公文的分類
由于公文所反映的社會(huì)現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機(jī)關(guān)文書(shū)工作有秩序、高效率地進(jìn)行，就必須從分析和研究機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用入手，對(duì)機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中所使用的公文進(jìn)行科學(xué)的分類。這是人們認(rèn)識(shí)公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。
常見(jiàn)的、基本的公文的分類，主要是從文件的來(lái)源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點(diǎn)等方面來(lái)劃分的。現(xiàn)分述于下：
1、從公文的來(lái)源來(lái)劃分
一般所來(lái)，一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部某個(gè)部門(mén)的文件，按照他們的來(lái)源可以分為外機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件和本機(jī)關(guān)制成的文件兩大類。其中，由本機(jī)關(guān)制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對(duì)象，又可以分為向外機(jī)關(guān)發(fā)出的文件和在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來(lái)源，一個(gè)機(jī)關(guān)的文件可分為三個(gè)部分：對(duì)外文件、收來(lái)文件和內(nèi)部文件。
（1）對(duì)外文件。對(duì)外文件簡(jiǎn)稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)擬制的對(duì)外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國(guó)務(wù)院發(fā)出的《關(guān)于加強(qiáng)森林防火工作的報(bào)告》，就是林業(yè)部的對(duì)外文件，是發(fā)文。而國(guó)務(wù)院就是這份發(fā)文的針對(duì)機(jī)關(guān)。
（2）收來(lái)文件。收來(lái)文件簡(jiǎn)稱收文，是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作業(yè)傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)來(lái)的文件。比如上面講的林業(yè)部向國(guó)務(wù)院發(fā)出的報(bào)告，對(duì)國(guó)務(wù)院來(lái)說(shuō)就是收來(lái)文件。又如上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的指示、通知，下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的報(bào)告、請(qǐng)示，同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)送來(lái)的公函等，都是本機(jī)關(guān)的收文。
（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。比如機(jī)關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報(bào)等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計(jì)劃》、《××大學(xué)關(guān)于加強(qiáng)校園管理、維護(hù)教學(xué)秩序的幾項(xiàng)規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學(xué)內(nèi)部使用的文件。
在機(jī)關(guān)文書(shū)工作中，為了管理文件的方便，對(duì)機(jī)關(guān)的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書(shū)部門(mén)或指定專人分別進(jìn)行登記。需要說(shuō)明的是，在實(shí)際工作中，對(duì)某份具體文件來(lái)說(shuō)，這樣劃分又不是絕對(duì)的。有時(shí)會(huì)發(fā)生交錯(cuò)或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復(fù)雜性所決定的。例如，主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，有時(shí)也要報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)備案或發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)參閱與其他機(jī)關(guān)交流；有時(shí)收到上級(jí)機(jī)關(guān)的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來(lái)文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。
2、從公文的德文關(guān)系上來(lái)劃分
行文關(guān)系，是指發(fā)文機(jī)關(guān)同收文機(jī)關(guān)之間的文件往來(lái)關(guān)系。這種關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個(gè)單位的對(duì)外文件來(lái)說(shuō)，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。
（1）上行文。上行文就是指下級(jí)機(jī)關(guān)向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國(guó)務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國(guó)務(wù)院所報(bào)送的工作報(bào)告和請(qǐng)示就是上行文。一般地說(shuō)，上行文是作為下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，請(qǐng)示給予領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的文件。
