三、繪制圖表圖形
圖表可用Excel電子表格及數(shù)據(jù)處理軟件作好拷貝到幻燈片文件中。
1.繪制圖形：（以標注圖形為例）繪圖工具欄：自選圖形→標注→選一種圖形→在編輯區(qū)拖動光標，畫出備注圖→單擊圖形尖部顯出黃色控制柄，拖動可改變方向和縮放→拖動上部綠柄可旋轉(zhuǎn)圖形，其他操作同圖片。
2..填充效果：右擊圖形→設置自選圖形格式→調(diào)出“設置自選圖形格式對話框調(diào)整充填顏色、效果、透明度、線條等→確定。
3.輸入文字：右擊圖形→編輯文本→輸入文字→調(diào)整文字格式。
4.設置陰影和三維效果：選中圖形→擊繪圖工具“陰影”鈕→選擇一種陰影→擊繪圖工具“三維”鈕→選擇一種三維形式。
5.畫線條：（以曲線為例）繪圖工具欄：自選圖形→線條→曲線→光標畫線到轉(zhuǎn)彎處單擊，全部畫完后，雙擊或按ESC鍵。
若改變曲線形狀：選中曲線右擊→編輯頂點→在擬增加編輯頂點處拖動線條，松開鼠標時，在拖動處增加一個編輯頂點→拖動擬改變曲線處的編輯頂點，改變曲線形狀。
若改變曲線顏色：選中線條→擊繪圖工具欄：“線條顏色”鈕→調(diào)出線條顏色選擇表→選擇顏色和圖案→確定。
若改變曲線線型：選中線條→擊繪圖工具欄：“線型”鈕→調(diào)出線條寬度（粗細）和雙線條樣式選擇表→選擇一種→確定。若選“其他線條”還可改變線條顏色、自由調(diào)整線條寬度而不受線型表固定的9種線條寬度的限制、線條形狀等。
若改變曲線為虛線形狀：選中線條→擊繪圖工具欄：“虛線線型”鈕→調(diào)出虛線線型選擇表→選擇虛線線型→確定。
若為曲線添加箭頭：選中線條→擊繪圖工具欄：“箭頭樣式”鈕→調(diào)出線條顏色選擇表→選擇顏色和圖案→確定。
若為曲線添加陰影：選中線條→擊繪圖工具欄：“陰影”鈕→調(diào)出陰影選擇表→選擇陰影圖案→確定。
若為曲線添加三維效果：選中線條→擊繪圖工具欄：“三維”鈕→調(diào)出三維選擇表→選擇三維圖案→確定。
提示：調(diào)整線條的各種方法，也適用于圖形、文本框邊緣的線條效果的調(diào)整。
6.插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖標：擊繪圖工具欄“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖標”鈕或插入菜單/“圖示”→調(diào)出“圖示庫”→在組織結(jié)構(gòu)圖、循環(huán)圖、射線圖等6種圖形圖標中，選定一種→確定。在編輯區(qū)同時顯示出“圖示”工具條，便于對選定的圖形進行調(diào)整。
四、添加效果
廣義的講添加動畫、聲音、視頻以及切換方式，使幻燈片更加繪聲繪色，都是添加效果。
1.使用預定義的動畫（幻燈片切換效果）：在普通視圖或幻燈片瀏覽視圖下均可操作，以后者為好，便于操作和查看。
視圖菜單→幻燈片瀏覽→選中要切換的幻燈片→“幻燈片放映”菜單→幻燈片切換→在“幻燈片切換”窗口中，選中一種切換方式，在“修改切換效果”中，選好速度、聲音、換片方式→勾選“自動預覽→已選定的切換效果若用到所有幻燈片，就單擊”應用于所有幻燈片“鈕→按“播放鈕”或“幻燈片放映“鈕進行查看。設好后每張幻燈片左下角，有個動畫（切換）效果圖標和切換時間（如果已設定時間），單擊該圖標可播放切換效果。若幻燈片較多，又不想設置統(tǒng)一的切換效果，可選擇“隨機”，由軟件自動添加不同的切換效果。
