一、郵件處理的涵義
處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。
郵件分為：通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。
二、郵政業(yè)務(wù)的分類及內(nèi)容
1、信函業(yè)務(wù)：國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。
2、郵政包裹業(yè)務(wù)：國內(nèi)包裹、國際包裹、
3、特快專遞：信函、文件資料、物品。
三、郵件的接收程序
郵件分類à郵件拆封à郵件登記à郵件分辦
1、郵件分類的規(guī)則
1）、將私人郵件與商業(yè)郵件分開
2）、將辦公室郵件與外部郵件分開
3）、把優(yōu)先考慮的材料放在一起，郵局投遞、專人傳遞的郵件、電子郵件。
分類：
比較常見的有：
（1）按郵件的重要程度，簡單地將郵件分為重要郵件和普通郵件。
郵件封皮上有“機(jī)要”（confidential mail）、“急件”（urgent mail）、“快
遞”（expressed mail）、“保價”（insured mail）、“掛號”（registered mail）等標(biāo)
記或其他帶回執(zhí)郵件（cortified mail），或落款是重要人物、重要單位的，屬重要郵件，其他為普通郵件。
（2）按郵件的性質(zhì)，把郵件分為公務(wù)郵件和私人郵件。
公務(wù)郵件又細(xì)分為三類：重要郵件、普通郵件（即上一種分法中的重要郵件和普通郵件）和報(bào)刊、廣告、小冊子等印刷品。私人郵件既包括寄給組織中具體某一個人的郵件，也包括那些封皮上標(biāo)有“親啟”、“私人”、“保密”等字樣的郵件，對于這類郵件，秘書一般都要將其直接交到收件人手里?！ 。?）按郵件的緊急程度，將郵件分為急件、次急件和普通件。
（4）按郵件的部門名稱分類。
拆封：
郵件分好類后，秘書便應(yīng)抓緊對屬于自己處理的郵件予以拆封。
拆封公務(wù)郵件，要求用剪刀、拆信器或電動郵件啟封機(jī)等工具，不能用手撕，以免不小心而破壞郵件上的一些重要信息，同時也可以保持郵件封皮（如信封）的美觀。
閱函：
如果得到上司授權(quán)，秘書應(yīng)及時對信函進(jìn)行閱讀處理。
登記：
秘書在拆啟郵件及閱函過程中，秘書還應(yīng)對與組織有關(guān)的重要郵件進(jìn)行登己這樣既方便秘書對重要郵件的去向、來函辦理情況等的掌握和跟蹤，也能保證重要信函的安全歸檔。登記表可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)計(jì)。
呈送：
在對郵件進(jìn)行拆封登記的過程中，還要求秘書在郵件的右上角加蓋或手寫收件日期，這是因?yàn)橛袝r對于一些信函來說，其成文時間與發(fā)出時間可能會有較大的間隔，同時也方便秘書分辨信函是否已經(jīng)做過處理。同時，秘書還應(yīng)按照輕重緩急程度對需呈送的郵件再作細(xì)分，保證重要信函得到優(yōu)先處理。
閱讀順序基本上按職位高低排列。另外，秘書在呈送信函時，也可視情況
將自己已處理的信函及處理結(jié)果匯總附上。
四、郵件的寄發(fā)
1、郵件寄發(fā)程序
發(fā)送郵件的工作程序有：
（1）做好郵件的準(zhǔn)備和核對工作。信函起草完畢后，秘書應(yīng)該按照正確的格式進(jìn)行打印，并保證字句、用詞及標(biāo)點(diǎn)的使用正確，同時核對附件等是否已裝好。盡量保持信件的整潔、清楚，防止疏漏，確保附件的準(zhǔn)確、齊全。
（2）提請上司簽發(fā)郵件。秘書發(fā)出的郵件必須經(jīng)過上司簽字之后才能生效。秘書要做的工作是將需要上司簽發(fā)的信函準(zhǔn)備好后，在恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)送上司簽字。除緊急的信件必須立即請上司簽字之外，一般的信件可以集中在一起，找一個方便的時間統(tǒng)一請上司簽字。
（3）郵件的裝封與折疊。郵件裝封之前，秘書應(yīng)該注意將信紙上的小夾子或其他裝訂用具取下。信紙的折疊應(yīng)該根據(jù)信封和信紙的規(guī)格而定，以A4規(guī)格的復(fù)印紙為例，裝入郵局標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的大小信封的折疊方法；
（4）查對收信人的相關(guān)信息。郵件裝封時，要對所發(fā)郵件進(jìn)行查對，檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致。
