第八章
第一節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)工作的歷史發(fā)展
伊麗莎白女王于公元1578年正式設(shè)立國(guó)家公文館，用來(lái)保存王朝的重要文件，包括對(duì)外政策和殖民活動(dòng)的文件檔案。
公元1838年8月14日，英國(guó)議會(huì)通過(guò)了一個(gè)公共檔案法，從此英國(guó)文件檔案管理納入法制管理。
二、英國(guó)中央國(guó)家機(jī)關(guān)秘書(shū)機(jī)構(gòu)
1.英國(guó)內(nèi)閣辦公廳（由內(nèi)閣秘書(shū)處發(fā)展演變而來(lái)）
下設(shè)機(jī)構(gòu)﹕
一是內(nèi)閣秘書(shū)處；
二是中央統(tǒng)計(jì)局，負(fù)責(zé)收集和分析統(tǒng)計(jì)資料，供制定政策使用，并對(duì)政府的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；
三是史料組，負(fù)責(zé)編寫(xiě)官方史料；
四是政府的主管科學(xué)的官員，負(fù)責(zé)對(duì)科學(xué)政策提供意見(jiàn)；
五是管理和人事局，負(fù)責(zé)文官的管理、培訓(xùn)、錄用等工作；
2.英國(guó)樞密院秘書(shū)機(jī)構(gòu)
英國(guó)樞密院是其法律上的高政府機(jī)構(gòu)
英王為了加強(qiáng)統(tǒng)治，設(shè)立了御前會(huì)議（亦稱咨政院）供其咨詢，并協(xié)助辦理一切立法、司法和行政事務(wù)。
樞密院的主要活動(dòng)是頒發(fā)公告和發(fā)布命令。
3.英聯(lián)邦及其秘書(shū)機(jī)構(gòu)
第二節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)在管理機(jī)構(gòu)中的地位
1.制造業(yè)貿(mào)易業(yè)盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
2.服務(wù)業(yè)盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
3.非盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
4.秘書(shū)在管理機(jī)構(gòu)中的地位
二、英國(guó)秘書(shū)的職能
總體來(lái)說(shuō)，英國(guó)秘書(shū)的基本職能是充當(dāng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)構(gòu)的或主事者身邊的助手，為和主事者提供溝通聯(lián)絡(luò)、處理文書(shū)會(huì)務(wù)和辦理日常事務(wù)方面的服務(wù)。
1.信息溝通
一是負(fù)責(zé)處理郵政業(yè)務(wù)
二是負(fù)責(zé)通訊業(yè)務(wù)
三是負(fù)責(zé)掌握利用各種信息源，善于運(yùn)用各種工具獲取和主事者所需要的信息；
四是負(fù)責(zé)辦理通信事務(wù)
2.處理文件資料
一是負(fù)責(zé)信件的處理
二是負(fù)責(zé)文書(shū)撰擬
三是負(fù)責(zé)處理和保管檔案資料
四是統(tǒng)計(jì)和整理各種情況、資料、數(shù)據(jù)并繪制成各種圖表。
3.辦理日常公務(wù)
一是來(lái)客接待
二是和主事者外出旅行安排
三是操辦會(huì)議事務(wù)
四是管理和使用辦公設(shè)備和用品
五是處理有關(guān)辦公室雇員的健康、安全、保衛(wèi)事宜；
4.財(cái)務(wù)輔助
一是處理商業(yè)單據(jù)
二是受和主事者委托，海外郵政及國(guó)際支付、轉(zhuǎn)帳結(jié)算、開(kāi)據(jù)支票、信用匯總，信用卡支付等手續(xù)；
三是代理和主事者辦理個(gè)人所得稅手續(xù)和有關(guān)保險(xiǎn)手續(xù)；
四是代和主事者保管出差、公務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)金及代領(lǐng)工資等事宜。
三、英國(guó)秘書(shū)的作用
執(zhí)行秘書(shū)的作用﹕秘書(shū)對(duì)其上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔(dān)很多工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在作生意的場(chǎng)合代表他的上司。
