第三節(jié)工程項目的溝通和協(xié)調(diào)（熟悉）
一、概述
（一）項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通
項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通和向團(tuán)隊外部管理層和客戶進(jìn)行的溝通。
項目團(tuán)隊成員有四種主要的溝通要求：
（1）責(zé)任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項目的哪一部分，與其它部分有哪些聯(lián)系。
（2）協(xié)作。在項目實施過程中，參與項目建設(shè)的各方相互依賴，相互協(xié)作、相互影響，通過實施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項目目標(biāo)的順利實現(xiàn)。
（3）決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。
（4）項目進(jìn)展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進(jìn)展情況并跟上項目的進(jìn)展。
一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團(tuán)隊內(nèi)的多種溝通需求，為項目管理人員提供機會：
①提升團(tuán)隊凝聚力；
②將來自團(tuán)隊外部的有關(guān)項目進(jìn)展的信息通報給大家；
③發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進(jìn)行溝通；
④確保整個團(tuán)隊共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項目目標(biāo)。
（二）與管理層和顧客進(jìn)行溝通
成功的項目管理人員可以滿足利害相關(guān)者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。
二、工程項目溝通管理的特征
⑴復(fù)雜性。
⑵系統(tǒng)性。
三、工程項目溝通的重要性
（1）為項目的決策和計劃提供信息。
（2）作為組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。
（3）是改善人際關(guān)系構(gòu)建項目管理團(tuán)隊必不可少的條件。
（4）是項目管理人員成功進(jìn)行項目管理的重要手段。
四、溝通方式
溝通方式包括：
1.書面正式的溝通
2.書面非正式的溝通
3.口頭正式的溝通
4.口頭非正式的溝通
溝通方式的選取取決于欲要溝通的對象。
口頭溝通的方式有私下聯(lián)系、團(tuán)隊會議或者打電話，這種溝通方式的優(yōu)點是溝通方便，具有很大程度的靈活性且溝通速度快，能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點是容易失真。而書面溝通則要求精確，它通過文件的發(fā)放、會議記錄、往來信函、報告及備忘錄以及電子郵件和工程項目管理信息系統(tǒng)等作為其傳輸載體，其優(yōu)點是溝通效果好，有較強的約束力，缺點是溝通速度慢。
五、消除障礙，提高溝通的有效性
（一）有效信息溝通的障礙
溝通的障礙：①認(rèn)知障礙；②語義障礙；③個性和興趣障礙；④態(tài)度、情感和偏見造成的障礙；⑤組織結(jié)構(gòu)的影響；⑥信息量過大造成的障礙。
（二）有效溝通需要的條件
⑴相互之間的文化背景的了解。
⑵具有明確的溝通動機和期望。
（三）有效溝通的途徑
溝通的有效性，主要取決于發(fā)送者和接收者對溝通的態(tài)度和環(huán)境。
為了實現(xiàn)有效的溝通，項目管理相關(guān)各方應(yīng)該：
①明確希望通過溝通所達(dá)到的目標(biāo)，并做好工程項目的溝通計劃安排；
②考慮溝通時的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環(huán)境情況要求；
③確定進(jìn)行溝通的方式，并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧；
④引起相關(guān)人員的興趣，應(yīng)盡可能取得他人的意見，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持；
⑤要使用簡單、明確的表達(dá)，做好工程項目信息傳播管理；
⑥要進(jìn)行信息的追蹤與反饋，充分發(fā)揮工程項目的績效報告的作用；
⑦做好工作終結(jié)的信息處理。
一、概述
（一）項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通
項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通和向團(tuán)隊外部管理層和客戶進(jìn)行的溝通。
項目團(tuán)隊成員有四種主要的溝通要求：
（1）責(zé)任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項目的哪一部分，與其它部分有哪些聯(lián)系。
（2）協(xié)作。在項目實施過程中，參與項目建設(shè)的各方相互依賴，相互協(xié)作、相互影響，通過實施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項目目標(biāo)的順利實現(xiàn)。
（3）決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度的一致性。
（4）項目進(jìn)展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進(jìn)展情況并跟上項目的進(jìn)展。
一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團(tuán)隊內(nèi)的多種溝通需求，為項目管理人員提供機會：
①提升團(tuán)隊凝聚力；
②將來自團(tuán)隊外部的有關(guān)項目進(jìn)展的信息通報給大家；
③發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進(jìn)行溝通；
④確保整個團(tuán)隊共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項目目標(biāo)。
（二）與管理層和顧客進(jìn)行溝通
成功的項目管理人員可以滿足利害相關(guān)者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害相關(guān)者中，顧客和管理層應(yīng)排在名單的最前面。項目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。
二、工程項目溝通管理的特征
⑴復(fù)雜性。
⑵系統(tǒng)性。
三、工程項目溝通的重要性
（1）為項目的決策和計劃提供信息。
（2）作為組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。
（3）是改善人際關(guān)系構(gòu)建項目管理團(tuán)隊必不可少的條件。
（4）是項目管理人員成功進(jìn)行項目管理的重要手段。
四、溝通方式
溝通方式包括：
1.書面正式的溝通
2.書面非正式的溝通
3.口頭正式的溝通
4.口頭非正式的溝通
溝通方式的選取取決于欲要溝通的對象。
口頭溝通的方式有私下聯(lián)系、團(tuán)隊會議或者打電話，這種溝通方式的優(yōu)點是溝通方便，具有很大程度的靈活性且溝通速度快，能提供一些正式溝通中難以獲得的信息，缺點是容易失真。而書面溝通則要求精確，它通過文件的發(fā)放、會議記錄、往來信函、報告及備忘錄以及電子郵件和工程項目管理信息系統(tǒng)等作為其傳輸載體，其優(yōu)點是溝通效果好，有較強的約束力，缺點是溝通速度慢。
五、消除障礙，提高溝通的有效性
（一）有效信息溝通的障礙
溝通的障礙：①認(rèn)知障礙；②語義障礙；③個性和興趣障礙；④態(tài)度、情感和偏見造成的障礙；⑤組織結(jié)構(gòu)的影響；⑥信息量過大造成的障礙。
（二）有效溝通需要的條件
⑴相互之間的文化背景的了解。
⑵具有明確的溝通動機和期望。
（三）有效溝通的途徑
溝通的有效性，主要取決于發(fā)送者和接收者對溝通的態(tài)度和環(huán)境。
為了實現(xiàn)有效的溝通，項目管理相關(guān)各方應(yīng)該：
①明確希望通過溝通所達(dá)到的目標(biāo)，并做好工程項目的溝通計劃安排；
②考慮溝通時的一切環(huán)境情況，包括溝通的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況等，以便溝通的信息符合環(huán)境情況要求；
③確定進(jìn)行溝通的方式，并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧；
④引起相關(guān)人員的興趣，應(yīng)盡可能取得他人的意見，與他人商議，既可以獲得更深入的看法，也易于獲得其積極的支持；
⑤要使用簡單、明確的表達(dá)，做好工程項目信息傳播管理；
⑥要進(jìn)行信息的追蹤與反饋，充分發(fā)揮工程項目的績效報告的作用；
⑦做好工作終結(jié)的信息處理。