一、公文修改的必要性
契訶夫說：“寫的好的本領就是刪掉寫的不好的地方的不好的本領?！毙薷氖浅晌倪^程中的必經(jīng)階段，通過修改使認識由淺而深，使材料由粗而精，使結(jié)構(gòu)由疏而密，使語言由繁而簡，成為佳作，對提高寫作能力大有益處。所以，古今中外的思想家文學家學者都非常重視文章的修改，那么修改從哪些地方入手呢？
（一）修改主題
修改時首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查文章所表達的思想觀點與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致，看看材料能否為主旨或觀點服務，寫作意圖是否表達清楚，對錯誤的、模糊的和膚淺的地方要進行修正?，F(xiàn)實生活中對公文主題把握不好造成的錯誤很多在這里略舉一二，比如，由于文秘人員對公文主題的把握不準確，使標題偏離了主題。如一份簡報反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場供應情況，有計劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平比上年上升16.1%,從而調(diào)動了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標題是這樣擬寫的：《1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平上升16.1%》，很明顯這個標題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進去，這份簡報被采用時，將標題改為《某市運用價格杠桿促進農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)》，這就比較準確的概括了全文的意思 。
在日常的公文寫作中，由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，"請示"和"報告"、"請示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用。有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關主管部門請求批準時，故意將"函"用成"請示"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴肅性和權(quán)威性。如"××大學關于教學工作情況的匯報"，將"匯報"作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應改為"報告"。
（二）修改格式
《國家行政公文處理辦法》對格式、標準有明確的規(guī)定應參照執(zhí)行。但在具體行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤如：
排版規(guī)格不當。如公文標題應在紅色（黑色）反線下空２行處，函的公文標題在發(fā)文字號下空2行處，居中排布，用２號小標微軟雅黑字，正文用３號仿微軟雅黑字，一般每頁排２２行，每行排２８個字。如果字數(shù)偏多，則分行排列，分行時不要把各行上下對齊排成等長可視字數(shù)多少居中排成一行或二至三行，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對稱、間距恰當。而在實際操作中往往是各行其是，嚴重影響了公文的嚴肅性。這里有一個公文標題排列不恰當?shù)睦樱?BR> 某某市城鄉(xiāng)建設管理委員會
關于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分
景墻建設經(jīng)費的請示
為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在……興建……的景墻?！?BR> 這份請示，要求解決修建沿鐵路干線幾個城區(qū)段景墻建設經(jīng)費問題。但是這里的標題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復指，即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設經(jīng) 費問題。正確的排列是
某市城鄉(xiāng)建設管理委員會
關于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段
部分景墻建設經(jīng)費的請示
要想真正掌握公文的格式就必須提高認識，增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各級行政機關的負責人不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且應當在實踐中模范遵守《辦法》，并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查，維護公文的嚴肅性和權(quán)威性；另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態(tài)度和精益求精的精神，認真做好公文格式規(guī)范化工作。當前，要通過各種有效形式，廣泛、深入地學習、宣傳《辦法》，對《辦法》和《格式》進行深入系統(tǒng)地學習，掌握公文寫作的格式，推進公文寫作的標準化進程。
（三）修改材料