要發(fā)揮這樣的作用，一是要上司的充分信任；二是要秘書(shū)的忠誠(chéng)可靠；三是要在上司授權(quán)的范圍內(nèi)行事；
秘書(shū)是聯(lián)絡(luò)員、協(xié)調(diào)人、事務(wù)組織者、上司的代表者的作用。
四、英國(guó)秘書(shū)與上司的關(guān)系
英國(guó)秘書(shū)要與其上司建立和保持這種融洽的合作伙伴關(guān)系，必須注重以下方面﹕
一是必須保證所有的公共事務(wù)都處理的沒(méi)有差錯(cuò)，使上司放心，使上司相信他的工作主動(dòng)性和工作能力；
二是必須能圓滿地處理各種詢問(wèn)電話，使上司相信其在辦公室內(nèi)處理的所有問(wèn)題都能保密；
三是必須向上司傳達(dá)報(bào)表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使上司不用費(fèi)力查詢就能把握全局情況；
四是必須堅(jiān)守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對(duì)其負(fù)責(zé)精神和應(yīng)變能力感到滿意；
五是必須在上司外出期間自覺(jué)、主動(dòng)地盡職盡責(zé)，使上司不在時(shí)對(duì)日常公務(wù)和有關(guān)管理問(wèn)題放心；
六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地嚴(yán)格要求自己，是上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書(shū)為榮；
七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事，包括上司應(yīng)贈(zèng)送給別人的鮮花和賀卡，秘書(shū)都要做好準(zhǔn)備，使上司在作中避免疏漏等。
五、英國(guó)秘書(shū)與同事的關(guān)系
一是必須知道并尊重每一個(gè)經(jīng)理人員、每一個(gè)同事的作用，通過(guò)與所有同事全面有效的合作，為上司及其機(jī)構(gòu)作出更大的貢獻(xiàn)，合作與尊重是秘書(shū)與同事建立和保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)；
二是要?jiǎng)?chuàng)造愉快而和諧的工作環(huán)境；
三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)守機(jī)密，不加入閑聊和說(shuō)是道非，避免浪費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間；
四是在有個(gè)人抱怨和感到委屈時(shí)，秘書(shū)可向上司申訴和說(shuō)明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；
五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作作風(fēng)與態(tài)度等多方面促進(jìn)青年同事迅速成長(zhǎng)，并以身作則，為他們作出榜樣；
第三節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)的文書(shū)處理
1.公文撰擬
英國(guó)商務(wù)書(shū)信有兩個(gè)主要作用﹕一是提供通訊雙方交流途徑；二是保存交往記錄。
撰擬報(bào)告必須準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)明而且符合邏輯，要沒(méi)有廢話或無(wú)關(guān)的細(xì)節(jié)。
2.公文處理
收到公文的處理P221
二、英國(guó)檔案工作
19世紀(jì)60年代，英國(guó)政府開(kāi)始把分散的檔案集中管理，主要集中的是歷史檔案和公文檔案。
英國(guó)秘書(shū)工作中開(kāi)展檔案工作的目的﹕一是為了整齊完整安全地保存往來(lái)函件和文件；二是為了能夠迅速、簡(jiǎn)便地查詢到所需的文件中所記載的有關(guān)內(nèi)容。
1.檔案處理方式的選擇
選擇檔案處理方式，一是要使用簡(jiǎn)便；二是要存放有序；三是存放時(shí)必須考慮往來(lái)函件的大小、數(shù)量和性質(zhì)，有序地排列；四是文件檔案存放的空間要適當(dāng)，不能多占空間。
文書(shū)檔案可建立集中立檔式或分部門(mén)立檔式。
2.立檔分類(lèi)的方法
（1）字母表順序排列法
（2）分專(zhuān)題排列法
（3）按地區(qū)排列法
（4）數(shù)字排列法
（5）按日期排列法
3.檔案存放系統(tǒng)
（1）立式存放
（2）側(cè)式存放
（3）計(jì)劃和圖紙的存放
（4）箱盒式存放
