1、日志概述
日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計劃，一般分為縱橫兩種方式。
2、日志的方法
手工填寫的工作日志
手工填寫的工作口志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為上司使用，另一本為自己使用。使用的方法是：
①提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填入，并于當(dāng)日一早再次確定和補(bǔ)充。
②提前在自己的日志上清楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。
③填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，先用鉛筆填寫，確認(rèn)后再用墨水筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩。
④填寫的信息要完整，標(biāo)明各項(xiàng)活動的時間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要，信息。
⑤填寫的信息要準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)當(dāng)立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化。
⑥在上司日志變化的同時，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。
⑦在自己的日志上要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動所做的準(zhǔn)備，并逐項(xiàng)予以落實(shí)。
⑧協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。
3．電子工作日志
計算機(jī)程序現(xiàn)已可以提供日歷、日志和計劃的功能，并應(yīng)用于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)中。
4．上司工作日志填寫的信息內(nèi)容
無論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同，上司工作日志內(nèi)容通常包括：
①上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)、內(nèi)容。
②上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。
③上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)以及對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。
④上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。
⑤上司私人的信息，如親屬的生日等，以提醒上司購買生日卡或禮物。
5．秘書工作日志的內(nèi)容
秘書的工作日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外，還需要包括：
①上司的各項(xiàng)活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如，為上司的某個會議準(zhǔn)備發(fā)言稿、制定會議議程、訂機(jī)票，為上司的某個會談草擬合同和訂餐等。
②上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等準(zhǔn)備工作。
③自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動，例如撰寫半年工作總結(jié)，參加值班等。
6．處理工作日志的變化與調(diào)整
有時會因?yàn)轭A(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才牛绻俏曳皆蜃兏才?，會造成一些有形無形的影響，甚至?xí)绊懫髽I(yè)、單位的信譽(yù)和雙方的信賴關(guān)系。因此，秘書應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍之內(nèi)。
一般變更包括：
①原定結(jié)束時間延長超時。
②追加緊急的或新添的項(xiàng)目。
③項(xiàng)目的時間調(diào)整、變更。
④項(xiàng)目終止或取消。
調(diào)整時要注意：
①安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障?，以備活動時間的拖延或新添臨時的、緊急的情況。
②進(jìn)行項(xiàng)目的時間調(diào)整、變更，仍然要遵循輕重緩急的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。
③確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等。
④再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，防止漏記、錯記。
此外，秘書還應(yīng)注意：
①秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱。
②要保持兩本工作日志信息一致和準(zhǔn)確，若上司有了新安排，應(yīng)立即補(bǔ)充，并且每天要進(jìn)行檢查和更新。
③秘書應(yīng)熟悉上司工作的習(xí)慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安排約會的時間，以便安排的約會符合要求。
④秘書應(yīng)熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息時間。
日志是根據(jù)周計劃表寫出的一天時間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計劃，一般分為縱橫兩種方式。
2、日志的方法
手工填寫的工作日志
手工填寫的工作口志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為上司使用，另一本為自己使用。使用的方法是：
①提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填入，并于當(dāng)日一早再次確定和補(bǔ)充。
②提前在自己的日志上清楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。
③填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，先用鉛筆填寫，確認(rèn)后再用墨水筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩。
④填寫的信息要完整，標(biāo)明各項(xiàng)活動的時間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要，信息。
⑤填寫的信息要準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)當(dāng)立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化。
⑥在上司日志變化的同時，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。
⑦在自己的日志上要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動所做的準(zhǔn)備，并逐項(xiàng)予以落實(shí)。
⑧協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。
3．電子工作日志
計算機(jī)程序現(xiàn)已可以提供日歷、日志和計劃的功能，并應(yīng)用于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)中。
4．上司工作日志填寫的信息內(nèi)容
無論手工填寫日志還是電子工作日志，填寫的信息內(nèi)容應(yīng)相同，上司工作日志內(nèi)容通常包括：
①上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)、內(nèi)容。
②上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。
③上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)以及對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。
④上司個人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會在這段時間安排其他事宜。
⑤上司私人的信息，如親屬的生日等，以提醒上司購買生日卡或禮物。
5．秘書工作日志的內(nèi)容
秘書的工作日志內(nèi)容除了包含上司的日志內(nèi)容外，還需要包括：
①上司的各項(xiàng)活動需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如，為上司的某個會議準(zhǔn)備發(fā)言稿、制定會議議程、訂機(jī)票，為上司的某個會談草擬合同和訂餐等。
②上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體等準(zhǔn)備工作。
③自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動，例如撰寫半年工作總結(jié)，參加值班等。
6．處理工作日志的變化與調(diào)整
有時會因?yàn)轭A(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才牛绻俏曳皆蜃兏才?，會造成一些有形無形的影響，甚至?xí)绊懫髽I(yè)、單位的信譽(yù)和雙方的信賴關(guān)系。因此，秘書應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍之內(nèi)。
一般變更包括：
①原定結(jié)束時間延長超時。
②追加緊急的或新添的項(xiàng)目。
③項(xiàng)目的時間調(diào)整、變更。
④項(xiàng)目終止或取消。
調(diào)整時要注意：
①安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障?，以備活動時間的拖延或新添臨時的、緊急的情況。
②進(jìn)行項(xiàng)目的時間調(diào)整、變更，仍然要遵循輕重緩急的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。
③確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等。
④再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，防止漏記、錯記。
此外，秘書還應(yīng)注意：
①秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱。
②要保持兩本工作日志信息一致和準(zhǔn)確，若上司有了新安排，應(yīng)立即補(bǔ)充，并且每天要進(jìn)行檢查和更新。
③秘書應(yīng)熟悉上司工作的習(xí)慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安排約會的時間，以便安排的約會符合要求。
④秘書應(yīng)熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息時間。