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進(jìn)出口貨物的基本程序
外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易.我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及 跟單員 所要做的工作.
貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口. 跟單員 對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等.
一，接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得.
合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式.任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng)，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同.
1.下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，F(xiàn)ax， Email或書(shū)面合同等方式.
2.接單的途徑：交易會(huì)，出訪(fǎng)，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用我們的網(wǎng)站，等等.
3.接單的形式：在出口貿(mào)易中， 跟單員 接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）.前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬.
（2） 確認(rèn)書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些.對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入.它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALES CONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE CONFIRMATION）.這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等.而合同用的比較正規(guī).機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口.
還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等.要提的是，客戶(hù)從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn).
4.接單的程序： 接單的程序可分為 詢(xún)盤(pán) ，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié).
（1） 詢(xún)盤(pán) ：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià).
（2） 發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià).是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示.在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的 詢(xún)盤(pán) 后作出的.
（3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià).
（4） 接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示.
二，審單：即審核合同
1.審單內(nèi)容：
確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式.
2.審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格：
審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品 與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào) 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格.
（2）質(zhì)量：
也稱(chēng)品質(zhì).是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合.在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件.
（3）數(shù)量：
應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定.
約數(shù)：如合同數(shù)量前加"約"，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng).國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一.有的認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%.按《跟單 信用證 統(tǒng)一慣例》， 信用證 上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度.
（4）單價(jià)，總額的審查：
1.客戶(hù)下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì) 總額有沒(méi)有加錯(cuò) 新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià).
2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的.要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣.（英鎊，港幣，歐元）
（5）價(jià)格條款的審查：
出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格 術(shù)語(yǔ) ，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格
常用的 FOB CFR CIF 幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB 價(jià)格換算為其它價(jià)：
CFR 價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
CIF 價(jià) = -----------------------
1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（2） CFR 價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) = ----------------------------
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CIF價(jià) X （1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X （ 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受 LC ，付定金，等等.
2. 支付的貨幣能否接受
（7）包裝要求的審查：
1.工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受
2.客戶(hù)提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做
3.客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全 （內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書(shū)）
內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑
外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋.最主要是嘜頭印刷.
（8）交貨期的審查
跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá).交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期.期限有長(zhǎng)有短.可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng).
（9）交貨方式的審查：
運(yùn)輸主要有 海運(yùn) ，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等.
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式.如我們付費(fèi)，盡量用 海運(yùn) .如報(bào)的價(jià)是連同 海運(yùn) 價(jià)，而客戶(hù)要求空運(yùn) （趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用.
關(guān)于樣品：
要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步.
1.寄目錄，樣本：
2.準(zhǔn)備樣品.
（1）工廠(chǎng)現(xiàn)有的款式
（2）新款
（3）客戶(hù)來(lái)樣.
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn).特別是新品可能要反復(fù)修改幾次.跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣.在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大.作為跟單員，我們要做到：
（1） 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳.
（2） 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算.
（3） 新品的制作要留有實(shí)樣.
（4） 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣.
三，形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買(mǎi)方為了向其本國(guó)*申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票.這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力.為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明"形式發(fā)票"字樣. 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息.（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）. 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）.合同條款 （價(jià)格條款，付款方法）.此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款.
注意幾點(diǎn)：
1 .單價(jià)條款要明確 （FOB， CFR， CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC， TT）
四，出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn).它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，（報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié).我們將這些程序概括為：
（1）籌備貨物：按訂單及 信用證 的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物.
（2）催審 單證 ：大多數(shù)的支付方式是L/C.對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用. 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款.跟單員應(yīng)對(duì)以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作.
催證：貨物快完成時(shí)，要催證.
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同.銀行從政策面上，開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái) 開(kāi)證行的資信 公司審開(kāi)證人和受益人對(duì)否 L/C的貨物和金額與合同是否相同 裝期 特別條款
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事.包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤.要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改.
（3）訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段.按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù).首先：
出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事.這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等.
A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜.常用的有：20'' 29 – 30立方/17.5噸 40'' 58 – 61 立方/22.5噸 40''H 68 –71立方/27.5噸
B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況.應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等.
C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性.協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜.貨柜到廠(chǎng)后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放.如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于 海關(guān) 查貨用.
（4）制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié).
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù).
要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行.
出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票， 海關(guān) 發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等.
B.結(jié)匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了.
單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔
五，進(jìn)口貨物跟單的基本程序：
就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行.其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng)開(kāi)證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。
進(jìn)出口貨物的基本程序
外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易.我們分別來(lái)了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及 跟單員 所要做的工作.
貨物的出口交易有二種形式，一種通過(guò)外貿(mào)公司出口，另一種是自營(yíng)出口. 跟單員 對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等.
一，接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得.