2.設置對象（元件）的進入或退出效果：一行文字、一個文本框、一張圖片、一個動畫、一個圖形（含線條、箭頭、圖標等），都可視為一個對象也叫元件。諸如在一個流程圖或一個目錄式的幻燈片中，對部分對象（元件）需要設置進入和退出的動畫效果，在播放幻燈片時，各對象以一種動畫的形式進入和退出幻燈片，給人一種動態(tài)（流動）的感覺。首先，制作或打開帶有對象（元件）的幻燈片。下面以公交車的流程圖為例，制作一張帶有對象的幻燈片。
用繪圖工具欄的矩形和圓形工具→在編輯區(qū)畫出幾個圖形（公交站）→右擊圖形→設置自選圖形格式→調(diào)出“設置自選圖形格式對話框調(diào)整充填顏色、效果、透明度、邊框線條顏色和寬度→右擊圖形→編輯文本→輸入文字（站名）→調(diào)整文字格式→繪圖工具欄“自選圖形”/連接符→在“連接符”表中，選彎度成直角的單向箭頭連接符→光標變成小方框，從 第一個對象（車站）拖到第二個對象（車站），畫出一條連接線，移動線條中間的小黃點，可改變線條中間的位置（始點、終點不變）→利用繪圖工具改變連接線的寬度（粗細）和顏色（調(diào)整方法見第三項第5條畫線條）。
其次，.設置對象（圖形和線條）進入效果?；脽羝庞巢藛巍远x動畫→選中擬設進入效果的對象→擊自定義窗口下的“添加效果”下拉鈕（圖20）→在下拉命令條中，選“進入”→調(diào)出效果列表，從中選某種效果或選“其他效果”→調(diào)出“其他效果”列表，從中選某種效果→自定義動畫窗口下顯出該效果名目（圖21）→在自定義動畫窗口中設置開始時間，其中：“單擊時”為單擊鼠標，對象開始進入；“之前”為與上一個動畫同時進行即上一個動畫進行時，該對象同時進入；“之后”為上一個動畫結(jié)束后該對象進入。→設置動畫屬性，本例動畫效果“劈裂”，屬性為“方向”→設置進入動畫效果的速度，共有非常慢、慢速、中速、快速、非常快五種供選擇。也可自定義，方法后面闡述。
如果對已設定效果和進入時間進行更改和補充，可在自定義動畫窗口的效果名目列表中，單擊該效果名目的下拉鈕（圖21）→在下拉菜單中，擊“效果選項”或“計時”→顯出修改和補充遠選定的效果（劈裂）對話框，可改變方向、增加聲音、增添動畫播放后的效果和修改時間、開始方式→確定。
設置對象的退出效果同設置對象的進入效果是一樣的，只是在任務窗口（自定義動畫）“添加效果”下拉列表中，選擇“退出”。
小技巧：黑白圖片漸變?yōu)椴噬珗D片是將彩色圖片的進入效果設置為“漸變”來實現(xiàn)的。插入黑白圖片→插入同樣的彩色圖片（使兩張圖片完全重疊）→選中彩色圖片→幻燈片放映菜單→自定義動畫→添加效果→進入→其他效果→漸變→“開始”選“之后”，“速度”選“非常慢”。當然，還可設置聲音及音量、播放后覆蓋的顏色或隱藏以及計時（更改時間）、重復次數(shù)等效果。
3.設置對象的強調(diào)效果：是突出符合對象特征的表現(xiàn)力的一種效果。其操作方法同設置對象進入和退出效果基本上是一樣的。它可以與進入等其它效果同時表現(xiàn)在一張幻燈片上。
4.設置對象動作路徑：選中對象（例如工交車）→添加效果→動作路徑→繪制自定義路徑→任意多邊形→拖動對象到拐點時單擊一下，到終點時雙擊→在任務窗口“修改自定義路徑”處，設“開始”時間、路徑、速度→擊“自定義動畫”窗口列表中的“連接符組合”名目的下拉鈕→效果選項→設置路徑效果（平穩(wěn)、翻轉(zhuǎn)、鎖定）、聲音及音量、動畫播放后“不變暗”或“改變顏色”或隱藏→確定。播放幻燈片，該對象會沿路徑移動到終點。
