一、質(zhì)量意識
有很多秘書工作非常主動，來客人時，她會迅速地去泡茶；別的部門的人讓她去復(fù)印，她會立刻幫人家去復(fù)印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是把茶灑到了地上；復(fù)印時也是一樣，要么是文件的邊上沒印到，上下不對稱，要么就是頁碼混亂。
作為秘書，你工作應(yīng)當(dāng)積極主動，但光有積極主動還不夠，你的工作還必須有質(zhì)量，即對自己每完成的一項工作成果，只有在檢查無誤后才能交給上司或同事。
有些秘書覺得對于泡茶、復(fù)印這種小事沒有必要精益求精，因為茶水溫度是80度還是90度并不影響客人的態(tài)度，但是，這種水溫反應(yīng)出一個秘書的工作態(tài)度。如果你對自己的工作沒有質(zhì)量意識，那你的上司和同事也會在日常工作中通過這些細微差別給你的工作態(tài)度和能力“評分”。
二、工作計劃
秘書工作的范圍不僅很寬，而且工作內(nèi)容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜。工作繁雜就容易帶來混亂，影響效率，所以，秘書一定要注意工作的計劃性，以保證工作的效率和質(zhì)量。公司領(lǐng)導(dǎo)人對秘書的工作要求比對一般工作人員高，不允許秘書在工作反反復(fù)復(fù)或丟三落四，因為這既浪費時間，又影響工作效率。現(xiàn)在有些秘書老是覺得自已很忙，時間不夠用，但忙了一天，就是不知道自已忙了什么。這就是做事沒有計劃性的典型表現(xiàn)。
那么，作為秘書應(yīng)該如何提高自已工作的計劃性呢？作為秘書，一定要學(xué)會做工作計劃。制定工作計劃，也就足考慮自己應(yīng)做什么、什么時候做完、用什么方法做、需要具備的條件和完成的步驟這幾個問題。因此，秘書每天上班時要把當(dāng)天要做的事預(yù)先寫下來，按照輕重緩急把要做的工作順序編排；如果有上司臨時交辦的工作或遇到突發(fā)事件，再把它們插進去處理，對計劃作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。對于秘書來說，做好工作計劃有兩個前提，一是日常工作盡量程序化，二是能分清工作的輕重緩急。
對于自己的一些中長期計劃，還要養(yǎng)成檢查落實的習(xí)慣。每過一段時間好檢查一下自己的工作：當(dāng)初的目標是否實現(xiàn)；實現(xiàn)目標的手段或方法是否正確；是否還有要改進的地方；如果目標沒有實現(xiàn)，是客觀原因還是自身努力不夠；提高工作效率，還需要做哪些方面的改進，等等；通過這種檢查，你就會發(fā)現(xiàn)當(dāng)初制訂計劃時的不完善的地方和自己在實施過程中的毛病，分清責(zé)任和原因。無論是預(yù)期完成還是沒有完成，都要分析具體原因，從而改進和提高自己的工作。
三、工作程序化
秘書的職責(zé)就是處理上司工作中的各種雜務(wù)事，所以秘書的工作是瑣碎而又忙碌的。如果秘書沒有相當(dāng)豐富的實踐經(jīng)驗，那就很難搞好秘書工作。比如，收集信息，如果你只靠自已是“某某的秘書”這塊招牌，那就很難從人家那里得到真正有價值的信息。但是，這并不是說秘書全靠經(jīng)驗辦事。秘書部門會定期進行人事調(diào)整，如果秘書僅憑經(jīng)驗辦事，一旦老秘書升遷或調(diào)到別的部門，那新秘書就不能很快接替工作，因此，秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟寫成書面文字；這樣不僅可以隨時補充和完善，而且即使自己工作調(diào)動，將來接替自己工作的人也能很快開展工作。秘書工作的程序化，不僅能降低勞動強度，而且可以提高工作效率。
秘書在將工作程序化的過程中，一定要注意與上司及時溝通。比如，秘書每天都要替上司收許多郵件。一般來說，信封上寫有“親啟”字樣的秘書應(yīng)交給上司親自去啟封，因為這大多是私人信件。但是，現(xiàn)在有很多廣告信函也寫“親啟”，這讓一些領(lǐng)導(dǎo)人不勝其煩，于是有的領(lǐng)導(dǎo)就要求秘書對所有信件都啟封，這時，秘書就要與上司溝通，進行約定：今后收到上司“親啟”的信后，秘書可自行啟封；即使錯拆了一兩封上司的私人信件，上司不會有什么想法。
不僅是郵件啟封，其他的日常工作的處理方式也好都與上司商量著之后，一一定下來。通過這種與上司的交流溝通，秘書就能逐漸了解上司的喜好與工作習(xí)慣。由于熟悉了上司的喜好與工作習(xí)慣，秘書就能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，逐漸將工作程序化。
四、分清工作輕重緩急
秘書工作的一大特點就是并行的工作多，要一心多用。那么，面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應(yīng)該優(yōu)先處理呢？這就要求秘書必須具備臨機應(yīng)變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。
