一、日常工作的范圍
所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對(duì)于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：
1、辦公室的整理：上司辦公室和會(huì)客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。
2、接待客人和接打電話：為來(lái)客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達(dá)電話內(nèi)容等。
3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。
4、日程管理：日常日程表的管理；會(huì)面的預(yù)約和登記等。
5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對(duì)信息進(jìn)行整理、匯編和上報(bào)。
6、出差準(zhǔn)備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差回來(lái)后的費(fèi)用報(bào)銷、出差總結(jié)等。
7、準(zhǔn)備會(huì)議：會(huì)場(chǎng)的安排；登記工作；制作會(huì)議文件資料并發(fā)放給會(huì)議代表；作會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要等。
8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、檔案管理。
10、輔導(dǎo)新秘書的工作。
秘書在處理上述日常工作的同時(shí)，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說(shuō)是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。
二、職責(zé)范圍
1、整理辦公室
秘書的主要職責(zé)是為上司整理辦公室。應(yīng)該說(shuō)整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個(gè)白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責(zé)，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡(jiǎn)單勞動(dòng)。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個(gè)舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?？梢哉f(shuō)，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。
2、收集信息
秘書的第二大職責(zé)就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營(yíng)銷的副總，他負(fù)責(zé)公司的市場(chǎng)、銷售、采購(gòu)等幾個(gè)部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時(shí)的信息，你就要經(jīng)常與上司負(fù)責(zé)的這幾個(gè)部門聯(lián)系，并通過(guò)各種途徑收集各種信息。這項(xiàng)工作的難度是判斷這些信息的真實(shí)性和可靠性。如果是這幾個(gè)部門匯報(bào)上來(lái)的材料，那這些信息是否準(zhǔn)確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來(lái)就不那么容易了。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，給上司提供信息一定要及時(shí)，但必須慎重。
三、發(fā)揮主觀能動(dòng)性
由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對(duì)秘書的每一項(xiàng)工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個(gè)人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無(wú)須上司交代而出動(dòng)去做。能恰到好處地分擔(dān)上司的“雜務(wù)”，是個(gè)秘書能力的標(biāo)志。
要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一定要先熟悉上司的工作習(xí)慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認(rèn)為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習(xí)慣把各種雜務(wù)攬?jiān)谧约旱纳砩希棺约嚎嗖豢把?。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作?xí)慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。
于雪是某公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財(cái)務(wù)部門的幾個(gè)經(jīng)理就會(huì)頻繁地找來(lái)，通霄達(dá)旦地研究問(wèn)題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財(cái)務(wù)總豎當(dāng)秘書時(shí)，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動(dòng)做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會(huì)公開財(cái)務(wù)決算報(bào)告。由于對(duì)外發(fā)布公司業(yè)績(jī)報(bào)告會(huì)影響公司股票價(jià)格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個(gè)經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點(diǎn)，今年于雪不需要上司交代，過(guò)完元旦她就將做決算報(bào)告所需要的相關(guān)資料都準(zhǔn)備好了。
四、注意“越位”
秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造佳的決策環(huán)境，所以，秘書應(yīng)該有主動(dòng)積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負(fù)擔(dān)。但是，這種主動(dòng)性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過(guò)了頭，有時(shí)甚至讓上司很被動(dòng)。經(jīng)驗(yàn)不足的秘書在工作中常犯這么一種錯(cuò)誤：因?yàn)樯纤疽幌蛞筮@么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認(rèn)就自行其是。雖然上司過(guò)去都是那樣要求的，但未必這次他也會(huì)要求你那么去做。對(duì)于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請(qǐng)上司確認(rèn)。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時(shí)，必須向上司請(qǐng)示，不能先斬后奏。
作為秘書，絕對(duì)不能干預(yù)上司的決策，超越自己的職責(zé)范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責(zé)范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：
1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來(lái)的報(bào)告上簽字蓋章。
2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。
3、隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人。
4、詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容。
5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán)，那怕是非常熟悉的客人來(lái)訪，秘書的職責(zé)也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。
6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時(shí)間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。
五、執(zhí)行指令與服從指令
1、執(zhí)行指令
正確而且按時(shí)處理好上司交辦的工作，這是對(duì)一個(gè)秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時(shí)候，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
a、對(duì)于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應(yīng)該自覺主動(dòng)地去處理。
b、在同時(shí)處理幾項(xiàng)工作的時(shí)候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。
c、在處理上司交辦的工作時(shí)，不能自作主張影響工作結(jié)果。
d、完成上司交辦的工作之后，要找適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向上司匯報(bào)。
