40、電子文件歸檔范圍
確定電子文件的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》
41、雙套歸檔制下紙質(zhì)文件的歸檔范圍
我國(guó)規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是"雙套歸檔制".
42、對(duì)于法律憑證問(wèn)題還未解決的電子文件、有密級(jí)的電子文件、在技術(shù)環(huán)境變遷下難以維護(hù)真實(shí)性的電子文件等，則必須實(shí)行雙套歸檔制。
43、電子文件歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔
44、邏輯歸檔
在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
45、簡(jiǎn)述采用邏輯歸檔的機(jī)構(gòu)
一方面，檔案部門(mén)能夠掌握歸檔文件信息，歸檔文件的著錄信息及存儲(chǔ)地址應(yīng)自動(dòng)保存到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以方便其他人員的查詢(xún)；另一方面，文件生成部門(mén)仍然可方便地使用該文件，但不能修改和刪除。
46、物理歸檔
把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
47、物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。
48、電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。
49、一般來(lái)講，邏輯歸檔盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控
50、電子文件歸檔工作的要求
（1）"前端控制"的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)
（2）電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步
51、簡(jiǎn)述歸檔電子文件的質(zhì)量要求
（1）齊全完整
（2）真實(shí)有效
指文本文件應(yīng)是后定稿
（3）格式規(guī)范
我國(guó)規(guī)定歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
（4）一式兩套
物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時(shí)還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管。
（5）經(jīng)過(guò)整理
整理完畢后，還應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》
52、移交雙方按照《歸檔電子文件登記表》清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的《歸檔電子文件登記表》、《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》、《電子檔案接收檢驗(yàn)登記表》上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?BR> 53、電子文件檢索的含義
廣義的檢索包括存儲(chǔ)和查找兩個(gè)相反方向的過(guò)程——存儲(chǔ)具有檢索意義；狹義的檢索僅指文件信息的查找過(guò)程。
54、表達(dá)檢索標(biāo)識(shí)的用語(yǔ)不僅包括檢索語(yǔ)言，還包括一些自然語(yǔ)言。
55、簡(jiǎn)述電子文件檢索的種類(lèi)
（1）按計(jì)算機(jī)處理方式劃分
電子文件檢索可以分為脫機(jī)批處理檢索、聯(lián)機(jī)檢索兩種。
批處理檢索是將用戶(hù)的查找要求進(jìn)行分批處理，對(duì)用戶(hù)提問(wèn)不立即回答，而是集中起來(lái)，送入計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理。
聯(lián)機(jī)檢索是指用戶(hù)通過(guò)計(jì)算機(jī)終端，以人——機(jī)對(duì)話(huà)的方式直接對(duì)文件信息進(jìn)行檢索、瀏覽、輸出。
（2）按計(jì)算機(jī)處理技術(shù)劃分，電子文件檢索可以劃分為布爾檢索、截詞檢索、加權(quán)檢索、原文檢索、超文本檢索等。
截詞檢索是模糊檢索的一種主要方式。按截?cái)嗟奈恢脕?lái)分，截詞可分為前截?cái)?、后截?cái)嗪颓昂蠼財(cái)嗳N。"前截?cái)?也稱(chēng)"后方一致"，即檢索用詞與詞表或信息庫(kù)中存儲(chǔ)詞完全一致或后半段一致均為命中。
以上三種都是運(yùn)用標(biāo)引詞進(jìn)行檢索的方法。
56、簡(jiǎn)述電子文件檢索和檔案計(jì)算機(jī)檢索差異
主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）兩者的工作基礎(chǔ)不同
檔案計(jì)算機(jī)檢索的對(duì)象是機(jī)讀目錄；電子文件的檢索則是以電子文件目錄以及電子文件全文為檢索對(duì)象
（2）兩者的技術(shù)手段不同
檔案計(jì)算機(jī)檢索所運(yùn)用的技術(shù)手段一般是采用單機(jī)形式；電子文件的檢索則采用復(fù)雜得多的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
（3）兩者的服務(wù)模式不同
檔案計(jì)算機(jī)輔助管理強(qiáng)調(diào)的仍然是檔案館（室）內(nèi)部信息的加工，而不是利用。檔案計(jì)算機(jī)檢索采用的是以檔案館（室）為中心的服務(wù)模式，電子文件檢索采取的是一種完全以用戶(hù)為中心的服務(wù)模式。