不管秘書的工作有多忙多雜，它們基本上可以分為三類：第一類是N——Now，即你現(xiàn)在必須馬上處理的工作；第二類是T——Today，即你應(yīng)該今天完成的工作；第三類是L——Later，即明天完成也?以的工作。這種日常工作分類法又叫NTL分類法。哪些工作分在哪一類，秘書自己心中應(yīng)該有數(shù)；那些由上司交辦的工作，在進行分類時就需要多想想；如果你把握不了，那你在接受上司工作指示時，就要順便問清楚上司希望在什么時侯完成。
于雪是某集團公司新來的秘書，這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁；剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今下午2點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個；剛放下電話，機要室就送來一份傳真；傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下；她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為《一周財經(jīng)觀察》做嘉賓的事，由于時間關(guān)系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的后期限。
一上班就遇到這么多事，現(xiàn)在應(yīng)該如何處理呢？首先應(yīng)該分清這些工作的輕重緩急。只有先分出了它們的輕重緩急，才能根據(jù)輕重緩急安排它們的順序，制定工作計劃。
如果采用NTL分類法，那么，于雪這天早晨的幾項工作就應(yīng)該這么劃分：給主任寫報告是T類工作；通知幾位總監(jiān)開會是N類工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作；給電視臺打電話是L類工作，而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作。分出了輕重緩急，于雪就可以這樣按步就班地工作了：
首先到行政部門預(yù)訂4人開會用的小會議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任的辦公室，將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人；把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在今天下班之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓(xùn)報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。
五、合理利用空余時間
忙閑不一也是秘書工作的一大特點，所以，秘書要學(xué)會有效地利用空余時間，從而提高自己工作效率。當(dāng)上司出差或?qū)W習(xí)的時間比較長時，秘書應(yīng)利用這種空余時間做好以下工作：
1、整理文件夾。
2、整理書架。
3、清潔和整理辦公室。
4、整理名片和文件。
5、收集資料，剪輯保存。
6、整理和編寫業(yè)務(wù)操作手冊。
六、工作創(chuàng)新
1、不安于現(xiàn)狀
中國有句古語，叫做“物極必反”，這就是說任何事物都有個極限，如果超過了這個極限，事物就會發(fā)生本質(zhì)變化，走向自己的反面。秘書工作就是這樣。如果秘書工作太熟練，就反而有可能影響秘書工作質(zhì)量的提高，因為一般人剛從事秘書工作的時候，都會刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，但達到一定的水平之后，有些人頭腦里就會滋生一種惰性，滿足于已有的經(jīng)驗，不去想用什么新辦法來提高自己工作的效率和質(zhì)量。
不只是在秘書工作中，就是在一般的工作中，頭腦里長出這種惰性的腫瘤都是非常危險的，容易斷送自己的前途。因此，為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應(yīng)付一些偶然性的事件時，都應(yīng)這樣在頭腦里多問問自己：“事情為什么會出現(xiàn)這種樣子？”“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富于創(chuàng)造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結(jié)果又會怎么樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對于秘書來說，如果對一些偶然性事件多加留意的話，就能從中悟出一些必然性的東西來。
