一、秘書新人的工作特點
秘書工作在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用是不言而喻的，但對于一些秘書新人來說，她們的工作往往又“簡單”、繁重和待遇不高；對于另外一些秘書來說，她們的工作很“清閑”，整天無所事是，因此，在從事秘書工作之前，必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備。
1、工作“簡單”
由于在各種秘書教科書和崗位說明書中，對于秘書這種職業(yè)到底是做什么的，幾乎從來都沒有具體說明過，因此，秘書工作長期以來給人的印象就是“打雜”，如前臺值班、轉(zhuǎn)接電話、給客人泡茶、清潔和整理辦公室等。這些工作在那些躊躇滿志的秘書新人的眼里可能都顯得非常“簡單”，沒有什么含金量，所以，一秘書要不了多久就會失去工作激情，工作得過且過，應(yīng)付了事。
2、工作繁重
秘書工作繁重主要表現(xiàn)在工作時間長，上班要比上司早到，下班要比上司晚走，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人加班是常事，所以，加班對于秘書來說也就成了家常便飯；由于秘書新人資歷淺，部門內(nèi)部一些粗活重活或沒人愿意干的活也多是秘書新人來承擔(dān)。因此，許多秘書感到工作繁重。
3、待遇較“低”
秘書的工作主要是“打雜”，難以量化，所以盡管秘書工作屬于企業(yè)的高層管理，但許多秘書的身份只是一般的辦事員，并沒有什么特別的待遇，在獎金等方面，至少不如一般的業(yè)務(wù)人員多。
4、工作“清閑”
由于剛剛參加工作，缺乏工作經(jīng)驗、不熟悉公司業(yè)務(wù)流程、不了解上司的工作內(nèi)容及工作習(xí)慣等，一些上司圖省事只讓秘書接接電話或給客人泡泡茶，因此，讓一些秘書感到自己工作很“清閑”；她們空嘆青春年華的流逝，上班只好靠上網(wǎng)聊天等方式來打發(fā)時間。
二、自我提升
由于秘書新人的工作存在上述特點，所以，剛進(jìn)入秘書行業(yè)或即將進(jìn)入秘書行業(yè)工作的人必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備，注意在工作中發(fā)揮主觀能動性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢，在“打雜”過程中給自己創(chuàng)造機會，從而使自己盡快成長。
1、充分發(fā)揮主觀能動性
這天下午上班不久，市工商銀行的李行長打電話來找張總。張總正在市政府匯報工作，作為張總的秘書，于雪知道李行長是張總研究生班的同學(xué)，他與張總的私交不錯。見于雪一時聯(lián)系不上張總，李行長就對于雪說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早一起去看看老師。
“你們老板回來后，請你馬上告訴他，讓他給我回個話?！币驗殛P(guān)系很熟，所以李行長說話也比較隨便：“另外，看老師的時候，多少得送點錢，表示一下心意。我倆送一樣多，所以，你問一問你們老板，看他打算送多少，到時候告訴我。”
張總到下午7點多才回到辦公室，于雪馬上把李行長的意思向張總作了匯報。
“你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來的噩耗讓張總不知所措，還是張總對這種世態(tài)人情沒有什么了解，他這樣反問于雪。
“？”于雪只好搖頭，她看到了張總眼里對自己的不滿。
問題出在哪里？
的確，吊唁師母是張總的私事，送多少錢和帶什么東西去看老師，作為秘書，于雪都可以不聞不問；但是，這種“私事”如果處理得不好，它必然會影響張總的工作，因此，作為助手，于雪必須將這種事情當(dāng)作自己份內(nèi)的工作來處理。既然是份內(nèi)的工作，那么，于雪就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，利用張總回來之前這一段時間做些相應(yīng)的準(zhǔn)確工作。比如，雖然吊唁的時候送多少錢沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但在社會上它有相應(yīng)的潛規(guī)則，送多了人家可能認(rèn)為你是擺譜，顯示自己財大氣粗，顯得俗氣；如果送少了，人家又可能認(rèn)為你寡情少義。因此，如果于雪還不知道這種送禮的行情，那就應(yīng)該向部門或公司其他的人請教；如果公司的人不了解，可以問自己的親戚朋友……于雪沒有及時去了解這方面的情況，讓上司失望，說明她作為秘書對自己的職責(zé)范圍缺乏真正的了解；由于不了解自己的職責(zé)，所以在工作中缺乏主動積極的精神。
