一、會計憑證
會計憑證的概念和種類
會計憑證，簡稱憑證，是記錄經(jīng)濟活動，明確經(jīng)濟責任的書面證據(jù)，也是登記帳簿、進行會計監(jiān)督的重要依據(jù)。
任何企業(yè)、事業(yè)、行政單位、部隊和社會團體在從事任何一項經(jīng)濟活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關(guān)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序填制和取得會計憑證，對整個經(jīng)濟活動過程作出書面記錄。有關(guān)部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對巳取得的會計憑證進行嚴格的審核。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作，是會計人員，特別是出納員，進行會計核算的基本方法之一。出納員每辦理一項業(yè)務，無論是款項的收付，還是出納帳的登記，都必須以經(jīng)過審核的真實、合法、有效的會計憑證為依據(jù)。沒有憑證，就不能進行任何款項的收付，也不能進行帳務處理。
會計憑證多種多樣，按不同的劃分方法為。
原始憑證
原始憑證是在經(jīng)濟活動發(fā)生的同時填制或取得的會計憑證。它是進行會計核算的原始資料，是從事會計監(jiān)督的重要憑據(jù)。原始憑證的種類很多，如發(fā)貨票、收貨單、領料單、收據(jù)和入庫單等。對于出納員來說，凡是涉及現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算以及外匯的收付和結(jié)算的業(yè)務，都必須取得或填制原始憑證，才能進行出納核算。這些原始憑證必須是能反映經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的各種書面憑據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、銀行收款通知、各種費用開支單據(jù)等等，而那些不能證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況的書面憑據(jù)，如經(jīng)濟合同等，則不能作為原始憑證。
按取得憑證的來源劃分，原始憑證可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。
（1）自制原始憑證。是指單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員在從事某項經(jīng)濟活動時填寫的原始憑證。如結(jié)算并支付工資時填制的“工資表”、單位內(nèi)部發(fā)生款項往來時填制的“收款收據(jù)”及材料入庫時的“收料單”等。
（2）外來原始憑證。是指在經(jīng)濟活動中，從外單位獲取的原始憑證。如銷貨單位開具的發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的收款通知單等。自制原始憑證按其記錄經(jīng)濟業(yè)務的次數(shù)又可分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證三種。
（1）一次憑證。是一次完成填制的記錄一項經(jīng)濟活動的原始憑證。如購買材料時填制的發(fā)貨票，驗收材料入庫時填制的收料單等都是一次憑證。
（2）累計憑證。是一定時期內(nèi)連續(xù)累計記錄若干同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證。對于頻繁發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務，運用累計憑證，可以簡化會計核算手續(xù)，提高工作效率。如企業(yè)內(nèi)部使用的限額領料單，憑證上有管理部門根據(jù)一定時期的生產(chǎn)任務和消耗定額確定的領料限額數(shù)，每次領退料時，都要在限額領料單上相應記錄，結(jié)出限額余額，期末結(jié)算出實際領用的數(shù)量和金額。
（3）匯總原始憑證。又稱原始憑證匯總表，是匯總記錄了一定時期內(nèi)若干張原始憑證反映的同類經(jīng)濟業(yè)務的憑證。匯總原始憑證只能匯總同類經(jīng)濟業(yè)務，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務。
原始憑證的基本內(nèi)容
原始憑證所包含的基本內(nèi)容也稱原始憑證要素。由于各單位的經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容和經(jīng)營管理的需要各不相同，因而各單位所使用的原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也不完全相同。但是，原始憑證作為反映經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)完成的原始證據(jù)，必須反映經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的情況，并明確有關(guān)經(jīng)濟人的責任，所以各種原始憑證都必須具備一些基本內(nèi)容，具有一些基本要素，這些基本要素主要包括以下幾個方面：
