第三章 公文的體式與稿本
1 什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？
答：⑴ 公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。
⑵ 公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。
2 什么是公文文體？公文文體在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有哪些特點(diǎn)？
答：公文的文體，是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。
公文文體與一般的應(yīng)用問題不同，在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有它自身的特點(diǎn)。
⑴ 公文的表達(dá)方式。表達(dá)方式是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式，并以說明為主，而一般不宜使用描寫和抒情。
⑵ 公文的語言特點(diǎn)。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點(diǎn)。由于公文具有很強(qiáng)的政治性、政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以，公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。
3 簡述公文寫作中怎樣才能做到語言簡明。
答：在公文寫作中，做到語言簡明，絕非易事。要寫得簡短明白，既需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，方能做到敘述平直，說明扼要，邏輯嚴(yán)密，議論精當(dāng)。要力戒空話、套話，不要使用一些生僻的詞語。
4 什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個(gè)部分？
答：公文的文面格式即公文的規(guī)格樣式，是指公文的各個(gè)要素在公文文面上標(biāo)識(shí)的位置和書寫的樣式。公文講求文面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。
《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文各個(gè)要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。
5 什么是公文的構(gòu)成要素？眉首、主體、版記三個(gè)部分各有哪些構(gòu)成要素。
答：一份完整的公文是由一些規(guī)定的項(xiàng)目構(gòu)成的，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。
眉首的構(gòu)成要素：⑴ 公文份數(shù)序號(hào) ⑵ 秘密等級(jí)和保密期限 ⑶ 緊急程度
⑷ 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) ⑸ 發(fā)文字號(hào) ⑹ 簽發(fā)人
主體的構(gòu)成要素：⑴ 公文標(biāo)題 ⑵ 主送機(jī)關(guān) ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文時(shí)間
⑹ 公文生效標(biāo)識(shí) ⑺ 附注
版記的構(gòu)成要素：⑴ 主題詞 ⑵ 抄送機(jī)關(guān) ⑶ 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明
6 發(fā)文字號(hào)的作用是什么？編排發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：發(fā)文字號(hào)的作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號(hào)使用。
編排發(fā)文字號(hào)要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中特征、最精煉、最集中的概括。發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各組織單位的代字應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)和單位名稱中選取有代表性的字，并注意名稱相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。主要是講究實(shí)用，盡量減少公文文字?jǐn)?shù)。
7 公文標(biāo)題是怎樣構(gòu)成的？怎樣編寫好公文標(biāo)題？
答：⑴ 公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。
⑵ 公文標(biāo)題的書寫位置應(yīng)位于紅色橫線之下，分1行或多行居中排列。一般說來，公文標(biāo)題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，對(duì)那些較長的標(biāo)題則要?jiǎng)有┠X筋，先要把標(biāo)題的意思搞懂，回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)；做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異議，然后再?zèng)Q定如何斷行，不要草率從事。
8 為什么要正確選定公文的主送機(jī)關(guān)？公文的主送機(jī)關(guān)一般有哪幾種情況？
答：公文的主送機(jī)關(guān)一定要選準(zhǔn)，這是公文發(fā)出去以后能否得到及時(shí)處理的一個(gè)關(guān)鍵問題。因?yàn)槿魏我粋€(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文，都是為了公務(wù)活動(dòng)的需要，公文中的事項(xiàng)或問題都要靠對(duì)方機(jī)關(guān)來處理或答復(fù)，這是公文的現(xiàn)實(shí)效用性所決定的。如果將主送機(jī)關(guān)的名稱定錯(cuò)了，該送的沒送，或者將不該送的也送了，就會(huì)造成責(zé)任不明，意見不一，或相互推諉，無人過問，以致貽誤工作。
公文的主送機(jī)關(guān)一般有以下三種情況：
⑴ 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)出的公文，其所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任。
⑵ 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請示或報(bào)告等上行文，在一般情況下都只有一個(gè)具體的主送機(jī)關(guān)，不要多頭主送。
⑶ 直接向社會(huì)公眾發(fā)布的公文。
9 簡述公文正文的結(jié)構(gòu)及寫作要求。
答：正文的機(jī)構(gòu)一般可分為#自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#、正文主體、結(jié)束語三個(gè)部分。
⑴ #自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#。#自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#部分的寫作一般有依據(jù)式、目的式、原因式三種寫法，以表明制發(fā)這份公文的依據(jù)、目的或原因。
⑵ 正文主體。正文的主體是公文的最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。由于公文的文種不同，行文目的不同，其寫作的具體要求也不同。
⑶ 結(jié)束語。結(jié)束語就是正文的結(jié)尾。結(jié)束語部分要意盡言止，自然終結(jié)。
10 公文標(biāo)注主題詞的作用是什么？主題詞的標(biāo)注應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：公文標(biāo)注主題詞的作用是：
⑴ 公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。