5.更改、刪除和重新排序動作效果：選中自定義窗口下擬更改的動畫效果→擊該窗口上部的“更改”下拉鈕→選擇擬更改的項目（進入、退出、強調(diào)、路徑）→后面的操作同前述的添加效果的操作一樣。
刪除：選中任務窗口列表中的擬刪除效果的項目→擊該窗口上部的“刪除”鈕或擊任務窗口列表中的擬刪除效果的項目的下拉鈕→刪除。
排序：選中任務窗口列表中的擬刪除效果的項目，上下拖動或擊該窗口下部的重新排序箭頭（↑↓）。
五、插入聲音和影片
1.插入聲音（WAV MP3格式）：插入菜單→影片和聲音→①剪輯管理器中的聲音或②文件中的聲音或③播放CD樂曲或④錄制聲音→找出擬插入的聲音文件→確定→“自動”或“在單擊時”（播放）→編輯區(qū)顯示出一個聲音圖標“小喇叭”，雙擊即播放，右擊→編輯聲音對象→調(diào)出“聲音選項”對話框→選定是否循環(huán)播放、調(diào)整音量、播放時是否隱藏圖標→確定。
如果對聲音文件作較多的效果設置，還可擊自定義動畫窗口列表中，該聲音文件名目右側(cè)的下拉鈕→“效果選項”或“計時”→調(diào)出播放聲音對話框→設置效果、計時、音量、播放時隱藏圖標等→確定。錄入聲音（插上麥克風）：插入菜單→影片和聲音→錄制聲音→擊錄音鈕→完成后擊停止鈕→確定→雙擊聲音圖標，試聽→右擊圖標→編輯聲音對象或擊自定義動畫窗口列表中，該聲音文件名目右側(cè)的下拉鈕→“效果選項”或“計時”→調(diào)出播放聲音對話框→設置效果、計時、音量、播放時隱藏圖標等→確定。
2.插入SWF格式動畫：SWF格式動畫可以設置播放、暫停、停止按鈕。單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，調(diào)出ActiveX控件工具箱面板，→單擊工具箱的底部的“其他控件”的按鈕，→在打開的系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控件清單中選“Shokewave Flash Object”選項→用變成十字形的光標，在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間（內(nèi)有交叉線的方框）→。調(diào)整Flash窗口（方框）大小和位置后（Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置），右擊該窗口→在彈出的菜單里的選擇“屬性”項→在屬性對話框中的Movie右側(cè)框中鍵入動畫（電影）文件的名稱及SWF格式。（注意該文件應同PowerPoint文件在同一目錄下）→從控件工具箱中，選用“命令按鈕”工具→在播放屏幕外，拖畫出兩個按鈕（按鈕數(shù)量視需要而畫）→右擊第一個按鈕→屬性→將屬性框中Caption的右側(cè)框中的英文改為“播放”，以同樣方法調(diào)出第二個按鈕的屬性框，將Caption的右側(cè)框中的英文改為“停止”→雙擊播放鈕，調(diào)出Slide×代碼對話框→ 在光標所在處（第二行）輸入代碼Slide×（按對話框標題上的代碼輸入）→按鍵盤上的英文句號點→在出現(xiàn)的清單中，雙擊ShockwaveFlash1→按鍵盤上的英文句號點→在出現(xiàn)的清單中，雙擊Play或直接輸入Play→關閉代碼頁，回到幻燈片界面→同理再雙擊停止鈕，設置代碼在命令清單中選Stop→播放幻燈片→按播放鈕查驗，再按停止鈕查驗。
