一、秘書工作環(huán)境的涵義和特點(diǎn)
環(huán)境是指對(duì)工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接的影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。
秘書工作環(huán)境特點(diǎn)的有以下幾點(diǎn)。
1．復(fù)雜和多樣性
環(huán)境無所不包，有社會(huì)的，自然的；有物質(zhì)的，精神的；有宏觀的，中觀的和微觀的。眾多因素構(gòu)成了類型不同而又相互聯(lián)系的系統(tǒng)，從而呈現(xiàn)出復(fù)雜而又多樣的特點(diǎn)。
2．差異性
各國各地區(qū)各單位，其秘書工作環(huán)境都存在著差別。這形成了各國各地區(qū)各單位的秘書工作風(fēng)格的特殊性。
3．變異性
環(huán)境不是一成不變的，隨著社會(huì)的變遷，他要經(jīng)歷相應(yīng)的變化過程。這要求秘書工作不斷地調(diào)整，以適應(yīng)變化的環(huán)境。
環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書工作的環(huán)境之間相互作用的過程：
（1）環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；
（2）秘書工作必須適應(yīng)環(huán)境；
（3）環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書工作發(fā)生變化；
（4）秘書工作對(duì)環(huán)境有能動(dòng)作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。
二、秘書工作的宏觀環(huán)境
宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)境，是指處于所有組織之外，并對(duì)組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測(cè)和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。
秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境等。
1．政治法律環(huán)境與秘書工作
政治法律環(huán)境包括黨的政策、國家的法律及WTO規(guī)則等。
對(duì)于政治法律環(huán)境，秘書工作首先是適應(yīng)，秘書工作必須與黨的方針政策保持一致。其次，政治環(huán)境影響和制約秘書工作。黨的政治路線決定了秘書的工作方向，制約著秘書的行為，秘書工作經(jīng)常涉及大量的理論問題和政策問題，而要做好秘書工作，沒有一定的理論水平和政策水平是難以勝任的。再次，由于秘書參與政務(wù)，秘書工作也會(huì)影響黨風(fēng)政風(fēng)。
2．經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書工作
經(jīng)濟(jì)環(huán)境主要包括經(jīng)濟(jì)體制、經(jīng)濟(jì)實(shí)力。秘書工作的內(nèi)容與性質(zhì)常隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變而又互動(dòng)的發(fā)展。我國的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響了秘書工作：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開放性擴(kuò)大了秘書的工作范圍。加入世貿(mào)組織加速了中國與世界的一體化的進(jìn)程，這種情況使得秘書工作置于國內(nèi)外兩大環(huán)境之中，客觀上擴(kuò)大了工作范圍。這就促使秘書不僅要了解各行業(yè)，全國各地，也要密切注視世界的動(dòng)向。
經(jīng)濟(jì)實(shí)力是經(jīng)濟(jì)環(huán)境中基本的因素。他對(duì)秘書工作有著決定性的影響。較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力能為秘書工作提供現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和人性化的辦公環(huán)境，能為秘書的培訓(xùn)提供經(jīng)費(fèi)支持等。
3．科技環(huán)境與秘書工作
科技的進(jìn)步為秘書工作提供了完成工作的工具、設(shè)備和方法，特別是辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，改變了秘書工作。21世紀(jì)流行“無紙辦公”，如果秘書不會(huì)操作和簡單維修辦公自動(dòng)化設(shè)備，那將一事無成。因此，要提高秘書工作效率，必須善于將辦公自動(dòng)化技術(shù)使用到會(huì)議管理、文書管理、檔案管理和信息溝通中。
