（二）秘書的信息工作
1、秘書的信息工作
研究信息的學者認為，人們在開發(fā)信息中的活動總和都是信息工作。我們可以認為秘書針對信息所開展的發(fā)布、收集、集中、篩選、分析、綜合、匯報、利用和反饋等等活動的總和，都是秘書的信息工作。隨著人們對信息的重視，信息工作在秘書工作中占據(jù)著十分重要的位置。鄧小平同志曾經(jīng)說過，做管理工作的人沒有信息，就是鼻子不通，耳目不靈。他說的“做管理工作的人”，就是領(lǐng)導人，做決策的人。對秘書而言，我們的信息工作在某種意義上說決定了領(lǐng)導和決策者的正誤和水平。在經(jīng)濟工作中，經(jīng)濟信息、商務(wù)情報甚至是企業(yè)和組織的生命。有人估計，21世紀將是中國在世界崛起的世紀，中國的政治、經(jīng)濟、文化等等一切今后必將在世界這個更大的舞臺上活動?！爸褐耍賾?zhàn)不殆”，秘書的信息工作，也必將以世界為范圍。所以，載體和手段的現(xiàn)代化，就是秘書信息工作的一個新課題。
2、秘書信息工作的特點
秘書信息工作的特點，是由圍繞著秘書工作的信息的特點決定的。
（1）普遍性。信息的“無時不在”、“無處不有”，決定了信息工作的普遍性特點。對于秘書來說，在信息收集工作中，甚至沒有職內(nèi)職外之分，一切對工作有用的新變化信息，都是我們的收集對象；在別人眼中，秘書的言行也都是在發(fā)布或傳遞著某方面有關(guān)的信息。所以對于秘書，信息工作是存在于時時處處的
（2）緊迫性。這是由信息的時限性和非消耗性決定的。信息工作出色的秘書，不僅在于信息獲取量大，更在于準確率高，信息處理周期短。緊迫性就是要求秘書的信息工作又快又準。同樣的信息，別人比我們利用得早，信息對我們就可能失去了價值。甚至同樣的信息，由于人們可以共享，我們就失去了時間上的優(yōu)勢。所以又快又準地向領(lǐng)導和決策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聰目明、決策科學的重要保障，是秘書做好“輔助管理”的重要保障。
（3）開拓性。這是由信息的可開發(fā)性的特點決定的。信息能不能有所開發(fā)，關(guān)鍵是秘書的信息工作是否有開拓性。更進一步說，是秘書是否是勇于開拓和善于開拓的人。早在20世紀80年代中期，中共中央辦公廳在北京召開的部分省區(qū)市和中央部門秘書長、辦公廳主任座談會上，溫家寶同志第提出了“高層次信息”的概念。他在《進一步做好信息工作，充分發(fā)揮辦公廳的參謀助手作用》的講話中指出：“信息的開發(fā)和處理，可分為兩個層次；初級信息是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各地、各部門報送材料的初加工，領(lǐng)導機關(guān)可以用它了解動態(tài)，但不能僅僅據(jù)此決定政策。高層信息是對原始信息的歸納、綜合、分析，并在此基礎(chǔ)上提出的對策意見和處理方案，也包括經(jīng)過調(diào)查研究對其中的問題寫出的有深度的材料。初級信息是信息工作的基礎(chǔ)；高層次信息是初級信息的開發(fā)和深化，有更大的參謀咨詢作用。在實際工作中，兩者相輔相成，不可偏廢?！迸﹂_發(fā)并及時向領(lǐng)導提供高層次信息，是秘書信息工作的重要特點。它包括兩方面含義：一個是秘書對信息內(nèi)容的開發(fā)，即初級信息轉(zhuǎn)化為高層次信息；一個是信息載體的現(xiàn)代化和信息加工手段的現(xiàn)代化，是秘書開拓性信息工作的重要保證。
（三）秘書做信息工作的基本程序
秘書做信息工作，信息內(nèi)容是多種多樣的，信息工作形式也是多種多樣的。打個電話，可以收集到一條信息，也可以發(fā)布一條信息；從網(wǎng)絡(luò)上查找到需要的資料，也是收集到一條信息。我們甚至會發(fā)現(xiàn)，秘書的一切工作，都是圍繞著信息開展的。所以，秘書掌握正確的信息工作處理程序相當重要。
1．信息收集
