招標(biāo)公證的程序及內(nèi)容
招標(biāo)公證的方式是指公證機(jī)構(gòu)采用什么證明形式完成招標(biāo)公證工作任務(wù)。鑒于招標(biāo)公證的特殊性，為了維護(hù)招標(biāo)當(dāng)事人的合法權(quán)益，確保公證質(zhì)量，防止工作差錯(cuò)。司法部對(duì)招標(biāo)公證的方式作了特別規(guī)定，并專門制定了《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》，根據(jù)規(guī)定，公證處辦理招標(biāo)公證，"應(yīng)當(dāng)派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng),進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和證明"。對(duì)公證員確認(rèn)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)真實(shí)、合法的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)宣讀公證詞,并在七日內(nèi)制成公證書發(fā)給當(dāng)事人，該公證證明從公證員宣讀之日起生效。
根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)模和階段安排的不同，公證實(shí)踐中，通常采用兩種公證證明方式：
一次性公證。即在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束宣讀公證詞,對(duì)其全過(guò)程給予公證。這種公證方式一般適用于規(guī)模較小、活動(dòng)時(shí)間較短的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。
分階段公證。即在招標(biāo)投標(biāo)的每一階段結(jié)束時(shí)，均對(duì)該階段的活動(dòng)結(jié)果宣讀一次公證詞，待招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)全部結(jié)束時(shí)，再對(duì)整個(gè)活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行公證。如在開標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀開標(biāo)公證詞。在評(píng)標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀評(píng)標(biāo)公證詞。這種公證方式主要適用于規(guī)模較大、階段性顯著、活動(dòng)持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。
招標(biāo)公證的程序是指公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)公證的工作步驟及必須遵守的操作規(guī)程。根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)辦理各類公證事項(xiàng)的一般程序和內(nèi)容以及招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的程序和特點(diǎn)，司法部對(duì)招標(biāo)公證的程序作了特別規(guī)定，并專門制定《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》。根據(jù)規(guī)定，招標(biāo)公證程序主要分為申請(qǐng)與受理、審查、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和出具公證書四個(gè)階段。實(shí)踐中，這四個(gè)階段在招標(biāo)投標(biāo)公證中并非是截然分開的，而是略有交叉。如在申請(qǐng)與受理階段和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段都包括一部分審查的內(nèi)容，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段又包括一部分證明工作。但是，為敘述的方便，也為使讀者能夠一目了然，我們對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的程序和內(nèi)容仍按這四個(gè)階段分別加以敘述。
(一)申請(qǐng)與受理
招標(biāo)投標(biāo)公證申請(qǐng)是指招標(biāo)單位(招標(biāo)方或受托招標(biāo)方)向公證機(jī)關(guān)提出辦理公證的請(qǐng)求。它是招標(biāo)公證的第一道工序，也是公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證的前提。這里需要說(shuō)明的是，公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證，無(wú)論是根據(jù)國(guó)家有關(guān)行政規(guī)章的規(guī)定，該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)必須由公證機(jī)關(guān)公證，還是招標(biāo)單位自愿要求公證機(jī)關(guān)公證，都必須首先由招標(biāo)單位向公證機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)。受理是指公證機(jī)關(guān)根據(jù)招標(biāo)單位的申請(qǐng)，初步作出接受辦理該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)公證的決定。它是公證機(jī)關(guān)正式開始辦理招標(biāo)投標(biāo)的標(biāo)志。在申請(qǐng)與受理階段，公證人員的主要任務(wù)是對(duì)招標(biāo)單位的申請(qǐng)進(jìn)行初步審查、判斷,對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以受理,對(duì)不符合條件的申請(qǐng)不予受理。
(二)審查
