從某種意義上來(lái)看，一個(gè)企業(yè)就像一支軍隊(duì)，企業(yè)的工廠、銷售部、市場(chǎng)部等職能部門像戰(zhàn)斗在一線的作戰(zhàn)部隊(duì)，而秘書部門則像軍隊(duì)的參謀作戰(zhàn)室，為前線的部隊(duì)提供信息、給養(yǎng)等方面的服務(wù)。因此，為了能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，秘書部門應(yīng)當(dāng)與各職能部門搞好關(guān)系，相互配合，相互支持。
一、甘當(dāng)小學(xué)生
秘書部門是個(gè)綜合部門，對(duì)于整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)狀況和業(yè)務(wù)流程，秘書可能比職能部門的人了解得多一些，但是具體到某一個(gè)部門的業(yè)務(wù)，秘書就不一定比人家占優(yōu)勢(shì)了，所以，在與職能部門的人溝通時(shí)，你好先抱著當(dāng)學(xué)生的態(tài)度多學(xué)習(xí)，多了解，多詢問(wèn)，多做功課。
二、有求必“應(yīng)”
由于秘書的特殊位置，經(jīng)常會(huì)有人求你幫忙辦事。無(wú)論是對(duì)公司內(nèi)部的職員，還是對(duì)公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請(qǐng)求，當(dāng)然要拒絕，但是在拒絕之前，好先要耐心聽對(duì)方把話說(shuō)完，不讓人覺(jué)得你在敷衍搪塞。對(duì)于有些人的要求，你雖然拒絕了，但可以針對(duì)他的情況，提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案，對(duì)方一樣會(huì)感激你。另外，拒絕時(shí)除了提出替代建議，還可以每隔一段時(shí)間，去問(wèn)問(wèn)對(duì)方情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場(chǎng)，這樣就可以減少因拒絕而帶來(lái)的負(fù)面影響。如果只是敷衍了事，對(duì)方其實(shí)心里也清楚，這樣，不僅會(huì)讓人覺(jué)得你不誠(chéng)實(shí)，也會(huì)堵死自己的后路。
從表面上看，確實(shí)是人家求你的時(shí)候多，你求人家的時(shí)候少。但實(shí)際上這個(gè)“求”是雙向?qū)Φ鹊?，你的工作也需要各職能部門的配合與支持。比如，上司要你給他整理一份關(guān)于明年市場(chǎng)預(yù)測(cè)的材料，你就要“求”市場(chǎng)和銷售這兩個(gè)部門給你提供素材；又比如上司外出辦事，你就要“求”行政或總務(wù)部門提供車輛等方面的配合?？梢哉f(shuō)，你用什么方式回復(fù)他，下次他就會(huì)用同樣的方式回復(fù)你。
三、切忌狐假虎威考試通
作為一個(gè)秘書，一定要對(duì)自已的身份有清醒的認(rèn)識(shí)，上司分管的工作不是自己分管的工作，上司的部下不是自己的部下；秘書本身并沒(méi)有任何權(quán)力，自已僅僅是執(zhí)行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時(shí)，千萬(wàn)不能用上司的口吻說(shuō)話。
由于秘書經(jīng)常代理上司行使職權(quán)，一些秘書常常會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺(jué)，以為自己和上司一樣擁有實(shí)權(quán)，因而自我良好的感覺(jué)。特別是在代理上司處理一些矛盾和糾紛的時(shí)候，擁有良好自我感覺(jué)的秘書就會(huì)迷信壓服的方式，認(rèn)為只有采取“高壓”，別人才能俯首貼耳。久而久之，他就會(huì)養(yǎng)成了飛揚(yáng)跋扈、欺上瞞下的習(xí)慣，終給自己帶來(lái)四面“楚歌”。
