二、應(yīng)該保存的資料
秘書應(yīng)保存的資料大致可以分為兩種，一種是秘書部門共用的；一種是秘書個(gè)人專用的。有些資料雖然可以是大家共用，也可以是個(gè)人專用，但如果是歸個(gè)人專用，那么，在保存的時(shí)間、使用的范圍以及保存的方式與秘書科共用的都有很大的不同。哪些資料歸個(gè)人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規(guī)定。
1、屬秘書部門共用的資料
a、政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度。
一般的公司都有自己的“文件保存年限規(guī)定”或“文件廢棄規(guī)定”。根據(jù)這些規(guī)章制度，分別確定各種資料的保存期為5年或10年。秘書必須妥善保存的文件有“公司股東大會(huì)章程”、“公司年度決算報(bào)告”等。這些文件一般要立卷存檔。
b、各種規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：如董事會(huì)規(guī)定、出差旅差費(fèi)規(guī)定、車輛管理規(guī)定、文書管理規(guī)定等。但是，每過一段時(shí)間公司就要對(duì)這些規(guī)定進(jìn)行修訂，因此，在保存這類文件時(shí)，應(yīng)注意及時(shí)更新?lián)Q舊。
c、各種業(yè)務(wù)手冊(cè)，如國外出差指南、召開董事會(huì)程序等具體業(yè)務(wù)手冊(cè)。
2、歸秘書個(gè)人專用的資料
a、上司指示的記錄。
對(duì)于秘書來說，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘書的工作就相當(dāng)輕松簡(jiǎn)單。但是，對(duì)于上司來說，秘書就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不會(huì)事事都給秘書作指示，除非一些特別重要的工作，上司會(huì)給秘書下達(dá)書面的命令以外，一般的指示都是口頭的，而且這些口頭指示也不會(huì)是一字一眼，顯得那樣正經(jīng)，一般都是隨便說那么幾句，點(diǎn)到為止，其余的就讓秘書自己去理解和發(fā)揮。所以，秘書事后都應(yīng)把上司的指示記錄下來，到一定的時(shí)候讓他確認(rèn)一下。
b、上司的資料。
作為上司的專職秘書，要把上司的一些往來書信、報(bào)告原稿、談話記錄以及以上司的名義簽發(fā)的將示和命令保存起來。還有要保存的就是上司目前處理工作所需一些資料和業(yè)務(wù)處理問題的復(fù)印件。
另外，像上司的身份證、駕駛證等一定要有復(fù)印件備份，比如你上星期為他買飛機(jī)票跟他要身份證，今天買機(jī)票又跟他要身份證，那他就會(huì)煩你。
c、秘書個(gè)人的資料，
根據(jù)上司工作的需要或當(dāng)前正關(guān)注的一些問題，秘書專門收集的雜志、剪報(bào)、還有一些日后也許用得著的資料。比如，上司與某證券公司老總有很深的私交，秘書就收集了他的一些個(gè)人情況，如他的健康狀況，業(yè)余愛好，家庭成員等，這樣，即使將來自己調(diào)動(dòng)工作，讓新秘書接替自己的工作，有了這些資料，這方面的工作就不會(huì)脫節(jié)。
三、給上司送材料的時(shí)間和順序
秘書每天都會(huì)收到許多寄給上司的材料(包括郵件)。是不是一收到材料就要馬上送給上司呢？不一定，一般是急件才需要立即送到上司辦公室。
如果送給上司的文件資料很多，就要分清輕重緩急，哪些東西應(yīng)立即送到上司的辦公室去，哪些東西可以先轉(zhuǎn)給有關(guān)部門傳閱，對(duì)于這些問題，都是憑秘書的經(jīng)驗(yàn)判斷。一般的公司規(guī)定每天給上司送三次文件，早晨上班時(shí)一次，上下午各一次。
一般來說，傳真、電子郵件的內(nèi)容都比較急，因此，收到傳真、電子郵件后應(yīng)該立即送給上司；如果上司正在開會(huì)或者出差在外，也應(yīng)想方設(shè)法把它轉(zhuǎn)送到上司手中。
有些東西雖不象傳真、電子郵件的內(nèi)容那樣緊急，但秘書也不能拖，比如，在上海的分公司送來一個(gè)請(qǐng)示報(bào)告，請(qǐng)示將公司生產(chǎn)的飲料改變一下包裝式樣，適應(yīng)消費(fèi)者求新的需要。對(duì)于這份請(qǐng)示報(bào)告，秘書應(yīng)趕緊送給上司批示，否則上海的分公司就有可能失去一部分市場(chǎng)，從而使整個(gè)公司的利益蒙受損失。