招標(biāo)投標(biāo)公證的審查是指公證機(jī)關(guān)在對(duì)招標(biāo)投標(biāo)公證的申請(qǐng)決定受理后，對(duì)該公證申請(qǐng)的有關(guān)事項(xiàng)、材料進(jìn)行的審核、查證工作。它是招標(biāo)投標(biāo)公證的一個(gè)重要階段，也是公證機(jī)關(guān)對(duì)該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督的前提。在審查階段，公證機(jī)關(guān)的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)申請(qǐng)人提交的全部材料的審核、查證，以及必要的調(diào)查,確認(rèn)招標(biāo)方或受托招標(biāo)方是否具備招標(biāo)的條件,招標(biāo)項(xiàng)目和招標(biāo)活動(dòng)是否已獲得批準(zhǔn)，招標(biāo)文件及有關(guān)材料是否真實(shí)、合法、完善，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的組成是否符合規(guī)定的條件，并決定該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)是否應(yīng)給予公證。
(三)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督
經(jīng)對(duì)申請(qǐng)人所提交的材料的審查，對(duì)符合規(guī)定*條件的，公證處應(yīng)委派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名為公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，并予以證明的活動(dòng)。在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段，公證人員的主要任務(wù)是，監(jiān)督招標(biāo)投標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的時(shí)間、地點(diǎn)、程序、原則和方法進(jìn)行；對(duì)其中違反規(guī)定的行為予以糾正；查驗(yàn)有關(guān)人員的身份，審查投標(biāo)方的投標(biāo)資格；對(duì)招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)給予現(xiàn)場(chǎng)證明。根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各個(gè)階段的特點(diǎn)和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)也要有所側(cè)重。
(四)出具公證書
出具公證書是整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的最后一項(xiàng)內(nèi)容。雖然公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)中已發(fā)表了公證詞，對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和中標(biāo)情況給予了證明，但根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)工作方式的要求，招標(biāo)投標(biāo)公證也必須出具公證書，并以公證機(jī)關(guān)最后出具的公證書為準(zhǔn)。招標(biāo)投標(biāo)公證書與公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段發(fā)表的公證詞在內(nèi)容上有所不同，現(xiàn)場(chǎng)公證詞只是證明某個(gè)階段活動(dòng)的真實(shí)性、合法性，而招標(biāo)投標(biāo)公證書則要對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)和定標(biāo)結(jié)果的真實(shí)性、合法性作出公證。
招標(biāo)公證的內(nèi)容
招標(biāo)公證的內(nèi)容是公證機(jī)構(gòu)在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的任務(wù)和需要確認(rèn)、證明的事項(xiàng)。根據(jù)規(guī)定，公證機(jī)構(gòu)在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的任務(wù)是從法律角度引導(dǎo)、幫助招標(biāo)人、投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)人依法進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)行為，并依法證明招標(biāo)投標(biāo)行為的真實(shí)性、合法性。公證機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作都是為實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)而實(shí)施的。具體的說(shuō)，包括以下幾個(gè)方面：
查明招標(biāo)方是否具有規(guī)定的招標(biāo)資格。包括查明招標(biāo)方是否具有法人資格，招標(biāo)項(xiàng)目是否符合其法定的經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式，招標(biāo)方是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的其他條件，申請(qǐng)公證的招標(biāo)項(xiàng)目是否已獲得有關(guān)部門批準(zhǔn)并已具備其他規(guī)定的條件。如果屬于委托招標(biāo)，還要查明受托招標(biāo)方是否具有規(guī)定的招標(biāo)條件、合法的代理身份和代理權(quán)。
審查招標(biāo)程序安排、招標(biāo)章程、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告等是否符合法律，是否符合公正、公平、平等，誠(chéng)實(shí)信用、擇優(yōu)中標(biāo)的招標(biāo)原則，并幫助招標(biāo)人完善上述招標(biāo)法律文件。