秘書并不是算盤珠子，上司撥一下你才動一下；很多時候需要秘書充分發(fā)揮主觀能動性，自己去找事做。一個秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，實際上反映出他是否有強烈的上進(jìn)心。作為秘書，必須有強烈的上進(jìn)心，因為企業(yè)的生存環(huán)境越來越復(fù)雜，老板的壓力越來越大，因而對秘書的期望值越來越高。如果沒有上進(jìn)心，注意自我積累和提升，那秘書的能力就會離上司的要求越來越遠(yuǎn)。當(dāng)然，秘書在發(fā)揮?己主觀能動性的同時，必須注意自己是否越位。
2、提高工作的含金量
于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司這幾年從無到有，年營業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷會議，公司財務(wù)總監(jiān)劉總給于雪來電話了：“于雪，你好！我是財務(wù)部的劉志。”
“劉總，您好！”
“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來拜訪他，一起吃頓飯。”
“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭給你電話。你看可以嗎？”
“謝謝！”對方放下電話。
總裁散會后，于雪馬上把財務(wù)部劉總的意思告訴總裁?？偛孟肓艘粫蠓磫栍谘骸澳憧次矣斜匾娺@個馬總嗎？”
“？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。
問題出在哪里？
作為秘書，傳遞信息是她的一項主要工作；在傳遞這種信息過程中，她必須做到準(zhǔn)確與及時。從這個意義上來說，于雪完全履行了自己的職責(zé)，工作中不存在任何暇疵。但是，秘書又不是一個簡單的傳聲筒，當(dāng)她在傳遞這種信息過程中，應(yīng)盡可能地給它增加“附加值”。
由于天地證券公司是財務(wù)總監(jiān)介紹過來的，所以于雪應(yīng)該知道總裁對這個證券公司不熟悉，因此，于雪在將“馬總要求見面”的信息傳遞給總裁之前，她就應(yīng)該想到總裁在做“見不見馬總”這個決策的時候缺乏足夠的信息，所以，于雪在將這個信息傳遞給上司之前，她就應(yīng)盡可能地收集有關(guān)天地證券公司的信息；將有關(guān)天地公司的信息連同“馬總要求見面”這個信息一起傳遞給上司，以方便他決策。所以，于雪的問題就出在沒有給老板提供“天地公司”的相關(guān)信息，也就是說，于雪在這里只是一個簡單的傳聲筒，在傳遞這個信息過程中給它增加任何“附加值”。如果于雪在與劉總通話時，問清對方的意圖和公司背景，并到網(wǎng)上去查“天地證券公司”的網(wǎng)站，了解有關(guān)情況；做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，那么，一旦總裁問起來，她就能提供天地公司的相關(guān)背景資料和馬總來訪的意圖，這樣，總裁就能作出自己的決策。
其實，對于秘書來說，不只是接打電話能增加工作“附加值”，幾乎所有的秘書工都可以增加“附加值”，比如給客人泡茶的時候，給客人一個微笑，讓客人感到更溫馨；在給上司起草文件的時候，多加幾幅圖表，讓簡單枯燥的數(shù)字更直觀，更生動……雖然秘書的主要工作是做“雜務(wù)”，但你不能只是機械地做，你要有精益求精的態(tài)度，盡量給自己的每一份工作增加“附加值”；如果你給自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量會大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司對你自然就會刮目相看。相反，如果你認(rèn)為秘書工作只是“打雜”，那么，你的工作永遠(yuǎn)只能是“打雜”。