這是對信息收集、匯總和初步整理的階段。對于秘書來說，這一階段的基本要求就是收集面要廣。但是以有限的秘書工作范圍和工作時間，面對無限的信息世界，“廣”就是一個相對概念。這就要求秘書的分辨力要強。只要判斷準確，廣泛收集的信息中“含金量”就大大提高。為了提高信息的“含金量”，秘書首先就要解決信息收集工作中的“建網(wǎng)”環(huán)節(jié)，即建立秘書的信息渠道。像指定安排信息員、明確信息例會制度和信息交換制度、建立信息網(wǎng)站、實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系等等，都是秘書工作中建立信息渠道的方法。
2．加工分析
這是對信息進行分辨、分析和篩選，確定信息的價值，明確或決定信息的存儲形式，并使其及時參與其他信息綜合利用的階段。對秘書在這一階段的工作要求是分析要準，對信息的價值評判要準，綜合處理要快。
3．載體轉(zhuǎn)換
這是信息利用的準備階段，也是選擇信息存儲形式、手段的過程。信息利用的效率水平，在某種意義上，也取決于信息載體的選擇。比如在人煙稀少之處發(fā)生的地震，有關(guān)地震臺網(wǎng)在儀器儀表上馬上就能知道震中和裂度?？墒?，地震造成的傷亡損失卻要十天半月后才能知道。兩種信息我們都需要，但是因為載體不同，信息的效率就不同，當然我們利用信息或處理信息的情況也因此會有所不同。所以，這一階段對秘書的要求一是選準載體，努力利用先進的運載手段，使信息效率提高；二是注意保密。信息的非消耗性是一面雙刃劍，它既可以使秘書獲得信息，也會使秘書失去機會。準確地把握信息擴散范圍，使信息成為自己組織的成功勝券，保密工作非常重要。
目前信息載體的形式依存儲和傳輸兩方面，分別可以采用語言、文字、數(shù)據(jù)、聲像、縮微技術(shù)、計算機及多媒體技術(shù)、電信、電報、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、衛(wèi)星傳導技術(shù)等等。存儲是為了以后利用；傳輸是為了更廣泛地享有信息，二者只是時間與空間的不同，都是信息的載體轉(zhuǎn)換階段。
4．信息利用
這是信息工作的核心階段、終極目的。如果信息得不到利用或者利用價值較低，那么圍繞信息的一切工作都毫無意義或事倍功半。在秘書工作中，信息的利用重要的是將有價值的信息匯報遞送給有關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)管理部門。領(lǐng)導和有關(guān)部門利用秘書提供的信息，輔助決策，或者參考制定政策，或者了解掌握基層情況。信息的利用還包括采取恰當?shù)膫鬏斝问?，及時發(fā)布、傳播給有關(guān)組織和人員加以利用，采取恰當?shù)拇鎯π问?，將信息保存，形成信息中心、信息庫，供有關(guān)組織和人員瀏覽查閱。無論信息起到什么作用，只要它對領(lǐng)導和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。用處越大，意義越大。所以，這一階段對秘書的要求是注意對信息的綜合利用。某一條單一信息的利用，遠遠不如對多種信息的綜合處理后的利用。這就是中央提出的“高層次信息”。
5．信息反饋
這是對信息的適用程度、信息工作的效益效率以及存在問題的考察階段。完善的信息工作，沒有不關(guān)心反饋環(huán)節(jié)的，它是檢驗信息工作的重要環(huán)節(jié)，也是掌握信息利用程度、效率水平的過程，是更新一輪信息工作的基礎(chǔ)。要做好信息反饋，關(guān)鍵是對信息工作目標的量化。質(zhì)量、效率標準定在工作之先，才能對信息反饋有所分析。
以上五個環(huán)節(jié)，周而復始地運動，是秘書信息工作的基本程序。這個程序可以用如下簡單的示圖表示。
信息工作在秘書工作中的地位和作用
秘書部門是機關(guān)、單位的綜合辦事機構(gòu)，是為各級領(lǐng)導服務(wù)的。領(lǐng)導工作離不開信息，信息貫穿于領(lǐng)導工作的全過程。秘書部門為領(lǐng)導工作服務(wù)的一項重要內(nèi)容，就是提供信息服務(wù)。領(lǐng)導工作的過程一般說是：決策、實施、指揮、控制、協(xié)調(diào)。在這全過程中，秘書工作都必須為領(lǐng)導提供信息服務(wù)。