（5）將郵件分類。郵件要按各類信件、包裹等分類，快件應(yīng)立即處理，大宗的信件可以捆扎。
（6）做好登記。對重要郵件在發(fā)送前先要在登記冊上登記。
（7）要了解郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)時間，選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式。
2．郵件的簽字
許多郵件在寫好以后需要領(lǐng)導(dǎo)簽名，領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名會引起對方對郵件內(nèi)容的格外重視，甚至有人在收到信后還會確認(rèn)是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名。因此，請領(lǐng)導(dǎo)在信件上簽名是一件不可忽視的事情。
3．查核郵件
在郵件封裝寄發(fā)之前，需要仔細(xì)查核郵件。查核的內(nèi)容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。查核附件要注意全部附件是否齊全、正確。查核信封、信皮要注意檢查：格式是否正確；姓名、地址、郵編是否正確；標(biāo)記是否注明。標(biāo)記有兩種類型：一種是郵件性質(zhì)標(biāo)記，如“私人’，、“保密’’等；另一種是郵寄方式標(biāo)記，如“掛號信”、“特件”等。
4．郵件的封裝
查核完畢的郵件折疊裝入信封后，要仔細(xì)封好開口，并貼上郵票。這一環(huán)節(jié)的工作需要注意：給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸干過量的水分，以免玷污信封；不要用舌尖去舔信封和郵票，這樣做既不衛(wèi)生又不保險。
5．郵件的寄發(fā)
如果郵件的數(shù)量和種類都較多，可以先對郵件進(jìn)行匯總并分類，如境內(nèi)平信、國際航空、特快專遞等，因?yàn)橄峦念愋屯馕吨煌募陌l(fā)要求，分類能夠幫助秘書人員很好地按要求處理郵件。
郵件的寄發(fā)可以采取多種方式，如果時間充裕，一般通過所在地郵政服務(wù)機(jī)構(gòu)郵寄。如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報(bào)等。
處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。
郵件分為：通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等；電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。
二、郵政業(yè)務(wù)的分類及內(nèi)容
1、信函業(yè)務(wù)：國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。
2、郵政包裹業(yè)務(wù)：國內(nèi)包裹、國際包裹、
3、特快專遞：信函、文件資料、物品。
三、郵件的接收程序
郵件分類à郵件拆封à郵件登記à郵件分辦
1、郵件分類的規(guī)則
1）、將私人郵件與商業(yè)郵件分開
2）、將辦公室郵件與外部郵件分開
3）、把優(yōu)先考慮的材料放在一起，郵局投遞、專人傳遞的郵件、電子郵件。
分類：
比較常見的有：
（1）按郵件的重要程度，簡單地將郵件分為重要郵件和普通郵件。
郵件封皮上有“機(jī)要”（confidential mail）、“急件”（urgent mail）、“快
遞”（expressed mail）、“保價”（insured mail）、“掛號”（registered mail）等標(biāo)
記或其他帶回執(zhí)郵件（cortified mail），或落款是重要人物、重要單位的，屬重要郵件，其他為普通郵件。
（2）按郵件的性質(zhì)，把郵件分為公務(wù)郵件和私人郵件。
公務(wù)郵件又細(xì)分為三類：重要郵件、普通郵件（即上一種分法中的重要郵件和普通郵件）和報(bào)刊、廣告、小冊子等印刷品。私人郵件既包括寄給組織中具體某一個人的郵件，也包括那些封皮上標(biāo)有“親啟”、“私人”、“保密”等字樣的郵件，對于這類郵件，秘書一般都要將其直接交到收件人手里?！ 。?）按郵件的緊急程度，將郵件分為急件、次急件和普通件。
（4）按郵件的部門名稱分類。
拆封：
郵件分好類后，秘書便應(yīng)抓緊對屬于自己處理的郵件予以拆封。
拆封公務(wù)郵件，要求用剪刀、拆信器或電動郵件啟封機(jī)等工具，不能用手撕，以免不小心而破壞郵件上的一些重要信息，同時也可以保持郵件封皮（如信封）的美觀。
閱函：