3.插入視頻：軟件自帶少量視頻供操作參考，主要是插入文件中的視頻。
⑴插入管理器中的影片：插入菜單→影片和聲音→剪輯管理器中的影片→任務窗口列出管理器中的影片→擊選中的影片→該影片顯示在編輯區(qū)→拖動控制柄，調(diào)整放映屏幕大小和方向（或右擊→設置圖片格式→在“尺寸”選項卡下，可以精確調(diào)整影片屏幕尺寸和位置）→右擊→自定義動畫→添加效果（方法同前）→播放幻燈片，查看效果。
⑵插入文件中的影片：插入菜單→影片和聲音→文件中的影片→按照路徑找到影片文件，確定→自動彈出如何開始播放對話框→選“自動”（幻燈片播放時，影片自動播放）或單擊時→該影片顯示在編輯區(qū)→拖動控制柄，調(diào)整放映屏幕大小和方向→右擊→自定義動畫→添加效果（方法同前）→播放幻燈片，查看效果。一張幻燈片中可以插入多個影片文件，同時播放。
4.添加超鏈接：可以超鏈接某張幻燈片、文件、電郵地址。選中一個對象（文字、圖形、圖片、動畫、按鈕）→插入菜單→超鏈接或右擊超鏈接對象/ 超鏈接→彈出“編輯超鏈接”對話框→“鏈接到：”分4大類，有電腦上的現(xiàn)有文件、本文檔內(nèi)的幻燈片、新建的文檔和電子郵件地址→選“本文檔中的位置”→選定要鏈接的幻燈片或幻燈片標題（即該標題的幻燈片）→在預覽區(qū)查看無誤后，確定。播放幻燈片時，光標位于超鏈接對象上時，變?yōu)槭中汀?BR> 如要修改超鏈接，選中超鏈接對象，右擊→編輯超鏈接→調(diào)出“編輯超鏈接”對話框→進行修改（重新設置）。
如要刪除超鏈接，選中超鏈接對象，右擊→刪除超鏈接。
5.添加動作按鈕：⑴普通動作按鈕：幻燈片放映菜單→動作按鈕→在按鈕圖形中，選一種按鈕→光標變成＋字形，拖動畫出該按鈕→自動彈出“動作設置”對話框→在“單擊鼠標時的動作”下，選“超鏈接到”，在列表中，選擬鏈接到的指定幻燈片或其他幻燈片或其他演示文稿或其他文件→若選擇后三種，會彈出相應的超鏈接對話框，從中選定要鏈接的幻燈片、演示文稿或文件→在“動作設置”對話框下部，還可添加聲音→如果按鈕上還要添加文字，可右擊→添加文本→輸入文字→調(diào)整文字格式→還可給按鈕添加效果，右擊→設置自選圖形格式（添加效果方法同前）。
⑵啟動按鈕：即擊啟動動作按鈕，使動作程序得以啟動，為此，在添加啟動按鈕前，需先有含有動作（效果）項目的幻燈片。
幻燈片放映菜單→動作按鈕→在按鈕圖形中，選一種按鈕→光標變成＋字形，拖動畫出該按鈕→自動彈出“動作設置”對話框，在“單擊鼠標時的動作”下，選“無動作”，聲音任選→選中擬啟動動作的對象→“幻燈片放映”菜單→自定義動畫→在自定義動畫任務窗口列表中，選該對象名目，擊下拉鈕→計時→彈出對話框→擊“觸發(fā)器”，選“單擊下列對象時啟動效果”，再在下拉列表中選“動作按鈕：×××”（已畫出按鈕的原名稱，如前進或下一項、自定義…）→確定。播放幻燈片，擊“啟動按鈕”，操控的對象開始執(zhí)行其動作（效果）。
為了便于設置，按鈕用圖片工具欄的自選圖形工具畫出，再輸入文字，添加效果，或者用幻燈片放映菜單/動作按鈕中的“自定義按鈕”畫出。