（2）平行文。平行文就指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個(gè)部之間，國(guó)各院的各個(gè)部、委、局之間，省人民政府之間，各個(gè)縣委之間，各個(gè)縣人民政府之間都是平級(jí)平行機(jī)關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學(xué)校和工廠之間，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，是一些不相隸屬的機(jī)關(guān)。上述這些機(jī)關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問(wèn)題時(shí)，一般都適宜于使用公函作為平行文。
需要說(shuō)明的是，機(jī)關(guān)之間的上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系并不等同于級(jí)別高與級(jí)別低的關(guān)系。在行政和業(yè)務(wù)上均無(wú)隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學(xué)與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級(jí)別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應(yīng)以平等關(guān)系行文。
（3）下行文。下行文就是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。比如，中央給各個(gè)省委，國(guó)務(wù)院給各個(gè)部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。
下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)責(zé)任的重要工具。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。
3、從公文的秘書(shū)程度和閱讀范圍來(lái)劃分
從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國(guó)家的秘書(shū)，涉及到秘書(shū)的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書(shū)文件、普通文件和公布文件。
（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國(guó)家的秘密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機(jī)密、三種，通稱“三密”文件。密級(jí)越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴(yán)。因此，確定和劃分文件的密級(jí)要十分慎重，力求準(zhǔn)確。否則，密級(jí)過(guò)高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級(jí)過(guò)低則擴(kuò)大了知密范圍，給黨和國(guó)家造成不應(yīng)有的損失。當(dāng)然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時(shí)間的推移和形勢(shì)的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會(huì)發(fā)生變化。所以文件的保密要求應(yīng)當(dāng)有時(shí)間限制，經(jīng)過(guò)一定的時(shí)間，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)“三密”文件進(jìn)行清理，該降密的應(yīng)作降密處理，該解密的則應(yīng)予解密。
（2）普通文件。普通文件是相對(duì)秘書(shū)文件而言的，從這個(gè)角度說(shuō)，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無(wú)密可保，可以供任何人閱看。如機(jī)關(guān)、組織的決議、工作計(jì)劃、總結(jié)，對(duì)工作人員的處理決定、通報(bào)等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機(jī)關(guān)、組織內(nèi)，不對(duì)外頌，即不在社會(huì)上公布，不向國(guó)外傳播。
（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報(bào)、法律、法令、中央領(lǐng)導(dǎo)同志的某些重要講話、報(bào)告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報(bào)刊登載，公開(kāi)張貼或口頭傳達(dá)等方式進(jìn)行公布。
4、從公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分
從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。
（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：
①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級(jí)的利益和意志，以國(guó)家強(qiáng)制力來(lái)保證其實(shí)施的行為規(guī)則，是實(shí)行階級(jí)專政的一種工具。法律文件在我國(guó)是由行使立法權(quán)的機(jī)關(guān)——全國(guó)人民代表大會(huì)按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。
②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國(guó)主席或國(guó)務(wù)院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)發(fā)布的命令等。
