在做好準備工作后,課題咨詢組即可正式進駐客戶單位。在預備調(diào)查的基礎上,圍繞咨詢課題展開深入調(diào)查,以弄清問題的細節(jié)和各種因素之間的關系,分析問題產(chǎn)出的原因,探討解決問題的辦法。正式咨詢分為深入調(diào)查、原因分析和擬定改善方案三個階段。
(1)深入調(diào)查階段。任何咨詢工作都應以事實為依據(jù),不能憑主觀臆斷或憑經(jīng)驗估計而形成概念。每個企業(yè)均有其獨特的管理方式和企業(yè)文化,同樣問題在不同企業(yè)有不同的處理方法,因此,必須調(diào)查清楚與課題有關的歷史、現(xiàn)狀、標準、管理模式、內(nèi)部條件和外部環(huán)境等各方面的資料,才能為下一階段分析提供足夠的有價值的資料。搜集資料是管理咨詢工作費神費力的工作,又是咨詢的重要的基礎工作,可以說一切咨詢成敗的關鍵,在于對事實的深入調(diào)查。
調(diào)查數(shù)據(jù)的來源,有各種會議記錄形成的決議文檔資料,財務報告和統(tǒng)計報表,現(xiàn)場觀察記錄以及有關的原始憑證和臺帳,職工問卷調(diào)查和面談調(diào)查所得資料等。對客戶提供的資料數(shù)據(jù),應經(jīng)過審查和核對,力爭數(shù)據(jù)真實可信。
(2)原因分析階段。分析是通過對所獲得的各種資料進行整理、歸納、分類、判斷與推理的過程。分析問題的基本程序是認識問題__界定問題__查證原因,這是一個客觀必須遵循的分析程序,通過這個程序,可以幫助咨詢?nèi)藛T把握分析的過程,并告訴他為了完成課題任務,應該掌握什么資料,還缺什么資料,并再進一步調(diào)查取證所需資料。因此,分析之前必須對所占有的資料性質、來源、可靠性進行核對,去粗取精,去偽存真的篩選,剔除不真實的數(shù)據(jù)。分析工作要遵循企業(yè)的管理現(xiàn)狀,以事實為依據(jù),尋找產(chǎn)生問題的真正原因,判斷問題的性質,通過定量和確有論據(jù)的定性相結合的分析,從管理上找到產(chǎn)生問題的因果關系及其內(nèi)在聯(lián)系,從觀念體制或機制上找到產(chǎn)生問題的根源。盡管各個咨詢階段互有交叉,難以截然分開,但分步工作有利于咨詢工作的條理性和思路清晰,切忌在問題的和產(chǎn)生問題的原因還沒有確切的認識和界定、所了解的情況還不足以說明事實的情況下,就匆忙提出改善建議。(3)提出改善方案。
針對問題產(chǎn)生的原因和根源設計方案,是咨詢過程后階段的重要工作。改善方案的質量不僅影響咨詢工作的實際效果,也關系到咨詢組織的信譽。因此在設計咨詢改善方案時,一定要在原因分析的基礎上,經(jīng)過咨詢課題組全體人員充分討論和論證,集思廣益,形成多個方案,然后根據(jù)先進性、可行性、效益性和可操作性進行比較,終形成比較滿意的建議。
在設計咨詢改善方案的研討時,應邀請客戶單位有關人員參加,一方面課題組把調(diào)查的情況和分析的結論以及改善思路,向他們交流,廣泛地聽取他們的意見,可以避免片面性,使得對問題的認識和分析的結論更趨準確;另一方面他們能提出更好的見解和建議,豐富改善方案的內(nèi)容,使改善方案更切合實際,有利于方案的實施。所以說任何一個好的改善建議,都是咨詢組與客戶共同工作的結晶。在形成比較滿意的建議后,就可以向客戶單位領導全面匯報(預發(fā)表),聽取意見,修改完善,得到確認。
在正式形成咨詢報告后,一般要組織課題發(fā)表會,參加人員與客戶單位商定。報告會是咨詢課題組向會議參加者匯報這次咨詢的成果,提高企業(yè)人員對問題的認識,是推動企業(yè)變革的宣傳會,也是實施方案的動員會。至此,可以認為本次咨詢課題任務已經(jīng)完成。如果客戶單位還需在實施方案時,要求咨詢組織提供幫助時咨詢組織應責無旁貸承擔起幫助實施的任務。
