商務(wù)報告是指針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質(zhì)量、進展、結(jié)果、問題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當(dāng)事人了解復(fù)雜的商業(yè)情況，計劃進程，解決問題，使上級領(lǐng)導(dǎo)就一系列事件做出決策。
商務(wù)英語報告是以英語語言撰寫的商務(wù)報告。按種類劃分，常見的有：事件調(diào)查報告（Investigative Reports）、意見調(diào)查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調(diào)查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務(wù)英語報告總體寫作原則。
今天我們來看一下商務(wù)英語報告的四步寫作法：
在撰寫報告之前，應(yīng)做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個問題：
• 報告的目的：為什么寫這份報告？
• 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
• 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
• 報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告？如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
• 報告的寫作期限：報告何時須上交？
回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：
1. 收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires）等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
2. 謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報告中的位置。
3. 撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分。
4. 校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風(fēng)格等；二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應(yīng)對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。
商務(wù)英語報告是以英語語言撰寫的商務(wù)報告。按種類劃分，常見的有：事件調(diào)查報告（Investigative Reports）、意見調(diào)查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調(diào)查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務(wù)英語報告總體寫作原則。
今天我們來看一下商務(wù)英語報告的四步寫作法：
在撰寫報告之前，應(yīng)做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個問題：
• 報告的目的：為什么寫這份報告？
• 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
• 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
• 報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告？如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
• 報告的寫作期限：報告何時須上交？
回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：
1. 收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires）等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
2. 謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報告中的位置。
3. 撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分。
4. 校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風(fēng)格等；二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應(yīng)對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。