為了加強(qiáng)安易財(cái)務(wù)軟件的操作使用管理，確保電算化系統(tǒng)正常運(yùn)行和會(huì)計(jì)信息的全面、準(zhǔn)確與安全，日常操作管理制度十分重要。主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作人員的配備和權(quán)限的管理、會(huì)計(jì)憑證的錄入審核管理、上機(jī)操作及會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序管理等內(nèi)容。如果操作管理制度不健全或?qū)嵤┎坏昧Γ紩?huì)給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)；如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行：如果各種數(shù)據(jù)不及時(shí)備份，則有可能在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)不能恢復(fù)會(huì)計(jì)資料：如果各種差錯(cuò)不能及時(shí)記錄下來(lái)，則有可能輸出不正確、不真實(shí)的會(huì)計(jì)信息。
1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)及管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件是管理計(jì)算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運(yùn)行的程序。安易財(cái)務(wù)軟件是在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的，它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)。因此對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)和管理工作需要專(zhuān)職或兼職人員來(lái)負(fù)責(zé)，從而為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。對(duì)用于電算化的計(jì)算機(jī)要專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，不得將專(zhuān)機(jī)作其他用途。計(jì)算機(jī)要安裝殺毒軟件，并不斷升級(jí)殺毒，防止病毒破壞數(shù)據(jù)或引起系統(tǒng)崩潰，保證機(jī)內(nèi)的程序與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。甩賬后應(yīng)有嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)硬件管理制度，為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供—個(gè)良好的基礎(chǔ)條件。
2、上機(jī)操作管理。操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定，操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的內(nèi)容。要根據(jù)電算化工作需要確定有權(quán)使用會(huì)計(jì)核算軟件，完成職責(zé)范圍內(nèi)會(huì)計(jì)電算工作。電算化管理人員對(duì)賬套權(quán)限要進(jìn)行合理分配，操作人員嚴(yán)格按分配的權(quán)限進(jìn)行操作，個(gè)人密碼要嚴(yán)守保密。會(huì)計(jì)憑證是計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是根據(jù)審核后記賬憑證自動(dòng)進(jìn)行記賬、對(duì)賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、編報(bào)表等一系列工作。因此，記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵，只有保證錄入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證準(zhǔn)確無(wú)誤，才能確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可靠性。
上機(jī)操作的管理是通過(guò)建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度進(jìn)行的，要求會(huì)計(jì)人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、審核、記帳、編制報(bào)表等執(zhí)行安易財(cái)務(wù)軟件各功能模塊、打印輸出有關(guān)會(huì)計(jì)信息，作好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份，嚴(yán)禁越權(quán)、非法操作會(huì)計(jì)軟件，確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常、穩(wěn)定地運(yùn)行。
3、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理。要按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，憑證的錄入要按規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，憑證摘要完整、科目使用正確、并與原始數(shù)據(jù)一致。負(fù)責(zé)審核記賬的會(huì)計(jì)依據(jù)錄入的原始憑證進(jìn)行審核、記賬，保證輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法。月末和年末按要求打印總帳和明細(xì)賬賬簿。會(huì)計(jì)報(bào)表按中國(guó)氣象局或省氣象局規(guī)定的統(tǒng)一報(bào)表格式和種類(lèi)編制、匯總、打印、上報(bào)、存檔。會(huì)計(jì)資料裝訂時(shí)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化》的要求，封面、封底規(guī)范，錄入、審核、負(fù)責(zé)人簽章齊全。平時(shí)要及時(shí)備份數(shù)據(jù)，特別要注意磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)的備份。
4、電算化會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)檔案管理是在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用，更好地為管理服務(wù)的保證。會(huì)計(jì)電算化檔案內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán)（磁性介質(zhì)資料要根據(jù)保質(zhì)期定期復(fù)制，標(biāo)識(shí)清楚并檢測(cè)病毒）、打印的記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤(pán)等，應(yīng)由專(zhuān)人對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的安全性和正確性負(fù)責(zé)。甩賬后，對(duì)存儲(chǔ)在磁盤(pán)（含硬盤(pán)及軟盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件、憑證、帳、報(bào)表等要及時(shí)備份，備份軟盤(pán)要編號(hào)及加蓋印章歸檔。會(huì)計(jì)檔案的磁性化是不可見(jiàn)性，要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。書(shū)面打印的資料要做好防蟲(chóng)、防霉、防鼠工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)雙份或三份備份，分別存放不同地點(diǎn)。對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)資料在結(jié)算中心保管一年后按規(guī)定造冊(cè)列清單移交檔案室保管。