③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國(guó)家行政機(jī)關(guān)和地方行政機(jī)關(guān)，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對(duì)于行政措施、行政制度和活動(dòng)規(guī)則所制定的條例、辦法、細(xì)則、規(guī)定等。
（2）行政文件。行政文件主要是指國(guó)家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作和公務(wù)聯(lián)系的作用。例如政府機(jī)關(guān)、行政管理機(jī)關(guān)使用比較普遍的指示、通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。
（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建設(shè)等活動(dòng)。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達(dá)的文件，又叫黨內(nèi)文件。
5、從公文的內(nèi)容和特點(diǎn)來(lái)劃分
按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點(diǎn)，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文等。
（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。它需要下級(jí)機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，是下級(jí)單位決策和進(jìn)行工作活動(dòng)的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見(jiàn)、批復(fù)和政策性通知等。
（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、規(guī)則等。
（3）報(bào)請(qǐng)性公文。報(bào)請(qǐng)性公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)所使用的陳述性、請(qǐng)求性公文。這類公文主要是報(bào)告、請(qǐng)示等。
（4）知照性公文。知照性公文是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。例如公報(bào)、公告、通知、通報(bào)、函等。
（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、大事記、日志等。
常見(jiàn)的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來(lái)劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來(lái)劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。
由于公文所反映的社會(huì)現(xiàn)象是極其紛繁復(fù)雜的，為了保證機(jī)關(guān)文書(shū)工作有秩序、高效率地進(jìn)行，就必須從分析和研究機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用入手，對(duì)機(jī)關(guān)在日常工作活動(dòng)中所使用的公文進(jìn)行科學(xué)的分類。這是人們認(rèn)識(shí)公文這一事物并探求其科學(xué)規(guī)律的一種有效的方法。
常見(jiàn)的、基本的公文的分類，主要是從文件的來(lái)源、使用范圍、行文關(guān)系、性質(zhì)與作用內(nèi)容與特點(diǎn)等方面來(lái)劃分的。現(xiàn)分述于下：
1、從公文的來(lái)源來(lái)劃分
一般所來(lái)，一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部某個(gè)部門(mén)的文件，按照他們的來(lái)源可以分為外機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件和本機(jī)關(guān)制成的文件兩大類。其中，由本機(jī)關(guān)制成的文件按照制發(fā)文件的目的、發(fā)送對(duì)象，又可以分為向外機(jī)關(guān)發(fā)出的文件和在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。因此，按照文件的來(lái)源，一個(gè)機(jī)關(guān)的文件可分為三個(gè)部分：對(duì)外文件、收來(lái)文件和內(nèi)部文件。
（1）對(duì)外文件。對(duì)外文件簡(jiǎn)稱發(fā)文。是指本機(jī)關(guān)擬制的對(duì)外單位發(fā)出的文件，它是作為傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖發(fā)往需要與之聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)的文件。如林業(yè)部1987年9月16日向國(guó)務(wù)院發(fā)出的《關(guān)于加強(qiáng)森林防火工作的報(bào)告》，就是林業(yè)部的對(duì)外文件，是發(fā)文。而國(guó)務(wù)院就是這份發(fā)文的針對(duì)機(jī)關(guān)。
（2）收來(lái)文件。收來(lái)文件簡(jiǎn)稱收文，是指由外機(jī)關(guān)擬制的，作業(yè)傳達(dá)其自身機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)送到本機(jī)關(guān)來(lái)的文件。比如上面講的林業(yè)部向國(guó)務(wù)院發(fā)出的報(bào)告，對(duì)國(guó)務(wù)院來(lái)說(shuō)就是收來(lái)文件。又如上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的指示、通知，下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的報(bào)告、請(qǐng)示，同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)送來(lái)的公函等，都是本機(jī)關(guān)的收文。