審查評(píng)標(biāo)委員會(huì)的組成和工作程序是否符合合理、合法，是否具有權(quán)威性、公正性、超脫性。
審查招標(biāo)方提供的證明材料是否真實(shí)、合法、完備、有效。
查明投標(biāo)方是否具有規(guī)定的投標(biāo)資格，所提交的資格證明是否真實(shí)、合法、有效，代理人的身份和代理權(quán)是否真實(shí)、合法。
對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。包括以下內(nèi)容：
(1)招標(biāo)階段。①公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位在此階段所進(jìn)行的發(fā)布招標(biāo)公告(通知)或招標(biāo)邀請(qǐng)函，發(fā)出資格預(yù)審文件，對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審，出售招標(biāo)文件，對(duì)投標(biāo)方有關(guān)招標(biāo)文件的詢問(wèn)進(jìn)行解答等項(xiàng)活動(dòng)是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的一般原則，對(duì)招標(biāo)單位違反規(guī)定的行為，公證人員應(yīng)及時(shí)予以糾正。②需要對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審的，公證人員應(yīng)按照資格預(yù)審文件的要求對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審。主要是審查投標(biāo)方所提交的有關(guān)證明材料是否齊備、真實(shí)，是否符合招標(biāo)文件規(guī)定的手續(xù)，以確定投標(biāo)方是否具備國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)方所要求的投標(biāo)資格。
(2)投標(biāo)階段。①在投標(biāo)開始前，公證人員需對(duì)招標(biāo)單位設(shè)置的投標(biāo)箱進(jìn)行檢查，檢查投標(biāo)箱是否完好，是否符合規(guī)定的要求。如果投標(biāo)箱不符合要求或有殘損，公證人員應(yīng)當(dāng)要求招標(biāo)單位予以更換。檢查完畢后，公證人員需同招標(biāo)單位一起對(duì)該投標(biāo)箱加封。②在投標(biāo)方投遞標(biāo)書時(shí)，公證人員應(yīng)同招標(biāo)單位委派的接標(biāo)人密切配合，共同做好以下幾項(xiàng)工作：A、查驗(yàn)招標(biāo)單位委派的接標(biāo)人的身份。B、逐一查驗(yàn)投遞標(biāo)書人的身份。主要是審查投遞標(biāo)書人是否持有合法、有效的授權(quán)委托書，審查投遞標(biāo)書人的身份證件。對(duì)不具有合法的投遞標(biāo)書人身份的人所送標(biāo)書不予接受。C、對(duì)投遞標(biāo)書人所送標(biāo)書的密封情況進(jìn)行檢查，并做出記錄。對(duì)標(biāo)書未密封或密封袋上未封好的標(biāo)書不予接受。D、記錄投遞標(biāo)書人投送標(biāo)書的時(shí)間。如果標(biāo)書是通過(guò)郵寄方式投送的，則應(yīng)記錄收到標(biāo)書的時(shí)間。E、將符合規(guī)定條件的標(biāo)書投入投標(biāo)箱。F、在投標(biāo)時(shí)間截止時(shí)，公證人員應(yīng)會(huì)同接標(biāo)人一起將投標(biāo)箱投標(biāo)口密封并加貼封條。對(duì)在投標(biāo)截止時(shí)間以后送達(dá)的標(biāo)書不予接受。
(3)開標(biāo)階段。開標(biāo)是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的一個(gè)重要階段，公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)舉行開標(biāo)會(huì)議。在開標(biāo)會(huì)議中，公證人員應(yīng)當(dāng)作好以下幾項(xiàng)工作：①查驗(yàn)投標(biāo)方代表的資格證件和身份證明，確認(rèn)其身份。②檢查投標(biāo)箱的密封情況，并宣布檢查結(jié)果(包括投標(biāo)前的標(biāo)箱檢查和密封情況)。③監(jiān)督投標(biāo)箱的啟封，檢查標(biāo)書份數(shù)和密封情況，并宣布檢查結(jié)果。④檢查標(biāo)書的啟封，驗(yàn)明投標(biāo)書是否有效，并宣布查驗(yàn)結(jié)果。⑤監(jiān)督唱標(biāo)人所唱標(biāo)書是否與標(biāo)書正本一致，不一致的，應(yīng)予以糾正。如在開標(biāo)結(jié)束后不立即開始進(jìn)行評(píng)標(biāo)定標(biāo)，公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位將投標(biāo)書重新密封，投入標(biāo)箱，并將標(biāo)箱密封。
(4)評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段。①查驗(yàn)評(píng)標(biāo)組織成員的資格，核實(shí)其身份。再次審查評(píng)標(biāo)組織成員是否與投標(biāo)方有利害關(guān)系。對(duì)與投標(biāo)方有利害關(guān)系的評(píng)標(biāo)組織成員，應(yīng)讓其回避。②監(jiān)督公布評(píng)標(biāo)定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)活動(dòng)的程序、原則、方法、紀(jì)律及注意事項(xiàng)。③檢查標(biāo)底密封情況，監(jiān)督標(biāo)底的開啟，公布標(biāo)底。對(duì)標(biāo)書已重新密封并投入標(biāo)箱的，檢查標(biāo)箱密封情況，監(jiān)督標(biāo)箱和標(biāo)書的開啟。④監(jiān)督評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。⑤檢查定標(biāo)結(jié)果是否與評(píng)標(biāo)定標(biāo)記錄一致。⑥監(jiān)督評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員在評(píng)標(biāo)定標(biāo)記錄上簽字，并在定標(biāo)決議上簽字。
