1．收文辦理程序
收文即對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。
(l）公文的收受與交流。
①簽收。指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)之后收取公文。簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。
②啟封。公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)親啟。③登記。為便于掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理情況和查閱線索，外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收發(fā)情況做簡要記載。
(2）辦理收文。
辦理收文是指對收文進(jìn)行閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決所針對的事務(wù)或問題的過程。
①擬辦。這是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)。由有關(guān)人員對文件進(jìn)行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)審核定奪的活動(dòng)。
做好擬辦工作，應(yīng)注意：第一，弄清文件的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際狀況；第二，意見要簡明、具體、得體；第三，如所提方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上，應(yīng)將傾向性意見排在前；第四，在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；第五，對領(lǐng)導(dǎo)采納自己的方案有一定把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪。
②請辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)人指示或主管部門研辦。對需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。
③批辦。有關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策活動(dòng)，規(guī)定了對具體文件的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。
批辦公文時(shí)應(yīng)注意：第一，不越權(quán)批辦；第二，嚴(yán)格控制批辦范圍；第三，批辦意見明確、具體、切實(shí)可行；第四，采取措施保證批辦意見執(zhí)行；第五，如待辦問題自己無權(quán)或無法處置，可將批辦改為擬辦；第六，填“公文處理單”。
④分發(fā)。指經(jīng)過收文篩選分類后，依一定標(biāo)準(zhǔn)和要求分送有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知辦理的活動(dòng)。其主要依據(jù)是：文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、緩急時(shí)限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍等。
⑤承辦。即具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題的活動(dòng)，是公文處理的中心環(huán)節(jié)。為使文件所涉及的問題得到解決，承辦可采取召集會(huì)議、面談?dòng)懻?、電話溝通、?shí)地調(diào)查指導(dǎo)、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置等。承辦是各級機(jī)關(guān)的重要職責(zé)，其依據(jù)是有關(guān)法規(guī)、指令、決定等。更具體的是上級領(lǐng)導(dǎo)依照法規(guī)、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。
(3）組織傳閱與催辦查辦。
①組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。
②催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。
③查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
(4）辦畢公文的處置
①立卷歸檔。即將機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有查考價(jià)值的文件材料，按其一定的聯(lián)系、性質(zhì)和保存價(jià)值分類整理編立成案卷，并移交檔案部門保管。
立卷原則：遵循文件材料形成的特點(diǎn)與規(guī)律、保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管與利用。
立卷方法：把握文件的特征，同其所同，異其所異，進(jìn)行科學(xué)的分類、組合與編目。要保證立卷文件的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況。電報(bào)隨同文件一齊立卷。
立卷歸檔的程序：編制立卷類目（分類歸卷方案）、平時(shí)歸卷、年終調(diào)整、排列卷內(nèi)文件與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、擬寫案卷標(biāo)題（題名）、填寫封皮與裝訂、案卷排列與編目、歸檔。
②清退。即向原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定的其他機(jī)關(guān)退還屬于清退范圍的公文。
③銷毀。即對已不具備留存價(jià)值的公文，在履行審批手續(xù)之后予以銷毀。
④暫存。即對不屬上述范圍的公文暫時(shí)予以妥善保存。
2．發(fā)文辦理程序
發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。
發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累有效公文生成條件的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，創(chuàng)造、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由機(jī)關(guān)內(nèi)眾多工作人員共同參與的集體創(chuàng)造活動(dòng)過程。
發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、用印或簽署、分裝、發(fā)出、處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。
(1）文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)。①擬稿。即撰擬公文文稿。擬稿是機(jī)關(guān)各級工作人員的職責(zé)，不僅各類具體工作人員應(yīng)積極參與，各級也應(yīng)親自動(dòng)手草擬各類重要公文。②會(huì)商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。③核稿。指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議討論通過之前，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。④簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。除一些規(guī)范性及重要領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文須經(jīng)有關(guān)正式會(huì)議通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署即可生效外，其他的公文的文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，即有正式公文的效用，為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。
(2）公文的制作，具體包括：注發(fā)、繕印、用印或簽署。①注發(fā)。即指在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng)，其作用是使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。②繕印。即從謄錄抄寫、印刷等方式制作供應(yīng)出的公文。③用印或簽署。即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請有關(guān)在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。
(3）公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。①分裝。指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文。②發(fā)出。將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。