（3）內(nèi)部文件。內(nèi)部文件就是指制發(fā)和使用都限于機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件。比如機(jī)關(guān)內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及內(nèi)部的通知、通報(bào)等。如《××工廠1996年度生產(chǎn)計(jì)劃》、《××大學(xué)關(guān)于加強(qiáng)校園管理、維護(hù)教學(xué)秩序的幾項(xiàng)規(guī)定》，就是限定在某工廠和某大學(xué)內(nèi)部使用的文件。
在機(jī)關(guān)文書(shū)工作中，為了管理文件的方便，對(duì)機(jī)關(guān)的發(fā)文、收文和內(nèi)部文件，一般由文書(shū)部門(mén)或指定專人分別進(jìn)行登記。需要說(shuō)明的是，在實(shí)際工作中，對(duì)某份具體文件來(lái)說(shuō)，這樣劃分又不是絕對(duì)的。有時(shí)會(huì)發(fā)生交錯(cuò)或互相轉(zhuǎn)化的情況，這是由公文的復(fù)雜性所決定的。例如，主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等，有時(shí)也要報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)備案或發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)參閱與其他機(jī)關(guān)交流；有時(shí)收到上級(jí)機(jī)關(guān)的批示、通知又需要轉(zhuǎn)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。這樣，內(nèi)部文件和收來(lái)文件在一定條件下就又轉(zhuǎn)化成發(fā)文了。
2、從公文的德文關(guān)系上來(lái)劃分
行文關(guān)系，是指發(fā)文機(jī)關(guān)同收文機(jī)關(guān)之間的文件往來(lái)關(guān)系。這種關(guān)系是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。從一個(gè)單位的對(duì)外文件來(lái)說(shuō)，可以按照它們的行文關(guān)系、文件的去向，劃分為上行文、平行文和下行文。
（1）上行文。上行文就是指下級(jí)機(jī)關(guān)向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)送的文件，也就是自下而上的德文，故稱上行文。比如，國(guó)務(wù)院各部、委，各省、自治區(qū)、市給國(guó)務(wù)院所報(bào)送的工作報(bào)告和請(qǐng)示就是上行文。一般地說(shuō)，上行文是作為下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，請(qǐng)示給予領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的文件。
（2）平行文。平行文就指同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間的一種行文。比如，中共中央各個(gè)部之間，國(guó)各院的各個(gè)部、委、局之間，省人民政府之間，各個(gè)縣委之間，各個(gè)縣人民政府之間都是平級(jí)平行機(jī)關(guān)。再如，省軍區(qū)和省人民政府之間，學(xué)校和工廠之間，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)關(guān)系，是一些不相隸屬的機(jī)關(guān)。上述這些機(jī)關(guān)之間，在相互聯(lián)系或協(xié)商工作問(wèn)題時(shí)，一般都適宜于使用公函作為平行文。
需要說(shuō)明的是，機(jī)關(guān)之間的上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系并不等同于級(jí)別高與級(jí)別低的關(guān)系。在行政和業(yè)務(wù)上均無(wú)隸屬關(guān)系的單位之間，即使地位有高下之分，但雙方之間的行文關(guān)系仍然是平行關(guān)系。如某縣公安局與鄰縣的縣政府，某地方中學(xué)與某省軍區(qū)，它們之間雖然地位、級(jí)別不等，但彼此之間聯(lián)系工作仍應(yīng)以平等關(guān)系行文。
（3）下行文。下行文就是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的一種行文。比如，中央給各個(gè)省委，國(guó)務(wù)院給各個(gè)部委局和各省人民政府所發(fā)的文件就是下行文。下行文一般常用指示、決定、通知、批復(fù)等。
下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)責(zé)任的重要工具。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)是重要的收文。一些面向群眾的布告、通知等文件，也是下行文。
3、從公文的秘書(shū)程度和閱讀范圍來(lái)劃分
從公文的內(nèi)容是否涉及到黨和國(guó)家的秘書(shū)，涉及到秘書(shū)的程度，以及公文所限定的閱讀范圍，又可將公文劃分為秘書(shū)文件、普通文件和公布文件。
（1）秘密文件。秘密文件是指內(nèi)容涉及到黨和國(guó)家的秘密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。根據(jù)文件的秘密程度，又可以確定為秘密、機(jī)密、三種，通稱“三密”文件。密級(jí)越高，傳送、閱讀和保管的要求也就越嚴(yán)。因此，確定和劃分文件的密級(jí)要十分慎重，力求準(zhǔn)確。否則，密級(jí)過(guò)高不利于文件內(nèi)容的傳播；密級(jí)過(guò)低則擴(kuò)大了知密范圍，給黨和國(guó)家造成不應(yīng)有的損失。當(dāng)然，文件的保密要求不是一成不變的，密件的內(nèi)容隨著時(shí)間的推移和形勢(shì)的發(fā)展，其秘密的性質(zhì)也會(huì)發(fā)生變化。所以文件的保密要求應(yīng)當(dāng)有時(shí)間限制，經(jīng)過(guò)一定的時(shí)間，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)“三密”文件進(jìn)行清理，該降密的應(yīng)作降密處理，該解密的則應(yīng)予解密。