合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式.任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng)，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書(shū)面合同.
1.下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話(huà)，F(xiàn)ax， Email或書(shū)面合同等方式.
2.接單的途徑：交易會(huì)，出訪(fǎng)，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，利用我們的網(wǎng)站，等等.
3.接單的形式：在出口貿(mào)易中， 跟單員 接的單沒(méi)有特定的限制，最常見(jiàn)的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）.前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬.
（2） 確認(rèn)書(shū)；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些.對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入.它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALES CONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE CONFIRMATION）.這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等.而合同用的比較正規(guī).機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口.
還有協(xié)議書(shū)，意向書(shū)，訂單和委托訂單等.要提的是，客戶(hù)從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn).
4.接單的程序： 接單的程序可分為 詢(xún)盤(pán) ，發(fā)盤(pán)，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié).
（1） 詢(xún)盤(pán) ：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià).
（2） 發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià).是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示.在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的 詢(xún)盤(pán) 后作出的.
（3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià).
（4） 接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示.
二，審單：即審核合同
1.審單內(nèi)容：
確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式.
2.審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱(chēng)，規(guī)格：
審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品 與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào) 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格.
（2）質(zhì)量：
也稱(chēng)品質(zhì).是貨物的外觀(guān)形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合.在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件.
（3）數(shù)量：
應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定.
約數(shù)：如合同數(shù)量前加"約"，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng).國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一.有的認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%.按《跟單 信用證 統(tǒng)一慣例》， 信用證 上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度.
（4）單價(jià)，總額的審查：
1.客戶(hù)下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì) 總額有沒(méi)有加錯(cuò) 新客戶(hù)下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià).
2.通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的.要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣.（英鎊，港幣，歐元）
（5）價(jià)格條款的審查：
出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格 術(shù)語(yǔ) ，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨
CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格
常用的 FOB CFR CIF 幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB 價(jià)格換算為其它價(jià)：
CFR 價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
CIF 價(jià) = -----------------------
1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（2） CFR 價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) = ----------------------------
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CIF價(jià) X （1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X （ 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受 LC ，付定金，等等.
2. 支付的貨幣能否接受
（7）包裝要求的審查：
1.工廠(chǎng)的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受
2.客戶(hù)提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做
3.客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全 （內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書(shū)）
內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑
外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋.最主要是嘜頭印刷.
（8）交貨期的審查
跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá).交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期.期限有長(zhǎng)有短.可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng).
（9）交貨方式的審查：
運(yùn)輸主要有 海運(yùn) ，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等.
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式.如我們付費(fèi)，盡量用 海運(yùn) .如報(bào)的價(jià)是連同 海運(yùn) 價(jià)，而客戶(hù)要求空運(yùn) （趕銷(xiāo)售），我們可要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用.
關(guān)于樣品：
要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步.
1.寄目錄，樣本：
2.準(zhǔn)備樣品.
（1）工廠(chǎng)現(xiàn)有的款式
（2）新款
（3）客戶(hù)來(lái)樣.
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn).特別是新品可能要反復(fù)修改幾次.跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣.在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大.作為跟單員，我們要做到：
（1） 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳.
（2） 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算.
（3） 新品的制作要留有實(shí)樣.
（4） 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣.
三，形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買(mǎi)方為了向其本國(guó)*申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規(guī)格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票.這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力.為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明"形式發(fā)票"字樣. 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息.（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開(kāi)出日期）. 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）.合同條款 （價(jià)格條款，付款方法）.此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款.
注意幾點(diǎn)：
1 .單價(jià)條款要明確 （FOB， CFR， CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC， TT）
四，出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn).它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，（報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船），制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié).我們將這些程序概括為：
（1）籌備貨物：按訂單及 信用證 的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物.
（2）催審 單證 ：大多數(shù)的支付方式是L/C.對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用. 只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款.跟單員應(yīng)對(duì)以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作.
催證：貨物快完成時(shí)，要催證.
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同.銀行從政策面上，開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái) 開(kāi)證行的資信 公司審開(kāi)證人和受益人對(duì)否 L/C的貨物和金額與合同是否相同 裝期 特別條款
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事.包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤.要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改.
（3）訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段.按CFR 和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù).首先：
出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事.這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等.
A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜.常用的有：20'' 29 – 30立方/17.5噸 40'' 58 – 61 立方/22.5噸 40''H 68 –71立方/27.5噸
B. 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況.應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等.
C. 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性.協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜.貨柜到廠(chǎng)后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放.如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于 海關(guān) 查貨用.
（4）制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié).
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù).
要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行.
出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票， 海關(guān) 發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等.
B.結(jié)匯：如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了.
單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔
五，進(jìn)口貨物跟單的基本程序：
就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行.其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng)，申請(qǐng)開(kāi)證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。