⑵ 公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。
⑶ 公文標(biāo)注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。
公文標(biāo)注主題詞應(yīng)當(dāng)注意以下問題：
⑴ 必須在公文主題詞表中選用主題詞。
⑵ 公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞用。
⑶ 主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。
⑷ 一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。
⑸ 在公文上標(biāo)注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
⑹ “主題詞”三字居左頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，“主題詞”后標(biāo)冒號(hào)，一般不超過五個(gè)主題詞為宜。
11 什么是“版記”？怎樣正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關(guān)系？
答：置于主題詞之下的各要素統(tǒng)稱版記。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主題的構(gòu)成而定?！陡袷健芬?guī)定，版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后以行。這樣，眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準(zhǔn)確認(rèn)定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主體、版記三部分缺一不可。
12 簡述公文的排版形式與裝訂要求。
答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各構(gòu)成要素在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
⑵ 對(duì)公文提出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。公文印在左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整，不空。無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘。裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損。
13 比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。
答：草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿主要供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過程中的討論、修改和送審使用。草稿是未定型的非正式文稿。
定稿。定稿是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機(jī)關(guān)執(zhí)法文件的可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。
正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。
副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本成為副本，副本又稱抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、參考和備查使用。
存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點(diǎn)是根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。
1 什么是公文體式？為什么公文要有一定的體式？
答：⑴ 公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。
⑵ 公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。
2 什么是公文文體？公文文體在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有哪些特點(diǎn)？
答：公文的文體，是指在公文寫作中運(yùn)用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語體特征。
公文文體與一般的應(yīng)用問題不同，在表達(dá)方式和語言運(yùn)用上有它自身的特點(diǎn)。
⑴ 公文的表達(dá)方式。表達(dá)方式是指在寫作中運(yùn)用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。在公文寫作中，兼用敘述、說明和議論三種表達(dá)方式，并以說明為主，而一般不宜使用描寫和抒情。
⑵ 公文的語言特點(diǎn)。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點(diǎn)。由于公文具有很強(qiáng)的政治性、政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以，公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。
3 簡述公文寫作中怎樣才能做到語言簡明。
答：在公文寫作中，做到語言簡明，絕非易事。要寫得簡短明白，既需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，方能做到敘述平直，說明扼要，邏輯嚴(yán)密，議論精當(dāng)。要力戒空話、套話，不要使用一些生僻的詞語。
4 什么是公文的書面格式？它在公文的文面上分成哪幾個(gè)部分？
答：公文的文面格式即公文的規(guī)格樣式，是指公文的各個(gè)要素在公文文面上標(biāo)識(shí)的位置和書寫的樣式。公文講求文面格式，這是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。
《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》將公文各個(gè)要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。
5 什么是公文的構(gòu)成要素？眉首、主體、版記三個(gè)部分各有哪些構(gòu)成要素。
答：一份完整的公文是由一些規(guī)定的項(xiàng)目構(gòu)成的，如發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、成文時(shí)間、主題詞等。這些項(xiàng)目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。
眉首的構(gòu)成要素：⑴ 公文份數(shù)序號(hào) ⑵ 秘密等級(jí)和保密期限 ⑶ 緊急程度
⑷ 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) ⑸ 發(fā)文字號(hào) ⑹ 簽發(fā)人
主體的構(gòu)成要素：⑴ 公文標(biāo)題 ⑵ 主送機(jī)關(guān) ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文時(shí)間
⑹ 公文生效標(biāo)識(shí) ⑺ 附注
版記的構(gòu)成要素：⑴ 主題詞 ⑵ 抄送機(jī)關(guān) ⑶ 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)說明
6 發(fā)文字號(hào)的作用是什么？編排發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：發(fā)文字號(hào)的作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號(hào)使用。