招標(biāo)公證的方式是指公證機(jī)構(gòu)采用什么證明形式完成招標(biāo)公證工作任務(wù)。鑒于招標(biāo)公證的特殊性，為了維護(hù)招標(biāo)當(dāng)事人的合法權(quán)益，確保公證質(zhì)量，防止工作差錯(cuò)。司法部對(duì)招標(biāo)公證的方式作了特別規(guī)定，并專門制定了《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》，根據(jù)規(guī)定，公證處辦理招標(biāo)公證，"應(yīng)當(dāng)派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng),進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和證明"。對(duì)公證員確認(rèn)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)真實(shí)、合法的，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)宣讀公證詞,并在七日內(nèi)制成公證書發(fā)給當(dāng)事人，該公證證明從公證員宣讀之日起生效。
根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)規(guī)模和階段安排的不同，公證實(shí)踐中，通常采用兩種公證證明方式：
一次性公證。即在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束宣讀公證詞,對(duì)其全過(guò)程給予公證。這種公證方式一般適用于規(guī)模較小、活動(dòng)時(shí)間較短的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。
分階段公證。即在招標(biāo)投標(biāo)的每一階段結(jié)束時(shí)，均對(duì)該階段的活動(dòng)結(jié)果宣讀一次公證詞，待招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)全部結(jié)束時(shí)，再對(duì)整個(gè)活動(dòng)結(jié)果進(jìn)行公證。如在開標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀開標(biāo)公證詞。在評(píng)標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，宣讀評(píng)標(biāo)公證詞。這種公證方式主要適用于規(guī)模較大、階段性顯著、活動(dòng)持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。
招標(biāo)公證的程序是指公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)公證的工作步驟及必須遵守的操作規(guī)程。根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)辦理各類公證事項(xiàng)的一般程序和內(nèi)容以及招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的程序和特點(diǎn)，司法部對(duì)招標(biāo)公證的程序作了特別規(guī)定，并專門制定《招標(biāo)投標(biāo)公證程序細(xì)則》。根據(jù)規(guī)定，招標(biāo)公證程序主要分為申請(qǐng)與受理、審查、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和出具公證書四個(gè)階段。實(shí)踐中，這四個(gè)階段在招標(biāo)投標(biāo)公證中并非是截然分開的，而是略有交叉。如在申請(qǐng)與受理階段和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段都包括一部分審查的內(nèi)容，在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段又包括一部分證明工作。但是，為敘述的方便，也為使讀者能夠一目了然，我們對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的程序和內(nèi)容仍按這四個(gè)階段分別加以敘述。
(一)申請(qǐng)與受理
招標(biāo)投標(biāo)公證申請(qǐng)是指招標(biāo)單位(招標(biāo)方或受托招標(biāo)方)向公證機(jī)關(guān)提出辦理公證的請(qǐng)求。它是招標(biāo)公證的第一道工序，也是公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證的前提。這里需要說(shuō)明的是，公證機(jī)關(guān)辦理招標(biāo)投標(biāo)公證，無(wú)論是根據(jù)國(guó)家有關(guān)行政規(guī)章的規(guī)定，該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)必須由公證機(jī)關(guān)公證，還是招標(biāo)單位自愿要求公證機(jī)關(guān)公證，都必須首先由招標(biāo)單位向公證機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)。受理是指公證機(jī)關(guān)根據(jù)招標(biāo)單位的申請(qǐng)，初步作出接受辦理該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)公證的決定。它是公證機(jī)關(guān)正式開始辦理招標(biāo)投標(biāo)的標(biāo)志。在申請(qǐng)與受理階段，公證人員的主要任務(wù)是對(duì)招標(biāo)單位的申請(qǐng)進(jìn)行初步審查、判斷,對(duì)符合條件的申請(qǐng)予以受理,對(duì)不符合條件的申請(qǐng)不予受理。
(二)審查