（1）原始憑證的名稱：標明原始憑證所記錄業(yè)務內(nèi)容的種類，反映原始憑證的作用。如“發(fā)貨票”、“入庫單”等。一式幾聯(lián)的原始憑證，只能以注明作報銷憑證的發(fā)票聯(lián)或收據(jù)聯(lián)作為依據(jù)。
（2）原始憑證的編號：原始憑證應連續(xù)編號，以有利于查對核實?！ ?BR> （3）填制原始憑證的日期：填制原始憑證的日期一般是業(yè)務發(fā)生或完成的日期。如果在業(yè)務發(fā)生或完成時，因各種原因未能及時填制原始憑證的，應以實際填制日期為準。
（4）接受原始憑證的單位名稱：即原始憑證的“抬頭”，是指發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的對方單位。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人相聯(lián)系，標明經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈。
（5）有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容：經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容主要是表明經(jīng)濟業(yè)務的項目、名稱、規(guī)格及有關(guān)的附注說明。
（6）經(jīng)濟業(yè)務所涉及的數(shù)量、計量單位、單價和金額總量：這是與經(jīng)濟業(yè)務有關(guān)的定量說明，是原始憑證的核心。
（7）填制單位和經(jīng)辦人員的簽名蓋章以此明確經(jīng)濟責任。
記帳憑證
記帳憑證，是由會計部門根據(jù)審核后的原始憑證，按其所載經(jīng)濟業(yè)務確定會計分錄，直接用來作為記帳依據(jù)的會計憑證。原始憑證是會計核算的重要依據(jù)，但因原始憑證只初步反映了經(jīng)濟業(yè)務情況，其格式和內(nèi)容又不相同，因此，必須依據(jù)會計帳戶的設置情況，加以系統(tǒng)地歸類和整理，編制會計分錄，審核無誤后，才可以規(guī)范地登記入帳。
1.記帳憑證和原始憑證的區(qū)別
記帳憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：
（1）原始憑證是用來記錄、證明經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或完成的會計憑證，記帳憑證則是依據(jù)會計科目對已經(jīng)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務進行歸類、整理。
（2）原始憑證是根據(jù)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務填制；記帳憑證是根據(jù)審核后的原始憑證填制。
（3）原始憑證是填制記帳憑證的依據(jù)；記帳憑證是登記帳簿的依據(jù)。
（4）原始憑證是由經(jīng)辦人員填制的；記帳憑證一律由會計人員填制?？梢?，原始憑證記載的是經(jīng)濟信息，記帳憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記帳憑證是經(jīng)濟信息轉(zhuǎn)換成會計信息的過程，是一種質(zhì)的飛躍。
2.收款憑證、付款憑證與轉(zhuǎn)帳憑證
記帳憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否與現(xiàn)金、銀行存款收付有關(guān)，可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證三種類型。
（1）收款憑證是用于現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務的記帳憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款收入業(yè)務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，收款憑證既是收入款項的依據(jù)，又是登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳的依據(jù)。出納人員根據(jù)收款憑證收入款項時，要在憑證上加蓋“收訖”戳記，以避免差錯。收款憑證也是會計人員登記現(xiàn)金和銀行存款總帳以及其它有關(guān)總帳和明細帳的依據(jù)。收款憑證一般按照現(xiàn)金和銀行存款分別編制，即現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證。
