一、公文修改的必要性
契訶夫說：“寫的好的本領(lǐng)就是刪掉寫的不好的地方的不好的本領(lǐng)?！毙薷氖浅晌倪^程中的必經(jīng)階段，通過修改使認(rèn)識由淺而深，使材料由粗而精，使結(jié)構(gòu)由疏而密，使語言由繁而簡，成為佳作，對提高寫作能力大有益處。所以，古今中外的思想家文學(xué)家學(xué)者都非常重視文章的修改，那么修改從哪些地方入手呢？
（一）修改主題
修改時首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查文章所表達(dá)的思想觀點與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致，看看材料能否為主旨或觀點服務(wù)，寫作意圖是否表達(dá)清楚，對錯誤的、模糊的和膚淺的地方要進(jìn)行修正?，F(xiàn)實生活中對公文主題把握不好造成的錯誤很多在這里略舉一二，比如，由于文秘人員對公文主題的把握不準(zhǔn)確，使標(biāo)題偏離了主題。如一份簡報反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場供應(yīng)情況，有計劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平比上年上升16.1%,從而調(diào)動了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標(biāo)題是這樣擬寫的：《1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平上升16.1%》，很明顯這個標(biāo)題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進(jìn)去，這份簡報被采用時，將標(biāo)題改為《某市運用價格杠桿促進(jìn)農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)》，這就比較準(zhǔn)確的概括了全文的意思 。
在日常的公文寫作中，由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，"請示"和"報告"、"請示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用。有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時，故意將"函"用成"請示"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。如"××大學(xué)關(guān)于教學(xué)工作情況的匯報"，將"匯報"作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為"報告"。
（二）修改格式
《國家行政公文處理辦法》對格式、標(biāo)準(zhǔn)有明確的規(guī)定應(yīng)參照執(zhí)行。但在具體行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤如：
排版規(guī)格不當(dāng)。如公文標(biāo)題應(yīng)在紅色（黑色）反線下空２行處，函的公文標(biāo)題在發(fā)文字號下空2行處，居中排布，用２號小標(biāo)微軟雅黑字，正文用３號仿微軟雅黑字，一般每頁排２２行，每行排２８個字。如果字?jǐn)?shù)偏多，則分行排列，分行時不要把各行上下對齊排成等長可視字?jǐn)?shù)多少居中排成一行或二至三行，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。而在實際操作中往往是各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。這里有一個公文標(biāo)題排列不恰當(dāng)?shù)睦樱?BR> 某某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會
關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分
景墻建設(shè)經(jīng)費的請示
為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在……興建……的景墻?！?BR> 這份請示，要求解決修建沿鐵路干線幾個城區(qū)段景墻建設(shè)經(jīng)費問題。但是這里的標(biāo)題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復(fù)指，即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設(shè)經(jīng) 費問題。正確的排列是
某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會
關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段考試用書
部分景墻建設(shè)經(jīng)費的請示
要想真正掌握公文的格式就必須提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且應(yīng)當(dāng)在實踐中模范遵守《辦法》，并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作。當(dāng)前，要通過各種有效形式，廣泛、深入地學(xué)習(xí)、宣傳《辦法》，對《辦法》和《格式》進(jìn)行深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，掌握公文寫作的格式，推進(jìn)公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
（三）修改材料
公文寫作要求材料真實、典型和充實。因此要檢查文章是否詳實，有沒有多余的材料，祥略是否得當(dāng)。同時還要審核材料的真實性和典型性。對不真實，不典型，也就是剔除那些繁雜的無價值的與主題無關(guān)的材料，對缺少的材料要適當(dāng)增補(bǔ)。
（四）修改結(jié)構(gòu)