代理就是代理，代理絕對(duì)不是實(shí)權(quán)！秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，因此，除非情況緊急，非動(dòng)用上司賜予的“尚方寶劍”不可，在協(xié)調(diào)和解決各種矛盾時(shí)，應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說(shuō)明、商量互讓的“軟”手段解決問(wèn)題。
四、相互體諒
由于看問(wèn)題的角度不同，秘書部門與其他部門發(fā)生一些矛盾，造成一些誤會(huì)是正常的。比如市場(chǎng)部想以降價(jià)的方式在國(guó)慶節(jié)期間搞促銷，擴(kuò)大本公司產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率，于是打報(bào)告給總經(jīng)理；報(bào)告轉(zhuǎn)到總經(jīng)理辦公室的秘書手里后，他們從銷售部那里了解到，降價(jià)會(huì)損害經(jīng)銷商的積極性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)產(chǎn)品長(zhǎng)期銷售不利，所以沒(méi)有把市場(chǎng)部的報(bào)告優(yōu)先送給總經(jīng)理。因此，市場(chǎng)部認(rèn)為這是秘書部門在故意刁難他們。對(duì)于這類工作中的矛盾和分歧，只要加強(qiáng)溝通，就應(yīng)該能很快解決。但是，在實(shí)際工作中，有些秘書只要聽到別人在背后議論自已幾句，就馬上針鋒相對(duì)，將正常的工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨，人事糾紛，使事情越來(lái)越復(fù)雜；一旦有機(jī)會(huì)就假公濟(jì)私，給對(duì)方“穿小鞋”。
即使是在本公司內(nèi)部，許多人也不一定了解秘書部門的工作。他們以為各種報(bào)告批不批，領(lǐng)導(dǎo)想見誰(shuí)不想見誰(shuí)，都是秘書部門說(shuō)了算，所以，一些人見不到領(lǐng)導(dǎo)或自己的申請(qǐng)報(bào)告得不到批復(fù)，就認(rèn)為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發(fā)火。當(dāng)然，也有人知道這并不是秘書部門的責(zé)任，但是他們又不好直接朝領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，所以只好把秘書部門當(dāng)作出氣筒。
秘書不能“狐假虎威”，并不是說(shuō)在發(fā)生矛盾時(shí)就一味地不講原則，一味的容忍。但是，不能容忍是個(gè)原則問(wèn)題，而怎么處理則是個(gè)方法問(wèn)題，不能用原則代替方法，雖然對(duì)方不“仁”，但你卻不能不“義”。從地位上來(lái)看，秘書只是公司里一般的工作人員，但是，在一些人的眼里，秘書總是在“一人之下，萬(wàn)人之上”，所以，當(dāng)你每做一件事的時(shí)候，應(yīng)三思而后行，否則，很容易讓人在背后罵你“狗仗人勢(shì)”，有人甚至還以為是領(lǐng)導(dǎo)有意讓你這么做的。
五、遠(yuǎn)離是非
在公司內(nèi)部，人事關(guān)系是為復(fù)雜?為敏感的關(guān)系。如果在一些同事之間出現(xiàn)了是非漩渦，除非與自己有關(guān)，作為秘書，好遠(yuǎn)離這種漩渦，而且離得越遠(yuǎn)越好。如果你摻和進(jìn)去，即使你保持不偏不倚的態(tài)度，憑良心發(fā)表自己的看法或辦事，也有可能被人曲解；如果有人說(shuō)你是在替某某說(shuō)話，你跟某某是一伙的，那事情就會(huì)變得更加復(fù)雜。在實(shí)際工作中，確實(shí)也有些秘書喜歡利用這種錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系拉幫結(jié)伙，私仇公報(bào)，混水摸魚。所以，一般的領(lǐng)導(dǎo)都討厭自己的秘書卷入單位內(nèi)部的人事糾紛，免得給自己幫倒忙，添亂子。
