工程項目目標(biāo)控制原理
控制是工程項目管理的重要職能之一。控制通常是指管理人員按照事先制定的計劃和標(biāo)準，檢查和衡量被控對象在實施過程中所取得的成果，并采取有效措施糾正所發(fā)生的偏差，以保證計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)的管理活動。由此可見，實施控制的前提是確定合理的目標(biāo)和制定科學(xué)的計劃，繼而進行組織設(shè)置和人員配備，并實施有效地領(lǐng)導(dǎo)。計劃一旦開始執(zhí)行，就必須進行控制，以檢查計劃的實施情況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)實施過程有偏離時，應(yīng)分析偏離計劃的原因，確定應(yīng)采取的糾正措施，并采取糾正行動。在糾正偏差的行動中，繼續(xù)進行實施情況的檢查，如此循環(huán)，直至工程項目目標(biāo)實現(xiàn)為止，從而形成一個反復(fù)循環(huán)的動態(tài)控制過程。
(一)控制的基本程序
在控制過程中，都要經(jīng)過投入、轉(zhuǎn)換、反饋、對比、糾正等基本環(huán)節(jié)。如果缺少這些基本環(huán)節(jié)中的某一個，動態(tài)控制過程就不健全，就會降低控制的有效性。
1.投入
控制過程首先從投入開始。一項計劃能否順利地實現(xiàn)，基本條件是能否按計劃所要求的人力、材料、設(shè)備、機具、方法和信息等進行投入。計劃確定的資源數(shù)量、質(zhì)量和投入的時間是保證計劃實施的基本條件，也是實現(xiàn)計劃目標(biāo)的基本保障。因此，要使計劃能夠正常實施并達到預(yù)定目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)保證將質(zhì)量、數(shù)量符合計劃要求的資源按規(guī)定時間和地點投入到工程建設(shè)中。項目管理人員如果能把握住對“投入”的控制，也就把握住了控制的起點要素。
2.轉(zhuǎn)換
工程項目的實現(xiàn)總是要經(jīng)由投入到產(chǎn)出的轉(zhuǎn)換過程。正是由于這樣的轉(zhuǎn)換，才使投入的人、財、物、方法、信息轉(zhuǎn)變?yōu)楫a(chǎn)出品，如設(shè)計圖紙、分項(分部)工程、單位工程，最終輸出完整的工程項目。在轉(zhuǎn)換過程中，計劃的執(zhí)行往往會受到來自外部環(huán)境和內(nèi)部系統(tǒng)多因素的干擾，造成實際進展情況偏離計劃軌道。而這類干擾往往是潛在的，未被人們所預(yù)料或人們無法預(yù)料的。同時，由于計劃本身不可避免地存在著程度不同的問題，因而造成實際輸出結(jié)果與期望輸出結(jié)果之間發(fā)生偏離。為此，項目管理人員應(yīng)當(dāng)做好“轉(zhuǎn)換”過程的控制工作：跟蹤了解工程實際進展情況，掌握工程轉(zhuǎn)換的第一手資料，為今后分析偏差原因、確定糾正措施提供可靠依據(jù)。同時，對于那些可以及時解決的問題，采取“即時控制”措施，及時糾正偏差，避免“積重難返”。
3.反饋
反饋是控制的基礎(chǔ)工作。對于一項即使認為制定得相當(dāng)完善的計劃，項目管理人員也難以對其運行的結(jié)果有的把握。因為在計劃的實施過程中，實際情況的變化是絕對的，不變是相對的。每個變化都會對預(yù)定目標(biāo)的實現(xiàn)帶來一定的影響。因此，項目管理人員必須在計劃與執(zhí)行之間建立密切的聯(lián)系，及時捕捉工程進展信息并反饋給控制部門，為控制服務(wù)。
為使信息反饋能夠有效地配合控制的各項工作，使整個控制過程流暢地進行，需要設(shè)計信息反饋系統(tǒng)。它可以根據(jù)需要建立信息來源和供應(yīng)程序，使每個控制和管理部門都能及時獲得所需要的信息。
4.對比
