(二)合同履行階段的管理
1、合同的履行、變更和解除。
項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)、實(shí)際履行合同。合同生效前不得實(shí)際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析并經(jīng)合同簽署人批準(zhǔn)。
承辦人負(fù)責(zé)履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負(fù)責(zé)匯報(bào)、請示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請單，并按規(guī)定逐級審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負(fù)責(zé)承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。
項(xiàng)目部應(yīng)每月對合同履行情況進(jìn)行一次檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會上匯報(bào)合同履行情況。
2、合同索賠管理。
工程索賠一般分為工期索賠和費(fèi)用索賠，有業(yè)主與總承包商之問的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請求均應(yīng)在合同約定的時間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費(fèi)用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細(xì)的索賠材料，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1)索賠信：一封致對方或其代表的信函，信函中應(yīng)說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。2)索賠報(bào)告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細(xì)說明合同索賠的事實(shí)和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計(jì)算和要求賠(補(bǔ))償?shù)慕痤~和工期等。3)索賠金額和索賠工期的詳細(xì)計(jì)算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計(jì)算索賠金額和索賠工期。
在我們的總承包項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是工程索賠的第一責(zé)任人；項(xiàng)目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，及時確認(rèn)工程索賠事項(xiàng)并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。
3、合同爭議的處理。
無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。
當(dāng)合同發(fā)生重大爭議時，項(xiàng)目部應(yīng)將爭議事項(xiàng)及時以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財(cái)務(wù)部門，同時應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會同以上部門及時提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。
4、合同檔案管理。
合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標(biāo)準(zhǔn)整理合同檔案，并按檔案管理要求的時間及方式移交本檔案部門歸檔。
合同檔案一般包括：
a．背景材料；
b．當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件；
c．合同審查意見書；
d．合同正本(含附件)；
e．授權(quán)委托書正本；
f．履行、爭議解決情況的說明；
g．合同變更、解除的相關(guān)文件；
h．合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄；
i．其他與合同有關(guān)的文件。
1、合同的履行、變更和解除。
項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過程，并督促當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)、實(shí)際履行合同。合同生效前不得實(shí)際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析并經(jīng)合同簽署人批準(zhǔn)。
承辦人負(fù)責(zé)履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負(fù)責(zé)匯報(bào)、請示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫付款申請單，并按規(guī)定逐級審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負(fù)責(zé)承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。
項(xiàng)目部應(yīng)每月對合同履行情況進(jìn)行一次檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會上匯報(bào)合同履行情況。
2、合同索賠管理。
工程索賠一般分為工期索賠和費(fèi)用索賠，有業(yè)主與總承包商之問的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無論哪一方希望提出索賠，其索賠請求均應(yīng)在合同約定的時間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書、索賠文件。其中索賠通知書是指在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費(fèi)用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書發(fā)出之后，在合同約定的時間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細(xì)的索賠材料，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：1)索賠信：一封致對方或其代表的信函，信函中應(yīng)說明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說明。2)索賠報(bào)告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細(xì)說明合同索賠的事實(shí)和理由，說明索賠的合理合法性，簡要列出損失計(jì)算和要求賠(補(bǔ))償?shù)慕痤~和工期等。3)索賠金額和索賠工期的詳細(xì)計(jì)算書與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計(jì)算索賠金額和索賠工期。
在我們的總承包項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是工程索賠的第一責(zé)任人；項(xiàng)目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，及時確認(rèn)工程索賠事項(xiàng)并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。
3、合同爭議的處理。
無論是因索賠引發(fā)的爭議，還是合同執(zhí)行過程中其他因素引發(fā)的合同爭議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時，應(yīng)依合同訂立程序訂立書面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。
當(dāng)合同發(fā)生重大爭議時，項(xiàng)目部應(yīng)將爭議事項(xiàng)及時以書面形式通知公司控制部、法律顧問和財(cái)務(wù)部門，同時應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會同以上部門及時提出爭議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。
4、合同檔案管理。
合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目部按檔案管理部門規(guī)定的分類形式格式標(biāo)準(zhǔn)整理合同檔案，并按檔案管理要求的時間及方式移交本檔案部門歸檔。
合同檔案一般包括：
a．背景材料；
b．當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件；
c．合同審查意見書；
d．合同正本(含附件)；
e．授權(quán)委托書正本；
f．履行、爭議解決情況的說明；
g．合同變更、解除的相關(guān)文件；
h．合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄；
i．其他與合同有關(guān)的文件。