圖表可用Excel電子表格及數(shù)據(jù)處理軟件作好拷貝到幻燈片文件中。
1.繪制圖形：（以標注圖形為例）繪圖工具欄：自選圖形→標注→選一種圖形→在編輯區(qū)拖動光標，畫出備注圖→單擊圖形尖部顯出黃色控制柄，拖動可改變方向和縮放→拖動上部綠柄可旋轉(zhuǎn)圖形，其他操作同圖片。
2..填充效果：右擊圖形→設置自選圖形格式→調(diào)出“設置自選圖形格式對話框調(diào)整充填顏色、效果、透明度、線條等→確定。
3.輸入文字：右擊圖形→編輯文本→輸入文字→調(diào)整文字格式。
4.設置陰影和三維效果：選中圖形→擊繪圖工具“陰影”鈕→選擇一種陰影→擊繪圖工具“三維”鈕→選擇一種三維形式。
5.畫線條：（以曲線為例）繪圖工具欄：自選圖形→線條→曲線→光標畫線到轉(zhuǎn)彎處單擊，全部畫完后，雙擊或按ESC鍵。
若改變曲線形狀：選中曲線右擊→編輯頂點→在擬增加編輯頂點處拖動線條，松開鼠標時，在拖動處增加一個編輯頂點→拖動擬改變曲線處的編輯頂點，改變曲線形狀。
若改變曲線顏色：選中線條→擊繪圖工具欄：“線條顏色”鈕→調(diào)出線條顏色選擇表→選擇顏色和圖案→確定。
若改變曲線線型：選中線條→擊繪圖工具欄：“線型”鈕→調(diào)出線條寬度（粗細）和雙線條樣式選擇表→選擇一種→確定。若選“其他線條”還可改變線條顏色、自由調(diào)整線條寬度而不受線型表固定的9種線條寬度的限制、線條形狀等。
若改變曲線為虛線形狀：選中線條→擊繪圖工具欄：“虛線線型”鈕→調(diào)出虛線線型選擇表→選擇虛線線型→確定。
若為曲線添加箭頭：選中線條→擊繪圖工具欄：“箭頭樣式”鈕→調(diào)出線條顏色選擇表→選擇顏色和圖案→確定。
若為曲線添加陰影：選中線條→擊繪圖工具欄：“陰影”鈕→調(diào)出陰影選擇表→選擇陰影圖案→確定。
若為曲線添加三維效果：選中線條→擊繪圖工具欄：“三維”鈕→調(diào)出三維選擇表→選擇三維圖案→確定。
提示：調(diào)整線條的各種方法，也適用于圖形、文本框邊緣的線條效果的調(diào)整。
6.插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖標：擊繪圖工具欄“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖標”鈕或插入菜單/“圖示”→調(diào)出“圖示庫”→在組織結(jié)構(gòu)圖、循環(huán)圖、射線圖等6種圖形圖標中，選定一種→確定。在編輯區(qū)同時顯示出“圖示”工具條，便于對選定的圖形進行調(diào)整。
四、添加效果
廣義的講添加動畫、聲音、視頻以及切換方式，使幻燈片更加繪聲繪色，都是添加效果。
1.使用預定義的動畫（幻燈片切換效果）：在普通視圖或幻燈片瀏覽視圖下均可操作，以后者為好，便于操作和查看。
視圖菜單→幻燈片瀏覽→選中要切換的幻燈片→“幻燈片放映”菜單→幻燈片切換→在“幻燈片切換”窗口中，選中一種切換方式，在“修改切換效果”中，選好速度、聲音、換片方式→勾選“自動預覽→已選定的切換效果若用到所有幻燈片，就單擊”應用于所有幻燈片“鈕→按“播放鈕”或“幻燈片放映“鈕進行查看。設好后每張幻燈片左下角，有個動畫（切換）效果圖標和切換時間（如果已設定時間），單擊該圖標可播放切換效果。若幻燈片較多，又不想設置統(tǒng)一的切換效果，可選擇“隨機”，由軟件自動添加不同的切換效果。
