隨著電腦的普及應(yīng)用，每一臺(tái)電腦都可以靈活方便地安裝使用Excel軟件。而除財(cái)會(huì)部門(mén)外，其他部門(mén)的電腦都去裝上專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)、商務(wù)軟件肯定是不現(xiàn)實(shí)的。在日常的業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算和會(huì)計(jì)核算三大核算工作中，相當(dāng)多的工作人員還在依賴(lài)手工方式。面對(duì)在手工下的各種大量而又十分繁瑣的費(fèi)時(shí)費(fèi)力又費(fèi)神的數(shù)據(jù)查找、登記、計(jì)算、匯總工作，除利用財(cái)務(wù)、商務(wù)軟件解決外，利用Excel去解決這些問(wèn)題，其實(shí)是一件十分方便且輕松的事情。本文以任務(wù)驅(qū)動(dòng)的方式，引導(dǎo)讀者在完成任務(wù)的過(guò)程中掌握相應(yīng)的操作技能。
目標(biāo)任務(wù)
在一個(gè)工作簿中分別制作一個(gè)“進(jìn)貨”工作表、一個(gè)“銷(xiāo)售”工作表和一個(gè)“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表，設(shè)置好相應(yīng)的公式和條件格式。
每當(dāng)發(fā)生進(jìn)貨或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)而在“進(jìn)貨”工作表或在“銷(xiāo)售”工作表中輸入進(jìn)貨業(yè)務(wù)或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”表中便自動(dòng)計(jì)算出每一種商品的當(dāng)前總進(jìn)貨量、當(dāng)前總銷(xiāo)售量和當(dāng)前庫(kù)存量。
當(dāng)庫(kù)存量超過(guò)或低于規(guī)定的“報(bào)警線(xiàn)”時(shí)，能進(jìn)行特殊顯示，以示警告。
操作要點(diǎn)及注意事項(xiàng)
Excel表格的制作，Excel工作表函數(shù)公式的運(yùn)用，條件格式的運(yùn)用。
本文所述操作在Excel97和Excel2000下運(yùn)行測(cè)試通過(guò)。
除漢字外，Excel公式中的所有字符，都必須在英文(En)狀態(tài)下輸入。
方法與步驟
(一)新建工作簿
1．單擊“開(kāi)始”菜單，在彈出的開(kāi)始菜單項(xiàng)中單擊“新建office文檔”，出現(xiàn)“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗口。
2．“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗口中的“常用”活頁(yè)夾中，雙擊“空工作簿”，出現(xiàn)名為“Book1”的空工作簿。
3．將“Book1”保存為“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)．xls”。
(二)定義工作表名稱(chēng)及數(shù)據(jù)
1．雙擊“Sheet1”工作表標(biāo)簽，輸入“進(jìn)貨”后按【Enter】鍵。
2．雙擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，輸入“銷(xiāo)售”后按【Enter】鍵。
3．雙擊“Sheet3”工作表標(biāo)簽，輸入“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”后按【Enter】鍵。
4．選擇“進(jìn)貨”工作表，輸入標(biāo)題(進(jìn)貨日期、商品名稱(chēng)、進(jìn)貨數(shù)量)和相應(yīng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。
限于篇幅，以及僅為說(shuō)明問(wèn)題起見(jiàn)，這里只列舉甲、乙、丙三種商品。
5．選擇“銷(xiāo)售”工作表，輸入標(biāo)題(銷(xiāo)售日期、銷(xiāo)售去向、商品名稱(chēng)、銷(xiāo)售數(shù)量)和相應(yīng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。
6．選擇“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表，在第一行中分別輸入標(biāo)題內(nèi)容：商品名稱(chēng)、當(dāng)前總進(jìn)貨量、當(dāng)前總銷(xiāo)售量、當(dāng)前庫(kù)存量。