給上司送材料的順序是：
1、電話留言、傳真、電子郵件、快遞、掛號(hào)信。
2、私人信件。
3、一般信函。
4、公司內(nèi)部通知。
5、雜志和樣本等。
對(duì)于郵寄來的新雜志和樣本，只有在上司比較空閑的時(shí)候才能送給他看。如果是上司不感興趣的東西和太浪費(fèi)時(shí)間的東西，就不要送給上司，一般來說，作為秘書應(yīng)該了解上司對(duì)什么東西感興趣和不感興趣。
四、讓上司急件急批
秘書經(jīng)常會(huì)遇到這樣的難題，一些部門的人把需要上司簽字的文件交給自己時(shí)，他們都說自己的文件十萬火急，要求秘書讓上司盡快在文件上簽字。如果不答應(yīng)，對(duì)方有意見不說，耽誤了事上司還說是自己沒有盡職盡責(zé)；如果答應(yīng)，又覺得自己沒把握，畢竟是自己聽上司的指揮而不是自己指揮上司。
如何做到讓上司急件急批呢？秘書仍然可采用本節(jié)“確定文件保存期限”中的辦法，用文件夾來解決急件急批的難題。
公司的一個(gè)新客戶打電話給總經(jīng)理秘書于雪，說想在這幾天之內(nèi)找個(gè)時(shí)間請(qǐng)總經(jīng)理吃頓飯，順便談?wù)労献鞯氖隆？偨?jīng)理的工作日程由于雪安排，于是于雪與對(duì)方初步擬定明天下午六點(diǎn)半在香格里拉飯店見面。由于時(shí)間比較急，對(duì)于又在等回復(fù)，所以，于雪寫了張便箋：“某公司的某總明天下午六點(diǎn)半在香格里拉飯店見面?？煞瘢咳暨@個(gè)時(shí)間不行，何時(shí)可以？”放到上司紅色的“待閱文件夾”最上邊。
過了一會(huì)再去總經(jīng)理辦公室時(shí)，他己做出了決定，于雪就將便箋取回。如果上司改變了時(shí)間，就將上司寫下的時(shí)間打電話通知對(duì)方。
如果于雪不是總經(jīng)理的專職秘書，不太了解總經(jīng)理的工作日程安排的話，那她就要先詢問對(duì)方希望的時(shí)間，并承諾“如果時(shí)間上有什么變化，我會(huì)及時(shí)通知您。”
秘書應(yīng)保存的資料大致可以分為兩種，一種是秘書部門共用的；一種是秘書個(gè)人專用的。有些資料雖然可以是大家共用，也可以是個(gè)人專用，但如果是歸個(gè)人專用，那么，在保存的時(shí)間、使用的范圍以及保存的方式與秘書科共用的都有很大的不同。哪些資料歸個(gè)人專用，哪些資料屬大家共用，公司一般都有明確的規(guī)定。
1、屬秘書部門共用的資料
a、政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度。
一般的公司都有自己的“文件保存年限規(guī)定”或“文件廢棄規(guī)定”。根據(jù)這些規(guī)章制度，分別確定各種資料的保存期為5年或10年。秘書必須妥善保存的文件有“公司股東大會(huì)章程”、“公司年度決算報(bào)告”等。這些文件一般要立卷存檔。
b、各種規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：如董事會(huì)規(guī)定、出差旅差費(fèi)規(guī)定、車輛管理規(guī)定、文書管理規(guī)定等。但是，每過一段時(shí)間公司就要對(duì)這些規(guī)定進(jìn)行修訂，因此，在保存這類文件時(shí)，應(yīng)注意及時(shí)更新?lián)Q舊。
c、各種業(yè)務(wù)手冊(cè)，如國外出差指南、召開董事會(huì)程序等具體業(yè)務(wù)手冊(cè)。
2、歸秘書個(gè)人專用的資料
a、上司指示的記錄。
對(duì)于秘書來說，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘書的工作就相當(dāng)輕松簡(jiǎn)單。但是，對(duì)于上司來說，秘書就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不會(huì)事事都給秘書作指示，除非一些特別重要的工作，上司會(huì)給秘書下達(dá)書面的命令以外，一般的指示都是口頭的，而且這些口頭指示也不會(huì)是一字一眼，顯得那樣正經(jīng)，一般都是隨便說那么幾句，點(diǎn)到為止，其余的就讓秘書自己去理解和發(fā)揮。所以，秘書事后都應(yīng)把上司的指示記錄下來，到一定的時(shí)候讓他確認(rèn)一下。