秘書工作在現(xiàn)代企業(yè)管理中的作用是不言而喻的，但對于一些秘書新人來說，她們的工作往往又“簡單”、繁重和待遇不高；對于另外一些秘書來說，她們的工作很“清閑”，整天無所事是，因此，在從事秘書工作之前，必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備。
1、工作“簡單”
由于在各種秘書教科書和崗位說明書中，對于秘書這種職業(yè)到底是做什么的，幾乎從來都沒有具體說明過，因此，秘書工作長期以來給人的印象就是“打雜”，如前臺值班、轉(zhuǎn)接電話、給客人泡茶、清潔和整理辦公室等。這些工作在那些躊躇滿志的秘書新人的眼里可能都顯得非常“簡單”，沒有什么含金量，所以，一秘書要不了多久就會失去工作激情，工作得過且過，應(yīng)付了事。
2、工作繁重
秘書工作繁重主要表現(xiàn)在工作時間長，上班要比上司早到，下班要比上司晚走，而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人加班是常事，所以，加班對于秘書來說也就成了家常便飯；由于秘書新人資歷淺，部門內(nèi)部一些粗活重活或沒人愿意干的活也多是秘書新人來承擔(dān)。因此，許多秘書感到工作繁重。
3、待遇較“低”
秘書的工作主要是“打雜”，難以量化，所以盡管秘書工作屬于企業(yè)的高層管理，但許多秘書的身份只是一般的辦事員，并沒有什么特別的待遇，在獎金等方面，至少不如一般的業(yè)務(wù)人員多。
4、工作“清閑”
由于剛剛參加工作，缺乏工作經(jīng)驗、不熟悉公司業(yè)務(wù)流程、不了解上司的工作內(nèi)容及工作習(xí)慣等，一些上司圖省事只讓秘書接接電話或給客人泡泡茶，因此，讓一些秘書感到自己工作很“清閑”；她們空嘆青春年華的流逝，上班只好靠上網(wǎng)聊天等方式來打發(fā)時間。
二、自我提升
由于秘書新人的工作存在上述特點，所以，剛進(jìn)入秘書行業(yè)或即將進(jìn)入秘書行業(yè)工作的人必須做好相應(yīng)的思想準(zhǔn)備，注意在工作中發(fā)揮主觀能動性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢，在“打雜”過程中給自己創(chuàng)造機會，從而使自己盡快成長。
1、充分發(fā)揮主觀能動性
這天下午上班不久，市工商銀行的李行長打電話來找張總。張總正在市政府匯報工作，作為張總的秘書，于雪知道李行長是張總研究生班的同學(xué)，他與張總的私交不錯。見于雪一時聯(lián)系不上張總，李行長就對于雪說，他們導(dǎo)師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早一起去看看老師。
“你們老板回來后，請你馬上告訴他，讓他給我回個話?！币驗殛P(guān)系很熟，所以李行長說話也比較隨便：“另外，看老師的時候，多少得送點錢，表示一下心意。我倆送一樣多，所以，你問一問你們老板，看他打算送多少，到時候告訴我。”
張總到下午7點多才回到辦公室，于雪馬上把李行長的意思向張總作了匯報。
“你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來的噩耗讓張總不知所措，還是張總對這種世態(tài)人情沒有什么了解，他這樣反問于雪。
“？”于雪只好搖頭，她看到了張總眼里對自己的不滿。
問題出在哪里？
的確，吊唁師母是張總的私事，送多少錢和帶什么東西去看老師，作為秘書，于雪都可以不聞不問；但是，這種“私事”如果處理得不好，它必然會影響張總的工作，因此，作為助手，于雪必須將這種事情當(dāng)作自己份內(nèi)的工作來處理。既然是份內(nèi)的工作，那么，于雪就應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，利用張總回來之前這一段時間做些相應(yīng)的準(zhǔn)確工作。比如，雖然吊唁的時候送多少錢沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但在社會上它有相應(yīng)的潛規(guī)則，送多了人家可能認(rèn)為你是擺譜，顯示自己財大氣粗，顯得俗氣；如果送少了，人家又可能認(rèn)為你寡情少義。因此，如果于雪還不知道這種送禮的行情，那就應(yīng)該向部門或公司其他的人請教；如果公司的人不了解，可以問自己的親戚朋友……于雪沒有及時去了解這方面的情況，讓上司失望，說明她作為秘書對自己的職責(zé)范圍缺乏真正的了解；由于不了解自己的職責(zé)，所以在工作中缺乏主動積極的精神。