對比是將實際目標(biāo)成果與計劃目標(biāo)相比較，以確定是否有偏離。對比工作的第一步是收集工程實施成果并加以分類、歸納，形成與計劃目標(biāo)相對應(yīng)的目標(biāo)值，以便進行比較。對比工作的第二步是對比較結(jié)果進行分析，判斷實際目標(biāo)成果是否出現(xiàn)偏離。如果未發(fā)生偏離或所發(fā)生的偏離屬于允許范圍之內(nèi)，則可以繼續(xù)按原計劃實施。如果發(fā)生的偏離超出允許的范圍，就需要采取措施予以糾正。
5.糾正
當(dāng)出現(xiàn)實際目標(biāo)成果偏離計劃目標(biāo)的情況時，就需要采取措施加以糾正。如果是輕度偏離，通?？刹捎幂^簡單的措施進行糾偏。如果目標(biāo)有較大偏離時，則需要改變局部計劃才能使計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)。如果已經(jīng)確定的計劃目標(biāo)不能實現(xiàn)，那就需要重新確定目標(biāo)，然后根據(jù)新目標(biāo)制定新計劃，使工程在新的計劃狀態(tài)下運行。當(dāng)然，的糾偏措施是把管理的各項職能結(jié)合起來，采取系統(tǒng)的辦法。這不僅需要在計劃上做文章，還要在組織、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)等方面做文章。
總之，每一次控制循環(huán)結(jié)束都有可能使工程呈現(xiàn)出一種新的狀態(tài)，或者是重新修訂計劃，或者是重新調(diào)整目標(biāo)，使其在這種新狀態(tài)下繼續(xù)開展。
(二)控制的類型
由于控制方式和方法的不同，控制可分為多種類型。例如，按照事物發(fā)展過程，控制可分為事前控制、事中控制、事后控制;按照是否形成閉合回路，控制可分為開環(huán)控制和閉環(huán)控制;按照糾正措施或控制信息的來源，控制可分為前饋控制和反饋控制。歸納起來，控制可分為兩大類，即主動控制和被動控制。
1.主動控制
主動控制就是預(yù)先分析目標(biāo)偏離的可能性，并擬訂和采取各項預(yù)防性措施，以使計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)。主動控制是一種面對未來的控制，它可以解決傳統(tǒng)控制過程中存在的時滯影響，盡可能改變偏差已經(jīng)成為事實的被動局面，從而使控制更為有效。
主動控制是一種前饋控制。當(dāng)控制者根據(jù)已掌握的可靠信息預(yù)測出系統(tǒng)將要輸出偏離計劃的目標(biāo)時，就制定糾正措施并向系統(tǒng)輸入，以便使系統(tǒng)的運行不發(fā)生偏離。主動控制又是一種事前控制，它必須在事情發(fā)生之前采取控制措施。
實施主動控制，可以采取以下措施：
1)詳細調(diào)查并分析研究外部環(huán)境條件，以確定影響目標(biāo)實現(xiàn)和計劃實施的各種有利和不利因素，并將這些因素考慮到計劃和其他管理職能之中。
2)識別風(fēng)險，努力將各種影響目標(biāo)實現(xiàn)和計劃實施的潛在因素揭示出來，為風(fēng)險分析和管理提供依據(jù)，并在計劃實施過程中做好風(fēng)險管理工作。
3)用科學(xué)的方法制定計劃。做好計劃可行性分析，消除那些造成資源不可行、技術(shù)不可行、經(jīng)濟不可行和財務(wù)不可行的各種錯誤和缺陷，保障工程的實施能夠有足夠的時間、空間、人力、物力和財力，并在此基礎(chǔ)上力求使計劃得到優(yōu)化。事實上，計劃制定得越明確、完善，就越能設(shè)計出有效的控制系統(tǒng)，也就越能使控制產(chǎn)生更好的效果。
4)高質(zhì)量地做好組織工作，使組織與目標(biāo)和計劃高度一致，把目標(biāo)控制的任務(wù)與管理職能落實到適當(dāng)?shù)臋C構(gòu)和人員，做到職權(quán)與職責(zé)明確，使全體成員能夠通力協(xié)作，為共同實現(xiàn)目標(biāo)而努力。