(4）處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、暫存銷毀等。
收文即對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管理活動(dòng)。
(l）公文的收受與交流。
①簽收。指經(jīng)履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)之后收取公文。簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。
②啟封。公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)親啟。③登記。為便于掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)辦理情況和查閱線索，外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收發(fā)情況做簡要記載。
(2）辦理收文。
辦理收文是指對收文進(jìn)行閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決所針對的事務(wù)或問題的過程。
①擬辦。這是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)。由有關(guān)人員對文件進(jìn)行閱讀分析，提出處理意見和建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)審核定奪的活動(dòng)。
做好擬辦工作，應(yīng)注意：第一，弄清文件的意圖、問題的性質(zhì)與實(shí)際狀況；第二，意見要簡明、具體、得體；第三，如所提方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上，應(yīng)將傾向性意見排在前；第四，在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；第五，對領(lǐng)導(dǎo)采納自己的方案有一定把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪。
②請辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)人指示或主管部門研辦。對需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。
③批辦。有關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策活動(dòng)，規(guī)定了對具體文件的處置方法、程序、具體承辦責(zé)任、承辦原則與要求等，對公文效用的實(shí)現(xiàn)具有決定性影響。
批辦公文時(shí)應(yīng)注意：第一，不越權(quán)批辦；第二，嚴(yán)格控制批辦范圍；第三，批辦意見明確、具體、切實(shí)可行；第四，采取措施保證批辦意見執(zhí)行；第五，如待辦問題自己無權(quán)或無法處置，可將批辦改為擬辦；第六，填“公文處理單”。
④分發(fā)。指經(jīng)過收文篩選分類后，依一定標(biāo)準(zhǔn)和要求分送有關(guān)部門、有關(guān)人員閱知辦理的活動(dòng)。其主要依據(jù)是：文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、緩急時(shí)限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍等。
⑤承辦。即具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題的活動(dòng)，是公文處理的中心環(huán)節(jié)。為使文件所涉及的問題得到解決，承辦可采取召集會(huì)議、面談?dòng)懻?、電話溝通、?shí)地調(diào)查指導(dǎo)、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置等。承辦是各級機(jī)關(guān)的重要職責(zé)，其依據(jù)是有關(guān)法規(guī)、指令、決定等。更具體的是上級領(lǐng)導(dǎo)依照法規(guī)、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。
(3）組織傳閱與催辦查辦。
①組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。
②催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實(shí)施的催促檢查。
③查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。
(4）辦畢公文的處置
①立卷歸檔。即將機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有查考價(jià)值的文件材料，按其一定的聯(lián)系、性質(zhì)和保存價(jià)值分類整理編立成案卷，并移交檔案部門保管。
立卷原則：遵循文件材料形成的特點(diǎn)與規(guī)律、保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管與利用。
立卷方法：把握文件的特征，同其所同，異其所異，進(jìn)行科學(xué)的分類、組合與編目。要保證立卷文件的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況。電報(bào)隨同文件一齊立卷。
立卷歸檔的程序：編制立卷類目（分類歸卷方案）、平時(shí)歸卷、年終調(diào)整、排列卷內(nèi)文件與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、擬寫案卷標(biāo)題（題名）、填寫封皮與裝訂、案卷排列與編目、歸檔。
②清退。即向原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定的其他機(jī)關(guān)退還屬于清退范圍的公文。
③銷毀。即對已不具備留存價(jià)值的公文，在履行審批手續(xù)之后予以銷毀。
④暫存。即對不屬上述范圍的公文暫時(shí)予以妥善保存。
2．發(fā)文辦理程序
發(fā)文處理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的創(chuàng)制、處置與管理活動(dòng)。
發(fā)文處理是一個(gè)不斷形成和積累有效公文生成條件的過程；是發(fā)文機(jī)關(guān)履行法定職責(zé)，表達(dá)自身意志和愿望，創(chuàng)造、加工和記錄、傳遞有用信息的過程；是由機(jī)關(guān)內(nèi)眾多工作人員共同參與的集體創(chuàng)造活動(dòng)過程。
發(fā)文處理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、用印或簽署、分裝、發(fā)出、處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。
(1）文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、核稿、簽發(fā)。①擬稿。即撰擬公文文稿。擬稿是機(jī)關(guān)各級工作人員的職責(zé)，不僅各類具體工作人員應(yīng)積極參與，各級也應(yīng)親自動(dòng)手草擬各類重要公文。②會(huì)商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。③核稿。指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)議討論通過之前，由部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作。④簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。除一些規(guī)范性及重要領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文須經(jīng)有關(guān)正式會(huì)議通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署即可生效外，其他的公文的文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，即有正式公文的效用，為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。
(2）公文的制作，具體包括：注發(fā)、繕印、用印或簽署。①注發(fā)。即指在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動(dòng)，其作用是使簽發(fā)意見進(jìn)一步具體化、技術(shù)化。②繕印。即從謄錄抄寫、印刷等方式制作供應(yīng)出的公文。③用印或簽署。即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請有關(guān)在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。
(3）公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。①分裝。指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文。②發(fā)出。將已封裝完畢的公文以適宜的方式發(fā)送給受文者。
(4）處置辦畢公文，包括：立卷歸檔、暫存銷毀等。