招標(biāo)投標(biāo)公證的審查是指公證機(jī)關(guān)在對(duì)招標(biāo)投標(biāo)公證的申請(qǐng)決定受理后，對(duì)該公證申請(qǐng)的有關(guān)事項(xiàng)、材料進(jìn)行的審核、查證工作。它是招標(biāo)投標(biāo)公證的一個(gè)重要階段，也是公證機(jī)關(guān)對(duì)該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督的前提。在審查階段，公證機(jī)關(guān)的主要任務(wù)是通過(guò)對(duì)申請(qǐng)人提交的全部材料的審核、查證，以及必要的調(diào)查,確認(rèn)招標(biāo)方或受托招標(biāo)方是否具備招標(biāo)的條件,招標(biāo)項(xiàng)目和招標(biāo)活動(dòng)是否已獲得批準(zhǔn)，招標(biāo)文件及有關(guān)材料是否真實(shí)、合法、完善，招標(biāo)、評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)的組成是否符合規(guī)定的條件，并決定該項(xiàng)招標(biāo)投標(biāo)是否應(yīng)給予公證。
(三)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督
經(jīng)對(duì)申請(qǐng)人所提交的材料的審查，對(duì)符合規(guī)定*條件的，公證處應(yīng)委派兩名以上公證人員(其中應(yīng)至少有一名為公證員)參加整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，并予以證明的活動(dòng)。在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段，公證人員的主要任務(wù)是，監(jiān)督招標(biāo)投標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)文件要求的時(shí)間、地點(diǎn)、程序、原則和方法進(jìn)行；對(duì)其中違反規(guī)定的行為予以糾正；查驗(yàn)有關(guān)人員的身份，審查投標(biāo)方的投標(biāo)資格；對(duì)招標(biāo)投標(biāo)過(guò)程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項(xiàng)給予現(xiàn)場(chǎng)證明。根據(jù)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)各個(gè)階段的特點(diǎn)和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)也要有所側(cè)重。
(四)出具公證書
出具公證書是整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)公證的最后一項(xiàng)內(nèi)容。雖然公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督活動(dòng)中已發(fā)表了公證詞，對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和中標(biāo)情況給予了證明，但根據(jù)我國(guó)公證機(jī)關(guān)工作方式的要求，招標(biāo)投標(biāo)公證也必須出具公證書，并以公證機(jī)關(guān)最后出具的公證書為準(zhǔn)。招標(biāo)投標(biāo)公證書與公證人員在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督階段發(fā)表的公證詞在內(nèi)容上有所不同，現(xiàn)場(chǎng)公證詞只是證明某個(gè)階段活動(dòng)的真實(shí)性、合法性，而招標(biāo)投標(biāo)公證書則要對(duì)整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)和定標(biāo)結(jié)果的真實(shí)性、合法性作出公證。
招標(biāo)公證的內(nèi)容
招標(biāo)公證的內(nèi)容是公證機(jī)構(gòu)在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的任務(wù)和需要確認(rèn)、證明的事項(xiàng)。根據(jù)規(guī)定，公證機(jī)構(gòu)在招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的任務(wù)是從法律角度引導(dǎo)、幫助招標(biāo)人、投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)人依法進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)，規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)行為，并依法證明招標(biāo)投標(biāo)行為的真實(shí)性、合法性。公證機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作都是為實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)而實(shí)施的。具體的說(shuō)，包括以下幾個(gè)方面：
查明招標(biāo)方是否具有規(guī)定的招標(biāo)資格。包括查明招標(biāo)方是否具有法人資格，招標(biāo)項(xiàng)目是否符合其法定的經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)方式，招標(biāo)方是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的其他條件，申請(qǐng)公證的招標(biāo)項(xiàng)目是否已獲得有關(guān)部門批準(zhǔn)并已具備其他規(guī)定的條件。如果屬于委托招標(biāo)，還要查明受托招標(biāo)方是否具有規(guī)定的招標(biāo)條件、合法的代理身份和代理權(quán)。
審查招標(biāo)程序安排、招標(biāo)章程、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告等是否符合法律，是否符合公正、公平、平等，誠(chéng)實(shí)信用、擇優(yōu)中標(biāo)的招標(biāo)原則，并幫助招標(biāo)人完善上述招標(biāo)法律文件。
審查評(píng)標(biāo)委員會(huì)的組成和工作程序是否符合合理、合法，是否具有權(quán)威性、公正性、超脫性。
