對招標(biāo)單位的公證申請決定受理后，公證人員應(yīng)就該公證申請的有關(guān)問題向申請人進(jìn)行詢問，并制作談話筆錄，談話筆錄需著重記錄下列內(nèi)容：
談話日期、地點、詢問人、記錄人、申請人的基本情況(包括姓名、性別、出生日期、住址、單位、證件名稱及編號、聯(lián)系電話等)；
招標(biāo)項目的基本情況；
招標(biāo)工作準(zhǔn)備情況和標(biāo)底編制、審核情況；
對投標(biāo)人的資格要求；
公證人員認(rèn)為需要詢問的其他情況；
談話筆錄制作完畢后應(yīng)交申請人核對，并讓申請人在筆錄上簽名或蓋章。筆錄中如有遺漏或有誤之處，申請人可以進(jìn)行補充或修改，但需在補充或修改處蓋章或按手印。