信息與檔案
鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示
一、鑒定要點(diǎn)
能對(duì)信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲(chǔ)。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限。
二、重點(diǎn)提示
1．信息工作程序
信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用。
2．信息分類的步驟
(1)辨類：對(duì)信息資料進(jìn)行分類辨別，即對(duì)信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。
(2)歸類：對(duì)所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。
3．信息分類方法
常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時(shí)間分類法。
4．信息校核方法
常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。
5．信息傳遞的基本形式
(1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。
(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行信息交流。
(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會(huì)議。
6．信息傳遞的方法
(1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。主要表現(xiàn)形式是對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音、技術(shù)交流等。
(2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號(hào)、圖像傳遞給信息接收者。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。
(3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。傳遞信息量大、速度快、效果好、抗干擾力強(qiáng)、不易失真，其傳遞途徑有電話、傳真、電子郵件。
(4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有真實(shí)性、直觀性和感染力。
7．信息存儲(chǔ)
(1)信息存儲(chǔ)是一個(gè)不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。
(2)信息存儲(chǔ)通常分為登記、編碼、存放排列和保管4個(gè)步驟。
8．信息存儲(chǔ)的方式
(1)手工存儲(chǔ)。
(2)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。
(3)電子化存儲(chǔ)。
(4)微縮膠片存儲(chǔ)。
9．檔案管理
(1)常用的檔案分類方法；職能分類法；問題分類法；組織機(jī)構(gòu)分類法；年度分類法，型號(hào)分類法；課題分類法；工程項(xiàng)目分類法；專業(yè)性質(zhì)分類法；檔案形式分類法。
(2)常用的檔案檢索工具
1)按照編制方式分有：目錄、索引、指南類檢索工具。
2)按照功能分有：查找性、報(bào)道性、館藏性檢索工具。
3)按照載體分有：卡片式、書本式、活頁式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具。
(3)檔案的保管期限：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。
1)永久保存，就是將檔案無限期地永遠(yuǎn)保存下去。
2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。
3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。
保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。
鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示
一、鑒定要點(diǎn)
能對(duì)信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲(chǔ)。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價(jià)值劃分保管期限。
二、重點(diǎn)提示
1．信息工作程序
信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋和利用。
2．信息分類的步驟
(1)辨類：對(duì)信息資料進(jìn)行分類辨別，即對(duì)信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。
(2)歸類：對(duì)所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。
3．信息分類方法
常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時(shí)間分類法。
4．信息校核方法
常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。
5．信息傳遞的基本形式
(1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。
(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行信息交流。
(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會(huì)議。
6．信息傳遞的方法
(1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。主要表現(xiàn)形式是對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音、技術(shù)交流等。
(2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號(hào)、圖像傳遞給信息接收者。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。
(3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。傳遞信息量大、速度快、效果好、抗干擾力強(qiáng)、不易失真，其傳遞途徑有電話、傳真、電子郵件。
(4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有真實(shí)性、直觀性和感染力。
7．信息存儲(chǔ)
(1)信息存儲(chǔ)是一個(gè)不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。
(2)信息存儲(chǔ)通常分為登記、編碼、存放排列和保管4個(gè)步驟。
8．信息存儲(chǔ)的方式
(1)手工存儲(chǔ)。
(2)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)。
(3)電子化存儲(chǔ)。
(4)微縮膠片存儲(chǔ)。
9．檔案管理
(1)常用的檔案分類方法；職能分類法；問題分類法；組織機(jī)構(gòu)分類法；年度分類法，型號(hào)分類法；課題分類法；工程項(xiàng)目分類法；專業(yè)性質(zhì)分類法；檔案形式分類法。
(2)常用的檔案檢索工具
1)按照編制方式分有：目錄、索引、指南類檢索工具。
2)按照功能分有：查找性、報(bào)道性、館藏性檢索工具。
3)按照載體分有：卡片式、書本式、活頁式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具。
(3)檔案的保管期限：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。
1)永久保存，就是將檔案無限期地永遠(yuǎn)保存下去。
2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。
3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。
保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。