（2）付款憑證是用于現(xiàn)金和銀行存款付出業(yè)務的記帳憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款付出業(yè)務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，付款憑證既是付出款項的依據(jù)，又是登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳的依據(jù)。出納人員根據(jù)付款憑證付出款項時，要在憑證上加蓋“付訖”戳記，以避免重付。付款憑證也是會計人員登記現(xiàn)金和銀行存款總帳以及其它有關(guān)總帳和明細帳的依據(jù)。付款憑證一般按照現(xiàn)金和銀行存款分別編制，即現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。
對于現(xiàn)金和銀行存款之間的相互收付業(yè)務，為避免重復記帳，一般以付方為主，只填制“付款憑證”，不填制“收款憑證”。
（3）轉(zhuǎn)帳憑證是用以反映與現(xiàn)金和銀行存款收付無關(guān)的轉(zhuǎn)帳業(yè)務的憑證，根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)帳業(yè)務的原始憑證填制而成。由于它與現(xiàn)金和銀行存款的收付無關(guān)，因而不由出納員作帳務處理。
3.專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證
記帳憑證按憑證格式可分為專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證三種。
（1）專用記帳憑證是指按照經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)不同采用不同格式的記帳憑證。專用記帳憑證基本上可分為三種：收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證，這三種專用記帳憑證在各種經(jīng)濟核算業(yè)務中應用十分廣泛。專用記帳憑證也可以設計為銀行業(yè)務記帳憑證、現(xiàn)金記帳憑證和轉(zhuǎn)帳記帳憑證三種，其格式與收款、付款、轉(zhuǎn)帳憑證類似。還可以按上述方法分為現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證等。其格式相同，只需用不同顏色印紙，同時在名頭上加以注明，即可表明不同的記帳憑證。
（2）通用記帳憑證是指各類經(jīng)濟業(yè)務都采用統(tǒng)一格式的記帳憑證，以簡化記帳憑證。對于一般的小企業(yè)，如果業(yè)務量較少，需要的憑證也不多，都可以使用通用記帳憑證。這種憑證的優(yōu)點是整個會計事項都反映在一張記帳憑證上，便于審核、保管和查閱。若經(jīng)濟業(yè)務較為復雜，涉及兩個以上的會計科目，也列在一張記帳憑證上；若一張憑證容納不下，則可連續(xù)列在若干張憑證上，用一定的編號予以連接即可。
（3）匯總記帳憑證是指按照會計核算的要求定期將所有的記帳憑證按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)進行分類匯總編制成的記帳憑證，然后再據(jù)以登記總分類帳。匯總記帳憑證是會計核算的重要組織程序，可分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉(zhuǎn)帳憑證三種。其中，匯總收款憑證和匯總付款憑證可由出納員根據(jù)收款憑證和付款憑證分別編制。
會計憑證的概念和種類
會計憑證，簡稱憑證，是記錄經(jīng)濟活動，明確經(jīng)濟責任的書面證據(jù)，也是登記帳簿、進行會計監(jiān)督的重要依據(jù)。
任何企業(yè)、事業(yè)、行政單位、部隊和社會團體在從事任何一項經(jīng)濟活動時，都必須辦理會計憑證，也就是由有關(guān)人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序填制和取得會計憑證，對整個經(jīng)濟活動過程作出書面記錄。有關(guān)部門和人員要在會計憑證上蓋章簽字，表示對會計憑證的真實性、正確性與合法性負責。會計人員必須對巳取得的會計憑證進行嚴格的審核。正確填制和認真審核會計憑證是財務管理不可缺少的基礎工作，是會計人員，特別是出納員，進行會計核算的基本方法之一。出納員每辦理一項業(yè)務，無論是款項的收付，還是出納帳的登記，都必須以經(jīng)過審核的真實、合法、有效的會計憑證為依據(jù)。沒有憑證，就不能進行任何款項的收付，也不能進行帳務處理。
會計憑證多種多樣，按不同的劃分方法為。
原始憑證
原始憑證是在經(jīng)濟活動發(fā)生的同時填制或取得的會計憑證。它是進行會計核算的原始資料，是從事會計監(jiān)督的重要憑據(jù)。原始憑證的種類很多，如發(fā)貨票、收貨單、領料單、收據(jù)和入庫單等。對于出納員來說，凡是涉及現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算以及外匯的收付和結(jié)算的業(yè)務，都必須取得或填制原始憑證，才能進行出納核算。這些原始憑證必須是能反映經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的各種書面憑據(jù)，如發(fā)票、收據(jù)、銀行收款通知、各種費用開支單據(jù)等等，而那些不能證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況的書面憑據(jù)，如經(jīng)濟合同等，則不能作為原始憑證。