4．文化環(huán)境與秘書工作
文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特點(diǎn)。概括性是指文化所指的內(nèi)容十分概括，幾乎無所不包；抽象性是指文化是一種抽象觀念，并非指哪種具體的事物；模式性指一個(gè)社會(huì)或一個(gè)國家由于歷史背景、民族性格、生活狀況等條件的不同，其文化表現(xiàn)出來的特色便存在差異；功能性是指文化對(duì)社會(huì)及人生有莫大的功能和作用，對(duì)人群生活及行為有很大的影響及支配力。
文化分為傳統(tǒng)文化和現(xiàn)代文化。傳統(tǒng)文化具有一定的局限，如保守性，即對(duì)新的事物視之不慣，不樂于接受；權(quán)威性，即崇尚權(quán)威，重服從；感情性，即公眾問題或公共爭議的問題，多是由有聲望、有地位的年長者出面解決。
在這種傳統(tǒng)的文化影響下就產(chǎn)生了傳統(tǒng)的秘書工作：因循守舊，墨守成規(guī)，安于現(xiàn)狀；個(gè)人取向，私人關(guān)系；崇尚權(quán)威，消極服從。
現(xiàn)代文化具有創(chuàng)造性、民主性、法治性、理智性的特點(diǎn)。創(chuàng)造性，即在工作中具有求新上進(jìn)的創(chuàng)造精神，日新月異，與時(shí)俱進(jìn)；民主性，即現(xiàn)代文化是自由平等民主化的文化，在法律面前人人平等；法治性，現(xiàn)代文化系以法律為取向，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)就要對(duì)法律負(fù)責(zé)，而不是對(duì)私人負(fù)責(zé)；理智性，即秘書處理事務(wù)及矛盾糾紛的解決，系以理智為依據(jù)。
在現(xiàn)代文化的影響下，秘書工作將由消極向積極，由被動(dòng)向主動(dòng)，由因襲向創(chuàng)造，由人治向法治，由普通秘書向職業(yè)秘書轉(zhuǎn)變。
文化環(huán)境既為秘書工作提供智力支持、文化條件和精神動(dòng)力，又向秘書工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)文化的落后因素必定給秘書工作各方面以消極的影響。因此，秘書工作必須在克服落后的文化影響方面作出努力，以先進(jìn)的現(xiàn)代文化的精神指導(dǎo)秘書工作。
環(huán)境是指對(duì)工作績效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境是指直接或間接的影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。
秘書工作環(huán)境特點(diǎn)的有以下幾點(diǎn)。
1．復(fù)雜和多樣性
環(huán)境無所不包，有社會(huì)的，自然的；有物質(zhì)的，精神的；有宏觀的，中觀的和微觀的。眾多因素構(gòu)成了類型不同而又相互聯(lián)系的系統(tǒng)，從而呈現(xiàn)出復(fù)雜而又多樣的特點(diǎn)。
2．差異性
各國各地區(qū)各單位，其秘書工作環(huán)境都存在著差別。這形成了各國各地區(qū)各單位的秘書工作風(fēng)格的特殊性。
3．變異性
環(huán)境不是一成不變的，隨著社會(huì)的變遷，他要經(jīng)歷相應(yīng)的變化過程。這要求秘書工作不斷地調(diào)整，以適應(yīng)變化的環(huán)境。
環(huán)境的上述特點(diǎn)，深刻的影響秘書工作的環(huán)境之間相互作用的過程：
（1）環(huán)境決定、影響或制約秘書工作；
（2）秘書工作必須適應(yīng)環(huán)境；
（3）環(huán)境的變化必然導(dǎo)致秘書工作發(fā)生變化；
（4）秘書工作對(duì)環(huán)境有能動(dòng)作用：一是改善環(huán)境，二是污染環(huán)境。
二、秘書工作的宏觀環(huán)境
宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)境，是指處于所有組織之外，并對(duì)組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必須監(jiān)測(cè)和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。
秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境等。
1．政治法律環(huán)境與秘書工作
政治法律環(huán)境包括黨的政策、國家的法律及WTO規(guī)則等。