(1)深入調(diào)查階段。任何咨詢工作都應以事實為依據(jù),不能憑主觀臆斷或憑經(jīng)驗估計而形成概念。每個企業(yè)均有其獨特的管理方式和企業(yè)文化,同樣問題在不同企業(yè)有不同的處理方法,因此,必須調(diào)查清楚與課題有關的歷史、現(xiàn)狀、標準、管理模式、內(nèi)部條件和外部環(huán)境等各方面的資料,才能為下一階段分析提供足夠的有價值的資料。搜集資料是管理咨詢工作費神費力的工作,又是咨詢的重要的基礎工作,可以說一切咨詢成敗的關鍵,在于對事實的深入調(diào)查。
調(diào)查數(shù)據(jù)的來源,有各種會議記錄形成的決議文檔資料,財務報告和統(tǒng)計報表,現(xiàn)場觀察記錄以及有關的原始憑證和臺帳,職工問卷調(diào)查和面談調(diào)查所得資料等。對客戶提供的資料數(shù)據(jù),應經(jīng)過審查和核對,力爭數(shù)據(jù)真實可信。
(2)原因分析階段。分析是通過對所獲得的各種資料進行整理、歸納、分類、判斷與推理的過程。分析問題的基本程序是認識問題__界定問題__查證原因,這是一個客觀必須遵循的分析程序,通過這個程序,可以幫助咨詢?nèi)藛T把握分析的過程,并告訴他為了完成課題任務,應該掌握什么資料,還缺什么資料,并再進一步調(diào)查取證所需資料。因此,分析之前必須對所占有的資料性質、來源、可靠性進行核對,去粗取精,去偽存真的篩選,剔除不真實的數(shù)據(jù)。分析工作要遵循企業(yè)的管理現(xiàn)狀,以事實為依據(jù),尋找產(chǎn)生問題的真正原因,判斷問題的性質,通過定量和確有論據(jù)的定性相結合的分析,從管理上找到產(chǎn)生問題的因果關系及其內(nèi)在聯(lián)系,從觀念體制或機制上找到產(chǎn)生問題的根源。盡管各個咨詢階段互有交叉,難以截然分開,但分步工作有利于咨詢工作的條理性和思路清晰,切忌在問題的和產(chǎn)生問題的原因還沒有確切的認識和界定、所了解的情況還不足以說明事實的情況下,就匆忙提出改善建議。(3)提出改善方案。
針對問題產(chǎn)生的原因和根源設計方案,是咨詢過程后階段的重要工作。改善方案的質量不僅影響咨詢工作的實際效果,也關系到咨詢組織的信譽。因此在設計咨詢改善方案時,一定要在原因分析的基礎上,經(jīng)過咨詢課題組全體人員充分討論和論證,集思廣益,形成多個方案,然后根據(jù)先進性、可行性、效益性和可操作性進行比較,終形成比較滿意的建議。
在設計咨詢改善方案的研討時,應邀請客戶單位有關人員參加,一方面課題組把調(diào)查的情況和分析的結論以及改善思路,向他們交流,廣泛地聽取他們的意見,可以避免片面性,使得對問題的認識和分析的結論更趨準確;另一方面他們能提出更好的見解和建議,豐富改善方案的內(nèi)容,使改善方案更切合實際,有利于方案的實施。所以說任何一個好的改善建議,都是咨詢組與客戶共同工作的結晶。在形成比較滿意的建議后,就可以向客戶單位領導全面匯報(預發(fā)表),聽取意見,修改完善,得到確認。
在正式形成咨詢報告后,一般要組織課題發(fā)表會,參加人員與客戶單位商定。報告會是咨詢課題組向會議參加者匯報這次咨詢的成果,提高企業(yè)人員對問題的認識,是推動企業(yè)變革的宣傳會,也是實施方案的動員會。至此,可以認為本次咨詢課題任務已經(jīng)完成。如果客戶單位還需在實施方案時,要求咨詢組織提供幫助時咨詢組織應責無旁貸承擔起幫助實施的任務。