首先，必須為領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)。決策是領(lǐng)導工作中重要、基本的一個環(huán)節(jié)。信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。的決策工作，在一定意義上說就是對信息的處理工作。進行科學預測、確定決策目標、擬定和確定決策方案，整個過程就是收集信息、利用信息、分析信息、綜合處理信息的過程。秘書部門不是決策者，不參與決策，但必須為領(lǐng)導決策服務(wù)，要為領(lǐng)導決策提供及時、準確、有參考價值的信息。
其次，領(lǐng)導作出決策以后，要付諸實施，這就需要把決策信息及時準確地傳遞下去，也就是要把領(lǐng)導機關(guān)的決定、方針、政策、意圖傳達下去。這是自上而下的信息傳遞，也是需要秘書部門來做的，要求把領(lǐng)導機關(guān)的決策準確地表述出來。
后、在領(lǐng)導進行指揮、控制、協(xié)調(diào)以達到?jīng)Q策目標的過程中，要提供反饋信息。所謂信息反饋，就是把輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程。反饋是控制論中很重要的原理。反饋是系統(tǒng)調(diào)節(jié)控制的基本形式。實施決策，進行指揮、控制、協(xié)調(diào)的過程，也就是反饋調(diào)節(jié)的過程。信息反饋可分為信息輸出、作用結(jié)果返回來、再輸出三個階段。輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，這個結(jié)果也是一種重要信息，叫反饋信息。在領(lǐng)導工作中，反饋信息對于實現(xiàn)正確的指揮、控制、協(xié)調(diào)是十分重要的。同時，反饋信息對于決策也是十分重要的。它是判斷、檢驗決策是否正確的主要尺度，是對決策進行不斷修正、不斷調(diào)整，使之符合客觀實際的主要依據(jù)。
1、秘書的信息工作
研究信息的學者認為，人們在開發(fā)信息中的活動總和都是信息工作。我們可以認為秘書針對信息所開展的發(fā)布、收集、集中、篩選、分析、綜合、匯報、利用和反饋等等活動的總和，都是秘書的信息工作。隨著人們對信息的重視，信息工作在秘書工作中占據(jù)著十分重要的位置。鄧小平同志曾經(jīng)說過，做管理工作的人沒有信息，就是鼻子不通，耳目不靈。他說的“做管理工作的人”，就是領(lǐng)導人，做決策的人。對秘書而言，我們的信息工作在某種意義上說決定了領(lǐng)導和決策者的正誤和水平。在經(jīng)濟工作中，經(jīng)濟信息、商務(wù)情報甚至是企業(yè)和組織的生命。有人估計，21世紀將是中國在世界崛起的世紀，中國的政治、經(jīng)濟、文化等等一切今后必將在世界這個更大的舞臺上活動?！爸褐耍賾?zhàn)不殆”，秘書的信息工作，也必將以世界為范圍。所以，載體和手段的現(xiàn)代化，就是秘書信息工作的一個新課題。
2、秘書信息工作的特點
秘書信息工作的特點，是由圍繞著秘書工作的信息的特點決定的。
（1）普遍性。信息的“無時不在”、“無處不有”，決定了信息工作的普遍性特點。對于秘書來說，在信息收集工作中，甚至沒有職內(nèi)職外之分，一切對工作有用的新變化信息，都是我們的收集對象；在別人眼中，秘書的言行也都是在發(fā)布或傳遞著某方面有關(guān)的信息。所以對于秘書，信息工作是存在于時時處處的
（2）緊迫性。這是由信息的時限性和非消耗性決定的。信息工作出色的秘書，不僅在于信息獲取量大，更在于準確率高，信息處理周期短。緊迫性就是要求秘書的信息工作又快又準。同樣的信息，別人比我們利用得早，信息對我們就可能失去了價值。甚至同樣的信息，由于人們可以共享，我們就失去了時間上的優(yōu)勢。所以又快又準地向領(lǐng)導和決策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聰目明、決策科學的重要保障，是秘書做好“輔助管理”的重要保障。