審查招標(biāo)方提供的證明材料是否真實(shí)、合法、完備、有效。
查明投標(biāo)方是否具有規(guī)定的投標(biāo)資格，所提交的資格證明是否真實(shí)、合法、有效，代理人的身份和代理權(quán)是否真實(shí)、合法。
對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。包括以下內(nèi)容：
(1)招標(biāo)階段。①公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位在此階段所進(jìn)行的發(fā)布招標(biāo)公告(通知)或招標(biāo)邀請(qǐng)函，發(fā)出資格預(yù)審文件，對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審，出售招標(biāo)文件，對(duì)投標(biāo)方有關(guān)招標(biāo)文件的詢問(wèn)進(jìn)行解答等項(xiàng)活動(dòng)是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的一般原則，對(duì)招標(biāo)單位違反規(guī)定的行為，公證人員應(yīng)及時(shí)予以糾正。②需要對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審的，公證人員應(yīng)按照資格預(yù)審文件的要求對(duì)投標(biāo)方進(jìn)行資格預(yù)審。主要是審查投標(biāo)方所提交的有關(guān)證明材料是否齊備、真實(shí)，是否符合招標(biāo)文件規(guī)定的手續(xù)，以確定投標(biāo)方是否具備國(guó)家有關(guān)規(guī)定和招標(biāo)方所要求的投標(biāo)資格。
(2)投標(biāo)階段。①在投標(biāo)開始前，公證人員需對(duì)招標(biāo)單位設(shè)置的投標(biāo)箱進(jìn)行檢查，檢查投標(biāo)箱是否完好，是否符合規(guī)定的要求。如果投標(biāo)箱不符合要求或有殘損，公證人員應(yīng)當(dāng)要求招標(biāo)單位予以更換。檢查完畢后，公證人員需同招標(biāo)單位一起對(duì)該投標(biāo)箱加封。②在投標(biāo)方投遞標(biāo)書時(shí)，公證人員應(yīng)同招標(biāo)單位委派的接標(biāo)人密切配合，共同做好以下幾項(xiàng)工作：A、查驗(yàn)招標(biāo)單位委派的接標(biāo)人的身份。B、逐一查驗(yàn)投遞標(biāo)書人的身份。主要是審查投遞標(biāo)書人是否持有合法、有效的授權(quán)委托書，審查投遞標(biāo)書人的身份證件。對(duì)不具有合法的投遞標(biāo)書人身份的人所送標(biāo)書不予接受。C、對(duì)投遞標(biāo)書人所送標(biāo)書的密封情況進(jìn)行檢查，并做出記錄。對(duì)標(biāo)書未密封或密封袋上未封好的標(biāo)書不予接受。D、記錄投遞標(biāo)書人投送標(biāo)書的時(shí)間。如果標(biāo)書是通過(guò)郵寄方式投送的，則應(yīng)記錄收到標(biāo)書的時(shí)間。E、將符合規(guī)定條件的標(biāo)書投入投標(biāo)箱。F、在投標(biāo)時(shí)間截止時(shí)，公證人員應(yīng)會(huì)同接標(biāo)人一起將投標(biāo)箱投標(biāo)口密封并加貼封條。對(duì)在投標(biāo)截止時(shí)間以后送達(dá)的標(biāo)書不予接受。
(3)開標(biāo)階段。開標(biāo)是招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的一個(gè)重要階段，公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)舉行開標(biāo)會(huì)議。在開標(biāo)會(huì)議中，公證人員應(yīng)當(dāng)作好以下幾項(xiàng)工作：①查驗(yàn)投標(biāo)方代表的資格證件和身份證明，確認(rèn)其身份。②檢查投標(biāo)箱的密封情況，并宣布檢查結(jié)果(包括投標(biāo)前的標(biāo)箱檢查和密封情況)。③監(jiān)督投標(biāo)箱的啟封，檢查標(biāo)書份數(shù)和密封情況，并宣布檢查結(jié)果。④檢查標(biāo)書的啟封，驗(yàn)明投標(biāo)書是否有效，并宣布查驗(yàn)結(jié)果。⑤監(jiān)督唱標(biāo)人所唱標(biāo)書是否與標(biāo)書正本一致，不一致的，應(yīng)予以糾正。如在開標(biāo)結(jié)束后不立即開始進(jìn)行評(píng)標(biāo)定標(biāo)，公證人員應(yīng)監(jiān)督招標(biāo)單位將投標(biāo)書重新密封，投入標(biāo)箱，并將標(biāo)箱密封。
(4)評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段。①查驗(yàn)評(píng)標(biāo)組織成員的資格，核實(shí)其身份。再次審查評(píng)標(biāo)組織成員是否與投標(biāo)方有利害關(guān)系。對(duì)與投標(biāo)方有利害關(guān)系的評(píng)標(biāo)組織成員，應(yīng)讓其回避。②監(jiān)督公布評(píng)標(biāo)定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)活動(dòng)的程序、原則、方法、紀(jì)律及注意事項(xiàng)。③檢查標(biāo)底密封情況，監(jiān)督標(biāo)底的開啟，公布標(biāo)底。對(duì)標(biāo)書已重新密封并投入標(biāo)箱的，檢查標(biāo)箱密封情況，監(jiān)督標(biāo)箱和標(biāo)書的開啟。④監(jiān)督評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照招標(biāo)文件規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。⑤檢查定標(biāo)結(jié)果是否與評(píng)標(biāo)定標(biāo)記錄一致。⑥監(jiān)督評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員在評(píng)標(biāo)定標(biāo)記錄上簽字，并在定標(biāo)決議上簽字。