作為一個(gè)參與過(guò)很多項(xiàng)目工作的項(xiàng)目管理師和項(xiàng)目管理培訓(xùn)師，常常會(huì)有人問我什么是項(xiàng)目管理成功的基本要素。盡管有很多書籍都討論過(guò)這個(gè)主題，我仍然要?dú)w納一下為什么我認(rèn)為執(zhí)行佳實(shí)踐是成功的項(xiàng)目管理的重要因素。
定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)
要想成功地完成一個(gè)項(xiàng)目，你必須要知道這個(gè)項(xiàng)目想要實(shí)現(xiàn)的是什么。假想說(shuō)你的老板要求你去組織一個(gè)讓員工獻(xiàn)血的活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)的目的是要向血站盡量捐獻(xiàn)更多的血嗎？或者，這個(gè)活動(dòng)是為了提高公司在當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的形象？正確地決定項(xiàng)目的根本目標(biāo)能夠幫助你確定如何去規(guī)劃和管理這個(gè)項(xiàng)目。
項(xiàng)目經(jīng)理還需要設(shè)定項(xiàng)目所涉及的范圍。還那上面的例子來(lái)說(shuō)，安排交通工具把員工送到血站這個(gè)活動(dòng)是不是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)？或者，員工應(yīng)該自己設(shè)法到達(dá)血站？決定哪些活動(dòng)在或者不在項(xiàng)目的范圍之內(nèi)對(duì)于完成一個(gè)項(xiàng)目所需的工作量有很大影響。
如果你想要得到一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者的支持，那么你一定要知道他們是誰(shuí)，以及他們想從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么。當(dāng)你確定了項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且得到他們的認(rèn)可。因此，確定目標(biāo)和范圍是項(xiàng)目管理佳實(shí)踐的重中之重。
識(shí)別交付物
為了能夠獲得預(yù)期的成果，你一定要識(shí)別出項(xiàng)目竣工后的交付物。如果你的項(xiàng)目是關(guān)于一個(gè)新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰(zhàn)，那么可能的交付物之一就是一個(gè)報(bào)紙廣告。那么你就要決定要交付的實(shí)體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品詳細(xì)具體地記錄下來(lái)。到后一定會(huì)由某人來(lái)完成這些實(shí)體產(chǎn)品，所以對(duì)產(chǎn)品的描述一定要詳細(xì)準(zhǔn)確。
同樣的，當(dāng)你識(shí)別出交付物之后，你需要讓關(guān)鍵的利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且確認(rèn)這些交付物準(zhǔn)確無(wú)誤地反映出他們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的期望成果。只有確認(rèn)以后你才可以開始對(duì)項(xiàng)目做具體規(guī)劃；很多項(xiàng)目在后期出現(xiàn)問題，歸根結(jié)底都是因?yàn)槠鹣葲]有對(duì)交付物給出足夠具體的定義。
項(xiàng)目規(guī)劃
現(xiàn)在我們來(lái)說(shuō)說(shuō)項(xiàng)目管理佳實(shí)踐的第三步：項(xiàng)目規(guī)劃。
在這一步，你需要考慮的問題是怎樣來(lái)獲取項(xiàng)目的交付物，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)從而獲得項(xiàng)目預(yù)期的成果。規(guī)劃首先要求項(xiàng)目經(jīng)理考慮完成這個(gè)項(xiàng)目需要哪些人力、物力以及多少預(yù)算。你要決定是否需要將此項(xiàng)目分解成多個(gè)易于管理的階段，并且識(shí)別出每個(gè)階段完成的交付物，然后決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成。因?yàn)橹澳阋呀?jīng)確定了交付物，所以你一定要具體分配實(shí)現(xiàn)每一個(gè)交付物的必要活動(dòng)。
你可以使用一些如任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS）之類的工具來(lái)幫助你實(shí)現(xiàn)規(guī)劃。你需要估算出完成每一項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間和人力，了解活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，然后確定一個(gè)實(shí)際可行的工期表。在這里好能夠讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員也參與進(jìn)來(lái)，特別是估計(jì)完成每項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間，因?yàn)樗麄儾攀且ネ瓿蛇@些活動(dòng)的人。把所有這些信息放在一個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關(guān)者來(lái)審閱并且確認(rèn)你的規(guī)劃是現(xiàn)實(shí)可行的。