秘書并不是算盤珠子，上司撥一下你才動一下；很多時候需要秘書充分發(fā)揮主觀能動性，自己去找事做。一個秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，實際上反映出他是否有強烈的上進(jìn)心。作為秘書，必須有強烈的上進(jìn)心，因為企業(yè)的生存環(huán)境越來越復(fù)雜，老板的壓力越來越大，因而對秘書的期望值越來越高。如果沒有上進(jìn)心，注意自我積累和提升，那秘書的能力就會離上司的要求越來越遠(yuǎn)。當(dāng)然，秘書在發(fā)揮?己主觀能動性的同時，必須注意自己是否越位。
2、提高工作的含金量
于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司這幾年從無到有，年營業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午總裁正在召集各分公司負(fù)責(zé)人開營銷會議，公司財務(wù)總監(jiān)劉總給于雪來電話了：“于雪，你好！我是財務(wù)部的劉志。”
“劉總，您好！”
“大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來拜訪他，一起吃頓飯。”
“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭給你電話。你看可以嗎？”
“謝謝！”對方放下電話。
總裁散會后，于雪馬上把財務(wù)部劉總的意思告訴總裁?？偛孟肓艘粫蠓磫栍谘骸澳憧次矣斜匾娺@個馬總嗎？”
“？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。
問題出在哪里？
作為秘書，傳遞信息是她的一項主要工作；在傳遞這種信息過程中，她必須做到準(zhǔn)確與及時。從這個意義上來說，于雪完全履行了自己的職責(zé)，工作中不存在任何暇疵。但是，秘書又不是一個簡單的傳聲筒，當(dāng)她在傳遞這種信息過程中，應(yīng)盡可能地給它增加“附加值”。
由于天地證券公司是財務(wù)總監(jiān)介紹過來的，所以于雪應(yīng)該知道總裁對這個證券公司不熟悉，因此，于雪在將“馬總要求見面”的信息傳遞給總裁之前，她就應(yīng)該想到總裁在做“見不見馬總”這個決策的時候缺乏足夠的信息，所以，于雪在將這個信息傳遞給上司之前，她就應(yīng)盡可能地收集有關(guān)天地證券公司的信息；將有關(guān)天地公司的信息連同“馬總要求見面”這個信息一起傳遞給上司，以方便他決策。所以，于雪的問題就出在沒有給老板提供“天地公司”的相關(guān)信息，也就是說，于雪在這里只是一個簡單的傳聲筒，在傳遞這個信息過程中給它增加任何“附加值”。如果于雪在與劉總通話時，問清對方的意圖和公司背景，并到網(wǎng)上去查“天地證券公司”的網(wǎng)站，了解有關(guān)情況；做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，那么，一旦總裁問起來，她就能提供天地公司的相關(guān)背景資料和馬總來訪的意圖，這樣，總裁就能作出自己的決策。
其實，對于秘書來說，不只是接打電話能增加工作“附加值”，幾乎所有的秘書工都可以增加“附加值”，比如給客人泡茶的時候，給客人一個微笑，讓客人感到更溫馨；在給上司起草文件的時候，多加幾幅圖表，讓簡單枯燥的數(shù)字更直觀，更生動……雖然秘書的主要工作是做“雜務(wù)”，但你不能只是機械地做，你要有精益求精的態(tài)度，盡量給自己的每一份工作增加“附加值”；如果你給自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量會大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司對你自然就會刮目相看。相反，如果你認(rèn)為秘書工作只是“打雜”，那么，你的工作永遠(yuǎn)只能是“打雜”。