一：制作目的
對外貿(mào)單證的工作制度化、流程化、標準化、數(shù)據(jù)化。
二：詳細流程
具體分為六大部分：訂艙發(fā)貨，報關(guān)，清關(guān)，資料存檔，補充條款，附表！
1， 訂艙發(fā)貨
⑴，整理裝箱單.
① 針對做FOB客戶（因為多數(shù)為指定貨代！），做Invoice & Packing List給客戶！發(fā)給業(yè)務(wù)員，以便業(yè)務(wù)員向客戶拿到發(fā)貨資料,其中發(fā)貨資料主要包括：啟運港，目的港，嘜頭，Consignee，Notify，….
② 針對做CIF,C&F=CNF,L/C的客戶，整理裝箱單之后，根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的發(fā)貨資料做訂艙的Booking！
⑵ ，訂艙以及刷嘜.
① 根據(jù)實際情況將Booking發(fā)給相應(yīng)的貨代！確定貨運船期，以及截單截貨日期，并確定具體發(fā)貨日期（是貨物從工廠發(fā)出的日期?。?BR> ② 根據(jù)客戶要求，做好正側(cè)嘜，并安排貼好！
工廠的部分：以郵件方式處理！發(fā)給廠家！
庫房部分：到庫房貼好嘜頭，同時清點發(fā)貨數(shù)量！
③ 收到貨代的進倉單，聯(lián)系貨運部安排發(fā)貨！
⑶， 做送貨單！待經(jīng)理確認之后發(fā)給財務(wù)！同時打印出來，簽字，存檔.
2， 報關(guān)事宜！
⑴，發(fā)貨的同時做報關(guān)資料！ 報關(guān)資料清單
備注
Invoice & Comercial Invoice
金額按實際發(fā)貨金額報關(guān)！
Packing List
列明各項GW,NW.CBMS,SHIPPING MARK……
Sale Contract
信息和Invoice差不多，合同日期不一樣 需要加蓋的是公章！
預(yù)和簽章
做好之后改公章和合同一起傳真到機電商會，做小A.
報關(guān)單
自己填寫一張報關(guān)單給貨代！其中要詳細注明：產(chǎn)地，貨物信息，以及商品編碼（此項尤為重要，關(guān)系到退稅率！）……
報關(guān)委托書
蓋章并填上相關(guān)信息，一定要填寫的，因為涉及到責任問題！
核銷單
蓋公章以及條形章?。ㄊ呛虽N單買回之后全部蓋章！以免后面忘記！
商檢換證憑單
如果需要做的就做！
⑵ 備案以及寄單據(jù)給貨代！
⑶ 提單確認以及付款買單！
① 提單確認：在開船之前貨代會傳真提單確認件過來！必須一字無誤（特別注意：付款方式 ，毛重，體積，件數(shù)，嘜頭，以及特殊顯示---比如：巴基斯坦的要顯示：毛重，皮重； 巴西海關(guān)要求顯示顯示CNPJ NO&NCM NO….確認OK之后，告知貨代出正本還是電放？？）
② 付款買單：提單確認OK之后，待船開之后，告知貨代開票資料，以便及時付款買單！
③ 收到提單，交給業(yè)務(wù)員，傳真或Email給客戶！
3，清關(guān)事宜?。ㄗh付單據(jù)）
⑴ 收到提單之后做相應(yīng)的清關(guān)資料！
清關(guān)資料清單
備注
BL
毛重，體積，件數(shù)按實際做！其它的按客戶要求做?。ū热纾簢O頭，貨描....）
Invoice & Comercial Invoice
必須根據(jù)客戶要求做！
Packing List
列明各項GW,NW.CBMS,SHIPPING MARK，CARTON NO,PORT ………
CO
按客戶要求做！
Insurance
根據(jù)客戶清關(guān)發(fā)票金額做！投保金額：Invoice 金額*1.1.
注： 以上只是一些基本的單據(jù)！其它的要根據(jù)各個客戶要求做!(例如：船證明，技術(shù)證明…….)
⑵ 以上單據(jù)走做好之后，等業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)員通知寄單據(jù)！
4，資料存檔
⑴ 送貨單：一份存檔，一份簽字之后和訂單訂在一起！同時電子存檔也要跟著更新！
⑵ 提單Copy件：每次留底一份！以備查詢！
⑶ 其它作業(yè)文件：付款回單，進倉單，運輸委托單，小A回傳件，電放保函，商檢底單，….都要做好存檔！
⑷ 每發(fā)一票貨都要做好發(fā)貨跟蹤記錄?。。。。?（包括：發(fā)貨時間，預(yù)計到貨時間，報關(guān)時間，走船時間，核銷單號，運輸方式，備案口岸，報關(guān)金額，貨運聯(lián)系方式，進倉編號….）
5，補充條款
⑴ 在核銷單沒有幾份了的時候，告知核銷員及時領(lǐng)?。?BR> ⑵ 貨物自出口日起,一個月左右催貨代寄回核銷單!收到之后并及時給核銷員辦理相關(guān)事宜!(核銷單的有效期是出口日之后90天之內(nèi)!)
