第十二章 公文的整理與歸檔
1 什么是歸檔文件整理工作？
答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！?BR> 2 簡述歸檔文件整理工作的意義。
答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用。
⑵ 歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管。
⑶ 歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
3 什么是文書部門整理（立卷）制度？
答：文書部門立卷制度，是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責(zé)進行立卷的制度。具體地說，是指由機關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負責(zé)進行行文文件材料的整理（立卷）工作。
4 簡述實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
答：⑴ 由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。
⑵ 由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
⑶ 由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料。
⑷ 由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進機關(guān)檔案工作，提高機關(guān)檔案管理水平，更好地為機關(guān)工作服務(wù)。
5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？
答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
⑵ 對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。
⑶ 確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。
⑷ 還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。
6 簡述公文整理（立卷）的范圍。
答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
7 簡述公文整理（立卷）的分工。
答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關(guān)或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
8 怎樣理解“歸檔文件”的含義？
答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來理解：
⑴ 指出了歸檔文件的來源和范圍。
⑵ 應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。
⑶ 應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義。
答：把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。
10 掌握公文整理（立卷）范圍應(yīng)抓住哪些主要條件？
答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機關(guān)工作活動和具有考察利用價值這兩個主要條件。
11 歸檔文件整理的基本原則是什么？
答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
12 簡述歸檔文件整理的質(zhì)量要求。
答：⑴ 歸檔的文件應(yīng)當齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
⑵ 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。
13 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？
答：⑴ 取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。
⑵ 界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”。
⑶ 分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。
⑷ 裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。
⑸ 文件排列方法強調(diào)事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。
⑹ 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目。
⑺ 取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。
⑻ 無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。
⑼ 歸檔文件直接裝盒保管。
⑽ 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。
⑾ 檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化。
14 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好哪些方面的工作？
答：⑴ 更新觀念，增強改革意見。 ⑵ 提高人員素質(zhì)。
⑶ 加強硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接。
15 簡述歸檔文件整理的工作步驟。
答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。
16 歸檔文件以“件”為單位裝訂時，件內(nèi)文件怎樣排列？
答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？
答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。
歸檔文件的分類方法：
⑴ 按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機構(gòu)（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運用
18 簡述歸檔文件的排列方法。
答：歸檔文件按事由結(jié)合時間，重要程度排列的具體方法有：
⑴ 對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
⑵ 對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時間的先后排列和按事由的重要程度排列。
⑶ 對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明。
19 什么是歸檔文件編號？編號的作用是什么？
答：歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。
編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。
20 簡述歸檔文件目錄的主要項目及填寫要求。
答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。
歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
⑴ 件號：填寫室編件號。
⑵ 責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄。
⑶ 文號：是指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機關(guān)代字、年份和序號三個部分組成。
⑷ 題名：指文件的標題。文件標題是歸檔文件內(nèi)容的起點，一般應(yīng)照實抄錄，不得省略或變更。
⑸ 日期：指文件形成的時間，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。
⑹ 頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。
⑺ 備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
21 檔案盒的作用是什么？歸檔文件裝盒有哪些具體要求？
答：檔案盒的作用是存放和保存歸檔文件，它不具備檔案保管單位的作用。
歸檔文件裝盒時，應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時應(yīng)視文件的多少選擇檔案盒的厚度。
22 什么是歸檔？簡述歸檔制度的主要內(nèi)容。
答：機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度的主要內(nèi)容是：
⑴ 歸檔范圍：凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。
⑵ 歸檔時限：機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。
⑶ 歸檔要求：㈠ 應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。
㈡ 文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。
㈢ 歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。
1 什么是歸檔文件整理工作？
答：歸檔文件整理工作是指“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程?！?BR> 2 簡述歸檔文件整理工作的意義。
答：⑴ 歸檔文件整理能夠保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找利用。
⑵ 歸檔文件整理可以維護文件的完整與完全，也便于文件的保管。
⑶ 歸檔文件整理為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。
3 什么是文書部門整理（立卷）制度？
答：文書部門立卷制度，是指由機關(guān)的承辦和處理公文的部門負責(zé)進行立卷的制度。具體地說，是指由機關(guān)的文書部門或者業(yè)務(wù)部門的專職或兼職的文書工作人員負責(zé)進行行文文件材料的整理（立卷）工作。
4 簡述實行文書部門整理（立卷）制度的優(yōu)越性。