按取得憑證的來源劃分，原始憑證可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩種。
（1）自制原始憑證。是指單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員在從事某項經(jīng)濟活動時填寫的原始憑證。如結(jié)算并支付工資時填制的“工資表”、單位內(nèi)部發(fā)生款項往來時填制的“收款收據(jù)”及材料入庫時的“收料單”等。
（2）外來原始憑證。是指在經(jīng)濟活動中，從外單位獲取的原始憑證。如銷貨單位開具的發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的收款通知單等。自制原始憑證按其記錄經(jīng)濟業(yè)務的次數(shù)又可分為一次憑證、累計憑證和匯總原始憑證三種。
（1）一次憑證。是一次完成填制的記錄一項經(jīng)濟活動的原始憑證。如購買材料時填制的發(fā)貨票，驗收材料入庫時填制的收料單等都是一次憑證。
（2）累計憑證。是一定時期內(nèi)連續(xù)累計記錄若干同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證。對于頻繁發(fā)生的同類經(jīng)濟業(yè)務，運用累計憑證，可以簡化會計核算手續(xù)，提高工作效率。如企業(yè)內(nèi)部使用的限額領料單，憑證上有管理部門根據(jù)一定時期的生產(chǎn)任務和消耗定額確定的領料限額數(shù)，每次領退料時，都要在限額領料單上相應記錄，結(jié)出限額余額，期末結(jié)算出實際領用的數(shù)量和金額。
（3）匯總原始憑證。又稱原始憑證匯總表，是匯總記錄了一定時期內(nèi)若干張原始憑證反映的同類經(jīng)濟業(yè)務的憑證。匯總原始憑證只能匯總同類經(jīng)濟業(yè)務，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務。
原始憑證的基本內(nèi)容
原始憑證所包含的基本內(nèi)容也稱原始憑證要素。由于各單位的經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容和經(jīng)營管理的需要各不相同，因而各單位所使用的原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也不完全相同。但是，原始憑證作為反映經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)完成的原始證據(jù)，必須反映經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的情況，并明確有關(guān)經(jīng)濟人的責任，所以各種原始憑證都必須具備一些基本內(nèi)容，具有一些基本要素，這些基本要素主要包括以下幾個方面：
（1）原始憑證的名稱：標明原始憑證所記錄業(yè)務內(nèi)容的種類，反映原始憑證的作用。如“發(fā)貨票”、“入庫單”等。一式幾聯(lián)的原始憑證，只能以注明作報銷憑證的發(fā)票聯(lián)或收據(jù)聯(lián)作為依據(jù)。
（2）原始憑證的編號：原始憑證應連續(xù)編號，以有利于查對核實?！ ?BR> （3）填制原始憑證的日期：填制原始憑證的日期一般是業(yè)務發(fā)生或完成的日期。如果在業(yè)務發(fā)生或完成時，因各種原因未能及時填制原始憑證的，應以實際填制日期為準。
（4）接受原始憑證的單位名稱：即原始憑證的“抬頭”，是指發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的對方單位。將接受憑證單位與填制憑證單位或填制人相聯(lián)系，標明經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈。
（5）有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容：經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容主要是表明經(jīng)濟業(yè)務的項目、名稱、規(guī)格及有關(guān)的附注說明。
（6）經(jīng)濟業(yè)務所涉及的數(shù)量、計量單位、單價和金額總量：這是與經(jīng)濟業(yè)務有關(guān)的定量說明，是原始憑證的核心。
（7）填制單位和經(jīng)辦人員的簽名蓋章以此明確經(jīng)濟責任。
記帳憑證
記帳憑證，是由會計部門根據(jù)審核后的原始憑證，按其所載經(jīng)濟業(yè)務確定會計分錄，直接用來作為記帳依據(jù)的會計憑證。原始憑證是會計核算的重要依據(jù)，但因原始憑證只初步反映了經(jīng)濟業(yè)務情況，其格式和內(nèi)容又不相同，因此，必須依據(jù)會計帳戶的設置情況，加以系統(tǒng)地歸類和整理，編制會計分錄，審核無誤后，才可以規(guī)范地登記入帳。
1.記帳憑證和原始憑證的區(qū)別
記帳憑證和原始憑證同屬于會計憑證，但二者存在著以下差別：
（1）原始憑證是用來記錄、證明經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或完成的會計憑證，記帳憑證則是依據(jù)會計科目對已經(jīng)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務進行歸類、整理。