5)制定必要的備用方案，以對付可能出現(xiàn)的影響目標(biāo)或計劃實現(xiàn)的情況。一旦發(fā)生這些情況，因有應(yīng)急措施做保障，從而可以減少偏離量，或避免發(fā)生偏離。
6)計劃應(yīng)有適當(dāng)?shù)乃沙诙?，即“計劃?yīng)留有余地”。這樣，可以避免那些經(jīng)常發(fā)生但又不可避免的干擾因素對計劃產(chǎn)生影響，減少“例外”情況產(chǎn)生的數(shù)量，從而使管理人員處于主動地位。
7)溝通信息流通渠道，加強信息收集、整理和研究工作，為預(yù)測工程未來發(fā)展?fàn)顩r提供全面、及時、可靠的信息。
2.被動控制
被動控制是指當(dāng)系統(tǒng)按計劃運行時，管理人員對計劃的實施進行跟蹤，將系統(tǒng)輸出的信息進行加工、整理，再傳遞給控制部門，使控制人員從中發(fā)現(xiàn)問題，找出偏差，尋求并確定解決問題和糾正偏差的方案，然后再回送給計劃實施系統(tǒng)付諸實施，使得計劃目標(biāo)一旦出現(xiàn)偏離就能得以糾正。被動控制是一種反饋控制。對項目管理人員而言，被動控制仍然是一種積極的控制，也是一種十分重要的控制方式，而且是經(jīng)常采用的控制方式。
被動控制可以采取以下措施：
(1)應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和手段跟蹤、測試、檢查工程實施過程，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取糾偏措施。
(2)明確項目管理組織中過程控制人員的職責(zé)，發(fā)現(xiàn)情況及時采取措施進行處理。
(3)建立有效的信息反饋系統(tǒng)，及時反饋偏離計劃目標(biāo)值的情況，以便及時采取措施予以糾正。
3.主動控制與被動控制的關(guān)系
對項目管理人員而言，主動控制與被動控制都是實現(xiàn)項目目標(biāo)所必須采用的控制方式。有效地控制是將主動控制與被動控制緊密地結(jié)合起來，力求加大主動控制在控制過程中的比例，同時進行定期、連續(xù)的被動控制。只有如此，才能完成項目目標(biāo)控制的根本任務(wù)。主動控制與被動控制的緊密結(jié)合。
控制是工程項目管理的重要職能之一。控制通常是指管理人員按照事先制定的計劃和標(biāo)準，檢查和衡量被控對象在實施過程中所取得的成果，并采取有效措施糾正所發(fā)生的偏差，以保證計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)的管理活動。由此可見，實施控制的前提是確定合理的目標(biāo)和制定科學(xué)的計劃，繼而進行組織設(shè)置和人員配備，并實施有效地領(lǐng)導(dǎo)。計劃一旦開始執(zhí)行，就必須進行控制，以檢查計劃的實施情況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)實施過程有偏離時，應(yīng)分析偏離計劃的原因，確定應(yīng)采取的糾正措施，并采取糾正行動。在糾正偏差的行動中，繼續(xù)進行實施情況的檢查，如此循環(huán)，直至工程項目目標(biāo)實現(xiàn)為止，從而形成一個反復(fù)循環(huán)的動態(tài)控制過程。
(一)控制的基本程序
在控制過程中，都要經(jīng)過投入、轉(zhuǎn)換、反饋、對比、糾正等基本環(huán)節(jié)。如果缺少這些基本環(huán)節(jié)中的某一個，動態(tài)控制過程就不健全，就會降低控制的有效性。
1.投入
控制過程首先從投入開始。一項計劃能否順利地實現(xiàn)，基本條件是能否按計劃所要求的人力、材料、設(shè)備、機具、方法和信息等進行投入。計劃確定的資源數(shù)量、質(zhì)量和投入的時間是保證計劃實施的基本條件，也是實現(xiàn)計劃目標(biāo)的基本保障。因此，要使計劃能夠正常實施并達到預(yù)定目標(biāo)，就應(yīng)當(dāng)保證將質(zhì)量、數(shù)量符合計劃要求的資源按規(guī)定時間和地點投入到工程建設(shè)中。項目管理人員如果能把握住對“投入”的控制，也就把握住了控制的起點要素。