好的文章結(jié)構(gòu)完整、嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達(dá)出來，形成一個完美的藝術(shù)整體，如果結(jié)構(gòu)松弛，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完整和有條理。因此，要檢查文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求。不合理的不符合要求的應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
（五）修改語言
錘煉語言，推敲煉字是中國作家的優(yōu)良傳統(tǒng)。特別是公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的性，還要簡潔和通俗。因此要反復(fù)推敲語言，有沒有廢話、錯字、白字、病句等，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確，是否符合文體要求。對語言的推敲不能滿足于沒有錯誤，而要追求妥帖完美。
二、常用的公文修改方法
我國有句名言，叫“文不厭改”。文件起草完畢，要經(jīng)過仔細(xì)的檢查和認(rèn)真的修改。起草人員要反復(fù)閱讀文稿，逐字逐句的檢查和認(rèn)真的修改。觀點表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述繁簡失當(dāng)?shù)囊右詣h除和補(bǔ)充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進(jìn)行調(diào)整，內(nèi)容重復(fù)和可有可無的文字要舍棄，事件，數(shù)字要檢查核實，文中的錯別字和標(biāo)點符號使用不當(dāng)?shù)囊?。具體來說公文可以采用這樣的方法：
1、四字法
刪：沒價值，不典型，與主題無關(guān)的材料刪掉；補(bǔ)：材料少，內(nèi)容不充分，要添補(bǔ)材料；調(diào)：首尾段層不嚴(yán)密不合理要調(diào)整使布局更合理，主題更突出；換：觀點語言等方面不當(dāng)不優(yōu)的更換成更理想的。
2、凍醫(yī)法
文章寫好后，如果不需要其他同志參與審核、修改，就不要馬上改，休息后再改。這樣有好處：會有信息輸入腦中，冷靜一下大腦，思想會更清醒，思路會更明晰，認(rèn)識會更深刻，技巧會更熟，語言會更豐，改效會更高。
3、自讀自改法
每寫一份公文，自己要念幾遍，可以先默讀，在默讀中，毫不留情的刪去文章多余的字詞句換去不當(dāng)?shù)脑~語，使作品的語言更準(zhǔn)確簡潔，在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，那些句子不通順，然后再仔細(xì)推敲斟酌做認(rèn)真的潤色修改。
4 、求教法
*者迷，旁觀者清，自己的思想認(rèn)識、知識文功都有限度，很不容易發(fā)現(xiàn)自己的毛病，別人一看就知道你的缺點錯誤，所以不要夜郎自大，要恭敬求教，虛心采納別人特別是同行的意見。
“三人行，必有吾師?！敝挥虚_門納諫，才能集思廣益，博采眾長，釀造出精品佳作。
契訶夫說：“寫的好的本領(lǐng)就是刪掉寫的不好的地方的不好的本領(lǐng)?！毙薷氖浅晌倪^程中的必經(jīng)階段，通過修改使認(rèn)識由淺而深，使材料由粗而精，使結(jié)構(gòu)由疏而密，使語言由繁而簡，成為佳作，對提高寫作能力大有益處。所以，古今中外的思想家文學(xué)家學(xué)者都非常重視文章的修改，那么修改從哪些地方入手呢？
（一）修改主題
修改時首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查文章所表達(dá)的思想觀點與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致，看看材料能否為主旨或觀點服務(wù)，寫作意圖是否表達(dá)清楚，對錯誤的、模糊的和膚淺的地方要進(jìn)行修正?，F(xiàn)實生活中對公文主題把握不好造成的錯誤很多在這里略舉一二，比如，由于文秘人員對公文主題的把握不準(zhǔn)確，使標(biāo)題偏離了主題。如一份簡報反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場供應(yīng)情況，有計劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平比上年上升16.1%,從而調(diào)動了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標(biāo)題是這樣擬寫的：《1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平上升16.1%》，很明顯這個標(biāo)題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進(jìn)去，這份簡報被采用時，將標(biāo)題改為《某市運用價格杠桿促進(jìn)農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)》，這就比較準(zhǔn)確的概括了全文的意思 。
在日常的公文寫作中，由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，"請示"和"報告"、"請示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用。有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時，故意將"函"用成"請示"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。如"××大學(xué)關(guān)于教學(xué)工作情況的匯報"，將"匯報"作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為"報告"。
（二）修改格式
《國家行政公文處理辦法》對格式、標(biāo)準(zhǔn)有明確的規(guī)定應(yīng)參照執(zhí)行。但在具體行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤如：
