文體即文章的體裁。文章的體裁是由文章的主要表達方式?jīng)Q定的，而文章的表達方式又是由文章的使用目的決定的。歸根結(jié)底，文體歸屬取決于文章的使用目的。
撰寫和使用公文的目的，就是用書面語言反映主觀意圖和客觀情況，將其快捷有效地傳遞出去，并為受文者直接獲取和理解，對受文者的認識和行為產(chǎn)生強制性影響。這一使用目的就使公文的表達必須具有：直接性——直接表意使對方直接獲取信息，不作文情渲染，以保證受文者所獲取的認識明確非節(jié)省時間；現(xiàn)實針對性——只表達對解決現(xiàn)實具體問題有價值的事與理；全面真實性——對現(xiàn)實的反映必須做到從本質(zhì)到現(xiàn)象、從總體到細節(jié)全面真實，以保證受文者認識正確、行為符合客觀規(guī)律；事與理有機結(jié)合——為使信息有效；需要通過語言表達使對方不僅明“事”，而且達“理”，以自覺約束自己的行為，統(tǒng)一步調(diào)、主動工作；符號系統(tǒng)通用——為使信息能為受文者準確、快捷地獲取，表達信息的書面語言符號必須具有通用性，以保證雙方能共同準確理解意圖和認識事物。
由使用目的所決定的表達方式和要求，決定了公文屬于一種以白話文為原則的，敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文體。
首先，公文具有應用文的基本屬性，是一種應用文體。
應用文就是始對人們的政治活動、生產(chǎn)活動、科學研究活動以及日常生活、學習具有直接應用性的文章。它與記敘文、說明文、議論文一起并列構(gòu)成四大文體。應用文區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有：直接應用性、全面真實性和結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
應用文之所以被命名為應用文，就在于它自身具有直接應用性。任何文章都應當具有應用性，但誰有應用文的應用性是直接的。所謂“直接”，一是說它直接針對某一具體現(xiàn)實的事務形成，對解決某一問題具有明顯的直接應用價值；二是指由于作者直接表意，使受文者不必經(jīng)過一個文情感染過程就能明白曉暢地直接獲得一定的認識。在這一點上，應用文與其他文體，特別是各種藝術(shù)文體形成鮮明對照。藝文體都不是為直接解決某一具體現(xiàn)實問題而形成并產(chǎn)生價值的，在表意上最忌直接，而講究從主題到意圖含而不露，力求創(chuàng)造一個曲折而自然的文情感染過程。
對公文來說，從形成到使用，從表達到閱讀，都需要而且必須有應用文的這種直接性。惟有如此，才能保證其在處理現(xiàn)實具體事務方面有實際效用，保證受文者能以最短的時間清楚明白、精確地獲得認識，并按要求去行動。
任何文章都應當是對客觀現(xiàn)實的反映，一切文章都應當具備真實性。但是，應用文的真實性同其他文體的真實性有很大不同。它的真實是指從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細節(jié)的全面真實，而不像藝術(shù)文體那樣，只求本質(zhì)、總體上真實，為此可以虛構(gòu)具體情節(jié)、人物，作藝術(shù)性的夸張。
直接解決現(xiàn)實具體問題的使用目的和可直接表意的特點，使應用文的結(jié)構(gòu)、格式可以而且需要相對固定劃一，具有規(guī)范性。應用文是以其直接有用性來吸引讀者的，人們閱讀應用文主要不是為了欣賞，而是為了解情況、處理具體事務。因此，為了能使寫作者撰寫文章時簡潔明快地使用語言，保證內(nèi)容完整有效，同時也為了能使閱讀者讀起來醒目快捷，易于準確全面理解，應用文不回避使用各種簡明而質(zhì)拙的程式化表達手法，特別表現(xiàn)為起初是約定俗成后來則有意識地靠一定強制力。對各種具體文章的結(jié)構(gòu)、格式加以不同程度的規(guī)范，使結(jié)構(gòu)相對固定、格式整齊劃一。
其次，公文又是一種具有一定特色的特殊應用文。這種特殊性主要表現(xiàn)為：采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種表達方式。
在我國歷，在新中國建立之前的很長時間內(nèi)，公文都采用文言或半文言作為表達信息的符號系統(tǒng)。新中國建立后，一改這種傳統(tǒng)。作為中央人民政府的政務院在建國的第二年就以行政法規(guī)的形式明確規(guī)定：“公文以語體文為原則”（見《政務院秘書廳公文處理暫行辦法》，1950年12月30日）。語體文即白話文，是現(xiàn)代漢語的書面形式。以行政法規(guī)的形式強制規(guī)定以白話文作為公文的符號系統(tǒng)，使現(xiàn)代公文有別于古代和近代公文。
一篇好的公文，通常要做到事與理的有機結(jié)合。既有對人物、事件和環(huán)境所作的概括性交代，又有對客觀事物性質(zhì)狀態(tài)、特征等所進行的介紹和解說，同時還需要對客觀事物進行科學分析與評論。這三個方面正是敘述、說明、議論三種表達方式的功能。就公文的整體而言，這三個方面都是不能缺少的；對于每一具體文種而言，則也大都是三者兼有并各有側(cè)重。
在公文中，敘述常用于交代客觀情況或引出事實根據(jù)；說明在使對方明確作者意圖、認清客觀事物的本質(zhì)與狀態(tài)方面作用顯著；議論則在說明意義、闡發(fā)道理方面必不可少。因此，在主要需要以事實說服人而產(chǎn)生效用的文件中，如通報、報告、請示等，就以敘述為主要表達方式；而主要為表達作者意志愿望的命令、決定、條例、規(guī)定、辦法等文件中，就以說明為主要表達萬式；在更多地需要靠道理啟發(fā)、說服對方的指示、通知等文件中，議論的使用帶有普遍性，有時還成為主要表達方式。