57、簡(jiǎn)述電子文件檢索與其他管理環(huán)節(jié)的關(guān)系
（1）部分收集工作的內(nèi)容將轉(zhuǎn)由檢索系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)來(lái)承擔(dān)
這種由實(shí)際擁有向文件資源存取發(fā)展的趨勢(shì)是不可避免的。一定量的物理保存是相當(dāng)必要的，尤其是對(duì)于社會(huì)記憶的積聚地——檔案館。
（2）檢索工作對(duì)整理工作提出新要求
文件和檔案的整理一般分為兩類(lèi)：實(shí)體整理和信息整理。原來(lái)占很大比重的實(shí)體整理工作將弱化、簡(jiǎn)化，信息整理則呈強(qiáng)化的發(fā)展趨勢(shì)。
（3）檢索工作同時(shí)包含著安全保護(hù)工作的內(nèi)容
檢索連接文件系統(tǒng)輸入和輸出兩個(gè)接口，容易出現(xiàn)泄密、篡改、刪除等問(wèn)題，一般宜結(jié)合技術(shù)與人工干預(yù)雙重手段，采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施。安全保護(hù)措施可分為兩類(lèi)：第一類(lèi)針對(duì)的是人員，第二類(lèi)針對(duì)文件。
58、電子文件檢索系統(tǒng)目前可以利用的技術(shù)包括：
多媒體技術(shù)、觸摸屏技術(shù)、虛擬實(shí)在技術(shù)
59、檢索語(yǔ)言
是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的、表達(dá)文獻(xiàn)主題概念和檢索課題概念的人工語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言由語(yǔ)匯和語(yǔ)法構(gòu)成。
60、檔案文件的檢索語(yǔ)言主要包括分類(lèi)檢索語(yǔ)言和主題檢索語(yǔ)言?xún)深?lèi)。分類(lèi)檢索語(yǔ)言以分類(lèi)號(hào)作為文件的檢索標(biāo)識(shí)，現(xiàn)有的分類(lèi)語(yǔ)言詞典是《中國(guó)檔案分類(lèi)法》。主題檢索語(yǔ)言以主題詞作為文件檢索標(biāo)識(shí)，現(xiàn)有的主題語(yǔ)言詞典是《中國(guó)檔案主題詞表》
61、電子文件檢索語(yǔ)言呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)和趨勢(shì)
（1）分類(lèi)語(yǔ)言和主題語(yǔ)言向一體化方向發(fā)展
（2）自然語(yǔ)言和檢索語(yǔ)言綜合應(yīng)用的方向發(fā)展
62、專(zhuān)家系統(tǒng)一般由知識(shí)庫(kù)、推理機(jī)制、解釋工具、知識(shí)獲取工具和人機(jī)接口組成。
63、說(shuō)明電子文件檢索專(zhuān)家系統(tǒng)的功能
（1）幫助用戶(hù)表達(dá)自己真正的信息需求
（2）選擇主題詞
（3）改進(jìn)檢索策略
64、著錄作用
體現(xiàn)在三個(gè)方面：
第一，當(dāng)需要關(guān)于所需文件的信息時(shí)，便能獲得
第二，當(dāng)需要關(guān)于所需文件中的信息時(shí)，便能獲得
第三，當(dāng)需要文件原件時(shí)，便能獲得。
65、電子文件著錄
是指通過(guò)獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過(guò)程及成果。
66、電子文件著錄的特點(diǎn)
（1）全要素
文件三要素：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景
（2）全過(guò)程
（3）綜合性
這里的綜合性是指著錄手段的綜合性
（4）多級(jí)性
全宗、大類(lèi)、屬類(lèi)、小類(lèi)、案卷直至單份文件著錄
67、文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門(mén)完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔
68、著錄標(biāo)準(zhǔn)：《國(guó)際檔案著錄（通則）》[ISAD（G）（第2版）
69、電子文件著錄項(xiàng)目（P76-78頁(yè)）
遷移者、歸檔或銷(xiāo)毀時(shí)間、遷移前載體類(lèi)型、遷移前盤(pán)帶號(hào)、機(jī)構(gòu)史或傳記、保存史、軟硬件平臺(tái)項(xiàng)（包括：機(jī)器名稱(chēng)及型號(hào)、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境[產(chǎn)品名稱(chēng)及型號(hào)]、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱(chēng)及版本、操作系統(tǒng)名稱(chēng)及版本、應(yīng)用軟件名稱(chēng)及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類(lèi)型、遷移前文件類(lèi)型、文件簽署所用技術(shù)）、電子文件名、遷移前電子文件名、路徑名、遷移前路徑名、版權(quán)/限制復(fù)制
70、密級(jí)
是指文件的機(jī)密程度，劃分為公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)、內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、級(jí)。
確定電子文件的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》
41、雙套歸檔制下紙質(zhì)文件的歸檔范圍
我國(guó)規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是"雙套歸檔制".
