(三)土地估價(jià)報(bào)告的歸檔和檔案管理
檔案管理是評估工作的重要組成部分,估價(jià)報(bào)告及評估資料是評估過程和評估成果的真實(shí)記錄,是檢驗(yàn)評估機(jī)構(gòu)評估工作的重要依據(jù),任何一份報(bào)告及評估資料,都是評估機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。同時(shí),由于估價(jià)報(bào)告及其相關(guān)資料涉及委托人的秘密,所以做好檔案管理工作至關(guān)重要。
1.評估的檔案是指在評估工作過程中所收集和形成的與評估業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文字、圖表、聲象等記錄。每個(gè)評估業(yè)務(wù),不論項(xiàng)目大小,都要單獨(dú)編號(hào),及時(shí)立卷歸檔。
2.評估機(jī)構(gòu)的檔案,應(yīng)實(shí)行專人專管,并建立管理制度。做到:
(1)按項(xiàng)目立卷,一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)編號(hào)(該編號(hào)建議與估價(jià)報(bào)告的編號(hào)對應(yīng)),不涂改,不挪用。
(2)移交、借閱均辦理登記手續(xù)。
(3)資料歸檔真實(shí)、齊全,不缺不漏。
(4)建立索引,方便查閱。檔案索引的內(nèi)容應(yīng)與估價(jià)報(bào)告的信息一致。
(5)安全、保密、防腐、防潮、防火、防損、防盜。
(6)實(shí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批保存一定年期的檔案銷毀制度。
3.評估項(xiàng)目結(jié)束后,由經(jīng)辦估價(jià)師或經(jīng)辦人員將在評估過程中收集的相關(guān)資料匯總、裝訂成冊后,移交檔案管理員。需移交的資料包括以下內(nèi)容:
(1)檔案目錄;
(2)土地估價(jià)的結(jié)果報(bào)告、技術(shù)報(bào)告正本各1份;
(3)評估現(xiàn)場查勘記錄;
(4)內(nèi)部作業(yè)有關(guān)的三級(jí)審批的記錄,三級(jí)審批是指主辦估價(jià)師的自查、部門的二級(jí)審核、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的審批;
(5)評估對象照片(或圖片資料);
(6)評估對象權(quán)屬依據(jù)等基礎(chǔ)資料;
(7)評估過程中選用的案例依據(jù);
(8)委托合同或有關(guān)委托函件;
(9)委托方提供的有關(guān)資料及調(diào)查收集的有關(guān)資料;
(10)外聘專家所提供的資料;
(11)其他有關(guān)資料;
(12)電腦中的位置。
經(jīng)辦估價(jià)師或經(jīng)辦人員在裝訂工作底稿前,先按以上順序編制檔案目錄,并按順序編上頁碼,完成裝訂后交于檔案管理員,并辦理交接手續(xù)。
檔案管理是評估工作的重要組成部分,估價(jià)報(bào)告及評估資料是評估過程和評估成果的真實(shí)記錄,是檢驗(yàn)評估機(jī)構(gòu)評估工作的重要依據(jù),任何一份報(bào)告及評估資料,都是評估機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富。同時(shí),由于估價(jià)報(bào)告及其相關(guān)資料涉及委托人的秘密,所以做好檔案管理工作至關(guān)重要。
1.評估的檔案是指在評估工作過程中所收集和形成的與評估業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文字、圖表、聲象等記錄。每個(gè)評估業(yè)務(wù),不論項(xiàng)目大小,都要單獨(dú)編號(hào),及時(shí)立卷歸檔。
2.評估機(jī)構(gòu)的檔案,應(yīng)實(shí)行專人專管,并建立管理制度。做到:
(1)按項(xiàng)目立卷,一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)編號(hào)(該編號(hào)建議與估價(jià)報(bào)告的編號(hào)對應(yīng)),不涂改,不挪用。
(2)移交、借閱均辦理登記手續(xù)。
(3)資料歸檔真實(shí)、齊全,不缺不漏。
(4)建立索引,方便查閱。檔案索引的內(nèi)容應(yīng)與估價(jià)報(bào)告的信息一致。
(5)安全、保密、防腐、防潮、防火、防損、防盜。
(6)實(shí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批保存一定年期的檔案銷毀制度。
3.評估項(xiàng)目結(jié)束后,由經(jīng)辦估價(jià)師或經(jīng)辦人員將在評估過程中收集的相關(guān)資料匯總、裝訂成冊后,移交檔案管理員。需移交的資料包括以下內(nèi)容:
(1)檔案目錄;
(2)土地估價(jià)的結(jié)果報(bào)告、技術(shù)報(bào)告正本各1份;
(3)評估現(xiàn)場查勘記錄;
(4)內(nèi)部作業(yè)有關(guān)的三級(jí)審批的記錄,三級(jí)審批是指主辦估價(jià)師的自查、部門的二級(jí)審核、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的審批;
(5)評估對象照片(或圖片資料);
(6)評估對象權(quán)屬依據(jù)等基礎(chǔ)資料;
(7)評估過程中選用的案例依據(jù);
(8)委托合同或有關(guān)委托函件;
(9)委托方提供的有關(guān)資料及調(diào)查收集的有關(guān)資料;
(10)外聘專家所提供的資料;
(11)其他有關(guān)資料;
(12)電腦中的位置。
經(jīng)辦估價(jià)師或經(jīng)辦人員在裝訂工作底稿前,先按以上順序編制檔案目錄,并按順序編上頁碼,完成裝訂后交于檔案管理員,并辦理交接手續(xù)。