（2）原始憑證是根據(jù)發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務填制；記帳憑證是根據(jù)審核后的原始憑證填制。
（3）原始憑證是填制記帳憑證的依據(jù)；記帳憑證是登記帳簿的依據(jù)。
（4）原始憑證是由經(jīng)辦人員填制的；記帳憑證一律由會計人員填制?？梢?，原始憑證記載的是經(jīng)濟信息，記帳憑證記載的是會計信息，從原始憑證到記帳憑證是經(jīng)濟信息轉(zhuǎn)換成會計信息的過程，是一種質(zhì)的飛躍。
2.收款憑證、付款憑證與轉(zhuǎn)帳憑證
記帳憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否與現(xiàn)金、銀行存款收付有關(guān)，可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證三種類型。
（1）收款憑證是用于現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務的記帳憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款收入業(yè)務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，收款憑證既是收入款項的依據(jù)，又是登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳的依據(jù)。出納人員根據(jù)收款憑證收入款項時，要在憑證上加蓋“收訖”戳記，以避免差錯。收款憑證也是會計人員登記現(xiàn)金和銀行存款總帳以及其它有關(guān)總帳和明細帳的依據(jù)。收款憑證一般按照現(xiàn)金和銀行存款分別編制，即現(xiàn)金收款憑證和銀行存款收款憑證。
（2）付款憑證是用于現(xiàn)金和銀行存款付出業(yè)務的記帳憑證，它是根據(jù)現(xiàn)金、銀行存款付出業(yè)務的原始憑證編制的。對于出納人員而言，付款憑證既是付出款項的依據(jù)，又是登記現(xiàn)金和銀行存款日記帳的依據(jù)。出納人員根據(jù)付款憑證付出款項時，要在憑證上加蓋“付訖”戳記，以避免重付。付款憑證也是會計人員登記現(xiàn)金和銀行存款總帳以及其它有關(guān)總帳和明細帳的依據(jù)。付款憑證一般按照現(xiàn)金和銀行存款分別編制，即現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。
對于現(xiàn)金和銀行存款之間的相互收付業(yè)務，為避免重復記帳，一般以付方為主，只填制“付款憑證”，不填制“收款憑證”。
（3）轉(zhuǎn)帳憑證是用以反映與現(xiàn)金和銀行存款收付無關(guān)的轉(zhuǎn)帳業(yè)務的憑證，根據(jù)有關(guān)轉(zhuǎn)帳業(yè)務的原始憑證填制而成。由于它與現(xiàn)金和銀行存款的收付無關(guān)，因而不由出納員作帳務處理。
3.專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證
記帳憑證按憑證格式可分為專用記帳憑證、通用記帳憑證和匯總記帳憑證三種。
（1）專用記帳憑證是指按照經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)不同采用不同格式的記帳憑證。專用記帳憑證基本上可分為三種：收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證，這三種專用記帳憑證在各種經(jīng)濟核算業(yè)務中應用十分廣泛。專用記帳憑證也可以設計為銀行業(yè)務記帳憑證、現(xiàn)金記帳憑證和轉(zhuǎn)帳記帳憑證三種，其格式與收款、付款、轉(zhuǎn)帳憑證類似。還可以按上述方法分為現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證等。其格式相同，只需用不同顏色印紙，同時在名頭上加以注明，即可表明不同的記帳憑證。
（2）通用記帳憑證是指各類經(jīng)濟業(yè)務都采用統(tǒng)一格式的記帳憑證，以簡化記帳憑證。對于一般的小企業(yè)，如果業(yè)務量較少，需要的憑證也不多，都可以使用通用記帳憑證。這種憑證的優(yōu)點是整個會計事項都反映在一張記帳憑證上，便于審核、保管和查閱。若經(jīng)濟業(yè)務較為復雜，涉及兩個以上的會計科目，也列在一張記帳憑證上；若一張憑證容納不下，則可連續(xù)列在若干張憑證上，用一定的編號予以連接即可。
（3）匯總記帳憑證是指按照會計核算的要求定期將所有的記帳憑證按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)進行分類匯總編制成的記帳憑證，然后再據(jù)以登記總分類帳。匯總記帳憑證是會計核算的重要組織程序，可分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉(zhuǎn)帳憑證三種。其中，匯總收款憑證和匯總付款憑證可由出納員根據(jù)收款憑證和付款憑證分別編制。