(三)定義公式
1．在“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表中選擇B2單元格，輸入“=SUMIF(進(jìn)貨！B：B，"甲"，進(jìn)貨！C：C)”，按【Enter】鍵。
2．向下拖動(dòng)B2單元格右下方的黑點(diǎn)至B4單元格，進(jìn)行公式復(fù)制的操作。
3．選擇B3單元格，按F2鍵，修改公式中的“甲”為“乙”，同樣，修改B4單元格公式中的“甲”為“丙”。如果有更多的商品，依此類(lèi)推，直至修改完畢為止。注意，從公式定義可以看出，此例中的單元格相加求和的條件依據(jù)是商品名稱(chēng)：甲、乙、丙。
4．選定B2至B4單元格，向右拖動(dòng)B4單元格右下方的黑點(diǎn)至C列，進(jìn)行公式的復(fù)制操作。
5．選擇C2單元格，按F2鍵，將公式中的“進(jìn)貨”修改為“銷(xiāo)售”，同樣，再分別修改C3、C4單元格公式中的“進(jìn)貨”為“銷(xiāo)售”。如果有更多的單元格需要定義公式，依此類(lèi)推，直至修改完畢為止。
6．選定D2單元格，輸入“=B2-C2”，按【Enter】鍵。
7．向下拖動(dòng)D2單元格右下方的黑點(diǎn)至D4單元格(如果有更多的，一直向下拖動(dòng)到最后一個(gè)單元格即可)，完成公式的復(fù)制工作。
(四)庫(kù)存報(bào)警(字符突出顯示)設(shè)置
1．單擊D列的列標(biāo)，然后選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。
2．在打開(kāi)的“條件格式”對(duì)話(huà)框中，在“條件1”區(qū)域中進(jìn)行庫(kù)存量報(bào)警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”(Excel97中是“單元格數(shù)值為”)、“大于或等于”，并輸入一個(gè)合適的庫(kù)存量報(bào)警線(xiàn)數(shù)字。
然后，單擊“格式”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中設(shè)置顏色為“紅色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，完成庫(kù)存一旦超高即報(bào)警的突出顯示設(shè)置。
3．在“條件格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“添加”按鈕，隨即便會(huì)增加一個(gè)“條件2”區(qū)域。
在“條件2”區(qū)域中進(jìn)行最低庫(kù)存量報(bào)警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”、“小于或等于”，并輸入一個(gè)合適的最低庫(kù)存量報(bào)警線(xiàn)數(shù)字(比如，輸入1，表示當(dāng)庫(kù)存只剩一件或沒(méi)有時(shí)，突出警示)。
然后單擊“格式”按鈕，再在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中設(shè)置顏色為“藍(lán)色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，即完成庫(kù)存超低的報(bào)警突出顯示設(shè)置。
(五)日常應(yīng)用
1．平時(shí)，每次只要在“進(jìn)貨”工作表和“銷(xiāo)售”工作表中輸入實(shí)際發(fā)生的進(jìn)貨或銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”表中便會(huì)自動(dòng)得到當(dāng)前的總進(jìn)貨量、當(dāng)前的總銷(xiāo)售量以及當(dāng)前庫(kù)存量。同時(shí)，當(dāng)庫(kù)存量超過(guò)或低于報(bào)警線(xiàn)數(shù)字時(shí)，就會(huì)以紅色或藍(lán)色并加粗字符來(lái)突出顯示。
2．購(gòu)入“進(jìn)貨”工作表中沒(méi)有的新貨時(shí)，需要按照上面所述方法在“進(jìn)貨”工作表和“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表中增設(shè)相應(yīng)的商品名稱(chēng)及其取數(shù)公式，公式設(shè)置還是按照前面所描述的方法，采取復(fù)制加修改的方法最快捷。
結(jié)束語(yǔ)
本文提供和介紹了利用Excel實(shí)現(xiàn)有關(guān)進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的一種基本思路和基本做法，其中重點(diǎn)是公式和條件格式的運(yùn)用。至于商品進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)中的“商品編號(hào)”、“業(yè)務(wù)摘要”