2、在創(chuàng)造中提高
秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執(zhí)行上司的各種業(yè)務(wù)指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創(chuàng)造”一詞聯(lián)系在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動性和繁雜性。在很多時候，秘書對那些千頭萬緒的瑣碎工作連應(yīng)付都應(yīng)付不過來，還要創(chuàng)造性地工作，談何容易！但是，事實上，秘書創(chuàng)造性地工作是非常必要的，因為只有創(chuàng)造性地工作，秘書工作水平才能一步一個臺階往上升，為上司節(jié)省更多的時間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創(chuàng)新，那就如問逆水行舟，不進則退，離上司的要求越來越遠。
那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實，就創(chuàng)造本身而言，秘書工作并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個一元方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創(chuàng)造性就會自然而然的在這種求解的過程中發(fā)揮出來。世上的事從來就是如此，功夫不負有心人。比如，秘書經(jīng)常協(xié)助上司處理各種文件，在看各個部門送上來的請示報告或匯報材料時，秘書就要在心里琢磨，這些報告的內(nèi)容是否應(yīng)更充實一些，或者寫得應(yīng)更為簡便一些。
3、及時建議
由于這種日積月累，秘書往往會對某些問題產(chǎn)生獨到的見解，因此，秘書要及時向上司或有關(guān)職能部門提出建議。也正是因為如此，秘書要從平時起就注意搞好包括上司在內(nèi)的各個方面的關(guān)系，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能為各方面接受，產(chǎn)生積極的作用。不積涓涓細流，無以成江海。秘書只有像海綿吸水一樣平時就積累各種知識和信息，才能有自己的思想火花閃光，提出自己獨到的見解，進行創(chuàng)造性的工作。
有很多秘書工作非常主動，來客人時，她會迅速地去泡茶；別的部門的人讓她去復(fù)印，她會立刻幫人家去復(fù)印。但是，給客人端茶時，不是泡的茶太燙，就是把茶灑到了地上；復(fù)印時也是一樣，要么是文件的邊上沒印到，上下不對稱，要么就是頁碼混亂。
作為秘書，你工作應(yīng)當(dāng)積極主動，但光有積極主動還不夠，你的工作還必須有質(zhì)量，即對自己每完成的一項工作成果，只有在檢查無誤后才能交給上司或同事。
有些秘書覺得對于泡茶、復(fù)印這種小事沒有必要精益求精，因為茶水溫度是80度還是90度并不影響客人的態(tài)度，但是，這種水溫反應(yīng)出一個秘書的工作態(tài)度。如果你對自己的工作沒有質(zhì)量意識，那你的上司和同事也會在日常工作中通過這些細微差別給你的工作態(tài)度和能力“評分”。
二、工作計劃
秘書工作的范圍不僅很寬，而且工作內(nèi)容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜。工作繁雜就容易帶來混亂，影響效率，所以，秘書一定要注意工作的計劃性，以保證工作的效率和質(zhì)量。公司領(lǐng)導(dǎo)人對秘書的工作要求比對一般工作人員高，不允許秘書在工作反反復(fù)復(fù)或丟三落四，因為這既浪費時間，又影響工作效率。現(xiàn)在有些秘書老是覺得自已很忙，時間不夠用，但忙了一天，就是不知道自已忙了什么。這就是做事沒有計劃性的典型表現(xiàn)。
那么，作為秘書應(yīng)該如何提高自已工作的計劃性呢？作為秘書，一定要學(xué)會做工作計劃。制定工作計劃，也就足考慮自己應(yīng)做什么、什么時候做完、用什么方法做、需要具備的條件和完成的步驟這幾個問題。因此，秘書每天上班時要把當(dāng)天要做的事預(yù)先寫下來，按照輕重緩急把要做的工作順序編排；如果有上司臨時交辦的工作或遇到突發(fā)事件，再把它們插進去處理，對計劃作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。對于秘書來說，做好工作計劃有兩個前提，一是日常工作盡量程序化，二是能分清工作的輕重緩急。