1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)及管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件是管理計(jì)算機(jī)資源和支持應(yīng)用程序運(yùn)行的程序。安易財(cái)務(wù)軟件是在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行的，它的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)。因此對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)和管理工作需要專(zhuān)職或兼職人員來(lái)負(fù)責(zé)，從而為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境。對(duì)用于電算化的計(jì)算機(jī)要專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，不得將專(zhuān)機(jī)作其他用途。計(jì)算機(jī)要安裝殺毒軟件，并不斷升級(jí)殺毒，防止病毒破壞數(shù)據(jù)或引起系統(tǒng)崩潰，保證機(jī)內(nèi)的程序與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。甩賬后應(yīng)有嚴(yán)格的計(jì)算機(jī)硬件管理制度，為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供—個(gè)良好的基礎(chǔ)條件。
2、上機(jī)操作管理。操作管理制度主要包括上機(jī)操作的規(guī)定，操作人員的職責(zé)、權(quán)限與操作程序等方面的內(nèi)容。要根據(jù)電算化工作需要確定有權(quán)使用會(huì)計(jì)核算軟件，完成職責(zé)范圍內(nèi)會(huì)計(jì)電算工作。電算化管理人員對(duì)賬套權(quán)限要進(jìn)行合理分配，操作人員嚴(yán)格按分配的權(quán)限進(jìn)行操作，個(gè)人密碼要嚴(yán)守保密。會(huì)計(jì)憑證是計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是根據(jù)審核后記賬憑證自動(dòng)進(jìn)行記賬、對(duì)賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、編報(bào)表等一系列工作。因此，記帳憑證的審核工作變得更加重要和關(guān)鍵，只有保證錄入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證準(zhǔn)確無(wú)誤，才能確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性、可靠性。
上機(jī)操作的管理是通過(guò)建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度進(jìn)行的，要求會(huì)計(jì)人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、審核、記帳、編制報(bào)表等執(zhí)行安易財(cái)務(wù)軟件各功能模塊、打印輸出有關(guān)會(huì)計(jì)信息，作好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份，嚴(yán)禁越權(quán)、非法操作會(huì)計(jì)軟件，確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常、穩(wěn)定地運(yùn)行。
3、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理。要按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，憑證的錄入要按規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，憑證摘要完整、科目使用正確、并與原始數(shù)據(jù)一致。負(fù)責(zé)審核記賬的會(huì)計(jì)依據(jù)錄入的原始憑證進(jìn)行審核、記賬，保證輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法。月末和年末按要求打印總帳和明細(xì)賬賬簿。會(huì)計(jì)報(bào)表按中國(guó)氣象局或省氣象局規(guī)定的統(tǒng)一報(bào)表格式和種類(lèi)編制、匯總、打印、上報(bào)、存檔。會(huì)計(jì)資料裝訂時(shí)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化》的要求，封面、封底規(guī)范，錄入、審核、負(fù)責(zé)人簽章齊全。平時(shí)要及時(shí)備份數(shù)據(jù)，特別要注意磁性介質(zhì)數(shù)據(jù)的備份。
4、電算化會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)檔案管理是在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用，更好地為管理服務(wù)的保證。會(huì)計(jì)電算化檔案內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤(pán)（磁性介質(zhì)資料要根據(jù)保質(zhì)期定期復(fù)制，標(biāo)識(shí)清楚并檢測(cè)病毒）、打印的記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，包括數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)恢復(fù)和清理硬盤(pán)等，應(yīng)由專(zhuān)人對(duì)磁盤(pán)會(huì)計(jì)檔案的安全性和正確性負(fù)責(zé)。甩賬后，對(duì)存儲(chǔ)在磁盤(pán)（含硬盤(pán)及軟盤(pán)）上的會(huì)計(jì)文件、憑證、帳、報(bào)表等要及時(shí)備份，備份軟盤(pán)要編號(hào)及加蓋印章歸檔。會(huì)計(jì)檔案的磁性化是不可見(jiàn)性，要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。書(shū)面打印的資料要做好防蟲(chóng)、防霉、防鼠工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)雙份或三份備份，分別存放不同地點(diǎn)。對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)資料在結(jié)算中心保管一年后按規(guī)定造冊(cè)列清單移交檔案室保管。