如果得到上司授權(quán)，秘書應(yīng)及時對信函進(jìn)行閱讀處理。
登記：
秘書在拆啟郵件及閱函過程中，秘書還應(yīng)對與組織有關(guān)的重要郵件進(jìn)行登己這樣既方便秘書對重要郵件的去向、來函辦理情況等的掌握和跟蹤，也能保證重要信函的安全歸檔。登記表可根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)計(jì)。
呈送：
在對郵件進(jìn)行拆封登記的過程中，還要求秘書在郵件的右上角加蓋或手寫收件日期，這是因?yàn)橛袝r對于一些信函來說，其成文時間與發(fā)出時間可能會有較大的間隔，同時也方便秘書分辨信函是否已經(jīng)做過處理。同時，秘書還應(yīng)按照輕重緩急程度對需呈送的郵件再作細(xì)分，保證重要信函得到優(yōu)先處理。
閱讀順序基本上按職位高低排列。另外，秘書在呈送信函時，也可視情況
將自己已處理的信函及處理結(jié)果匯總附上。
四、郵件的寄發(fā)
1、郵件寄發(fā)程序
發(fā)送郵件的工作程序有：
（1）做好郵件的準(zhǔn)備和核對工作。信函起草完畢后，秘書應(yīng)該按照正確的格式進(jìn)行打印，并保證字句、用詞及標(biāo)點(diǎn)的使用正確，同時核對附件等是否已裝好。盡量保持信件的整潔、清楚，防止疏漏，確保附件的準(zhǔn)確、齊全。
（2）提請上司簽發(fā)郵件。秘書發(fā)出的郵件必須經(jīng)過上司簽字之后才能生效。秘書要做的工作是將需要上司簽發(fā)的信函準(zhǔn)備好后，在恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)送上司簽字。除緊急的信件必須立即請上司簽字之外，一般的信件可以集中在一起，找一個方便的時間統(tǒng)一請上司簽字。
（3）郵件的裝封與折疊。郵件裝封之前，秘書應(yīng)該注意將信紙上的小夾子或其他裝訂用具取下。信紙的折疊應(yīng)該根據(jù)信封和信紙的規(guī)格而定，以A4規(guī)格的復(fù)印紙為例，裝入郵局標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的大小信封的折疊方法；
（4）查對收信人的相關(guān)信息。郵件裝封時，要對所發(fā)郵件進(jìn)行查對，檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致。
（5）將郵件分類。郵件要按各類信件、包裹等分類，快件應(yīng)立即處理，大宗的信件可以捆扎。
（6）做好登記。對重要郵件在發(fā)送前先要在登記冊上登記。
（7）要了解郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)時間，選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式。
2．郵件的簽字
許多郵件在寫好以后需要領(lǐng)導(dǎo)簽名，領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名會引起對方對郵件內(nèi)容的格外重視，甚至有人在收到信后還會確認(rèn)是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名。因此，請領(lǐng)導(dǎo)在信件上簽名是一件不可忽視的事情。
3．查核郵件
在郵件封裝寄發(fā)之前，需要仔細(xì)查核郵件。查核的內(nèi)容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。查核附件要注意全部附件是否齊全、正確。查核信封、信皮要注意檢查：格式是否正確；姓名、地址、郵編是否正確；標(biāo)記是否注明。標(biāo)記有兩種類型：一種是郵件性質(zhì)標(biāo)記，如“私人’，、“保密’’等；另一種是郵寄方式標(biāo)記，如“掛號信”、“特件”等。
4．郵件的封裝
查核完畢的郵件折疊裝入信封后，要仔細(xì)封好開口，并貼上郵票。這一環(huán)節(jié)的工作需要注意：給郵票和封口上膠水時，要同時使用吸濕器，吸濕器能吸干過量的水分，以免玷污信封；不要用舌尖去舔信封和郵票，這樣做既不衛(wèi)生又不保險。
5．郵件的寄發(fā)
如果郵件的數(shù)量和種類都較多，可以先對郵件進(jìn)行匯總并分類，如境內(nèi)平信、國際航空、特快專遞等，因?yàn)橄峦念愋屯馕吨煌募陌l(fā)要求，分類能夠幫助秘書人員很好地按要求處理郵件。
郵件的寄發(fā)可以采取多種方式，如果時間充裕，一般通過所在地郵政服務(wù)機(jī)構(gòu)郵寄。如果時間緊迫，可以采取其他的快速傳遞方式，如：電子郵件、傳真、電傳、電報(bào)等。