2.轉(zhuǎn)換
工程項目的實現(xiàn)總是要經(jīng)由投入到產(chǎn)出的轉(zhuǎn)換過程。正是由于這樣的轉(zhuǎn)換，才使投入的人、財、物、方法、信息轉(zhuǎn)變?yōu)楫a(chǎn)出品，如設(shè)計圖紙、分項(分部)工程、單位工程，最終輸出完整的工程項目。在轉(zhuǎn)換過程中，計劃的執(zhí)行往往會受到來自外部環(huán)境和內(nèi)部系統(tǒng)多因素的干擾，造成實際進展情況偏離計劃軌道。而這類干擾往往是潛在的，未被人們所預(yù)料或人們無法預(yù)料的。同時，由于計劃本身不可避免地存在著程度不同的問題，因而造成實際輸出結(jié)果與期望輸出結(jié)果之間發(fā)生偏離。為此，項目管理人員應(yīng)當(dāng)做好“轉(zhuǎn)換”過程的控制工作：跟蹤了解工程實際進展情況，掌握工程轉(zhuǎn)換的第一手資料，為今后分析偏差原因、確定糾正措施提供可靠依據(jù)。同時，對于那些可以及時解決的問題，采取“即時控制”措施，及時糾正偏差，避免“積重難返”。
3.反饋
反饋是控制的基礎(chǔ)工作。對于一項即使認為制定得相當(dāng)完善的計劃，項目管理人員也難以對其運行的結(jié)果有的把握。因為在計劃的實施過程中，實際情況的變化是絕對的，不變是相對的。每個變化都會對預(yù)定目標(biāo)的實現(xiàn)帶來一定的影響。因此，項目管理人員必須在計劃與執(zhí)行之間建立密切的聯(lián)系，及時捕捉工程進展信息并反饋給控制部門，為控制服務(wù)。
為使信息反饋能夠有效地配合控制的各項工作，使整個控制過程流暢地進行，需要設(shè)計信息反饋系統(tǒng)。它可以根據(jù)需要建立信息來源和供應(yīng)程序，使每個控制和管理部門都能及時獲得所需要的信息。
4.對比
對比是將實際目標(biāo)成果與計劃目標(biāo)相比較，以確定是否有偏離。對比工作的第一步是收集工程實施成果并加以分類、歸納，形成與計劃目標(biāo)相對應(yīng)的目標(biāo)值，以便進行比較。對比工作的第二步是對比較結(jié)果進行分析，判斷實際目標(biāo)成果是否出現(xiàn)偏離。如果未發(fā)生偏離或所發(fā)生的偏離屬于允許范圍之內(nèi)，則可以繼續(xù)按原計劃實施。如果發(fā)生的偏離超出允許的范圍，就需要采取措施予以糾正。
5.糾正
當(dāng)出現(xiàn)實際目標(biāo)成果偏離計劃目標(biāo)的情況時，就需要采取措施加以糾正。如果是輕度偏離，通?？刹捎幂^簡單的措施進行糾偏。如果目標(biāo)有較大偏離時，則需要改變局部計劃才能使計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)。如果已經(jīng)確定的計劃目標(biāo)不能實現(xiàn)，那就需要重新確定目標(biāo)，然后根據(jù)新目標(biāo)制定新計劃，使工程在新的計劃狀態(tài)下運行。當(dāng)然，的糾偏措施是把管理的各項職能結(jié)合起來，采取系統(tǒng)的辦法。這不僅需要在計劃上做文章，還要在組織、人員配備、領(lǐng)導(dǎo)等方面做文章。
總之，每一次控制循環(huán)結(jié)束都有可能使工程呈現(xiàn)出一種新的狀態(tài)，或者是重新修訂計劃，或者是重新調(diào)整目標(biāo)，使其在這種新狀態(tài)下繼續(xù)開展。
(二)控制的類型
由于控制方式和方法的不同，控制可分為多種類型。例如，按照事物發(fā)展過程，控制可分為事前控制、事中控制、事后控制;按照是否形成閉合回路，控制可分為開環(huán)控制和閉環(huán)控制;按照糾正措施或控制信息的來源，控制可分為前饋控制和反饋控制。歸納起來，控制可分為兩大類，即主動控制和被動控制。
1.主動控制