（3）開拓性。這是由信息的可開發(fā)性的特點決定的。信息能不能有所開發(fā)，關(guān)鍵是秘書的信息工作是否有開拓性。更進一步說，是秘書是否是勇于開拓和善于開拓的人。早在20世紀80年代中期，中共中央辦公廳在北京召開的部分省區(qū)市和中央部門秘書長、辦公廳主任座談會上，溫家寶同志第提出了“高層次信息”的概念。他在《進一步做好信息工作，充分發(fā)揮辦公廳的參謀助手作用》的講話中指出：“信息的開發(fā)和處理，可分為兩個層次；初級信息是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各地、各部門報送材料的初加工，領(lǐng)導機關(guān)可以用它了解動態(tài)，但不能僅僅據(jù)此決定政策。高層信息是對原始信息的歸納、綜合、分析，并在此基礎(chǔ)上提出的對策意見和處理方案，也包括經(jīng)過調(diào)查研究對其中的問題寫出的有深度的材料。初級信息是信息工作的基礎(chǔ)；高層次信息是初級信息的開發(fā)和深化，有更大的參謀咨詢作用。在實際工作中，兩者相輔相成，不可偏廢?！迸﹂_發(fā)并及時向領(lǐng)導提供高層次信息，是秘書信息工作的重要特點。它包括兩方面含義：一個是秘書對信息內(nèi)容的開發(fā)，即初級信息轉(zhuǎn)化為高層次信息；一個是信息載體的現(xiàn)代化和信息加工手段的現(xiàn)代化，是秘書開拓性信息工作的重要保證。
（三）秘書做信息工作的基本程序
秘書做信息工作，信息內(nèi)容是多種多樣的，信息工作形式也是多種多樣的。打個電話，可以收集到一條信息，也可以發(fā)布一條信息；從網(wǎng)絡(luò)上查找到需要的資料，也是收集到一條信息。我們甚至會發(fā)現(xiàn)，秘書的一切工作，都是圍繞著信息開展的。所以，秘書掌握正確的信息工作處理程序相當重要。
1．信息收集
這是對信息收集、匯總和初步整理的階段。對于秘書來說，這一階段的基本要求就是收集面要廣。但是以有限的秘書工作范圍和工作時間，面對無限的信息世界，“廣”就是一個相對概念。這就要求秘書的分辨力要強。只要判斷準確，廣泛收集的信息中“含金量”就大大提高。為了提高信息的“含金量”，秘書首先就要解決信息收集工作中的“建網(wǎng)”環(huán)節(jié)，即建立秘書的信息渠道。像指定安排信息員、明確信息例會制度和信息交換制度、建立信息網(wǎng)站、實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系等等，都是秘書工作中建立信息渠道的方法。
2．加工分析
這是對信息進行分辨、分析和篩選，確定信息的價值，明確或決定信息的存儲形式，并使其及時參與其他信息綜合利用的階段。對秘書在這一階段的工作要求是分析要準，對信息的價值評判要準，綜合處理要快。
3．載體轉(zhuǎn)換
這是信息利用的準備階段，也是選擇信息存儲形式、手段的過程。信息利用的效率水平，在某種意義上，也取決于信息載體的選擇。比如在人煙稀少之處發(fā)生的地震，有關(guān)地震臺網(wǎng)在儀器儀表上馬上就能知道震中和裂度?？墒?，地震造成的傷亡損失卻要十天半月后才能知道。兩種信息我們都需要，但是因為載體不同，信息的效率就不同，當然我們利用信息或處理信息的情況也因此會有所不同。所以，這一階段對秘書的要求一是選準載體，努力利用先進的運載手段，使信息效率提高；二是注意保密。信息的非消耗性是一面雙刃劍，它既可以使秘書獲得信息，也會使秘書失去機會。準確地把握信息擴散范圍，使信息成為自己組織的成功勝券，保密工作非常重要。
目前信息載體的形式依存儲和傳輸兩方面，分別可以采用語言、文字、數(shù)據(jù)、聲像、縮微技術(shù)、計算機及多媒體技術(shù)、電信、電報、傳真、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、衛(wèi)星傳導技術(shù)等等。存儲是為了以后利用；傳輸是為了更廣泛地享有信息，二者只是時間與空間的不同，都是信息的載體轉(zhuǎn)換階段。
4．信息利用
