秘書工作案例分析:廣告公司的電話

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廣告公司的電話
    一、背景
    快到年底了,公司特別忙。馬上就要開懂事會(huì),由于銷售大幅度滑坡,老總的心情非常煩躁。這天上午十點(diǎn)左右,廣告公司的趙總來電話,想就明年的廣告代理問題與老總交換一下看法。正忙得暈頭轉(zhuǎn)向的老總一聽說談明年的廣告問題,就對(duì)秘書于雪說:“不就是明年的廣告的事嗎?現(xiàn)在沒時(shí)間!” 面對(duì)這種情況,于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇:
    a、趙總,我們老總今天安排實(shí)在太滿,很難抽出時(shí)間,回頭我們給你打過去,可以嗎?
    b、趙總,您的事我們老總知道了,下次再約時(shí)間吧。
    c、趙總,我們老總正急著趕份材料,不能接電話。
    d、趙總,關(guān)于明年的廣告問題,跟我們公司市場(chǎng)部劉經(jīng)理談?wù)?可以嗎?
    e、趙總,我們老總今日身體有些舒服,您先跟我說說,我再轉(zhuǎn)告他可以嗎?
    二、問題
    對(duì)于于雪以上幾種選擇,你認(rèn)為哪種選擇比較合適,請(qǐng)說明理由,并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
    本題的選擇是A。
    選B之所以不合適,是因?yàn)闀?huì)給客戶留下一個(gè)很傲慢的印象。的確,廣告市場(chǎng)一般都是買方市場(chǎng),廣告公司求廣告主的時(shí)候多;但作為買賣雙方在人格上都是平等的,更何況對(duì)方是本公司長(zhǎng)期的廣告代理商,所以,不能給對(duì)方表現(xiàn)出一種無形的優(yōu)越感,從而破壞雙方的合作關(guān)系??梢袁F(xiàn)在不跟對(duì)方談,但要給對(duì)方一個(gè)理由,讓其給予理解。
    選C與選B一樣,只是有過之而無不及。趕材料就那么重要嗎?接個(gè)電話耽誤幾分鐘都不行?!
    選D多少有些自作聰明。老總之所以不想談,與其說是沒時(shí)間,更不如說是現(xiàn)在沒心情來談。不管是沒時(shí)間還是沒心情,并不是說他就一定不想談。銷售業(yè)績(jī)滑坡,可能就有廣告投放方面的問題,他不僅有可能要自己來談,而且要把這個(gè)問題談得更深更透。總而言之,老總只是說“沒有時(shí)間”,并沒有說不談;在這種情況下于雪安排別人來談,就是一種自作主張、違反工作紀(jì)律的行為。
    選E與選D犯的是同一個(gè)錯(cuò)誤。在生意場(chǎng)上也講究一個(gè)“對(duì)等原則”。人家是堂堂正正的總經(jīng)理,如果沒有主動(dòng)提出要求讓你轉(zhuǎn)達(dá),作為秘書,就應(yīng)該知道自己的份量。
    選A是最為合適的。一個(gè)優(yōu)秀的秘書在于與上司之間形成一種默契,能理解上司的每一個(gè)意圖。到年終了,事情繁雜,再加上公司業(yè)績(jī)欠佳,上司的心情煩躁,說些言不由衷的話是很正常的,因此,在這個(gè)時(shí)候,作為秘書應(yīng)該更好地去理解和把握上司的意圖,成為上司名副其實(shí)的助手。選項(xiàng)A之所以是合適的,在于它給上司留下了一條很體面的退路:待這段時(shí)間忙過之后,或者說是情緒穩(wěn)定之后,上司可能會(huì)自己或者是委托其他人來談廣告問題。而“今天安排實(shí)在太滿”這樣一個(gè)理由,在年底這種時(shí)候,不管是真是假,對(duì)方都能接受,也不會(huì)有被冷落或被怠慢的感覺。