排版規(guī)格不當(dāng)。如公文標(biāo)題應(yīng)在紅色（黑色）反線下空２行處，函的公文標(biāo)題在發(fā)文字號下空2行處，居中排布，用２號小標(biāo)微軟雅黑字，正文用３號仿微軟雅黑字，一般每頁排２２行，每行排２８個字。如果字?jǐn)?shù)偏多，則分行排列，分行時不要把各行上下對齊排成等長可視字?jǐn)?shù)多少居中排成一行或二至三行，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對稱、間距恰當(dāng)。而在實際操作中往往是各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。這里有一個公文標(biāo)題排列不恰當(dāng)?shù)睦樱?BR> 某某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會
關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分
景墻建設(shè)經(jīng)費的請示
為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在……興建……的景墻?！?BR> 這份請示，要求解決修建沿鐵路干線幾個城區(qū)段景墻建設(shè)經(jīng)費問題。但是這里的標(biāo)題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復(fù)指，即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設(shè)經(jīng) 費問題。正確的排列是
某市城鄉(xiāng)建設(shè)管理委員會
關(guān)于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段考試用書
部分景墻建設(shè)經(jīng)費的請示
要想真正掌握公文的格式就必須提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且應(yīng)當(dāng)在實踐中模范遵守《辦法》，并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作。當(dāng)前，要通過各種有效形式，廣泛、深入地學(xué)習(xí)、宣傳《辦法》，對《辦法》和《格式》進(jìn)行深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，掌握公文寫作的格式，推進(jìn)公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
（三）修改材料
公文寫作要求材料真實、典型和充實。因此要檢查文章是否詳實，有沒有多余的材料，祥略是否得當(dāng)。同時還要審核材料的真實性和典型性。對不真實，不典型，也就是剔除那些繁雜的無價值的與主題無關(guān)的材料，對缺少的材料要適當(dāng)增補(bǔ)。
（四）修改結(jié)構(gòu)
好的文章結(jié)構(gòu)完整、嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達(dá)出來，形成一個完美的藝術(shù)整體，如果結(jié)構(gòu)松弛，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完整和有條理。因此，要檢查文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求。不合理的不符合要求的應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
（五）修改語言
錘煉語言，推敲煉字是中國作家的優(yōu)良傳統(tǒng)。特別是公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的性，還要簡潔和通俗。因此要反復(fù)推敲語言，有沒有廢話、錯字、白字、病句等，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確，是否符合文體要求。對語言的推敲不能滿足于沒有錯誤，而要追求妥帖完美。
二、常用的公文修改方法
我國有句名言，叫“文不厭改”。文件起草完畢，要經(jīng)過仔細(xì)的檢查和認(rèn)真的修改。起草人員要反復(fù)閱讀文稿，逐字逐句的檢查和認(rèn)真的修改。觀點表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述繁簡失當(dāng)?shù)囊右詣h除和補(bǔ)充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進(jìn)行調(diào)整，內(nèi)容重復(fù)和可有可無的文字要舍棄，事件，數(shù)字要檢查核實，文中的錯別字和標(biāo)點符號使用不當(dāng)?shù)囊?。具體來說公文可以采用這樣的方法：
1、四字法
刪：沒價值，不典型，與主題無關(guān)的材料刪掉；補(bǔ)：材料少，內(nèi)容不充分，要添補(bǔ)材料；調(diào)：首尾段層不嚴(yán)密不合理要調(diào)整使布局更合理，主題更突出；換：觀點語言等方面不當(dāng)不優(yōu)的更換成更理想的。
2、凍醫(yī)法
文章寫好后，如果不需要其他同志參與審核、修改，就不要馬上改，休息后再改。這樣有好處：會有信息輸入腦中，冷靜一下大腦，思想會更清醒，思路會更明晰，認(rèn)識會更深刻，技巧會更熟，語言會更豐，改效會更高。
3、自讀自改法
每寫一份公文，自己要念幾遍，可以先默讀，在默讀中，毫不留情的刪去文章多余的字詞句換去不當(dāng)?shù)脑~語，使作品的語言更準(zhǔn)確簡潔，在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，那些句子不通順，然后再仔細(xì)推敲斟酌做認(rèn)真的潤色修改。
4 、求教法
*者迷，旁觀者清，自己的思想認(rèn)識、知識文功都有限度，很不容易發(fā)現(xiàn)自己的毛病，別人一看就知道你的缺點錯誤，所以不要夜郎自大，要恭敬求教，虛心采納別人特別是同行的意見。
“三人行，必有吾師?！敝挥虚_門納諫，才能集思廣益，博采眾長，釀造出精品佳作。