、“單價(jià)”、“金額”以及“備注”等，可根據(jù)各自需要在工作表中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置；也可以對(duì)舉例中的數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)題名稱(chēng)進(jìn)行更改；還可以對(duì)公式中單元格相加求和的條件依據(jù)進(jìn)行更改，比如，“商品名稱(chēng)”變?yōu)椤吧唐肪幪?hào)”。
目標(biāo)任務(wù)
在一個(gè)工作簿中分別制作一個(gè)“進(jìn)貨”工作表、一個(gè)“銷(xiāo)售”工作表和一個(gè)“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表，設(shè)置好相應(yīng)的公式和條件格式。
每當(dāng)發(fā)生進(jìn)貨或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)而在“進(jìn)貨”工作表或在“銷(xiāo)售”工作表中輸入進(jìn)貨業(yè)務(wù)或銷(xiāo)售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”表中便自動(dòng)計(jì)算出每一種商品的當(dāng)前總進(jìn)貨量、當(dāng)前總銷(xiāo)售量和當(dāng)前庫(kù)存量。
當(dāng)庫(kù)存量超過(guò)或低于規(guī)定的“報(bào)警線(xiàn)”時(shí)，能進(jìn)行特殊顯示，以示警告。
操作要點(diǎn)及注意事項(xiàng)
Excel表格的制作，Excel工作表函數(shù)公式的運(yùn)用，條件格式的運(yùn)用。
本文所述操作在Excel97和Excel2000下運(yùn)行測(cè)試通過(guò)。
除漢字外，Excel公式中的所有字符，都必須在英文(En)狀態(tài)下輸入。
方法與步驟
(一)新建工作簿
1．單擊“開(kāi)始”菜單，在彈出的開(kāi)始菜單項(xiàng)中單擊“新建office文檔”，出現(xiàn)“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗口。
2．“新建office文檔”對(duì)話(huà)框窗口中的“常用”活頁(yè)夾中，雙擊“空工作簿”，出現(xiàn)名為“Book1”的空工作簿。
3．將“Book1”保存為“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)．xls”。
(二)定義工作表名稱(chēng)及數(shù)據(jù)
1．雙擊“Sheet1”工作表標(biāo)簽，輸入“進(jìn)貨”后按【Enter】鍵。
2．雙擊“Sheet2”工作表標(biāo)簽，輸入“銷(xiāo)售”后按【Enter】鍵。
3．雙擊“Sheet3”工作表標(biāo)簽，輸入“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”后按【Enter】鍵。
4．選擇“進(jìn)貨”工作表，輸入標(biāo)題(進(jìn)貨日期、商品名稱(chēng)、進(jìn)貨數(shù)量)和相應(yīng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。
限于篇幅，以及僅為說(shuō)明問(wèn)題起見(jiàn)，這里只列舉甲、乙、丙三種商品。
5．選擇“銷(xiāo)售”工作表，輸入標(biāo)題(銷(xiāo)售日期、銷(xiāo)售去向、商品名稱(chēng)、銷(xiāo)售數(shù)量)和相應(yīng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)。
6．選擇“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表，在第一行中分別輸入標(biāo)題內(nèi)容：商品名稱(chēng)、當(dāng)前總進(jìn)貨量、當(dāng)前總銷(xiāo)售量、當(dāng)前庫(kù)存量。
(三)定義公式
1．在“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表中選擇B2單元格，輸入“=SUMIF(進(jìn)貨！B：B，"甲"，進(jìn)貨！C：C)”，按【Enter】鍵。
2．向下拖動(dòng)B2單元格右下方的黑點(diǎn)至B4單元格，進(jìn)行公式復(fù)制的操作。
