職場英語：道歉類郵件的寫作關(guān)鍵
工作或生活中，我們經(jīng)常會遇到突然有事要找同事或朋友幫忙，但是他們卻碰巧有事，無法提供幫助，甚至根本聯(lián)系不到。當(dāng)然，也有可能正好相反，你的同事或朋友找你有事，你卻因為種種原因“辜負(fù)”了他們的期望。這時，一份“遲來的道歉”就必不可少了。
此類信件的寫法也比較有規(guī)律，一般開頭段就要開門見山地表達(dá)歉意。第二段具體說明自己沒能及時提供幫助的原因，也可以適當(dāng)?shù)卦儐枌Ψ降膯栴}怎么樣了，以及自己現(xiàn)在還能做什么等。第三段則是再次道歉，以示真誠。
下面有兩封信，第一封是John寫給他的同事Marianne的求助信，主要是詢問她有沒有讀過關(guān)于臺灣和中國內(nèi)地文化差異的文獻(xiàn)或相關(guān)作品等，他做演講時需要。但是Marianne卻由于私事沒能及時回信，因此她事后特地寫了一封道歉信，也就是后文的第二封信。信中，Marianne多次進(jìn)行了真誠的道歉，并解釋了原因——她的女兒生病了，需要照顧。加之本已繁忙的工作， Marianne就難有閑暇了。
1. reach sb. by phone：通過電話聯(lián)系某人，即打電話給某人。這個表達(dá)比call sb.正式。
2. literature ：指的是某一科目的文獻(xiàn)資料，不能理解為“文學(xué)”。
3. do a short presentation：做一次簡短的演講。其實(shí)presentation的精確含義和“演講”還是有區(qū)別的，尤指那種一邊放PPT（幻燈片） 一邊給一群人講解一個主題或一個項目等。
(1) Email from John Gu to Marianne
Dear Marianne,
How have you been? I was trying to reach you by phone1） earlier today but you were not home.
A quick question for you: have you en coun tered any literature2）/writing on differences, cul tur al or otherwise, between Taiwan and Main land China that you can share with me or refer me to?
I am going to our head office in Arizona next week and I will be asked to do a short presentation3） on the topic.
John Gu
(2) Email Response from Marianne to John Gu
Dear John,
I am so sorry that I did not respond to your email or voice mail regarding this request. I did not know any immediate resources, but I had every intention of4） contacting you and brainstorming5） with you.
Courtney, my daughter, was sick and I have taken on6） a bit too much between work and the children's holiday activities. I am so sorry that I just did not respond to you.
I hope your presentation in Arizona went well. Let me know when you have a free moment how the trip went.
Sorry again for my ?FONT COLOR="#02a0c6">dropping the ball7）?— especially for someone who is always right there to help me out!
Warmest Regards,
Marianne
4. have an intention of doing sth.：有做某事的念頭，就是愿意做某事的意思。句中加every修飾表示強(qiáng)調(diào)，即非常愿意。
5. brainstorm：這個詞前兩年在中國很流行，直譯為“頭腦風(fēng)暴”，很形象。句中作動詞用，意思就是想辦法、思考、討論等。
6. take on：字面意思就是把某物拿起來，引申為承擔(dān)，后接a bit too much表示承擔(dān)了過多的事情，背負(fù)了過重的責(zé)任等。
7. drop the ball：很形象的表達(dá)，比賽中對方打過來一個球，而你沒有接住，文中 Marianne借此表達(dá)自己沒有幫到John的忙。
工作或生活中，我們經(jīng)常會遇到突然有事要找同事或朋友幫忙，但是他們卻碰巧有事，無法提供幫助，甚至根本聯(lián)系不到。當(dāng)然，也有可能正好相反，你的同事或朋友找你有事，你卻因為種種原因“辜負(fù)”了他們的期望。這時，一份“遲來的道歉”就必不可少了。
此類信件的寫法也比較有規(guī)律，一般開頭段就要開門見山地表達(dá)歉意。第二段具體說明自己沒能及時提供幫助的原因，也可以適當(dāng)?shù)卦儐枌Ψ降膯栴}怎么樣了，以及自己現(xiàn)在還能做什么等。第三段則是再次道歉，以示真誠。
下面有兩封信，第一封是John寫給他的同事Marianne的求助信，主要是詢問她有沒有讀過關(guān)于臺灣和中國內(nèi)地文化差異的文獻(xiàn)或相關(guān)作品等，他做演講時需要。但是Marianne卻由于私事沒能及時回信，因此她事后特地寫了一封道歉信，也就是后文的第二封信。信中，Marianne多次進(jìn)行了真誠的道歉，并解釋了原因——她的女兒生病了，需要照顧。加之本已繁忙的工作， Marianne就難有閑暇了。
1. reach sb. by phone：通過電話聯(lián)系某人，即打電話給某人。這個表達(dá)比call sb.正式。
2. literature ：指的是某一科目的文獻(xiàn)資料，不能理解為“文學(xué)”。
3. do a short presentation：做一次簡短的演講。其實(shí)presentation的精確含義和“演講”還是有區(qū)別的，尤指那種一邊放PPT（幻燈片） 一邊給一群人講解一個主題或一個項目等。
(1) Email from John Gu to Marianne
Dear Marianne,
How have you been? I was trying to reach you by phone1） earlier today but you were not home.
A quick question for you: have you en coun tered any literature2）/writing on differences, cul tur al or otherwise, between Taiwan and Main land China that you can share with me or refer me to?
I am going to our head office in Arizona next week and I will be asked to do a short presentation3） on the topic.
John Gu
(2) Email Response from Marianne to John Gu
Dear John,
I am so sorry that I did not respond to your email or voice mail regarding this request. I did not know any immediate resources, but I had every intention of4） contacting you and brainstorming5） with you.
Courtney, my daughter, was sick and I have taken on6） a bit too much between work and the children's holiday activities. I am so sorry that I just did not respond to you.
I hope your presentation in Arizona went well. Let me know when you have a free moment how the trip went.
Sorry again for my ?FONT COLOR="#02a0c6">dropping the ball7）?— especially for someone who is always right there to help me out!
Warmest Regards,
Marianne
4. have an intention of doing sth.：有做某事的念頭，就是愿意做某事的意思。句中加every修飾表示強(qiáng)調(diào)，即非常愿意。
5. brainstorm：這個詞前兩年在中國很流行，直譯為“頭腦風(fēng)暴”，很形象。句中作動詞用，意思就是想辦法、思考、討論等。
6. take on：字面意思就是把某物拿起來，引申為承擔(dān)，后接a bit too much表示承擔(dān)了過多的事情，背負(fù)了過重的責(zé)任等。
7. drop the ball：很形象的表達(dá)，比賽中對方打過來一個球，而你沒有接住，文中 Marianne借此表達(dá)自己沒有幫到John的忙。