這是信息工作的核心階段、終極目的。如果信息得不到利用或者利用價值較低，那么圍繞信息的一切工作都毫無意義或事倍功半。在秘書工作中，信息的利用重要的是將有價值的信息匯報遞送給有關(guān)領(lǐng)導和有關(guān)管理部門。領(lǐng)導和有關(guān)部門利用秘書提供的信息，輔助決策，或者參考制定政策，或者了解掌握基層情況。信息的利用還包括采取恰當?shù)膫鬏斝问?，及時發(fā)布、傳播給有關(guān)組織和人員加以利用，采取恰當?shù)拇鎯π问?，將信息保存，形成信息中心、信息庫，供有關(guān)組織和人員瀏覽查閱。無論信息起到什么作用，只要它對領(lǐng)導和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。用處越大，意義越大。所以，這一階段對秘書的要求是注意對信息的綜合利用。某一條單一信息的利用，遠遠不如對多種信息的綜合處理后的利用。這就是中央提出的“高層次信息”。
5．信息反饋
這是對信息的適用程度、信息工作的效益效率以及存在問題的考察階段。完善的信息工作，沒有不關(guān)心反饋環(huán)節(jié)的，它是檢驗信息工作的重要環(huán)節(jié)，也是掌握信息利用程度、效率水平的過程，是更新一輪信息工作的基礎(chǔ)。要做好信息反饋，關(guān)鍵是對信息工作目標的量化。質(zhì)量、效率標準定在工作之先，才能對信息反饋有所分析。
以上五個環(huán)節(jié)，周而復始地運動，是秘書信息工作的基本程序。這個程序可以用如下簡單的示圖表示。
信息工作在秘書工作中的地位和作用
秘書部門是機關(guān)、單位的綜合辦事機構(gòu)，是為各級領(lǐng)導服務(wù)的。領(lǐng)導工作離不開信息，信息貫穿于領(lǐng)導工作的全過程。秘書部門為領(lǐng)導工作服務(wù)的一項重要內(nèi)容，就是提供信息服務(wù)。領(lǐng)導工作的過程一般說是：決策、實施、指揮、控制、協(xié)調(diào)。在這全過程中，秘書工作都必須為領(lǐng)導提供信息服務(wù)。
首先，必須為領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)。決策是領(lǐng)導工作中重要、基本的一個環(huán)節(jié)。信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。的決策工作，在一定意義上說就是對信息的處理工作。進行科學預測、確定決策目標、擬定和確定決策方案，整個過程就是收集信息、利用信息、分析信息、綜合處理信息的過程。秘書部門不是決策者，不參與決策，但必須為領(lǐng)導決策服務(wù)，要為領(lǐng)導決策提供及時、準確、有參考價值的信息。
其次，領(lǐng)導作出決策以后，要付諸實施，這就需要把決策信息及時準確地傳遞下去，也就是要把領(lǐng)導機關(guān)的決定、方針、政策、意圖傳達下去。這是自上而下的信息傳遞，也是需要秘書部門來做的，要求把領(lǐng)導機關(guān)的決策準確地表述出來。
后、在領(lǐng)導進行指揮、控制、協(xié)調(diào)以達到?jīng)Q策目標的過程中，要提供反饋信息。所謂信息反饋，就是把輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，并對信息的再輸出發(fā)生影響的過程。反饋是控制論中很重要的原理。反饋是系統(tǒng)調(diào)節(jié)控制的基本形式。實施決策，進行指揮、控制、協(xié)調(diào)的過程，也就是反饋調(diào)節(jié)的過程。信息反饋可分為信息輸出、作用結(jié)果返回來、再輸出三個階段。輸出的信息與作用對象相比較的結(jié)果再輸送回來，這個結(jié)果也是一種重要信息，叫反饋信息。在領(lǐng)導工作中，反饋信息對于實現(xiàn)正確的指揮、控制、協(xié)調(diào)是十分重要的。同時，反饋信息對于決策也是十分重要的。它是判斷、檢驗決策是否正確的主要尺度，是對決策進行不斷修正、不斷調(diào)整，使之符合客觀實際的主要依據(jù)。