公文寫作要求材料真實、典型和充實。因此要檢查文章是否詳實，有沒有多余的材料，祥略是否得當。同時還要審核材料的真實性和典型性。對不真實，不典型，也就是剔除那些繁雜的無價值的與主題無關的材料，對缺少的材料要適當增補。
（四）修改結(jié)構(gòu)
好的文章結(jié)構(gòu)完整、嚴謹，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達出來，形成一個完美的藝術(shù)整體，如果結(jié)構(gòu)松弛，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴謹、完整和有條理。因此，要檢查文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求。不合理的不符合要求的應進行相應的調(diào)整。
（五）修改語言
錘煉語言，推敲煉字是中國作家的優(yōu)良傳統(tǒng)。特別是公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的性，還要簡潔和通俗。因此要反復推敲語言，有沒有廢話、錯字、白字、病句等，語言表達是否準確，是否符合文體要求。對語言的推敲不能滿足于沒有錯誤，而要追求妥帖完美。
二、常用的公文修改方法
我國有句名言，叫“文不厭改”。文件起草完畢，要經(jīng)過仔細的檢查和認真的修改。起草人員要反復閱讀文稿，逐字逐句的檢查和認真的修改。觀點表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述繁簡失當?shù)囊右詣h除和補充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進行調(diào)整，內(nèi)容重復和可有可無的文字要舍棄，事件，數(shù)字要檢查核實，文中的錯別字和標點符號使用不當?shù)囊?。具體來說公文可以采用這樣的方法：
1、四字法
刪：沒價值，不典型，與主題無關的材料刪掉；補：材料少，內(nèi)容不充分，要添補材料；調(diào)：首尾段層不嚴密不合理要調(diào)整使布局更合理，主題更突出；換：觀點語言等方面不當不優(yōu)的更換成更理想的。
2、凍醫(yī)法
文章寫好后，如果不需要其他同志參與審核、修改，就不要馬上改，休息后再改。這樣有好處：會有信息輸入腦中，冷靜一下大腦，思想會更清醒，思路會更明晰，認識會更深刻，技巧會更熟，語言會更豐，改效會更高。
3、自讀自改法
每寫一份公文，自己要念幾遍，可以先默讀，在默讀中，毫不留情的刪去文章多余的字詞句換去不當?shù)脑~語，使作品的語言更準確簡潔，在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，那些句子不通順，然后再仔細推敲斟酌做認真的潤色修改。
4 、求教法
*者迷，旁觀者清，自己的思想認識、知識文功都有限度，很不容易發(fā)現(xiàn)自己的毛病，別人一看就知道你的缺點錯誤，所以不要夜郎自大，要恭敬求教，虛心采納別人特別是同行的意見。
“三人行，必有吾師。”只有開門納諫，才能集思廣益，博采眾長，釀造出精品佳作。
契訶夫說：“寫的好的本領就是刪掉寫的不好的地方的不好的本領?！毙薷氖浅晌倪^程中的必經(jīng)階段，通過修改使認識由淺而深，使材料由粗而精，使結(jié)構(gòu)由疏而密，使語言由繁而簡，成為佳作，對提高寫作能力大有益處。所以，古今中外的思想家文學家學者都非常重視文章的修改，那么修改從哪些地方入手呢？
（一）修改主題
修改時首先要看主題是否集中、明確、前后一致，還要檢查文章所表達的思想觀點與現(xiàn)行的法律法規(guī)方針政策是否一致，看看材料能否為主旨或觀點服務，寫作意圖是否表達清楚，對錯誤的、模糊的和膚淺的地方要進行修正?，F(xiàn)實生活中對公文主題把握不好造成的錯誤很多在這里略舉一二，比如，由于文秘人員對公文主題的把握不準確，使標題偏離了主題。如一份簡報反映某市根據(jù)農(nóng)副產(chǎn)品市場供應情況，有計劃地提高了一部分農(nóng)副產(chǎn)品的收購價格，全市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平比上年上升16.1%,從而調(diào)動了京郊農(nóng)民發(fā)展農(nóng)副產(chǎn)品的生產(chǎn)積極性。原標題是這樣擬寫的：《1987年某市農(nóng)副產(chǎn)品收購價格總水平上升16.1%》，很明顯這個標題只反映了該文的一部分內(nèi)容，而該文的主要內(nèi)容卻沒能概括進去，這份簡報被采用時，將標題改為《某市運用價格杠桿促進農(nóng)副產(chǎn)品生產(chǎn)》，這就比較準確的概括了全文的意思 。
在日常的公文寫作中，由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，"請示"和"報告"、"請示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用。有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關主管部門請求批準時，故意將"函"用成"請示"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴肅性和權(quán)威性。如"××大學關于教學工作情況的匯報"，將"匯報"作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應改為"報告"。
（二）修改格式