主動控制就是預(yù)先分析目標(biāo)偏離的可能性，并擬訂和采取各項預(yù)防性措施，以使計劃目標(biāo)得以實現(xiàn)。主動控制是一種面對未來的控制，它可以解決傳統(tǒng)控制過程中存在的時滯影響，盡可能改變偏差已經(jīng)成為事實的被動局面，從而使控制更為有效。
主動控制是一種前饋控制。當(dāng)控制者根據(jù)已掌握的可靠信息預(yù)測出系統(tǒng)將要輸出偏離計劃的目標(biāo)時，就制定糾正措施并向系統(tǒng)輸入，以便使系統(tǒng)的運行不發(fā)生偏離。主動控制又是一種事前控制，它必須在事情發(fā)生之前采取控制措施。
實施主動控制，可以采取以下措施：
1)詳細調(diào)查并分析研究外部環(huán)境條件，以確定影響目標(biāo)實現(xiàn)和計劃實施的各種有利和不利因素，并將這些因素考慮到計劃和其他管理職能之中。
2)識別風(fēng)險，努力將各種影響目標(biāo)實現(xiàn)和計劃實施的潛在因素揭示出來，為風(fēng)險分析和管理提供依據(jù)，并在計劃實施過程中做好風(fēng)險管理工作。
3)用科學(xué)的方法制定計劃。做好計劃可行性分析，消除那些造成資源不可行、技術(shù)不可行、經(jīng)濟不可行和財務(wù)不可行的各種錯誤和缺陷，保障工程的實施能夠有足夠的時間、空間、人力、物力和財力，并在此基礎(chǔ)上力求使計劃得到優(yōu)化。事實上，計劃制定得越明確、完善，就越能設(shè)計出有效的控制系統(tǒng)，也就越能使控制產(chǎn)生更好的效果。
4)高質(zhì)量地做好組織工作，使組織與目標(biāo)和計劃高度一致，把目標(biāo)控制的任務(wù)與管理職能落實到適當(dāng)?shù)臋C構(gòu)和人員，做到職權(quán)與職責(zé)明確，使全體成員能夠通力協(xié)作，為共同實現(xiàn)目標(biāo)而努力。
5)制定必要的備用方案，以對付可能出現(xiàn)的影響目標(biāo)或計劃實現(xiàn)的情況。一旦發(fā)生這些情況，因有應(yīng)急措施做保障，從而可以減少偏離量，或避免發(fā)生偏離。
6)計劃應(yīng)有適當(dāng)?shù)乃沙诙?，即“計劃?yīng)留有余地”。這樣，可以避免那些經(jīng)常發(fā)生但又不可避免的干擾因素對計劃產(chǎn)生影響，減少“例外”情況產(chǎn)生的數(shù)量，從而使管理人員處于主動地位。
7)溝通信息流通渠道，加強信息收集、整理和研究工作，為預(yù)測工程未來發(fā)展?fàn)顩r提供全面、及時、可靠的信息。
2.被動控制
被動控制是指當(dāng)系統(tǒng)按計劃運行時，管理人員對計劃的實施進行跟蹤，將系統(tǒng)輸出的信息進行加工、整理，再傳遞給控制部門，使控制人員從中發(fā)現(xiàn)問題，找出偏差，尋求并確定解決問題和糾正偏差的方案，然后再回送給計劃實施系統(tǒng)付諸實施，使得計劃目標(biāo)一旦出現(xiàn)偏離就能得以糾正。被動控制是一種反饋控制。對項目管理人員而言，被動控制仍然是一種積極的控制，也是一種十分重要的控制方式，而且是經(jīng)常采用的控制方式。
被動控制可以采取以下措施：
(1)應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法和手段跟蹤、測試、檢查工程實施過程，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取糾偏措施。
(2)明確項目管理組織中過程控制人員的職責(zé)，發(fā)現(xiàn)情況及時采取措施進行處理。
(3)建立有效的信息反饋系統(tǒng)，及時反饋偏離計劃目標(biāo)值的情況，以便及時采取措施予以糾正。
3.主動控制與被動控制的關(guān)系
對項目管理人員而言，主動控制與被動控制都是實現(xiàn)項目目標(biāo)所必須采用的控制方式。有效地控制是將主動控制與被動控制緊密地結(jié)合起來，力求加大主動控制在控制過程中的比例，同時進行定期、連續(xù)的被動控制。只有如此，才能完成項目目標(biāo)控制的根本任務(wù)。主動控制與被動控制的緊密結(jié)合。