⑶ 要經(jīng)常了解運價的變化,船期,航線,以及注意收集各個港口&
對外貿(mào)單證的工作制度化、流程化、標準化、數(shù)據(jù)化。
二：詳細流程
具體分為六大部分：訂艙發(fā)貨，報關(guān)，清關(guān)，資料存檔，補充條款，附表！
1， 訂艙發(fā)貨
⑴，整理裝箱單.
① 針對做FOB客戶（因為多數(shù)為指定貨代！），做Invoice & Packing List給客戶！發(fā)給業(yè)務(wù)員，以便業(yè)務(wù)員向客戶拿到發(fā)貨資料,其中發(fā)貨資料主要包括：啟運港，目的港，嘜頭，Consignee，Notify，….
② 針對做CIF,C&F=CNF,L/C的客戶，整理裝箱單之后，根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的發(fā)貨資料做訂艙的Booking！
⑵ ，訂艙以及刷嘜.
① 根據(jù)實際情況將Booking發(fā)給相應(yīng)的貨代！確定貨運船期，以及截單截貨日期，并確定具體發(fā)貨日期（是貨物從工廠發(fā)出的日期?。?BR> ② 根據(jù)客戶要求，做好正側(cè)嘜，并安排貼好！
工廠的部分：以郵件方式處理！發(fā)給廠家！
庫房部分：到庫房貼好嘜頭，同時清點發(fā)貨數(shù)量！
③ 收到貨代的進倉單，聯(lián)系貨運部安排發(fā)貨！
⑶， 做送貨單！待經(jīng)理確認之后發(fā)給財務(wù)！同時打印出來，簽字，存檔.
2， 報關(guān)事宜！
⑴，發(fā)貨的同時做報關(guān)資料！ 報關(guān)資料清單
備注
Invoice & Comercial Invoice
金額按實際發(fā)貨金額報關(guān)！
Packing List
列明各項GW,NW.CBMS,SHIPPING MARK……
Sale Contract
信息和Invoice差不多，合同日期不一樣 需要加蓋的是公章！
預(yù)和簽章
做好之后改公章和合同一起傳真到機電商會，做小A.
報關(guān)單
自己填寫一張報關(guān)單給貨代！其中要詳細注明：產(chǎn)地，貨物信息，以及商品編碼（此項尤為重要，關(guān)系到退稅率！）……
報關(guān)委托書
蓋章并填上相關(guān)信息，一定要填寫的，因為涉及到責任問題！
核銷單
蓋公章以及條形章?。ㄊ呛虽N單買回之后全部蓋章！以免后面忘記！
商檢換證憑單
如果需要做的就做！
⑵ 備案以及寄單據(jù)給貨代！
⑶ 提單確認以及付款買單！
① 提單確認：在開船之前貨代會傳真提單確認件過來！必須一字無誤（特別注意：付款方式 ，毛重，體積，件數(shù)，嘜頭，以及特殊顯示---比如：巴基斯坦的要顯示：毛重，皮重； 巴西海關(guān)要求顯示顯示CNPJ NO&NCM NO….確認OK之后，告知貨代出正本還是電放？？）
② 付款買單：提單確認OK之后，待船開之后，告知貨代開票資料，以便及時付款買單！
③ 收到提單，交給業(yè)務(wù)員，傳真或Email給客戶！
3，清關(guān)事宜?。ㄗh付單據(jù)）
⑴ 收到提單之后做相應(yīng)的清關(guān)資料！
清關(guān)資料清單
備注
BL
毛重，體積，件數(shù)按實際做！其它的按客戶要求做?。ū热纾簢O頭，貨描....）
Invoice & Comercial Invoice
必須根據(jù)客戶要求做！
Packing List
列明各項GW,NW.CBMS,SHIPPING MARK，CARTON NO,PORT ………
CO
按客戶要求做！
Insurance
根據(jù)客戶清關(guān)發(fā)票金額做！投保金額：Invoice 金額*1.1.
注： 以上只是一些基本的單據(jù)！其它的要根據(jù)各個客戶要求做!(例如：船證明，技術(shù)證明…….)
⑵ 以上單據(jù)走做好之后，等業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)員通知寄單據(jù)！
4，資料存檔
⑴ 送貨單：一份存檔，一份簽字之后和訂單訂在一起！同時電子存檔也要跟著更新！
⑵ 提單Copy件：每次留底一份！以備查詢！
⑶ 其它作業(yè)文件：付款回單，進倉單，運輸委托單，小A回傳件，電放保函，商檢底單，….都要做好存檔！
⑷ 每發(fā)一票貨都要做好發(fā)貨跟蹤記錄?。。。。?（包括：發(fā)貨時間，預(yù)計到貨時間，報關(guān)時間，走船時間，核銷單號，運輸方式，備案口岸，報關(guān)金額，貨運聯(lián)系方式，進倉編號….）
5，補充條款
⑴ 在核銷單沒有幾份了的時候，告知核銷員及時領(lǐng)?。?BR> ⑵ 貨物自出口日起,一個月左右催貨代寄回核銷單!收到之后并及時給核銷員辦理相關(guān)事宜!(核銷單的有效期是出口日之后90天之內(nèi)!)
⑶ 要經(jīng)常了解運價的變化,船期,航線,以及注意收集各個港口&