b、上司的資料。
作為上司的專職秘書，要把上司的一些往來書信、報(bào)告原稿、談話記錄以及以上司的名義簽發(fā)的將示和命令保存起來。還有要保存的就是上司目前處理工作所需一些資料和業(yè)務(wù)處理問題的復(fù)印件。
另外，像上司的身份證、駕駛證等一定要有復(fù)印件備份，比如你上星期為他買飛機(jī)票跟他要身份證，今天買機(jī)票又跟他要身份證，那他就會(huì)煩你。
c、秘書個(gè)人的資料，
根據(jù)上司工作的需要或當(dāng)前正關(guān)注的一些問題，秘書專門收集的雜志、剪報(bào)、還有一些日后也許用得著的資料。比如，上司與某證券公司老總有很深的私交，秘書就收集了他的一些個(gè)人情況，如他的健康狀況，業(yè)余愛好，家庭成員等，這樣，即使將來自己調(diào)動(dòng)工作，讓新秘書接替自己的工作，有了這些資料，這方面的工作就不會(huì)脫節(jié)。
三、給上司送材料的時(shí)間和順序
秘書每天都會(huì)收到許多寄給上司的材料(包括郵件)。是不是一收到材料就要馬上送給上司呢？不一定，一般是急件才需要立即送到上司辦公室。
如果送給上司的文件資料很多，就要分清輕重緩急，哪些東西應(yīng)立即送到上司的辦公室去，哪些東西可以先轉(zhuǎn)給有關(guān)部門傳閱，對(duì)于這些問題，都是憑秘書的經(jīng)驗(yàn)判斷。一般的公司規(guī)定每天給上司送三次文件，早晨上班時(shí)一次，上下午各一次。
一般來說，傳真、電子郵件的內(nèi)容都比較急，因此，收到傳真、電子郵件后應(yīng)該立即送給上司；如果上司正在開會(huì)或者出差在外，也應(yīng)想方設(shè)法把它轉(zhuǎn)送到上司手中。
有些東西雖不象傳真、電子郵件的內(nèi)容那樣緊急，但秘書也不能拖，比如，在上海的分公司送來一個(gè)請(qǐng)示報(bào)告，請(qǐng)示將公司生產(chǎn)的飲料改變一下包裝式樣，適應(yīng)消費(fèi)者求新的需要。對(duì)于這份請(qǐng)示報(bào)告，秘書應(yīng)趕緊送給上司批示，否則上海的分公司就有可能失去一部分市場(chǎng)，從而使整個(gè)公司的利益蒙受損失。
給上司送材料的順序是：
1、電話留言、傳真、電子郵件、快遞、掛號(hào)信。
2、私人信件。
3、一般信函。
4、公司內(nèi)部通知。
5、雜志和樣本等。
對(duì)于郵寄來的新雜志和樣本，只有在上司比較空閑的時(shí)候才能送給他看。如果是上司不感興趣的東西和太浪費(fèi)時(shí)間的東西，就不要送給上司，一般來說，作為秘書應(yīng)該了解上司對(duì)什么東西感興趣和不感興趣。
四、讓上司急件急批
秘書經(jīng)常會(huì)遇到這樣的難題，一些部門的人把需要上司簽字的文件交給自己時(shí)，他們都說自己的文件十萬火急，要求秘書讓上司盡快在文件上簽字。如果不答應(yīng)，對(duì)方有意見不說，耽誤了事上司還說是自己沒有盡職盡責(zé)；如果答應(yīng)，又覺得自己沒把握，畢竟是自己聽上司的指揮而不是自己指揮上司。
如何做到讓上司急件急批呢？秘書仍然可采用本節(jié)“確定文件保存期限”中的辦法，用文件夾來解決急件急批的難題。
公司的一個(gè)新客戶打電話給總經(jīng)理秘書于雪，說想在這幾天之內(nèi)找個(gè)時(shí)間請(qǐng)總經(jīng)理吃頓飯，順便談?wù)労献鞯氖隆？偨?jīng)理的工作日程由于雪安排，于是于雪與對(duì)方初步擬定明天下午六點(diǎn)半在香格里拉飯店見面。由于時(shí)間比較急，對(duì)于又在等回復(fù)，所以，于雪寫了張便箋：“某公司的某總明天下午六點(diǎn)半在香格里拉飯店見面?？煞瘢咳暨@個(gè)時(shí)間不行，何時(shí)可以？”放到上司紅色的“待閱文件夾”最上邊。
過了一會(huì)再去總經(jīng)理辦公室時(shí)，他己做出了決定，于雪就將便箋取回。如果上司改變了時(shí)間，就將上司寫下的時(shí)間打電話通知對(duì)方。
如果于雪不是總經(jīng)理的專職秘書，不太了解總經(jīng)理的工作日程安排的話，那她就要先詢問對(duì)方希望的時(shí)間，并承諾“如果時(shí)間上有什么變化，我會(huì)及時(shí)通知您。”