42、對(duì)于法律憑證問(wèn)題還未解決的電子文件、有密級(jí)的電子文件、在技術(shù)環(huán)境變遷下難以維護(hù)真實(shí)性的電子文件等，則必須實(shí)行雙套歸檔制。
43、電子文件歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔
44、邏輯歸檔
在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
45、簡(jiǎn)述采用邏輯歸檔的機(jī)構(gòu)
一方面，檔案部門(mén)能夠掌握歸檔文件信息，歸檔文件的著錄信息及存儲(chǔ)地址應(yīng)自動(dòng)保存到檔案部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以方便其他人員的查詢(xún)；另一方面，文件生成部門(mén)仍然可方便地使用該文件，但不能修改和刪除。
46、物理歸檔
把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
47、物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。
48、電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。
49、一般來(lái)講，邏輯歸檔盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控
50、電子文件歸檔工作的要求
（1）"前端控制"的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)
（2）電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步
51、簡(jiǎn)述歸檔電子文件的質(zhì)量要求
（1）齊全完整
（2）真實(shí)有效
指文本文件應(yīng)是后定稿
（3）格式規(guī)范
我國(guó)規(guī)定歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
（4）一式兩套
物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時(shí)還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管。
（5）經(jīng)過(guò)整理
整理完畢后，還應(yīng)填寫(xiě)統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》
52、移交雙方按照《歸檔電子文件登記表》清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的《歸檔電子文件登記表》、《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》、《電子檔案接收檢驗(yàn)登記表》上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?BR> 53、電子文件檢索的含義
廣義的檢索包括存儲(chǔ)和查找兩個(gè)相反方向的過(guò)程——存儲(chǔ)具有檢索意義；狹義的檢索僅指文件信息的查找過(guò)程。
54、表達(dá)檢索標(biāo)識(shí)的用語(yǔ)不僅包括檢索語(yǔ)言，還包括一些自然語(yǔ)言。
55、簡(jiǎn)述電子文件檢索的種類(lèi)
（1）按計(jì)算機(jī)處理方式劃分
電子文件檢索可以分為脫機(jī)批處理檢索、聯(lián)機(jī)檢索兩種。
批處理檢索是將用戶(hù)的查找要求進(jìn)行分批處理，對(duì)用戶(hù)提問(wèn)不立即回答，而是集中起來(lái)，送入計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理。
聯(lián)機(jī)檢索是指用戶(hù)通過(guò)計(jì)算機(jī)終端，以人——機(jī)對(duì)話(huà)的方式直接對(duì)文件信息進(jìn)行檢索、瀏覽、輸出。
（2）按計(jì)算機(jī)處理技術(shù)劃分，電子文件檢索可以劃分為布爾檢索、截詞檢索、加權(quán)檢索、原文檢索、超文本檢索等。
截詞檢索是模糊檢索的一種主要方式。按截?cái)嗟奈恢脕?lái)分，截詞可分為前截?cái)?、后截?cái)嗪颓昂蠼財(cái)嗳N。"前截?cái)?也稱(chēng)"后方一致"，即檢索用詞與詞表或信息庫(kù)中存儲(chǔ)詞完全一致或后半段一致均為命中。
以上三種都是運(yùn)用標(biāo)引詞進(jìn)行檢索的方法。
56、簡(jiǎn)述電子文件檢索和檔案計(jì)算機(jī)檢索差異
主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）兩者的工作基礎(chǔ)不同
檔案計(jì)算機(jī)檢索的對(duì)象是機(jī)讀目錄；電子文件的檢索則是以電子文件目錄以及電子文件全文為檢索對(duì)象
（2）兩者的技術(shù)手段不同
檔案計(jì)算機(jī)檢索所運(yùn)用的技術(shù)手段一般是采用單機(jī)形式；電子文件的檢索則采用復(fù)雜得多的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
（3）兩者的服務(wù)模式不同
檔案計(jì)算機(jī)輔助管理強(qiáng)調(diào)的仍然是檔案館（室）內(nèi)部信息的加工，而不是利用。檔案計(jì)算機(jī)檢索采用的是以檔案館（室）為中心的服務(wù)模式，電子文件檢索采取的是一種完全以用戶(hù)為中心的服務(wù)模式。