（5）近期件的存放
（6）縮微攝影存放
4.電子存儲(chǔ)系統(tǒng)
5.空位案卷
6.顯露式存放法
（1）顯露式卡片檔案存放法
（2）顯露式活頁(yè)檔案存放法
7.檔案管理的基本原則
（1）要整潔而有條理地立卷
（2）要確保文件材料存放在正確的案卷里
（3）要將案卷中的文件按日期順序正確排列
（4）要避免文件組成的案卷又厚又重
（5）不要從案卷夾中取出某一文件
（6）當(dāng)某一方面的文件材料不足單獨(dú)立卷時(shí)，將其歸入“雜類(lèi)”卷
（7）如果某一案卷被暫時(shí)取出使用，填寫(xiě)一張空位標(biāo)簽或卡片放在該案卷存放的位置
（8）在案卷封面或索引卡上寫(xiě)出適當(dāng)?shù)膮⒄詹殚喌陌妇順?biāo)題等
8.文件分類(lèi)
第四節(jié)
一、公務(wù)服務(wù)
1.公務(wù)旅行的安排
2.領(lǐng)導(dǎo)工作日程的安排
3.為領(lǐng)導(dǎo)提供財(cái)務(wù)輔助
（1）協(xié)助處理商業(yè)單據(jù)
（2）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的經(jīng)費(fèi)支付
（3）代理有關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)
4.辦理領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)
秘書(shū)辦理其領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)，一是要全面地，正確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖；二是要站在全局的高度，以的視角來(lái)看問(wèn)題；三是要客觀公正，精細(xì)認(rèn)真，一定要不折不扣地，圓滿地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。
二、為日常辦公服務(wù)
1.籌備會(huì)議
英國(guó)秘書(shū)籌辦會(huì)議工作大體有以下內(nèi)容﹕
（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬訂會(huì)務(wù)工作計(jì)劃，全面、周密、有序地安排有關(guān)會(huì)務(wù)工作的細(xì)節(jié)
（2）發(fā)出會(huì)議通知
（3）與商議會(huì)議議事日程
（4）要安排發(fā)言的順序
（5）要收集整理有關(guān)修正案的提議，并及時(shí)提供給大會(huì)主席，通過(guò)提案附議，按慣例交會(huì)議討論表決；
（6）記錄出席人數(shù)，記錄有關(guān)表決時(shí)投票計(jì)票結(jié)果，并向大會(huì)公布；
（7）要協(xié)助大會(huì)主席排除可能出現(xiàn)的干擾，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。
對(duì)于不公開(kāi)的秘密會(huì)議，秘書(shū)要協(xié)助注重以下事項(xiàng)﹕P234
會(huì)議記錄寫(xiě)法上的要求，一是要準(zhǔn)確；二是要簡(jiǎn)潔；三是要清楚；
2.接待事務(wù)
3.公務(wù)溝通事務(wù)
（1）郵政業(yè)務(wù)處理
（2）電話業(yè)務(wù)處理
（3）電傳機(jī)的使用
4.辦公設(shè)備用品管理
第五節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)的品質(zhì)要求
1.商業(yè)品質(zhì)﹕指適應(yīng)公司經(jīng)營(yíng)管理需要的秘書(shū)工作知識(shí)和技能
（1）秘書(shū)工作技巧，要有高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字技能，能夠盡到秘書(shū)的職責(zé)，具有高明的社交技巧；
（2）具有良好的組織才能；
（3）講究效率，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、工作可靠，隨時(shí)準(zhǔn)備承擔(dān)責(zé)任，接受領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)給他的工作，對(duì)日常的紛繁的公務(wù)能夠仔細(xì)、周密、盡職盡責(zé)地完成；
（4）能準(zhǔn)確地把握工作權(quán)限，在其授權(quán)范圍內(nèi)，能夠積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，無(wú)需等待的具體指示；
