第二十三條 各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務院財政部門會同有關部門制定。
【釋義】本條是對會計檔案的規(guī)定。
會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解每項經濟業(yè)務的來龍去脈；會計檔案可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，對國家制定宏觀經濟政策及單位制定經濟決策具有一定的參考價值。同時，會計檔案還是檢查一個單位是否遵守財經紀律的書面證明，可以揭示在會計資料上弄虛作假、違法亂紀等行為。鑒于會計檔案的重要性，本條對會計檔案作了專門規(guī)定。
一、作為義務，規(guī)定各單位應當建立會計檔案，并妥善保管。具體要求是：（1）各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案。即本條規(guī)定單位會計檔案是由會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料組成。具體來講，會計憑證包括原始憑證和記帳憑證；會計帳簿包括總帳、明細帳、日記帳和其他輔助性帳簿；財務會計報告由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成。這些會計資料構成會計檔案的內容。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其產生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。它不同于一般的文獻資料，它是經會計人員和當時的當事人之手形成的，具有很強的原始性。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等，不是隨意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以，本條規(guī)定各單位應當建立會計檔案，要求各單位要有相關的部門和人員負責這項工作。財政部、國家檔案局曾于1984年頒布了《會計檔案管理辦法》，規(guī)定會計檔案工作由各級財政機關和各級檔案業(yè)務管理機關共同負責進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。（2）各單位應當對會計檔案妥善保管?！稌嫏n案管理辦法》關于會計檔案保管的具體要求是：第一，各單位形成的會計檔案，都應當由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。第二，當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人員必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推倭拒絕。第三，檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第四，各單位保存的會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。第五，撤銷合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應當隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。此外，為了保證會計檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長會計檔案的壽命，各單位有關部門要加強對會計檔案的科學管理，做好保管工作。一方面，在會計檔案的保護技術方面，要采取措施保證會計檔案不破損、不霉爛、不被蟲蛀。另一方面，要將會計檔案存放有序，查找方便，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。
二、對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權規(guī)定。即《會計法》未對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規(guī)定，而是授權國務院財政部門會同有關部門制定。現(xiàn)行的財政部與國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管期限和銷毀辦法的規(guī)定是：（1）會計檔案的保管期限。根據會計檔案的特點，可以分為永久和定期會計檔案。永久會計檔案是指無限期保管的會計檔案，如涉及外事的會計憑證等。定期會計檔案是指有保管期限，期滿后即可按規(guī)定銷毀。根據《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，定期會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（2）會計檔案的銷毀。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應當由檔案部門和財務會計部門共同派員監(jiān)銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應當有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。
應當指出的是，根據本法授權，如果財政部門會同有關部門制定了新的有關會計檔案的管理辦法，或者對現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》作了修改，以上列舉的有關規(guī)定應當以新的規(guī)定為準。
【釋義】本條是對會計檔案的規(guī)定。
會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解每項經濟業(yè)務的來龍去脈；會計檔案可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，對國家制定宏觀經濟政策及單位制定經濟決策具有一定的參考價值。同時，會計檔案還是檢查一個單位是否遵守財經紀律的書面證明，可以揭示在會計資料上弄虛作假、違法亂紀等行為。鑒于會計檔案的重要性，本條對會計檔案作了專門規(guī)定。
一、作為義務，規(guī)定各單位應當建立會計檔案，并妥善保管。具體要求是：（1）各單位對會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案。即本條規(guī)定單位會計檔案是由會計憑證、會計帳簿、財務會計報告和其他會計資料組成。具體來講，會計憑證包括原始憑證和記帳憑證；會計帳簿包括總帳、明細帳、日記帳和其他輔助性帳簿；財務會計報告由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成。這些會計資料構成會計檔案的內容。會計檔案是在會計核算活動中形成的，其產生的直接目的和主要原因是作為一種核算的手段，是為了處理某些會計事項的需要。它不同于一般的文獻資料，它是經會計人員和當時的當事人之手形成的，具有很強的原始性。同時，作為會計信息載體的會計憑證、會計帳簿、財務會計報告等，不是隨意保留下來就可以作為會計檔案，而是必須按照一定的程序集中保管起來，才會形成會計檔案。所以，本條規(guī)定各單位應當建立會計檔案，要求各單位要有相關的部門和人員負責這項工作。財政部、國家檔案局曾于1984年頒布了《會計檔案管理辦法》，規(guī)定會計檔案工作由各級財政機關和各級檔案業(yè)務管理機關共同負責進行業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。（2）各單位應當對會計檔案妥善保管?！稌嫏n案管理辦法》關于會計檔案保管的具體要求是：第一，各單位形成的會計檔案，都應當由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。第二，當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人員必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推倭拒絕。第三，檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。第四，各單位保存的會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須報上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并限期歸還。第五，撤銷合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應當隨同單位的全部檔案一并移交給指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。此外，為了保證會計檔案不受自然因素和其他因素的損害，或者盡可能減輕這種損害，以延長會計檔案的壽命，各單位有關部門要加強對會計檔案的科學管理，做好保管工作。一方面，在會計檔案的保護技術方面，要采取措施保證會計檔案不破損、不霉爛、不被蟲蛀。另一方面，要將會計檔案存放有序，查找方便，要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，以防止泄密。
二、對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作了授權規(guī)定。即《會計法》未對會計檔案的保管期限和銷毀辦法作出具體規(guī)定，而是授權國務院財政部門會同有關部門制定。現(xiàn)行的財政部與國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的保管期限和銷毀辦法的規(guī)定是：（1）會計檔案的保管期限。根據會計檔案的特點，可以分為永久和定期會計檔案。永久會計檔案是指無限期保管的會計檔案，如涉及外事的會計憑證等。定期會計檔案是指有保管期限，期滿后即可按規(guī)定銷毀。根據《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，定期會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（2）會計檔案的銷毀。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應當由檔案部門和財務會計部門共同派員監(jiān)銷。各級主管部門銷毀會計檔案時，還應當有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領導。
應當指出的是，根據本法授權，如果財政部門會同有關部門制定了新的有關會計檔案的管理辦法，或者對現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》作了修改，以上列舉的有關規(guī)定應當以新的規(guī)定為準。