對于自己的一些中長期計劃，還要養(yǎng)成檢查落實的習(xí)慣。每過一段時間好檢查一下自己的工作：當(dāng)初的目標是否實現(xiàn)；實現(xiàn)目標的手段或方法是否正確；是否還有要改進的地方；如果目標沒有實現(xiàn)，是客觀原因還是自身努力不夠；提高工作效率，還需要做哪些方面的改進，等等；通過這種檢查，你就會發(fā)現(xiàn)當(dāng)初制訂計劃時的不完善的地方和自己在實施過程中的毛病，分清責(zé)任和原因。無論是預(yù)期完成還是沒有完成，都要分析具體原因，從而改進和提高自己的工作。
三、工作程序化
秘書的職責(zé)就是處理上司工作中的各種雜務(wù)事，所以秘書的工作是瑣碎而又忙碌的。如果秘書沒有相當(dāng)豐富的實踐經(jīng)驗，那就很難搞好秘書工作。比如，收集信息，如果你只靠自已是“某某的秘書”這塊招牌，那就很難從人家那里得到真正有價值的信息。但是，這并不是說秘書全靠經(jīng)驗辦事。秘書部門會定期進行人事調(diào)整，如果秘書僅憑經(jīng)驗辦事，一旦老秘書升遷或調(diào)到別的部門，那新秘書就不能很快接替工作，因此，秘書在平時的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟寫成書面文字；這樣不僅可以隨時補充和完善，而且即使自己工作調(diào)動，將來接替自己工作的人也能很快開展工作。秘書工作的程序化，不僅能降低勞動強度，而且可以提高工作效率。
秘書在將工作程序化的過程中，一定要注意與上司及時溝通。比如，秘書每天都要替上司收許多郵件。一般來說，信封上寫有“親啟”字樣的秘書應(yīng)交給上司親自去啟封，因為這大多是私人信件。但是，現(xiàn)在有很多廣告信函也寫“親啟”，這讓一些領(lǐng)導(dǎo)人不勝其煩，于是有的領(lǐng)導(dǎo)就要求秘書對所有信件都啟封，這時，秘書就要與上司溝通，進行約定：今后收到上司“親啟”的信后，秘書可自行啟封；即使錯拆了一兩封上司的私人信件，上司不會有什么想法。
不僅是郵件啟封，其他的日常工作的處理方式也好都與上司商量著之后，一一定下來。通過這種與上司的交流溝通，秘書就能逐漸了解上司的喜好與工作習(xí)慣。由于熟悉了上司的喜好與工作習(xí)慣，秘書就能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，逐漸將工作程序化。
四、分清工作輕重緩急
秘書工作的一大特點就是并行的工作多，要一心多用。那么，面對幾項要同時處理的工作，哪項工作應(yīng)該優(yōu)先處理呢？這就要求秘書必須具備臨機應(yīng)變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時間做合適的事。
不管秘書的工作有多忙多雜，它們基本上可以分為三類：第一類是N——Now，即你現(xiàn)在必須馬上處理的工作；第二類是T——Today，即你應(yīng)該今天完成的工作；第三類是L——Later，即明天完成也?以的工作。這種日常工作分類法又叫NTL分類法。哪些工作分在哪一類，秘書自己心中應(yīng)該有數(shù)；那些由上司交辦的工作，在進行分類時就需要多想想；如果你把握不了，那你在接受上司工作指示時，就要順便問清楚上司希望在什么時侯完成。
于雪是某集團公司新來的秘書，這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁；剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今下午2點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個；剛放下電話，機要室就送來一份傳真；傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下；她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為《一周財經(jīng)觀察》做嘉賓的事，由于時間關(guān)系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的后期限。
一上班就遇到這么多事，現(xiàn)在應(yīng)該如何處理呢？首先應(yīng)該分清這些工作的輕重緩急。只有先分出了它們的輕重緩急，才能根據(jù)輕重緩急安排它們的順序，制定工作計劃。
如果采用NTL分類法，那么，于雪這天早晨的幾項工作就應(yīng)該這么劃分：給主任寫報告是T類工作；通知幾位總監(jiān)開會是N類工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作；給電視臺打電話是L類工作，而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作。分出了輕重緩急，于雪就可以這樣按步就班地工作了：