2.設置對象（元件）的進入或退出效果：一行文字、一個文本框、一張圖片、一個動畫、一個圖形（含線條、箭頭、圖標等），都可視為一個對象也叫元件。諸如在一個流程圖或一個目錄式的幻燈片中，對部分對象（元件）需要設置進入和退出的動畫效果，在播放幻燈片時，各對象以一種動畫的形式進入和退出幻燈片，給人一種動態(tài)（流動）的感覺。首先，制作或打開帶有對象（元件）的幻燈片。下面以公交車的流程圖為例，制作一張帶有對象的幻燈片。
用繪圖工具欄的矩形和圓形工具→在編輯區(qū)畫出幾個圖形（公交站）→右擊圖形→設置自選圖形格式→調(diào)出“設置自選圖形格式對話框調(diào)整充填顏色、效果、透明度、邊框線條顏色和寬度→右擊圖形→編輯文本→輸入文字（站名）→調(diào)整文字格式→繪圖工具欄“自選圖形”/連接符→在“連接符”表中，選彎度成直角的單向箭頭連接符→光標變成小方框，從 第一個對象（車站）拖到第二個對象（車站），畫出一條連接線，移動線條中間的小黃點，可改變線條中間的位置（始點、終點不變）→利用繪圖工具改變連接線的寬度（粗細）和顏色（調(diào)整方法見第三項第5條畫線條）。
其次，.設置對象（圖形和線條）進入效果?；脽羝庞巢藛巍远x動畫→選中擬設進入效果的對象→擊自定義窗口下的“添加效果”下拉鈕（圖20）→在下拉命令條中，選“進入”→調(diào)出效果列表，從中選某種效果或選“其他效果”→調(diào)出“其他效果”列表，從中選某種效果→自定義動畫窗口下顯出該效果名目（圖21）→在自定義動畫窗口中設置開始時間，其中：“單擊時”為單擊鼠標，對象開始進入；“之前”為與上一個動畫同時進行即上一個動畫進行時，該對象同時進入；“之后”為上一個動畫結(jié)束后該對象進入。→設置動畫屬性，本例動畫效果“劈裂”，屬性為“方向”→設置進入動畫效果的速度，共有非常慢、慢速、中速、快速、非常快五種供選擇。也可自定義，方法后面闡述。
如果對已設定效果和進入時間進行更改和補充，可在自定義動畫窗口的效果名目列表中，單擊該效果名目的下拉鈕（圖21）→在下拉菜單中，擊“效果選項”或“計時”→顯出修改和補充遠選定的效果（劈裂）對話框，可改變方向、增加聲音、增添動畫播放后的效果和修改時間、開始方式→確定。
設置對象的退出效果同設置對象的進入效果是一樣的，只是在任務窗口（自定義動畫）“添加效果”下拉列表中，選擇“退出”。
小技巧：黑白圖片漸變?yōu)椴噬珗D片是將彩色圖片的進入效果設置為“漸變”來實現(xiàn)的。插入黑白圖片→插入同樣的彩色圖片（使兩張圖片完全重疊）→選中彩色圖片→幻燈片放映菜單→自定義動畫→添加效果→進入→其他效果→漸變→“開始”選“之后”，“速度”選“非常慢”。當然，還可設置聲音及音量、播放后覆蓋的顏色或隱藏以及計時（更改時間）、重復次數(shù)等效果。
3.設置對象的強調(diào)效果：是突出符合對象特征的表現(xiàn)力的一種效果。其操作方法同設置對象進入和退出效果基本上是一樣的。它可以與進入等其它效果同時表現(xiàn)在一張幻燈片上。
4.設置對象動作路徑：選中對象（例如工交車）→添加效果→動作路徑→繪制自定義路徑→任意多邊形→拖動對象到拐點時單擊一下，到終點時雙擊→在任務窗口“修改自定義路徑”處，設“開始”時間、路徑、速度→擊“自定義動畫”窗口列表中的“連接符組合”名目的下拉鈕→效果選項→設置路徑效果（平穩(wěn)、翻轉(zhuǎn)、鎖定）、聲音及音量、動畫播放后“不變暗”或“改變顏色”或隱藏→確定。播放幻燈片，該對象會沿路徑移動到終點。