（5）具有高明的交際藝術(shù)，在回答詢問(wèn)、接待來(lái)訪者和接電話等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他們的理解、合作與好感，使人們對(duì)公司產(chǎn)生良好的印象；
（6）具有保密意思，在工作和談話中嚴(yán)守公司機(jī)密；
（7）準(zhǔn)時(shí)
（8）要有預(yù)見(jiàn)性
（9）要忠誠(chéng)
2.個(gè)人品質(zhì)﹕指秘書(shū)在職業(yè)活動(dòng)中的行為和表現(xiàn)，要符合秘書(shū)職業(yè)要求；
一是上班時(shí)要穿著入時(shí)，整潔大方；
二是在接電話和接待客人時(shí)要舉止文雅，平易近人，富有幽默感；
三是要適應(yīng)性強(qiáng)，樂(lè)于助人；
四是要有廣泛的興趣，渴望從讀書(shū)、看報(bào)中獲取和增加知識(shí)，對(duì)所從事的工作能主動(dòng)積極地去學(xué)習(xí)和提供服務(wù)；
五是講禮貌，彬彬有禮，富有同情心，能得到周?chē)娜说睦斫?，支持和合作?BR> 二、英國(guó)秘書(shū)職業(yè)教育
1.職業(yè)和技師教育委員會(huì)
開(kāi)展秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的兩年制專(zhuān)科教育。第一年主要學(xué)習(xí)人際交往，數(shù)字處理與會(huì)計(jì)，進(jìn)行組織工作，文書(shū)技能，商業(yè)研究；第二年是數(shù)量與會(huì)計(jì)方法，商業(yè)管理，進(jìn)行組織工作，秘書(shū)技能，秘書(shū)服務(wù)項(xiàng)目等。
2.倫敦商業(yè)和工業(yè)局
提供了三種不同水平的秘書(shū)考試﹕
一是秘書(shū)學(xué)習(xí)證書(shū)﹕信函往來(lái)，商業(yè)背景，辦公室工作，速記，打字或整理錄音；
二是私人秘書(shū)證書(shū)﹕通信往來(lái)，辦公室組織機(jī)構(gòu)和秘書(shū)工作程序，商業(yè)結(jié)構(gòu)，速記，打字、整理錄音、接受面世；
三是私人和執(zhí)行秘書(shū)畢業(yè)證書(shū)
3.彼特門(mén)考試學(xué)院
一是私人秘書(shū)證書(shū)
二是高級(jí)秘書(shū)證書(shū)
4.皇家文科學(xué)會(huì)﹕每年開(kāi)展秘書(shū)單科考試并頒發(fā)單科證書(shū)和總的證書(shū)；
考試內(nèi)容﹕一是管理方面；二是通信聯(lián)系；
5.職業(yè)秘書(shū)學(xué)會(huì)
6.謀求秘書(shū)職位應(yīng)注意的事項(xiàng)
7.參加面試
8.準(zhǔn)備上任
第一節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)工作的歷史發(fā)展
伊麗莎白女王于公元1578年正式設(shè)立國(guó)家公文館，用來(lái)保存王朝的重要文件，包括對(duì)外政策和殖民活動(dòng)的文件檔案。
公元1838年8月14日，英國(guó)議會(huì)通過(guò)了一個(gè)公共檔案法，從此英國(guó)文件檔案管理納入法制管理。
二、英國(guó)中央國(guó)家機(jī)關(guān)秘書(shū)機(jī)構(gòu)
1.英國(guó)內(nèi)閣辦公廳（由內(nèi)閣秘書(shū)處發(fā)展演變而來(lái)）
下設(shè)機(jī)構(gòu)﹕
一是內(nèi)閣秘書(shū)處；
二是中央統(tǒng)計(jì)局，負(fù)責(zé)收集和分析統(tǒng)計(jì)資料，供制定政策使用，并對(duì)政府的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)；
三是史料組，負(fù)責(zé)編寫(xiě)官方史料；
四是政府的主管科學(xué)的官員，負(fù)責(zé)對(duì)科學(xué)政策提供意見(jiàn)；
五是管理和人事局，負(fù)責(zé)文官的管理、培訓(xùn)、錄用等工作；
2.英國(guó)樞密院秘書(shū)機(jī)構(gòu)
英國(guó)樞密院是其法律上的高政府機(jī)構(gòu)
英王為了加強(qiáng)統(tǒng)治，設(shè)立了御前會(huì)議（亦稱咨政院）供其咨詢，并協(xié)助辦理一切立法、司法和行政事務(wù)。
樞密院的主要活動(dòng)是頒發(fā)公告和發(fā)布命令。
3.英聯(lián)邦及其秘書(shū)機(jī)構(gòu)
第二節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)在管理機(jī)構(gòu)中的地位