3．選擇B3單元格，按F2鍵，修改公式中的“甲”為“乙”，同樣，修改B4單元格公式中的“甲”為“丙”。如果有更多的商品，依此類(lèi)推，直至修改完畢為止。注意，從公式定義可以看出，此例中的單元格相加求和的條件依據(jù)是商品名稱(chēng)：甲、乙、丙。
4．選定B2至B4單元格，向右拖動(dòng)B4單元格右下方的黑點(diǎn)至C列，進(jìn)行公式的復(fù)制操作。
5．選擇C2單元格，按F2鍵，將公式中的“進(jìn)貨”修改為“銷(xiāo)售”，同樣，再分別修改C3、C4單元格公式中的“進(jìn)貨”為“銷(xiāo)售”。如果有更多的單元格需要定義公式，依此類(lèi)推，直至修改完畢為止。
6．選定D2單元格，輸入“=B2-C2”，按【Enter】鍵。
7．向下拖動(dòng)D2單元格右下方的黑點(diǎn)至D4單元格(如果有更多的，一直向下拖動(dòng)到最后一個(gè)單元格即可)，完成公式的復(fù)制工作。
(四)庫(kù)存報(bào)警(字符突出顯示)設(shè)置
1．單擊D列的列標(biāo)，然后選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。
2．在打開(kāi)的“條件格式”對(duì)話(huà)框中，在“條件1”區(qū)域中進(jìn)行庫(kù)存量報(bào)警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”(Excel97中是“單元格數(shù)值為”)、“大于或等于”，并輸入一個(gè)合適的庫(kù)存量報(bào)警線(xiàn)數(shù)字。
然后，單擊“格式”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中設(shè)置顏色為“紅色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，完成庫(kù)存一旦超高即報(bào)警的突出顯示設(shè)置。
3．在“條件格式”對(duì)話(huà)框中，單擊“添加”按鈕，隨即便會(huì)增加一個(gè)“條件2”區(qū)域。
在“條件2”區(qū)域中進(jìn)行最低庫(kù)存量報(bào)警的突出顯示設(shè)置：
首先，從左到右，分別選定“單元格數(shù)值”、“小于或等于”，并輸入一個(gè)合適的最低庫(kù)存量報(bào)警線(xiàn)數(shù)字(比如，輸入1，表示當(dāng)庫(kù)存只剩一件或沒(méi)有時(shí)，突出警示)。
然后單擊“格式”按鈕，再在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中設(shè)置顏色為“藍(lán)色”，字形為“加粗”。
最后按“確定”按鈕，即完成庫(kù)存超低的報(bào)警突出顯示設(shè)置。
(五)日常應(yīng)用
1．平時(shí)，每次只要在“進(jìn)貨”工作表和“銷(xiāo)售”工作表中輸入實(shí)際發(fā)生的進(jìn)貨或銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”表中便會(huì)自動(dòng)得到當(dāng)前的總進(jìn)貨量、當(dāng)前的總銷(xiāo)售量以及當(dāng)前庫(kù)存量。同時(shí)，當(dāng)庫(kù)存量超過(guò)或低于報(bào)警線(xiàn)數(shù)字時(shí)，就會(huì)以紅色或藍(lán)色并加粗字符來(lái)突出顯示。
2．購(gòu)入“進(jìn)貨”工作表中沒(méi)有的新貨時(shí)，需要按照上面所述方法在“進(jìn)貨”工作表和“進(jìn)銷(xiāo)存自動(dòng)統(tǒng)計(jì)”工作表中增設(shè)相應(yīng)的商品名稱(chēng)及其取數(shù)公式，公式設(shè)置還是按照前面所描述的方法，采取復(fù)制加修改的方法最快捷。
結(jié)束語(yǔ)
本文提供和介紹了利用Excel實(shí)現(xiàn)有關(guān)進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的一種基本思路和基本做法，其中重點(diǎn)是公式和條件格式的運(yùn)用。至于商品進(jìn)銷(xiāo)存業(yè)務(wù)中的“商品編號(hào)”、“業(yè)務(wù)摘要”
、“單價(jià)”、“金額”以及“備注”等，可根據(jù)各自需要在工作表中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置；也可以對(duì)舉例中的數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)題名稱(chēng)進(jìn)行更改；還可以對(duì)公式中單元格相加求和的條件依據(jù)進(jìn)行更改，比如，“商品名稱(chēng)”變?yōu)椤吧唐肪幪?hào)”。