在一般情況下，秘書是不應(yīng)該卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦，但是在關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)一些重大決策的時(shí)候，秘書聽到或看到某人的不負(fù)責(zé)任的行為，就應(yīng)該毫無(wú)保留地告訴上司。不能因?yàn)楹ε碌米锶?，影響自己的關(guān)系而明哲保身，否則，就是瀆職！公司的利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益，這是作為職業(yè)秘書必須遵守的起碼準(zhǔn)則。
一、甘當(dāng)小學(xué)生
秘書部門是個(gè)綜合部門，對(duì)于整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)狀況和業(yè)務(wù)流程，秘書可能比職能部門的人了解得多一些，但是具體到某一個(gè)部門的業(yè)務(wù)，秘書就不一定比人家占優(yōu)勢(shì)了，所以，在與職能部門的人溝通時(shí)，你好先抱著當(dāng)學(xué)生的態(tài)度多學(xué)習(xí)，多了解，多詢問(wèn)，多做功課。
二、有求必“應(yīng)”
由于秘書的特殊位置，經(jīng)常會(huì)有人求你幫忙辦事。無(wú)論是對(duì)公司內(nèi)部的職員，還是對(duì)公司外面的客人，不合理的或自己做不到的請(qǐng)求，當(dāng)然要拒絕，但是在拒絕之前，好先要耐心聽對(duì)方把話說(shuō)完，不讓人覺(jué)得你在敷衍搪塞。對(duì)于有些人的要求，你雖然拒絕了，但可以針對(duì)他的情況，提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案，對(duì)方一樣會(huì)感激你。另外，拒絕時(shí)除了提出替代建議，還可以每隔一段時(shí)間，去問(wèn)問(wèn)對(duì)方情況，讓他們也了解自己的苦衷與立場(chǎng)，這樣就可以減少因拒絕而帶來(lái)的負(fù)面影響。如果只是敷衍了事，對(duì)方其實(shí)心里也清楚，這樣，不僅會(huì)讓人覺(jué)得你不誠(chéng)實(shí)，也會(huì)堵死自己的后路。
從表面上看，確實(shí)是人家求你的時(shí)候多，你求人家的時(shí)候少。但實(shí)際上這個(gè)“求”是雙向?qū)Φ鹊?，你的工作也需要各職能部門的配合與支持。比如，上司要你給他整理一份關(guān)于明年市場(chǎng)預(yù)測(cè)的材料，你就要“求”市場(chǎng)和銷售這兩個(gè)部門給你提供素材；又比如上司外出辦事，你就要“求”行政或總務(wù)部門提供車輛等方面的配合?？梢哉f(shuō)，你用什么方式回復(fù)他，下次他就會(huì)用同樣的方式回復(fù)你。
三、切忌狐假虎威考試通
作為一個(gè)秘書，一定要對(duì)自已的身份有清醒的認(rèn)識(shí)，上司分管的工作不是自己分管的工作，上司的部下不是自己的部下；秘書本身并沒(méi)有任何權(quán)力，自已僅僅是執(zhí)行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時(shí)，千萬(wàn)不能用上司的口吻說(shuō)話。
由于秘書經(jīng)常代理上司行使職權(quán)，一些秘書常常會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺(jué)，以為自己和上司一樣擁有實(shí)權(quán)，因而自我良好的感覺(jué)。特別是在代理上司處理一些矛盾和糾紛的時(shí)候，擁有良好自我感覺(jué)的秘書就會(huì)迷信壓服的方式，認(rèn)為只有采取“高壓”，別人才能俯首貼耳。久而久之，他就會(huì)養(yǎng)成了飛揚(yáng)跋扈、欺上瞞下的習(xí)慣，終給自己帶來(lái)四面“楚歌”。
代理就是代理，代理絕對(duì)不是實(shí)權(quán)！秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，因此，除非情況緊急，非動(dòng)用上司賜予的“尚方寶劍”不可，在協(xié)調(diào)和解決各種矛盾時(shí)，應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說(shuō)明、商量互讓的“軟”手段解決問(wèn)題。
四、相互體諒