《國家行政公文處理辦法》對格式、標準有明確的規(guī)定應參照執(zhí)行。但在具體行文中仍出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤如：
排版規(guī)格不當。如公文標題應在紅色（黑色）反線下空２行處，函的公文標題在發(fā)文字號下空2行處，居中排布，用２號小標微軟雅黑字，正文用３號仿微軟雅黑字，一般每頁排２２行，每行排２８個字。如果字數(shù)偏多，則分行排列，分行時不要把各行上下對齊排成等長可視字數(shù)多少居中排成一行或二至三行，不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，要做到語意完整、排列對稱、間距恰當。而在實際操作中往往是各行其是，嚴重影響了公文的嚴肅性。這里有一個公文標題排列不恰當?shù)睦樱?BR> 某某市城鄉(xiāng)建設管理委員會
關于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段部分
景墻建設經(jīng)費的請示
為加快京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治步伐，美化鐵路沿線景觀，根據(jù)京廣鐵路沿線某城區(qū)段綜合整治規(guī)劃，經(jīng)市政府研究同意在……興建……的景墻?！?BR> 這份請示，要求解決修建沿鐵路干線幾個城區(qū)段景墻建設經(jīng)費問題。但是這里的標題排列是城區(qū)段與部分相連，兩者復指，即部分就是城區(qū)段，城區(qū)段等于部分，這樣理解就成了要求解決的是某的城區(qū)段部分的全部景墻的建設經(jīng) 費問題。正確的排列是
某市城鄉(xiāng)建設管理委員會
關于解決京廣鐵路沿線武漢城區(qū)段
部分景墻建設經(jīng)費的請示
要想真正掌握公文的格式就必須提高認識，增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各級行政機關的負責人不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且應當在實踐中模范遵守《辦法》，并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查，維護公文的嚴肅性和權(quán)威性；另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態(tài)度和精益求精的精神，認真做好公文格式規(guī)范化工作。當前，要通過各種有效形式，廣泛、深入地學習、宣傳《辦法》，對《辦法》和《格式》進行深入系統(tǒng)地學習，掌握公文寫作的格式，推進公文寫作的標準化進程。
（三）修改材料
公文寫作要求材料真實、典型和充實。因此要檢查文章是否詳實，有沒有多余的材料，祥略是否得當。同時還要審核材料的真實性和典型性。對不真實，不典型，也就是剔除那些繁雜的無價值的與主題無關的材料，對缺少的材料要適當增補。
（四）修改結(jié)構(gòu)
好的文章結(jié)構(gòu)完整、嚴謹，層次分明、首尾圓合、迂曲多變，主題能明確地表達出來，形成一個完美的藝術(shù)整體，如果結(jié)構(gòu)松弛，層次混亂，賓主無序，就必須修改。公文寫作也要求結(jié)構(gòu)嚴謹、完整和有條理。因此，要檢查文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是否合理，是否符合文體要求。不合理的不符合要求的應進行相應的調(diào)整。
（五）修改語言
錘煉語言，推敲煉字是中國作家的優(yōu)良傳統(tǒng)。特別是公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的性，還要簡潔和通俗。因此要反復推敲語言，有沒有廢話、錯字、白字、病句等，語言表達是否準確，是否符合文體要求。對語言的推敲不能滿足于沒有錯誤，而要追求妥帖完美。
二、常用的公文修改方法
我國有句名言，叫“文不厭改”。文件起草完畢，要經(jīng)過仔細的檢查和認真的修改。起草人員要反復閱讀文稿，逐字逐句的檢查和認真的修改。觀點表述不夠鮮明的要重新措辭，材料敘述繁簡失當?shù)囊右詣h除和補充，結(jié)構(gòu)安排不妥的要進行調(diào)整，內(nèi)容重復和可有可無的文字要舍棄，事件，數(shù)字要檢查核實，文中的錯別字和標點符號使用不當?shù)囊?。具體來說公文可以采用這樣的方法：
1、四字法
刪：沒價值，不典型，與主題無關的材料刪掉；補：材料少，內(nèi)容不充分，要添補材料；調(diào)：首尾段層不嚴密不合理要調(diào)整使布局更合理，主題更突出；換：觀點語言等方面不當不優(yōu)的更換成更理想的。
2、凍醫(yī)法
文章寫好后，如果不需要其他同志參與審核、修改，就不要馬上改，休息后再改。這樣有好處：會有信息輸入腦中，冷靜一下大腦，思想會更清醒，思路會更明晰，認識會更深刻，技巧會更熟，語言會更豐，改效會更高。
3、自讀自改法
每寫一份公文，自己要念幾遍，可以先默讀，在默讀中，毫不留情的刪去文章多余的字詞句換去不當?shù)脑~語，使作品的語言更準確簡潔，在基本定稿后，還要捧著稿子把文章從頭到尾朗讀一遍。思索哪些地方拗口，那些句子不通順，然后再仔細推敲斟酌做認真的潤色修改。
4 、求教法
*者迷，旁觀者清，自己的思想認識、知識文功都有限度，很不容易發(fā)現(xiàn)自己的毛病，別人一看就知道你的缺點錯誤，所以不要夜郎自大，要恭敬求教，虛心采納別人特別是同行的意見。
“三人行，必有吾師。”只有開門納諫，才能集思廣益，博采眾長，釀造出精品佳作。