（2）普通文件。普通文件是相對(duì)秘書(shū)文件而言的，從這個(gè)角度說(shuō)，也可稱非密文件。這種普通文件也并非無(wú)密可保，可以供任何人閱看。如機(jī)關(guān)、組織的決議、工作計(jì)劃、總結(jié)，對(duì)工作人員的處理決定、通報(bào)等。這類普通文件閱讀的范圍比較寬。但一般只限于本機(jī)關(guān)、組織內(nèi)，不對(duì)外頌，即不在社會(huì)上公布，不向國(guó)外傳播。
（3）公布文件。公布文件就是向人民群眾和國(guó)內(nèi)外公開(kāi)發(fā)布的文件。比如一些公告、通告、公報(bào)、法律、法令、中央領(lǐng)導(dǎo)同志的某些重要講話、報(bào)告等，通常都可以采用廣播、電視播放、報(bào)刊登載，公開(kāi)張貼或口頭傳達(dá)等方式進(jìn)行公布。
4、從公文制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文作用來(lái)劃分
從公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和公文的作用可以將公文分為法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。
（1）法規(guī)文件。法規(guī)文件是指由中央和地方各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)所制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)文件。法規(guī)文件一般分為以下三種：
①法律文件。法律文件是體現(xiàn)統(tǒng)治階級(jí)的利益和意志，以國(guó)家強(qiáng)制力來(lái)保證其實(shí)施的行為規(guī)則，是實(shí)行階級(jí)專政的一種工具。法律文件在我國(guó)是由行使立法權(quán)的機(jī)關(guān)——全國(guó)人民代表大會(huì)按照立法程序制定的。如《憲法》、《刑法》、《刑事訴訟法》等。
②法令文件。法令文件是根據(jù)憲法的有關(guān)規(guī)定所制發(fā)的一種文件，通常是以中華人民共和國(guó)主席或國(guó)務(wù)院總理的名義發(fā)布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)發(fā)布的命令等。
③行政法規(guī)文件。行政法規(guī)文件是由國(guó)家行政機(jī)關(guān)和地方行政機(jī)關(guān)，為具體貫徹執(zhí)行法律、法令和行政法規(guī)，對(duì)于行政措施、行政制度和活動(dòng)規(guī)則所制定的條例、辦法、細(xì)則、規(guī)定等。
（2）行政文件。行政文件主要是指國(guó)家機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中所形成和使用的文件。具有行政指揮、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作和公務(wù)聯(lián)系的作用。例如政府機(jī)關(guān)、行政管理機(jī)關(guān)使用比較普遍的指示、通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。
（3）黨的文件。黨的文件是指由黨的機(jī)關(guān)、組織形成和使用的文件，反映黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的工作和黨的建設(shè)等活動(dòng)。其中，只限定在黨的組織和黨員中間閱讀和傳達(dá)的文件，又叫黨內(nèi)文件。
5、從公文的內(nèi)容和特點(diǎn)來(lái)劃分
按照公文的性質(zhì)、內(nèi)容和特點(diǎn)，可以將公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文、記錄性公文等。
（1）指揮性公文。指揮性公文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。它需要下級(jí)機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，是下級(jí)單位決策和進(jìn)行工作活動(dòng)的依據(jù)。例如命令、指示、決定、意見(jiàn)、批復(fù)和政策性通知等。
（2）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文是指由機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)工作等方面嚴(yán)格遵守的行為規(guī)范，它是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，有較強(qiáng)的規(guī)范性和強(qiáng)制性。例如章程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、規(guī)則等。
（3）報(bào)請(qǐng)性公文。報(bào)請(qǐng)性公文是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)所使用的陳述性、請(qǐng)求性公文。這類公文主要是報(bào)告、請(qǐng)示等。
（4）知照性公文。知照性公文是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及各機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。例如公報(bào)、公告、通知、通報(bào)、函等。
（5）記錄性公文。記錄性公文是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、大事記、日志等。
常見(jiàn)的公文的分類還有：從文件的緩急程度上劃分，可分為急件和平件，急件又可分為特急件和急件；從文件的使用范圍來(lái)劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件；從文件的發(fā)送目的來(lái)劃分，可分類為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件；從文件的處理要求上來(lái)劃分，可以分為需辦文件和參閱文件等。