由于看問(wèn)題的角度不同，秘書部門與其他部門發(fā)生一些矛盾，造成一些誤會(huì)是正常的。比如市場(chǎng)部想以降價(jià)的方式在國(guó)慶節(jié)期間搞促銷，擴(kuò)大本公司產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率，于是打報(bào)告給總經(jīng)理；報(bào)告轉(zhuǎn)到總經(jīng)理辦公室的秘書手里后，他們從銷售部那里了解到，降價(jià)會(huì)損害經(jīng)銷商的積極性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)產(chǎn)品長(zhǎng)期銷售不利，所以沒(méi)有把市場(chǎng)部的報(bào)告優(yōu)先送給總經(jīng)理。因此，市場(chǎng)部認(rèn)為這是秘書部門在故意刁難他們。對(duì)于這類工作中的矛盾和分歧，只要加強(qiáng)溝通，就應(yīng)該能很快解決。但是，在實(shí)際工作中，有些秘書只要聽到別人在背后議論自已幾句，就馬上針鋒相對(duì)，將正常的工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨，人事糾紛，使事情越來(lái)越復(fù)雜；一旦有機(jī)會(huì)就假公濟(jì)私，給對(duì)方“穿小鞋”。
即使是在本公司內(nèi)部，許多人也不一定了解秘書部門的工作。他們以為各種報(bào)告批不批，領(lǐng)導(dǎo)想見誰(shuí)不想見誰(shuí)，都是秘書部門說(shuō)了算，所以，一些人見不到領(lǐng)導(dǎo)或自己的申請(qǐng)報(bào)告得不到批復(fù)，就認(rèn)為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發(fā)火。當(dāng)然，也有人知道這并不是秘書部門的責(zé)任，但是他們又不好直接朝領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，所以只好把秘書部門當(dāng)作出氣筒。
秘書不能“狐假虎威”，并不是說(shuō)在發(fā)生矛盾時(shí)就一味地不講原則，一味的容忍。但是，不能容忍是個(gè)原則問(wèn)題，而怎么處理則是個(gè)方法問(wèn)題，不能用原則代替方法，雖然對(duì)方不“仁”，但你卻不能不“義”。從地位上來(lái)看，秘書只是公司里一般的工作人員，但是，在一些人的眼里，秘書總是在“一人之下，萬(wàn)人之上”，所以，當(dāng)你每做一件事的時(shí)候，應(yīng)三思而后行，否則，很容易讓人在背后罵你“狗仗人勢(shì)”，有人甚至還以為是領(lǐng)導(dǎo)有意讓你這么做的。
五、遠(yuǎn)離是非
在公司內(nèi)部，人事關(guān)系是為復(fù)雜?為敏感的關(guān)系。如果在一些同事之間出現(xiàn)了是非漩渦，除非與自己有關(guān)，作為秘書，好遠(yuǎn)離這種漩渦，而且離得越遠(yuǎn)越好。如果你摻和進(jìn)去，即使你保持不偏不倚的態(tài)度，憑良心發(fā)表自己的看法或辦事，也有可能被人曲解；如果有人說(shuō)你是在替某某說(shuō)話，你跟某某是一伙的，那事情就會(huì)變得更加復(fù)雜。在實(shí)際工作中，確實(shí)也有些秘書喜歡利用這種錯(cuò)綜復(fù)雜的人際關(guān)系拉幫結(jié)伙，私仇公報(bào)，混水摸魚。所以，一般的領(lǐng)導(dǎo)都討厭自己的秘書卷入單位內(nèi)部的人事糾紛，免得給自己幫倒忙，添亂子。
在一般情況下，秘書是不應(yīng)該卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦，但是在關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)一些重大決策的時(shí)候，秘書聽到或看到某人的不負(fù)責(zé)任的行為，就應(yīng)該毫無(wú)保留地告訴上司。不能因?yàn)楹ε碌米锶?，影響自己的關(guān)系而明哲保身，否則，就是瀆職！公司的利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益，這是作為職業(yè)秘書必須遵守的起碼準(zhǔn)則。