答：⑴ 由文書部門整理（立卷），可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本職業(yè)務(wù)和了解文書處理過程的長處，便于提高歸檔文件整理的質(zhì)量和整理（立卷）工作的效率。
⑵ 由文書部門整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于歸檔文件的齊全完整，以及保守黨和國家的秘密。
⑶ 由文書部門整理（立卷），文書部門就可以暫時保存當年的文件材料。
⑷ 由文書部門整理（立卷），按年度集中歸檔，并且確保文件歸檔的質(zhì)量，可以促進機關(guān)檔案工作，提高機關(guān)檔案管理水平，更好地為機關(guān)工作服務(wù)。
5 怎樣選擇公文整理（立卷）的環(huán)節(jié)？
答：⑴ 被確定為整理（立卷）環(huán)節(jié)的文書部門要直接經(jīng)手文件的處理。
⑵ 對整理（立卷）環(huán)節(jié)所經(jīng)手處理文件的數(shù)量有一定的要求。
⑶ 確定整理（立卷）環(huán)節(jié)時，還要考慮機關(guān)辦公地點的分布情況。
⑷ 還要考慮文書工作人員的數(shù)量和配備情況以及他們對業(yè)務(wù)的熟悉程度等因素。
6 簡述公文整理（立卷）的范圍。
答：公文整理（立卷）的范圍，是指凡是本機關(guān)工作活動中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定考察利用的收發(fā)文件、電報、會議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會議記錄、本機關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊、聲像材料等文件材料，都必須進行整理歸檔，都屬于公文整理（立卷）與歸檔的范圍之內(nèi)。
7 簡述公文整理（立卷）的分工。
答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一級的文件由哪個機關(guān)或部門整理（立卷），其作用主要是為了避免各黨政機關(guān)或部門之間在整理（立卷）時發(fā)生不必要的重復(fù)或遺漏。
8 怎樣理解“歸檔文件”的含義？
答：歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。這一含義可以從以下方面來理解：
⑴ 指出了歸檔文件的來源和范圍。
⑵ 應(yīng)于歸檔的文件必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。
⑶ 應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
9 簡述歸檔文件的整理單位“件”的含義。
答：把“件”作為歸檔文件整理的基本單位，是從檢索的實際需要及減輕立卷工作量出發(fā)的。只有理解和掌握了“件”的概念，在實際進行文件整理時，就可以將文件按“件”裝訂，然后再進行后續(xù)程序的工作。
10 掌握公文整理（立卷）范圍應(yīng)抓住哪些主要條件？
答：掌握公文整理（立卷）范圍要抓住反映本機關(guān)工作活動和具有考察利用價值這兩個主要條件。
11 歸檔文件整理的基本原則是什么？
答：歸檔文件整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
12 簡述歸檔文件整理的質(zhì)量要求。
答：⑴ 歸檔的文件應(yīng)當齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修理，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
⑵ 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。
13 以“件”為單位的歸檔文件整理方法與傳統(tǒng)的“立卷”方法比較有哪些不同？
答：⑴ 取消案卷，實現(xiàn)文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。
⑵ 界定“件”的概念，從檢索的實際需要及減輕工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”。
⑶ 分類方法固定為年度、保管期限、機構(gòu)（問題），并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。
⑷ 裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護要求即可。
⑸ 文件排列方法強調(diào)事由排列，時間、重要程度作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。
⑹ 歸檔章的位置不限于首頁右角上，首頁上端任何空白處均可；同時對歸檔章的項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目。
⑺ 取消案卷，卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。
⑻ 無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項。
⑼ 歸檔文件直接裝盒保管。
⑽ 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫盒脊。
⑾ 檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化。
14 推行以“件”為單位的歸檔文件整理方法，應(yīng)作好哪些方面的工作？
答：⑴ 更新觀念，增強改革意見。 ⑵ 提高人員素質(zhì)。
⑶ 加強硬件建設(shè)，即加大對現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施的投入。 ⑷ 注意新舊整理方法的銜接。
15 簡述歸檔文件整理的工作步驟。
答：歸檔文件整理的工作步驟分為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟進行。
16 歸檔文件以“件”為單位裝訂時，件內(nèi)文件怎樣排列？
答：“件”內(nèi)文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文件，無特殊規(guī)定的，漢文本在前、少數(shù)民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。
17 什么是歸檔文件的分類？歸檔文件的分類方法有哪些？
答：歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。
歸檔文件的分類方法：
⑴ 按年度分類 ⑵ 按保管期限分類 ⑶ 按機構(gòu)（問題）分類 ⑷ 幾種分類方法的結(jié)合運用
18 簡述歸檔文件的排列方法。
答：歸檔文件按事由結(jié)合時間，重要程度排列的具體方法有：
⑴ 對同一事由的歸檔文件，可按文件形成時間的先后排列或者按文件的重要程度排列。
⑵ 對不同事由的歸檔文件，可采用按不同事由行程時間的先后排列和按事由的重要程度排列。
⑶ 對具有保存價值，但因故沒有及時歸檔的零散文件，其排列方法是：可將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某件歸檔文件裝成一件，然后在歸檔文件目錄備注欄或備考表表中加以說明。
19 什么是歸檔文件編號？編號的作用是什么？
答：歸檔文件編號，是指將歸檔文件在全宗中的位置用符號進行標識，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。其目的是記錄和反映分類排列這些系統(tǒng)化工作的成果。
編號的作用是：通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置固定下來，為后續(xù)的編目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。
20 簡述歸檔文件目錄的主要項目及填寫要求。
答：歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成。
歸檔文件目錄的具體填寫要求是：
⑴ 件號：填寫室編件號。
⑵ 責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或者個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，而不是承辦，辦理或撰寫該文件的組織機構(gòu)名稱。責(zé)任者一般應(yīng)按文件照錄。
⑶ 文號：是指文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。文號一般由機關(guān)代字、年份和序號三個部分組成。
⑷ 題名：指文件的標題。文件標題是歸檔文件內(nèi)容的起點，一般應(yīng)照實抄錄，不得省略或變更。
⑸ 日期：指文件形成的時間，反映文件產(chǎn)生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。
⑹ 頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。
⑺ 備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
21 檔案盒的作用是什么？歸檔文件裝盒有哪些具體要求？
答：檔案盒的作用是存放和保存歸檔文件，它不具備檔案保管單位的作用。
歸檔文件裝盒時，應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件按件號順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。裝盒時應(yīng)視文件的多少選擇檔案盒的厚度。
22 什么是歸檔？簡述歸檔制度的主要內(nèi)容。
答：機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門將歸檔文件整理裝盒以后，逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。
歸檔制度的主要內(nèi)容是：
⑴ 歸檔范圍：凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，經(jīng)文書部門或業(yè)務(wù)部門整理、立卷后，應(yīng)定期向檔案部門歸檔。
⑵ 歸檔時限：機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。
⑶ 歸檔要求：㈠ 應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。
㈡ 文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷。
㈢ 歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用。