撰寫和使用公文的目的，就是用書面語言反映主觀意圖和客觀情況，將其快捷有效地傳遞出去，并為受文者直接獲取和理解，對受文者的認識和行為產(chǎn)生強制性影響。這一使用目的就使公文的表達必須具有：直接性——直接表意使對方直接獲取信息，不作文情渲染，以保證受文者所獲取的認識明確非節(jié)省時間；現(xiàn)實針對性——只表達對解決現(xiàn)實具體問題有價值的事與理；全面真實性——對現(xiàn)實的反映必須做到從本質(zhì)到現(xiàn)象、從總體到細節(jié)全面真實，以保證受文者認識正確、行為符合客觀規(guī)律；事與理有機結(jié)合——為使信息有效；需要通過語言表達使對方不僅明“事”，而且達“理”，以自覺約束自己的行為，統(tǒng)一步調(diào)、主動工作；符號系統(tǒng)通用——為使信息能為受文者準確、快捷地獲取，表達信息的書面語言符號必須具有通用性，以保證雙方能共同準確理解意圖和認識事物。
由使用目的所決定的表達方式和要求，決定了公文屬于一種以白話文為原則的，敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文體。
首先，公文具有應用文的基本屬性，是一種應用文體。
應用文就是始對人們的政治活動、生產(chǎn)活動、科學研究活動以及日常生活、學習具有直接應用性的文章。它與記敘文、說明文、議論文一起并列構(gòu)成四大文體。應用文區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有：直接應用性、全面真實性和結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
應用文之所以被命名為應用文，就在于它自身具有直接應用性。任何文章都應當具有應用性，但誰有應用文的應用性是直接的。所謂“直接”，一是說它直接針對某一具體現(xiàn)實的事務形成，對解決某一問題具有明顯的直接應用價值；二是指由于作者直接表意，使受文者不必經(jīng)過一個文情感染過程就能明白曉暢地直接獲得一定的認識。在這一點上，應用文與其他文體，特別是各種藝術(shù)文體形成鮮明對照。藝文體都不是為直接解決某一具體現(xiàn)實問題而形成并產(chǎn)生價值的，在表意上最忌直接，而講究從主題到意圖含而不露，力求創(chuàng)造一個曲折而自然的文情感染過程。
對公文來說，從形成到使用，從表達到閱讀，都需要而且必須有應用文的這種直接性。惟有如此，才能保證其在處理現(xiàn)實具體事務方面有實際效用，保證受文者能以最短的時間清楚明白、精確地獲得認識，并按要求去行動。
任何文章都應當是對客觀現(xiàn)實的反映，一切文章都應當具備真實性。但是，應用文的真實性同其他文體的真實性有很大不同。它的真實是指從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細節(jié)的全面真實，而不像藝術(shù)文體那樣，只求本質(zhì)、總體上真實，為此可以虛構(gòu)具體情節(jié)、人物，作藝術(shù)性的夸張。
直接解決現(xiàn)實具體問題的使用目的和可直接表意的特點，使應用文的結(jié)構(gòu)、格式可以而且需要相對固定劃一，具有規(guī)范性。應用文是以其直接有用性來吸引讀者的，人們閱讀應用文主要不是為了欣賞，而是為了解情況、處理具體事務。因此，為了能使寫作者撰寫文章時簡潔明快地使用語言，保證內(nèi)容完整有效，同時也為了能使閱讀者讀起來醒目快捷，易于準確全面理解，應用文不回避使用各種簡明而質(zhì)拙的程式化表達手法，特別表現(xiàn)為起初是約定俗成后來則有意識地靠一定強制力。對各種具體文章的結(jié)構(gòu)、格式加以不同程度的規(guī)范，使結(jié)構(gòu)相對固定、格式整齊劃一。
其次，公文又是一種具有一定特色的特殊應用文。這種特殊性主要表現(xiàn)為：采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種表達方式。
在我國歷，在新中國建立之前的很長時間內(nèi)，公文都采用文言或半文言作為表達信息的符號系統(tǒng)。新中國建立后，一改這種傳統(tǒng)。作為中央人民政府的政務院在建國的第二年就以行政法規(guī)的形式明確規(guī)定：“公文以語體文為原則”（見《政務院秘書廳公文處理暫行辦法》，1950年12月30日）。語體文即白話文，是現(xiàn)代漢語的書面形式。以行政法規(guī)的形式強制規(guī)定以白話文作為公文的符號系統(tǒng)，使現(xiàn)代公文有別于古代和近代公文。
一篇好的公文，通常要做到事與理的有機結(jié)合。既有對人物、事件和環(huán)境所作的概括性交代，又有對客觀事物性質(zhì)狀態(tài)、特征等所進行的介紹和解說，同時還需要對客觀事物進行科學分析與評論。這三個方面正是敘述、說明、議論三種表達方式的功能。就公文的整體而言，這三個方面都是不能缺少的；對于每一具體文種而言，則也大都是三者兼有并各有側(cè)重。
在公文中，敘述常用于交代客觀情況或引出事實根據(jù)；說明在使對方明確作者意圖、認清客觀事物的本質(zhì)與狀態(tài)方面作用顯著；議論則在說明意義、闡發(fā)道理方面必不可少。因此，在主要需要以事實說服人而產(chǎn)生效用的文件中，如通報、報告、請示等，就以敘述為主要表達方式；而主要為表達作者意志愿望的命令、決定、條例、規(guī)定、辦法等文件中，就以說明為主要表達萬式；在更多地需要靠道理啟發(fā)、說服對方的指示、通知等文件中，議論的使用帶有普遍性，有時還成為主要表達方式。