1.制造業(yè)貿(mào)易業(yè)盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
2.服務(wù)業(yè)盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
3.非盈利機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)
4.秘書(shū)在管理機(jī)構(gòu)中的地位
二、英國(guó)秘書(shū)的職能
總體來(lái)說(shuō)，英國(guó)秘書(shū)的基本職能是充當(dāng)各級(jí)各類(lèi)機(jī)構(gòu)的或主事者身邊的助手，為和主事者提供溝通聯(lián)絡(luò)、處理文書(shū)會(huì)務(wù)和辦理日常事務(wù)方面的服務(wù)。
1.信息溝通
一是負(fù)責(zé)處理郵政業(yè)務(wù)
二是負(fù)責(zé)通訊業(yè)務(wù)
三是負(fù)責(zé)掌握利用各種信息源，善于運(yùn)用各種工具獲取和主事者所需要的信息；
四是負(fù)責(zé)辦理通信事務(wù)
2.處理文件資料
一是負(fù)責(zé)信件的處理
二是負(fù)責(zé)文書(shū)撰擬
三是負(fù)責(zé)處理和保管檔案資料
四是統(tǒng)計(jì)和整理各種情況、資料、數(shù)據(jù)并繪制成各種圖表。
3.辦理日常公務(wù)
一是來(lái)客接待
二是和主事者外出旅行安排
三是操辦會(huì)議事務(wù)
四是管理和使用辦公設(shè)備和用品
五是處理有關(guān)辦公室雇員的健康、安全、保衛(wèi)事宜；
4.財(cái)務(wù)輔助
一是處理商業(yè)單據(jù)
二是受和主事者委托，海外郵政及國(guó)際支付、轉(zhuǎn)帳結(jié)算、開(kāi)據(jù)支票、信用匯總，信用卡支付等手續(xù)；
三是代理和主事者辦理個(gè)人所得稅手續(xù)和有關(guān)保險(xiǎn)手續(xù)；
四是代和主事者保管出差、公務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)金及代領(lǐng)工資等事宜。
三、英國(guó)秘書(shū)的作用
執(zhí)行秘書(shū)的作用﹕秘書(shū)對(duì)其上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，他能夠替上司分擔(dān)很多工作，他能作出決定，發(fā)出指示并在作生意的場(chǎng)合代表他的上司。
要發(fā)揮這樣的作用，一是要上司的充分信任；二是要秘書(shū)的忠誠(chéng)可靠；三是要在上司授權(quán)的范圍內(nèi)行事；
秘書(shū)是聯(lián)絡(luò)員、協(xié)調(diào)人、事務(wù)組織者、上司的代表者的作用。
四、英國(guó)秘書(shū)與上司的關(guān)系
英國(guó)秘書(shū)要與其上司建立和保持這種融洽的合作伙伴關(guān)系，必須注重以下方面﹕
一是必須保證所有的公共事務(wù)都處理的沒(méi)有差錯(cuò)，使上司放心，使上司相信他的工作主動(dòng)性和工作能力；
二是必須能圓滿地處理各種詢問(wèn)電話，使上司相信其在辦公室內(nèi)處理的所有問(wèn)題都能保密；
三是必須向上司傳達(dá)報(bào)表、流水帳等重要數(shù)據(jù)，使上司不用費(fèi)力查詢就能把握全局情況；
四是必須堅(jiān)守崗位，能夠妥善處理緊急情況和突然發(fā)生的事件，使上司對(duì)其負(fù)責(zé)精神和應(yīng)變能力感到滿意；
五是必須在上司外出期間自覺(jué)、主動(dòng)地盡職盡責(zé)，使上司不在時(shí)對(duì)日常公務(wù)和有關(guān)管理問(wèn)題放心；
六是必須在言行舉止和工作效率上高標(biāo)準(zhǔn)地嚴(yán)格要求自己，是上司以有此精明干練、文明、高雅的秘書(shū)為榮；
七是必須細(xì)心周密地辦好上司需要辦理的一切瑣事，包括上司應(yīng)贈(zèng)送給別人的鮮花和賀卡，秘書(shū)都要做好準(zhǔn)備，使上司在作中避免疏漏等。
五、英國(guó)秘書(shū)與同事的關(guān)系
一是必須知道并尊重每一個(gè)經(jīng)理人員、每一個(gè)同事的作用，通過(guò)與所有同事全面有效的合作，為上司及其機(jī)構(gòu)作出更大的貢獻(xiàn)，合作與尊重是秘書(shū)與同事建立和保持良好關(guān)系的基礎(chǔ)；
二是要?jiǎng)?chuàng)造愉快而和諧的工作環(huán)境；