5.更改、刪除和重新排序動作效果：選中自定義窗口下擬更改的動畫效果→擊該窗口上部的“更改”下拉鈕→選擇擬更改的項目（進入、退出、強調(diào)、路徑）→后面的操作同前述的添加效果的操作一樣。
刪除：選中任務窗口列表中的擬刪除效果的項目→擊該窗口上部的“刪除”鈕或擊任務窗口列表中的擬刪除效果的項目的下拉鈕→刪除。
排序：選中任務窗口列表中的擬刪除效果的項目，上下拖動或擊該窗口下部的重新排序箭頭（↑↓）。
五、插入聲音和影片
1.插入聲音（WAV MP3格式）：插入菜單→影片和聲音→①剪輯管理器中的聲音或②文件中的聲音或③播放CD樂曲或④錄制聲音→找出擬插入的聲音文件→確定→“自動”或“在單擊時”（播放）→編輯區(qū)顯示出一個聲音圖標“小喇叭”，雙擊即播放，右擊→編輯聲音對象→調(diào)出“聲音選項”對話框→選定是否循環(huán)播放、調(diào)整音量、播放時是否隱藏圖標→確定。
如果對聲音文件作較多的效果設置，還可擊自定義動畫窗口列表中，該聲音文件名目右側(cè)的下拉鈕→“效果選項”或“計時”→調(diào)出播放聲音對話框→設置效果、計時、音量、播放時隱藏圖標等→確定。錄入聲音（插上麥克風）：插入菜單→影片和聲音→錄制聲音→擊錄音鈕→完成后擊停止鈕→確定→雙擊聲音圖標，試聽→右擊圖標→編輯聲音對象或擊自定義動畫窗口列表中，該聲音文件名目右側(cè)的下拉鈕→“效果選項”或“計時”→調(diào)出播放聲音對話框→設置效果、計時、音量、播放時隱藏圖標等→確定。
2.插入SWF格式動畫：SWF格式動畫可以設置播放、暫停、停止按鈕。單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，調(diào)出ActiveX控件工具箱面板，→單擊工具箱的底部的“其他控件”的按鈕，→在打開的系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控件清單中選“Shokewave Flash Object”選項→用變成十字形的光標，在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間（內(nèi)有交叉線的方框）→。調(diào)整Flash窗口（方框）大小和位置后（Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置），右擊該窗口→在彈出的菜單里的選擇“屬性”項→在屬性對話框中的Movie右側(cè)框中鍵入動畫（電影）文件的名稱及SWF格式。（注意該文件應同PowerPoint文件在同一目錄下）→從控件工具箱中，選用“命令按鈕”工具→在播放屏幕外，拖畫出兩個按鈕（按鈕數(shù)量視需要而畫）→右擊第一個按鈕→屬性→將屬性框中Caption的右側(cè)框中的英文改為“播放”，以同樣方法調(diào)出第二個按鈕的屬性框，將Caption的右側(cè)框中的英文改為“停止”→雙擊播放鈕，調(diào)出Slide×代碼對話框→ 在光標所在處（第二行）輸入代碼Slide×（按對話框標題上的代碼輸入）→按鍵盤上的英文句號點→在出現(xiàn)的清單中，雙擊ShockwaveFlash1→按鍵盤上的英文句號點→在出現(xiàn)的清單中，雙擊Play或直接輸入Play→關閉代碼頁，回到幻燈片界面→同理再雙擊停止鈕，設置代碼在命令清單中選Stop→播放幻燈片→按播放鈕查驗，再按停止鈕查驗。