在規(guī)劃過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)在壓力之下做出一些不切實(shí)際的計(jì)劃來(lái)迎合利益相關(guān)者的期望。計(jì)劃的可行性非常重要，因此屈服于壓力之下而做出的不切實(shí)際的工期是對(duì)誰(shuí)都沒有什么益處的。
定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)
要想成功地完成一個(gè)項(xiàng)目，你必須要知道這個(gè)項(xiàng)目想要實(shí)現(xiàn)的是什么。假想說(shuō)你的老板要求你去組織一個(gè)讓員工獻(xiàn)血的活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)的目的是要向血站盡量捐獻(xiàn)更多的血嗎？或者，這個(gè)活動(dòng)是為了提高公司在當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的形象？正確地決定項(xiàng)目的根本目標(biāo)能夠幫助你確定如何去規(guī)劃和管理這個(gè)項(xiàng)目。
項(xiàng)目經(jīng)理還需要設(shè)定項(xiàng)目所涉及的范圍。還那上面的例子來(lái)說(shuō)，安排交通工具把員工送到血站這個(gè)活動(dòng)是不是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)？或者，員工應(yīng)該自己設(shè)法到達(dá)血站？決定哪些活動(dòng)在或者不在項(xiàng)目的范圍之內(nèi)對(duì)于完成一個(gè)項(xiàng)目所需的工作量有很大影響。
如果你想要得到一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者的支持，那么你一定要知道他們是誰(shuí)，以及他們想從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么。當(dāng)你確定了項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且得到他們的認(rèn)可。因此，確定目標(biāo)和范圍是項(xiàng)目管理佳實(shí)踐的重中之重。
識(shí)別交付物
為了能夠獲得預(yù)期的成果，你一定要識(shí)別出項(xiàng)目竣工后的交付物。如果你的項(xiàng)目是關(guān)于一個(gè)新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰(zhàn)，那么可能的交付物之一就是一個(gè)報(bào)紙廣告。那么你就要決定要交付的實(shí)體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品詳細(xì)具體地記錄下來(lái)。到后一定會(huì)由某人來(lái)完成這些實(shí)體產(chǎn)品，所以對(duì)產(chǎn)品的描述一定要詳細(xì)準(zhǔn)確。
同樣的，當(dāng)你識(shí)別出交付物之后，你需要讓關(guān)鍵的利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且確認(rèn)這些交付物準(zhǔn)確無(wú)誤地反映出他們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的期望成果。只有確認(rèn)以后你才可以開始對(duì)項(xiàng)目做具體規(guī)劃；很多項(xiàng)目在后期出現(xiàn)問題，歸根結(jié)底都是因?yàn)槠鹣葲]有對(duì)交付物給出足夠具體的定義。
項(xiàng)目規(guī)劃
現(xiàn)在我們來(lái)說(shuō)說(shuō)項(xiàng)目管理佳實(shí)踐的第三步：項(xiàng)目規(guī)劃。
在這一步，你需要考慮的問題是怎樣來(lái)獲取項(xiàng)目的交付物，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)從而獲得項(xiàng)目預(yù)期的成果。規(guī)劃首先要求項(xiàng)目經(jīng)理考慮完成這個(gè)項(xiàng)目需要哪些人力、物力以及多少預(yù)算。你要決定是否需要將此項(xiàng)目分解成多個(gè)易于管理的階段，并且識(shí)別出每個(gè)階段完成的交付物，然后決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成。因?yàn)橹澳阋呀?jīng)確定了交付物，所以你一定要具體分配實(shí)現(xiàn)每一個(gè)交付物的必要活動(dòng)。
你可以使用一些如任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（WBS）之類的工具來(lái)幫助你實(shí)現(xiàn)規(guī)劃。你需要估算出完成每一項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間和人力，了解活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，然后確定一個(gè)實(shí)際可行的工期表。在這里好能夠讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員也參與進(jìn)來(lái)，特別是估計(jì)完成每項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間，因?yàn)樗麄儾攀且ネ瓿蛇@些活動(dòng)的人。把所有這些信息放在一個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關(guān)者來(lái)審閱并且確認(rèn)你的規(guī)劃是現(xiàn)實(shí)可行的。
在規(guī)劃過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)在壓力之下做出一些不切實(shí)際的計(jì)劃來(lái)迎合利益相關(guān)者的期望。計(jì)劃的可行性非常重要，因此屈服于壓力之下而做出的不切實(shí)際的工期是對(duì)誰(shuí)都沒有什么益處的。