三是要在與同事交談中不要夸夸其談、嘩眾取寵，要謙虛謹(jǐn)慎，嚴(yán)守機(jī)密，不加入閑聊和說(shuō)是道非，避免浪費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間；
四是在有個(gè)人抱怨和感到委屈時(shí)，秘書(shū)可向上司申訴和說(shuō)明，但不能在同事中發(fā)泄不滿情緒；
五是要熱情幫助和指導(dǎo)剛參加工作的年輕同事，從思想方法、工作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)、工作作風(fēng)與態(tài)度等多方面促進(jìn)青年同事迅速成長(zhǎng)，并以身作則，為他們作出榜樣；
第三節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)的文書(shū)處理
1.公文撰擬
英國(guó)商務(wù)書(shū)信有兩個(gè)主要作用﹕一是提供通訊雙方交流途徑；二是保存交往記錄。
撰擬報(bào)告必須準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)明而且符合邏輯，要沒(méi)有廢話或無(wú)關(guān)的細(xì)節(jié)。
2.公文處理
收到公文的處理P221
二、英國(guó)檔案工作
19世紀(jì)60年代，英國(guó)政府開(kāi)始把分散的檔案集中管理，主要集中的是歷史檔案和公文檔案。
英國(guó)秘書(shū)工作中開(kāi)展檔案工作的目的﹕一是為了整齊完整安全地保存往來(lái)函件和文件；二是為了能夠迅速、簡(jiǎn)便地查詢到所需的文件中所記載的有關(guān)內(nèi)容。
1.檔案處理方式的選擇
選擇檔案處理方式，一是要使用簡(jiǎn)便；二是要存放有序；三是存放時(shí)必須考慮往來(lái)函件的大小、數(shù)量和性質(zhì)，有序地排列；四是文件檔案存放的空間要適當(dāng)，不能多占空間。
文書(shū)檔案可建立集中立檔式或分部門(mén)立檔式。
2.立檔分類(lèi)的方法
（1）字母表順序排列法
（2）分專(zhuān)題排列法
（3）按地區(qū)排列法
（4）數(shù)字排列法
（5）按日期排列法
3.檔案存放系統(tǒng)
（1）立式存放
（2）側(cè)式存放
（3）計(jì)劃和圖紙的存放
（4）箱盒式存放
（5）近期件的存放
（6）縮微攝影存放
4.電子存儲(chǔ)系統(tǒng)
5.空位案卷
6.顯露式存放法
（1）顯露式卡片檔案存放法
（2）顯露式活頁(yè)檔案存放法
7.檔案管理的基本原則
（1）要整潔而有條理地立卷
（2）要確保文件材料存放在正確的案卷里
（3）要將案卷中的文件按日期順序正確排列
（4）要避免文件組成的案卷又厚又重
（5）不要從案卷夾中取出某一文件
（6）當(dāng)某一方面的文件材料不足單獨(dú)立卷時(shí)，將其歸入“雜類(lèi)”卷
（7）如果某一案卷被暫時(shí)取出使用，填寫(xiě)一張空位標(biāo)簽或卡片放在該案卷存放的位置
（8）在案卷封面或索引卡上寫(xiě)出適當(dāng)?shù)膮⒄詹殚喌陌妇順?biāo)題等
8.文件分類(lèi)
第四節(jié)
一、公務(wù)服務(wù)
1.公務(wù)旅行的安排
2.領(lǐng)導(dǎo)工作日程的安排
3.為領(lǐng)導(dǎo)提供財(cái)務(wù)輔助
（1）協(xié)助處理商業(yè)單據(jù)
（2）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的經(jīng)費(fèi)支付
（3）代理有關(guān)財(cái)務(wù)事務(wù)
4.辦理領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)
秘書(shū)辦理其領(lǐng)導(dǎo)人交辦的事務(wù)，一是要全面地，正確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖；二是要站在全局的高度，以的視角來(lái)看問(wèn)題；三是要客觀公正，精細(xì)認(rèn)真，一定要不折不扣地，圓滿地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。
二、為日常辦公服務(wù)
1.籌備會(huì)議
英國(guó)秘書(shū)籌辦會(huì)議工作大體有以下內(nèi)容﹕
（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬訂會(huì)務(wù)工作計(jì)劃，全面、周密、有序地安排有關(guān)會(huì)務(wù)工作的細(xì)節(jié)
（2）發(fā)出會(huì)議通知
（3）與商議會(huì)議議事日程
（4）要安排發(fā)言的順序
