禮儀知識:秘書見面禮儀(1)

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見面禮儀是日常社交禮儀中最常用與最基礎(chǔ)的禮儀,人與人之間的交往都要用到見面禮儀,給人留下良好的第一印象,為以后的深入交往打下基礎(chǔ)。
    時間,從禮儀學(xué)的角度講,無論是對于悠閑者還是繁忙者,無論在東方還是西方,都有其一定的界域。超越這個界城就會引起他人的不快和反感,就是失禮。
    (一)、守時
    現(xiàn)代社會講究效率。時間就是金錢,時間就是效率,已成為人們的口頭禪。魯迅先生說過:“無端地浪費(fèi)人家的時間其實是無異于謀財害命的”。這句話正在迅速體現(xiàn)出它的真理性。遵守時間,珍惜對象公眾的時間是公共關(guān)系交往活動極為重要的禮儀。
    在快節(jié)奏、高速度發(fā)展的社會里,公眾的時間表總是安排得滿滿的。一個大公司的老板在一個上午主持兩個會議。會見五個客戶可能是司空見慣的事。各種活動都得嚴(yán)格按時間表順序進(jìn)行,倘若來訪者不準(zhǔn)時赴約,就可能打擾人家的整個計劃;或者讓人家不便繼續(xù)與他人交談其它工作。即使在休息時間上家里拜訪,也應(yīng)守時。去得太早,人家可能沒有來得及收拾房間,叫人顯得尷尬。因為每個人,特別是經(jīng)常穿戴整齊出人各種社交場合的人,恐怕都不情愿人家見到他們家庭私人生活中有時不得不顯現(xiàn)出的零亂不整的一面。去得太晚,可能影響人家休息、娛樂或從事其他休閑活動。
    參加任何公務(wù)活動或私人拜訪,都應(yīng)該養(yǎng)成嚴(yán)格遵時守約的好習(xí)慣。在決定參加一個活動的時候,首先,應(yīng)明確活動的具體時間和地點,然后估計行車或步行到達(dá)活動地點所需的時間;并將堵車或其他偶然事件可能耗費(fèi)的時間考慮進(jìn)去。當(dāng)然,所謂準(zhǔn)時到達(dá)也是有一定的時間余地的,這一點不同地區(qū)、不同國家有一定差別,如果可能應(yīng)事先搞清楚。一般說來,在我國,提前二至三分鐘到達(dá);在外國,特別是歐美,晚到二至三分鐘顯得更有禮貌。如果是中方組織的活動,遵從咱們中國人的習(xí)慣;如果是外方組織的活動,則應(yīng)考慮外國人的習(xí)慣。如果到達(dá)的時間太早了一點,應(yīng)當(dāng)在街上轉(zhuǎn)轉(zhuǎn),到時候再去。如果因故遲到,應(yīng)向主人說明理由和表示道歉,必要時還應(yīng)向其他客人表示歉意。
    對于公眾的約會,沒有十分特殊的理由,一般不應(yīng)拒絕,確因同一時間已安排有別的活動應(yīng)向?qū)Ψ秸f明,表示歉意、如果對方單獨約見,為了表達(dá)自己的誠意,應(yīng)與對方商量改期進(jìn)行。
    對于不能前往的理由,如不便直接解釋,可告訴對方:“很抱歉,我已安排有其它的應(yīng)酬,下次如再有機(jī)會,一定前往?!比缭诖饝?yīng)赴約以后,中途因故不得不改變原計劃,應(yīng)盡早通知對方,并講明原委,請對方理解。無故失約,是絕對失禮的行為。
    如果是外國人約請赴宴、參加酒會等等,一定要給予肯定或否定的明確答案。如果你同意去,不要用中國人的習(xí)慣連聲說:“謝謝”,“謝謝”來表示。因為對方很難把握你謝的是什么。因此,他很有可能具體安排宴會時不再考慮你的席位,如果你到時真的去了,那不是很尷尬嗎?
    (二)、介紹
    社交場合要相互介紹或自我介紹,介紹時的稱謂和先后順序等等都有一定的禮儀規(guī)范。由于人際接觸的日益廣泛,在公共關(guān)系活動中就會經(jīng)常結(jié)識一些新的公眾、新的朋友。這就離不開自我介紹、為他人介紹等等。無論哪種介紹,都必須遵守一定的禮儀規(guī)范。
    1、自我介紹
    在社交場合,如能正確地利用介紹,不僅可以擴(kuò)大自己的交際圈,廣交朋友,而且有助于自我展示,自我我宣傳,在交往中消除誤會,減少麻煩。
    自我介紹時應(yīng)先向?qū)Ψ近c頭致意,得到回應(yīng)后再向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、單位等。具體形式如下:
    (1)、應(yīng)酬式:適用于某些公共場合和一般性的社交場合,這種自我介紹最為簡潔,往往只包括姓名一項即可。如:“你好,我叫**”。
    (2)、工作式:適用于工作場合,它包括本人姓名、供職單位及其部門、職務(wù)或從事的具體工作等。如“你好,我叫**,是*****公司的銷售經(jīng)理”。
    (3)、交流式:適用于社交活動中,希望與交往對象進(jìn)一步交流與溝通。它具體應(yīng)包括介紹者的姓名、工作、籍貫、學(xué)歷、興趣及交往對象的某些熟人的關(guān)系。
    (4)、禮儀式:適用于講座、報告、演出、慶典、儀式等一些正規(guī)而隆重的場合,包括姓名、單位、職務(wù)等,同時還應(yīng)加入一些適當(dāng)?shù)闹t辭、敬辭。
    (5)、問答式:適用于應(yīng)試、應(yīng)聘和公務(wù)交往。問答式的自我介紹,應(yīng)該是有問必答。
    2、為他人介紹
    需要注意的有順序問題、稱呼問題,等等。
    (1)、介紹的順序
    今天的時代,雖然不是“三綱五?!薄ⅰ熬?、臣臣、父父、子子”的時代,雖然公關(guān)場合所有的人的人格都應(yīng)當(dāng)是平等的,但是,人與人之間仍然有許多必不可少的順序和先后關(guān)系。目前,國際公認(rèn)的介紹順序是:
    ①將男性介紹給女性;
    ②將年輕者介紹給年長者;
    ③將職位低的介紹給職位高的;
    ④將客人介紹給主人;
    ⑤將晚到者介紹給早到者。
    在這五個順序中,如果被介紹者之間符合其中的兩個以上的順序,一般應(yīng)按后一個順序進(jìn)行介紹。例如,當(dāng)一位年輕女性前來拜訪一位比這位女性年長許多的男性的時候,就應(yīng)將年輕的來訪女性介紹給年長的男性主人,而不是相反。應(yīng)當(dāng)理解的是,介紹順序問題絕不是一個可有可無的形式問題,而是涉及個人修養(yǎng)與組織形象以及公關(guān)活動的目的能否如愿達(dá)成的問題。