3.插入視頻：軟件自帶少量視頻供操作參考，主要是插入文件中的視頻。
⑴插入管理器中的影片：插入菜單→影片和聲音→剪輯管理器中的影片→任務窗口列出管理器中的影片→擊選中的影片→該影片顯示在編輯區(qū)→拖動控制柄，調(diào)整放映屏幕大小和方向（或右擊→設置圖片格式→在“尺寸”選項卡下，可以精確調(diào)整影片屏幕尺寸和位置）→右擊→自定義動畫→添加效果（方法同前）→播放幻燈片，查看效果。
⑵插入文件中的影片：插入菜單→影片和聲音→文件中的影片→按照路徑找到影片文件，確定→自動彈出如何開始播放對話框→選“自動”（幻燈片播放時，影片自動播放）或單擊時→該影片顯示在編輯區(qū)→拖動控制柄，調(diào)整放映屏幕大小和方向→右擊→自定義動畫→添加效果（方法同前）→播放幻燈片，查看效果。一張幻燈片中可以插入多個影片文件，同時播放。
4.添加超鏈接：可以超鏈接某張幻燈片、文件、電郵地址。選中一個對象（文字、圖形、圖片、動畫、按鈕）→插入菜單→超鏈接或右擊超鏈接對象/ 超鏈接→彈出“編輯超鏈接”對話框→“鏈接到：”分4大類，有電腦上的現(xiàn)有文件、本文檔內(nèi)的幻燈片、新建的文檔和電子郵件地址→選“本文檔中的位置”→選定要鏈接的幻燈片或幻燈片標題（即該標題的幻燈片）→在預覽區(qū)查看無誤后，確定。播放幻燈片時，光標位于超鏈接對象上時，變?yōu)槭中汀?BR> 如要修改超鏈接，選中超鏈接對象，右擊→編輯超鏈接→調(diào)出“編輯超鏈接”對話框→進行修改（重新設置）。
如要刪除超鏈接，選中超鏈接對象，右擊→刪除超鏈接。
5.添加動作按鈕：⑴普通動作按鈕：幻燈片放映菜單→動作按鈕→在按鈕圖形中，選一種按鈕→光標變成＋字形，拖動畫出該按鈕→自動彈出“動作設置”對話框→在“單擊鼠標時的動作”下，選“超鏈接到”，在列表中，選擬鏈接到的指定幻燈片或其他幻燈片或其他演示文稿或其他文件→若選擇后三種，會彈出相應的超鏈接對話框，從中選定要鏈接的幻燈片、演示文稿或文件→在“動作設置”對話框下部，還可添加聲音→如果按鈕上還要添加文字，可右擊→添加文本→輸入文字→調(diào)整文字格式→還可給按鈕添加效果，右擊→設置自選圖形格式（添加效果方法同前）。
⑵啟動按鈕：即擊啟動動作按鈕，使動作程序得以啟動，為此，在添加啟動按鈕前，需先有含有動作（效果）項目的幻燈片。
幻燈片放映菜單→動作按鈕→在按鈕圖形中，選一種按鈕→光標變成＋字形，拖動畫出該按鈕→自動彈出“動作設置”對話框，在“單擊鼠標時的動作”下，選“無動作”，聲音任選→選中擬啟動動作的對象→“幻燈片放映”菜單→自定義動畫→在自定義動畫任務窗口列表中，選該對象名目，擊下拉鈕→計時→彈出對話框→擊“觸發(fā)器”，選“單擊下列對象時啟動效果”，再在下拉列表中選“動作按鈕：×××”（已畫出按鈕的原名稱，如前進或下一項、自定義…）→確定。播放幻燈片，擊“啟動按鈕”，操控的對象開始執(zhí)行其動作（效果）。
為了便于設置，按鈕用圖片工具欄的自選圖形工具畫出，再輸入文字，添加效果，或者用幻燈片放映菜單/動作按鈕中的“自定義按鈕”畫出。