（5）要收集整理有關(guān)修正案的提議，并及時(shí)提供給大會(huì)主席，通過(guò)提案附議，按慣例交會(huì)議討論表決；
（6）記錄出席人數(shù)，記錄有關(guān)表決時(shí)投票計(jì)票結(jié)果，并向大會(huì)公布；
（7）要協(xié)助大會(huì)主席排除可能出現(xiàn)的干擾，以保證會(huì)議的正常進(jìn)行。
對(duì)于不公開(kāi)的秘密會(huì)議，秘書(shū)要協(xié)助注重以下事項(xiàng)﹕P234
會(huì)議記錄寫(xiě)法上的要求，一是要準(zhǔn)確；二是要簡(jiǎn)潔；三是要清楚；
2.接待事務(wù)
3.公務(wù)溝通事務(wù)
（1）郵政業(yè)務(wù)處理
（2）電話業(yè)務(wù)處理
（3）電傳機(jī)的使用
4.辦公設(shè)備用品管理
第五節(jié)
一、英國(guó)秘書(shū)的品質(zhì)要求
1.商業(yè)品質(zhì)﹕指適應(yīng)公司經(jīng)營(yíng)管理需要的秘書(shū)工作知識(shí)和技能
（1）秘書(shū)工作技巧，要有高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字技能，能夠盡到秘書(shū)的職責(zé)，具有高明的社交技巧；
（2）具有良好的組織才能；
（3）講究效率，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、工作可靠，隨時(shí)準(zhǔn)備承擔(dān)責(zé)任，接受領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)給他的工作，對(duì)日常的紛繁的公務(wù)能夠仔細(xì)、周密、盡職盡責(zé)地完成；
（4）能準(zhǔn)確地把握工作權(quán)限，在其授權(quán)范圍內(nèi)，能夠積極主動(dòng)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，無(wú)需等待的具體指示；
（5）具有高明的交際藝術(shù)，在回答詢問(wèn)、接待來(lái)訪者和接電話等工作中，善于同不同身份的人打交道，善于取得他們的理解、合作與好感，使人們對(duì)公司產(chǎn)生良好的印象；
（6）具有保密意思，在工作和談話中嚴(yán)守公司機(jī)密；
（7）準(zhǔn)時(shí)
（8）要有預(yù)見(jiàn)性
（9）要忠誠(chéng)
2.個(gè)人品質(zhì)﹕指秘書(shū)在職業(yè)活動(dòng)中的行為和表現(xiàn)，要符合秘書(shū)職業(yè)要求；
一是上班時(shí)要穿著入時(shí)，整潔大方；
二是在接電話和接待客人時(shí)要舉止文雅，平易近人，富有幽默感；
三是要適應(yīng)性強(qiáng)，樂(lè)于助人；
四是要有廣泛的興趣，渴望從讀書(shū)、看報(bào)中獲取和增加知識(shí)，對(duì)所從事的工作能主動(dòng)積極地去學(xué)習(xí)和提供服務(wù)；
五是講禮貌，彬彬有禮，富有同情心，能得到周?chē)娜说睦斫?，支持和合作?BR> 二、英國(guó)秘書(shū)職業(yè)教育
1.職業(yè)和技師教育委員會(huì)
開(kāi)展秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的兩年制專(zhuān)科教育。第一年主要學(xué)習(xí)人際交往，數(shù)字處理與會(huì)計(jì)，進(jìn)行組織工作，文書(shū)技能，商業(yè)研究；第二年是數(shù)量與會(huì)計(jì)方法，商業(yè)管理，進(jìn)行組織工作，秘書(shū)技能，秘書(shū)服務(wù)項(xiàng)目等。
2.倫敦商業(yè)和工業(yè)局
提供了三種不同水平的秘書(shū)考試﹕
一是秘書(shū)學(xué)習(xí)證書(shū)﹕信函往來(lái)，商業(yè)背景，辦公室工作，速記，打字或整理錄音；
二是私人秘書(shū)證書(shū)﹕通信往來(lái)，辦公室組織機(jī)構(gòu)和秘書(shū)工作程序，商業(yè)結(jié)構(gòu)，速記，打字、整理錄音、接受面世；
三是私人和執(zhí)行秘書(shū)畢業(yè)證書(shū)
3.彼特門(mén)考試學(xué)院
一是私人秘書(shū)證書(shū)
二是高級(jí)秘書(shū)證書(shū)
4.皇家文科學(xué)會(huì)﹕每年開(kāi)展秘書(shū)單科考試并頒發(fā)單科證書(shū)和總的證書(shū)；
考試內(nèi)容﹕一是管理方面；二是通信聯(lián)系；
5.職業(yè)秘書(shū)學(xué)會(huì)
6.謀求秘書(shū)職位應(yīng)注意的事項(xiàng)
7.參加面試
8.準(zhǔn)備上任