秘書部門是綜合辦公部門，文秘人員處于上下、左右、內(nèi)外綜合溝通的中介地位，每天都要接待大量到本單位訪問和辦事的各方人員。文秘人員對來賓接待工作的好壞，直接反映出一個單位的工作作風(fēng)和外在形象，也直接體現(xiàn)了文秘人員本身的素質(zhì)、能力、水平和形象。因此，文秘人員必須十分重視和切實做好接待工作。
一、接待工作的內(nèi)容
1．以相應(yīng)規(guī)格接待國內(nèi)外來訪的賓客;
2．安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜;
3．組織來賓的參觀、考察、拜訪等活動;
4．為來賓其他的合理要求提供服務(wù)等。
二、接待工作的類型
根據(jù)不同的標準，可將接待劃分為不同的類型。按來訪者的國別分類，接待可分為：內(nèi)賓接待和外賓接待；按來訪者事先是否預(yù)約分類，接待可分為：有約接待和無約接待；按來訪者的人數(shù)分類，接待可分為：個別接待和團體接待。不同的接待類型有不同的特點和要求，現(xiàn)擇其重點作簡要介紹。
1．內(nèi)賓接待
內(nèi)賓接待是指接待國內(nèi)的來訪者，包括本系統(tǒng)內(nèi)外的所有個人或集體來訪者。內(nèi)賓接待工作一般由秘書人員或?qū)Ｂ毥哟藛T負責，如果有重要的來訪者，本單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)出面接待。
2．外賓接待
外賓接待是指接待境外來訪者，包括海外僑胞和港澳臺同胞的接待。接待對象可能是政府官員、代表團，也有可能是商人、專家或?qū)W者。外賓接待，事先應(yīng)有計劃并報上級主管部門批準。接待工作一般由領(lǐng)導(dǎo)負責，秘書人員協(xié)助。在接待過程中，秘書人員要注意禮儀，生活安排也要顧及外賓的民族或地區(qū)的風(fēng)俗和飲食習(xí)慣。
3．有約接待
這是指對事先與本單位有約定的來訪者的接待。這種接待應(yīng)該比較正規(guī)，在程序上周密布置，在人力、財力、物力上有充分準備，不應(yīng)該遺忘或出現(xiàn)差錯。
4．無約接待
這是指對事先與本單位無約定的來訪者的接待。在無約接待中，秘書要隨機應(yīng)變，靈活處理，既不失禮貌風(fēng)度，又不能讓無約來訪者耽誤領(lǐng)導(dǎo)和自己的正常工作。
一、接待工作的內(nèi)容
1．以相應(yīng)規(guī)格接待國內(nèi)外來訪的賓客;
2．安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜;
3．組織來賓的參觀、考察、拜訪等活動;
4．為來賓其他的合理要求提供服務(wù)等。
二、接待工作的類型
根據(jù)不同的標準，可將接待劃分為不同的類型。按來訪者的國別分類，接待可分為：內(nèi)賓接待和外賓接待；按來訪者事先是否預(yù)約分類，接待可分為：有約接待和無約接待；按來訪者的人數(shù)分類，接待可分為：個別接待和團體接待。不同的接待類型有不同的特點和要求，現(xiàn)擇其重點作簡要介紹。
1．內(nèi)賓接待
內(nèi)賓接待是指接待國內(nèi)的來訪者，包括本系統(tǒng)內(nèi)外的所有個人或集體來訪者。內(nèi)賓接待工作一般由秘書人員或?qū)Ｂ毥哟藛T負責，如果有重要的來訪者，本單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)出面接待。
2．外賓接待
外賓接待是指接待境外來訪者，包括海外僑胞和港澳臺同胞的接待。接待對象可能是政府官員、代表團，也有可能是商人、專家或?qū)W者。外賓接待，事先應(yīng)有計劃并報上級主管部門批準。接待工作一般由領(lǐng)導(dǎo)負責，秘書人員協(xié)助。在接待過程中，秘書人員要注意禮儀，生活安排也要顧及外賓的民族或地區(qū)的風(fēng)俗和飲食習(xí)慣。
3．有約接待
這是指對事先與本單位有約定的來訪者的接待。這種接待應(yīng)該比較正規(guī)，在程序上周密布置，在人力、財力、物力上有充分準備，不應(yīng)該遺忘或出現(xiàn)差錯。
4．無約接待
這是指對事先與本單位無約定的來訪者的接待。在無約接待中，秘書要隨機應(yīng)變，靈活處理，既不失禮貌風(fēng)度，又不能讓無約來訪者耽誤領(lǐng)導(dǎo)和自己的正常工作。