所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對(duì)于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：
1、辦公室的整理：上司辦公室和會(huì)客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。
2、接待客人和接打電話：為來(lái)客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達(dá)電話內(nèi)容等。
3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。
4、日程管理：日常日程表的管理；會(huì)面的預(yù)約和登記等。
5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對(duì)信息進(jìn)行整理、匯編和上報(bào)。
6、出差準(zhǔn)備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差回來(lái)后的費(fèi)用報(bào)銷、出差總結(jié)等。
7、準(zhǔn)備會(huì)議：會(huì)場(chǎng)的安排；登記工作；制作會(huì)議文件資料并發(fā)放給會(huì)議代表；作會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要等。
8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。
9、檔案管理。
10、輔導(dǎo)新秘書的工作。
秘書在處理上述日常工作的同時(shí)，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說(shuō)是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。
二、職責(zé)范圍
1、整理辦公室
秘書的主要職責(zé)是為上司整理辦公室。應(yīng)該說(shuō)整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個(gè)白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責(zé)，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡(jiǎn)單勞動(dòng)。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個(gè)舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境?？梢哉f(shuō)，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。
2、收集信息
秘書的第二大職責(zé)就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營(yíng)銷的副總，他負(fù)責(zé)公司的市場(chǎng)、銷售、采購(gòu)等幾個(gè)部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時(shí)的信息，你就要經(jīng)常與上司負(fù)責(zé)的這幾個(gè)部門聯(lián)系，并通過(guò)各種途徑收集各種信息。這項(xiàng)工作的難度是判斷這些信息的真實(shí)性和可靠性。如果是這幾個(gè)部門匯報(bào)上來(lái)的材料，那這些信息是否準(zhǔn)確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來(lái)就不那么容易了。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，給上司提供信息一定要及時(shí)，但必須慎重。
三、發(fā)揮主觀能動(dòng)性
由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對(duì)秘書的每一項(xiàng)工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個(gè)人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無(wú)須上司交代而出動(dòng)去做。能恰到好處地分擔(dān)上司的“雜務(wù)”，是個(gè)秘書能力的標(biāo)志。
要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一定要先熟悉上司的工作習(xí)慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認(rèn)為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習(xí)慣把各種雜務(wù)攬?jiān)谧约旱纳砩希棺约嚎嗖豢把?。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作?xí)慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。
于雪是某公司財(cái)務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財(cái)務(wù)部門的幾個(gè)經(jīng)理就會(huì)頻繁地找來(lái)，通霄達(dá)旦地研究問(wèn)題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財(cái)務(wù)總豎當(dāng)秘書時(shí)，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動(dòng)做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會(huì)公開財(cái)務(wù)決算報(bào)告。由于對(duì)外發(fā)布公司業(yè)績(jī)報(bào)告會(huì)影響公司股票價(jià)格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個(gè)經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點(diǎn)，今年于雪不需要上司交代，過(guò)完元旦她就將做決算報(bào)告所需要的相關(guān)資料都準(zhǔn)備好了。
四、注意“越位”
秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造佳的決策環(huán)境，所以，秘書應(yīng)該有主動(dòng)積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負(fù)擔(dān)。但是，這種主動(dòng)性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過(guò)了頭，有時(shí)甚至讓上司很被動(dòng)。經(jīng)驗(yàn)不足的秘書在工作中常犯這么一種錯(cuò)誤：因?yàn)樯纤疽幌蛞筮@么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認(rèn)就自行其是。雖然上司過(guò)去都是那樣要求的，但未必這次他也會(huì)要求你那么去做。對(duì)于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請(qǐng)上司確認(rèn)。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時(shí)，必須向上司請(qǐng)示，不能先斬后奏。
作為秘書，絕對(duì)不能干預(yù)上司的決策，超越自己的職責(zé)范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責(zé)范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：
1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來(lái)的報(bào)告上簽字蓋章。
2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。
3、隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人。
4、詢問(wèn)會(huì)議內(nèi)容。
5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán)，那怕是非常熟悉的客人來(lái)訪，秘書的職責(zé)也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。
6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時(shí)間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。
五、執(zhí)行指令與服從指令
1、執(zhí)行指令
正確而且按時(shí)處理好上司交辦的工作，這是對(duì)一個(gè)秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時(shí)候，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
a、對(duì)于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應(yīng)該自覺主動(dòng)地去處理。
b、在同時(shí)處理幾項(xiàng)工作的時(shí)候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。
c、在處理上司交辦的工作時(shí)，不能自作主張影響工作結(jié)果。
d、完成上司交辦的工作之后，要找適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向上司匯報(bào)。