57、簡(jiǎn)述電子文件檢索與其他管理環(huán)節(jié)的關(guān)系
（1）部分收集工作的內(nèi)容將轉(zhuǎn)由檢索系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)來(lái)承擔(dān)
這種由實(shí)際擁有向文件資源存取發(fā)展的趨勢(shì)是不可避免的。一定量的物理保存是相當(dāng)必要的，尤其是對(duì)于社會(huì)記憶的積聚地——檔案館。
（2）檢索工作對(duì)整理工作提出新要求
文件和檔案的整理一般分為兩類(lèi)：實(shí)體整理和信息整理。原來(lái)占很大比重的實(shí)體整理工作將弱化、簡(jiǎn)化，信息整理則呈強(qiáng)化的發(fā)展趨勢(shì)。
（3）檢索工作同時(shí)包含著安全保護(hù)工作的內(nèi)容
檢索連接文件系統(tǒng)輸入和輸出兩個(gè)接口，容易出現(xiàn)泄密、篡改、刪除等問(wèn)題，一般宜結(jié)合技術(shù)與人工干預(yù)雙重手段，采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施。安全保護(hù)措施可分為兩類(lèi)：第一類(lèi)針對(duì)的是人員，第二類(lèi)針對(duì)文件。
58、電子文件檢索系統(tǒng)目前可以利用的技術(shù)包括：
多媒體技術(shù)、觸摸屏技術(shù)、虛擬實(shí)在技術(shù)
59、檢索語(yǔ)言
是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的、表達(dá)文獻(xiàn)主題概念和檢索課題概念的人工語(yǔ)言。檢索語(yǔ)言由語(yǔ)匯和語(yǔ)法構(gòu)成。
60、檔案文件的檢索語(yǔ)言主要包括分類(lèi)檢索語(yǔ)言和主題檢索語(yǔ)言?xún)深?lèi)。分類(lèi)檢索語(yǔ)言以分類(lèi)號(hào)作為文件的檢索標(biāo)識(shí)，現(xiàn)有的分類(lèi)語(yǔ)言詞典是《中國(guó)檔案分類(lèi)法》。主題檢索語(yǔ)言以主題詞作為文件檢索標(biāo)識(shí)，現(xiàn)有的主題語(yǔ)言詞典是《中國(guó)檔案主題詞表》
61、電子文件檢索語(yǔ)言呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)和趨勢(shì)
（1）分類(lèi)語(yǔ)言和主題語(yǔ)言向一體化方向發(fā)展
（2）自然語(yǔ)言和檢索語(yǔ)言綜合應(yīng)用的方向發(fā)展
62、專(zhuān)家系統(tǒng)一般由知識(shí)庫(kù)、推理機(jī)制、解釋工具、知識(shí)獲取工具和人機(jī)接口組成。
63、說(shuō)明電子文件檢索專(zhuān)家系統(tǒng)的功能
（1）幫助用戶(hù)表達(dá)自己真正的信息需求
（2）選擇主題詞
（3）改進(jìn)檢索策略
64、著錄作用
體現(xiàn)在三個(gè)方面：
第一，當(dāng)需要關(guān)于所需文件的信息時(shí)，便能獲得
第二，當(dāng)需要關(guān)于所需文件中的信息時(shí)，便能獲得
第三，當(dāng)需要文件原件時(shí)，便能獲得。
65、電子文件著錄
是指通過(guò)獲取、核對(duì)、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過(guò)程及成果。
66、電子文件著錄的特點(diǎn)
（1）全要素
文件三要素：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景
（2）全過(guò)程
（3）綜合性
這里的綜合性是指著錄手段的綜合性
（4）多級(jí)性
全宗、大類(lèi)、屬類(lèi)、小類(lèi)、案卷直至單份文件著錄
67、文件級(jí)以及案卷級(jí)的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門(mén)完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔
68、著錄標(biāo)準(zhǔn)：《國(guó)際檔案著錄（通則）》[ISAD（G）（第2版）
69、電子文件著錄項(xiàng)目（P76-78頁(yè)）
遷移者、歸檔或銷(xiāo)毀時(shí)間、遷移前載體類(lèi)型、遷移前盤(pán)帶號(hào)、機(jī)構(gòu)史或傳記、保存史、軟硬件平臺(tái)項(xiàng)（包括：機(jī)器名稱(chēng)及型號(hào)、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境[產(chǎn)品名稱(chēng)及型號(hào)]、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱(chēng)及版本、操作系統(tǒng)名稱(chēng)及版本、應(yīng)用軟件名稱(chēng)及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類(lèi)型、遷移前文件類(lèi)型、文件簽署所用技術(shù)）、電子文件名、遷移前電子文件名、路徑名、遷移前路徑名、版權(quán)/限制復(fù)制
70、密級(jí)
是指文件的機(jī)密程度，劃分為公開(kāi)級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)、內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、級(jí)。