首先到行政部門預(yù)訂4人開會用的小會議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任的辦公室，將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人；把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在今天下班之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓(xùn)報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。
五、合理利用空余時間
忙閑不一也是秘書工作的一大特點，所以，秘書要學(xué)會有效地利用空余時間，從而提高自己工作效率。當(dāng)上司出差或?qū)W習(xí)的時間比較長時，秘書應(yīng)利用這種空余時間做好以下工作：
1、整理文件夾。
2、整理書架。
3、清潔和整理辦公室。
4、整理名片和文件。
5、收集資料，剪輯保存。
6、整理和編寫業(yè)務(wù)操作手冊。
六、工作創(chuàng)新
1、不安于現(xiàn)狀
中國有句古語，叫做“物極必反”，這就是說任何事物都有個極限，如果超過了這個極限，事物就會發(fā)生本質(zhì)變化，走向自己的反面。秘書工作就是這樣。如果秘書工作太熟練，就反而有可能影響秘書工作質(zhì)量的提高，因為一般人剛從事秘書工作的時候，都會刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，但達到一定的水平之后，有些人頭腦里就會滋生一種惰性，滿足于已有的經(jīng)驗，不去想用什么新辦法來提高自己工作的效率和質(zhì)量。
不只是在秘書工作中，就是在一般的工作中，頭腦里長出這種惰性的腫瘤都是非常危險的，容易斷送自己的前途。因此，為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應(yīng)付一些偶然性的事件時，都應(yīng)這樣在頭腦里多問問自己：“事情為什么會出現(xiàn)這種樣子？”“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富于創(chuàng)造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結(jié)果又會怎么樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對于秘書來說，如果對一些偶然性事件多加留意的話，就能從中悟出一些必然性的東西來。
2、在創(chuàng)造中提高
秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執(zhí)行上司的各種業(yè)務(wù)指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創(chuàng)造”一詞聯(lián)系在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動性和繁雜性。在很多時候，秘書對那些千頭萬緒的瑣碎工作連應(yīng)付都應(yīng)付不過來，還要創(chuàng)造性地工作，談何容易！但是，事實上，秘書創(chuàng)造性地工作是非常必要的，因為只有創(chuàng)造性地工作，秘書工作水平才能一步一個臺階往上升，為上司節(jié)省更多的時間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創(chuàng)新，那就如問逆水行舟，不進則退，離上司的要求越來越遠。
那么，秘書怎樣才能創(chuàng)造性地工作呢？其實，就創(chuàng)造本身而言，秘書工作并沒有什么特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個一元方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創(chuàng)造性就會自然而然的在這種求解的過程中發(fā)揮出來。世上的事從來就是如此，功夫不負有心人。比如，秘書經(jīng)常協(xié)助上司處理各種文件，在看各個部門送上來的請示報告或匯報材料時，秘書就要在心里琢磨，這些報告的內(nèi)容是否應(yīng)更充實一些，或者寫得應(yīng)更為簡便一些。
3、及時建議
由于這種日積月累，秘書往往會對某些問題產(chǎn)生獨到的見解，因此，秘書要及時向上司或有關(guān)職能部門提出建議。也正是因為如此，秘書要從平時起就注意搞好包括上司在內(nèi)的各個方面的關(guān)系，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能為各方面接受，產(chǎn)生積極的作用。不積涓涓細流，無以成江海。秘書只有像海綿吸水一樣平時就積累各種知識和信息，才能有自己的思想火花閃光，提出自己獨到的見解，進行創(chuàng)造性的工作。