對(duì)于政治法律環(huán)境，秘書工作首先是適應(yīng)，秘書工作必須與黨的方針政策保持一致。其次，政治環(huán)境影響和制約秘書工作。黨的政治路線決定了秘書的工作方向，制約著秘書的行為，秘書工作經(jīng)常涉及大量的理論問題和政策問題，而要做好秘書工作，沒有一定的理論水平和政策水平是難以勝任的。再次，由于秘書參與政務(wù)，秘書工作也會(huì)影響黨風(fēng)政風(fēng)。
2．經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書工作
經(jīng)濟(jì)環(huán)境主要包括經(jīng)濟(jì)體制、經(jīng)濟(jì)實(shí)力。秘書工作的內(nèi)容與性質(zhì)常隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變而又互動(dòng)的發(fā)展。我國的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響了秘書工作：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開放性擴(kuò)大了秘書的工作范圍。加入世貿(mào)組織加速了中國與世界的一體化的進(jìn)程，這種情況使得秘書工作置于國內(nèi)外兩大環(huán)境之中，客觀上擴(kuò)大了工作范圍。這就促使秘書不僅要了解各行業(yè)，全國各地，也要密切注視世界的動(dòng)向。
經(jīng)濟(jì)實(shí)力是經(jīng)濟(jì)環(huán)境中基本的因素。他對(duì)秘書工作有著決定性的影響。較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力能為秘書工作提供現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和人性化的辦公環(huán)境，能為秘書的培訓(xùn)提供經(jīng)費(fèi)支持等。
3．科技環(huán)境與秘書工作
科技的進(jìn)步為秘書工作提供了完成工作的工具、設(shè)備和方法，特別是辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，改變了秘書工作。21世紀(jì)流行“無紙辦公”，如果秘書不會(huì)操作和簡單維修辦公自動(dòng)化設(shè)備，那將一事無成。因此，要提高秘書工作效率，必須善于將辦公自動(dòng)化技術(shù)使用到會(huì)議管理、文書管理、檔案管理和信息溝通中。
4．文化環(huán)境與秘書工作
文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特點(diǎn)。概括性是指文化所指的內(nèi)容十分概括，幾乎無所不包；抽象性是指文化是一種抽象觀念，并非指哪種具體的事物；模式性指一個(gè)社會(huì)或一個(gè)國家由于歷史背景、民族性格、生活狀況等條件的不同，其文化表現(xiàn)出來的特色便存在差異；功能性是指文化對(duì)社會(huì)及人生有莫大的功能和作用，對(duì)人群生活及行為有很大的影響及支配力。
文化分為傳統(tǒng)文化和現(xiàn)代文化。傳統(tǒng)文化具有一定的局限，如保守性，即對(duì)新的事物視之不慣，不樂于接受；權(quán)威性，即崇尚權(quán)威，重服從；感情性，即公眾問題或公共爭議的問題，多是由有聲望、有地位的年長者出面解決。
在這種傳統(tǒng)的文化影響下就產(chǎn)生了傳統(tǒng)的秘書工作：因循守舊，墨守成規(guī)，安于現(xiàn)狀；個(gè)人取向，私人關(guān)系；崇尚權(quán)威，消極服從。
現(xiàn)代文化具有創(chuàng)造性、民主性、法治性、理智性的特點(diǎn)。創(chuàng)造性，即在工作中具有求新上進(jìn)的創(chuàng)造精神，日新月異，與時(shí)俱進(jìn)；民主性，即現(xiàn)代文化是自由平等民主化的文化，在法律面前人人平等；法治性，現(xiàn)代文化系以法律為取向，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)就要對(duì)法律負(fù)責(zé)，而不是對(duì)私人負(fù)責(zé)；理智性，即秘書處理事務(wù)及矛盾糾紛的解決，系以理智為依據(jù)。
在現(xiàn)代文化的影響下，秘書工作將由消極向積極，由被動(dòng)向主動(dòng)，由因襲向創(chuàng)造，由人治向法治，由普通秘書向職業(yè)秘書轉(zhuǎn)變。
文化環(huán)境既為秘書工作提供智力支持、文化條件和精神動(dòng)力，又向秘書工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)文化的落后因素必定給秘書工作各方面以消極的影響。因此，秘書工作必須在克服落后的文化影響方面作出努力，以先進(jìn)的現(xiàn)代文化的精神指導(dǎo)秘書工作。