編排發(fā)文字號(hào)要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。機(jī)關(guān)代字應(yīng)是該機(jī)關(guān)名稱中特征、最精煉、最集中的概括。發(fā)文機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)各組織單位的代字應(yīng)由機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)和單位名稱中選取有代表性的字，并注意名稱相近的單位機(jī)關(guān)代字不能重復(fù)或雷同。主要是講究實(shí)用，盡量減少公文文字?jǐn)?shù)。
7 公文標(biāo)題是怎樣構(gòu)成的？怎樣編寫好公文標(biāo)題？
答：⑴ 公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種組成，是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。
⑵ 公文標(biāo)題的書寫位置應(yīng)位于紅色橫線之下，分1行或多行居中排列。一般說來，公文標(biāo)題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，對(duì)那些較長的標(biāo)題則要?jiǎng)有┠X筋，先要把標(biāo)題的意思搞懂，回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)；做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異議，然后再?zèng)Q定如何斷行，不要草率從事。
8 為什么要正確選定公文的主送機(jī)關(guān)？公文的主送機(jī)關(guān)一般有哪幾種情況？
答：公文的主送機(jī)關(guān)一定要選準(zhǔn)，這是公文發(fā)出去以后能否得到及時(shí)處理的一個(gè)關(guān)鍵問題。因?yàn)槿魏我粋€(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文，都是為了公務(wù)活動(dòng)的需要，公文中的事項(xiàng)或問題都要靠對(duì)方機(jī)關(guān)來處理或答復(fù)，這是公文的現(xiàn)實(shí)效用性所決定的。如果將主送機(jī)關(guān)的名稱定錯(cuò)了，該送的沒送，或者將不該送的也送了，就會(huì)造成責(zé)任不明，意見不一，或相互推諉，無人過問，以致貽誤工作。
公文的主送機(jī)關(guān)一般有以下三種情況：
⑴ 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)出的公文，其所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任。
⑵ 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請示或報(bào)告等上行文，在一般情況下都只有一個(gè)具體的主送機(jī)關(guān)，不要多頭主送。
⑶ 直接向社會(huì)公眾發(fā)布的公文。
9 簡述公文正文的結(jié)構(gòu)及寫作要求。
答：正文的機(jī)構(gòu)一般可分為#自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#、正文主體、結(jié)束語三個(gè)部分。
⑴ #自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#。#自考# #自考“公文寫作與處理”思考題（第三章）#部分的寫作一般有依據(jù)式、目的式、原因式三種寫法，以表明制發(fā)這份公文的依據(jù)、目的或原因。
⑵ 正文主體。正文的主體是公文的最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點(diǎn)所在。由于公文的文種不同，行文目的不同，其寫作的具體要求也不同。
⑶ 結(jié)束語。結(jié)束語就是正文的結(jié)尾。結(jié)束語部分要意盡言止，自然終結(jié)。
10 公文標(biāo)注主題詞的作用是什么？主題詞的標(biāo)注應(yīng)當(dāng)注意哪些問題？
答：公文標(biāo)注主題詞的作用是：
⑴ 公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。
⑵ 公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度，有利于提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。
⑶ 公文標(biāo)注主題詞，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。
公文標(biāo)注主題詞應(yīng)當(dāng)注意以下問題：
⑴ 必須在公文主題詞表中選用主題詞。
⑵ 公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞用。
⑶ 主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。
⑷ 一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。
⑸ 在公文上標(biāo)注主題詞，要直接反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。
⑹ “主題詞”三字居左頂格用3號(hào)黑體字標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)上1行，“主題詞”后標(biāo)冒號(hào)，一般不超過五個(gè)主題詞為宜。
11 什么是“版記”？怎樣正確理解“版記”的特定含義與保持公文書面格式完整性之間的關(guān)系？
答：置于主題詞之下的各要素統(tǒng)稱版記。
版記的特點(diǎn)是位置要依公文主題的構(gòu)成而定?！陡袷健芬?guī)定，版記應(yīng)置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后以行。這樣，眉首與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以準(zhǔn)確認(rèn)定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主體、版記三部分缺一不可。
12 簡述公文的排版形式與裝訂要求。
答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各構(gòu)成要素在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計(jì)、版面安排、字體字號(hào)、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
⑵ 對(duì)公文提出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。公文印在左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整，不空。無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固，后背不可散頁明釘。裁切成品尺寸齊整，四角成90度，無毛茬或缺損。
13 比較公文的草稿與定稿，正本、副本與存本的異同。
答：草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱之為草稿。草稿主要供發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部在撰擬公文過程中的討論、修改和送審使用。草稿是未定型的非正式文稿。
定稿。定稿是指草稿經(jīng)過修改、審閱，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過的最后完成的定型文稿。定稿是機(jī)關(guān)執(zhí)法文件的可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。
正本。根據(jù)已經(jīng)簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以證實(shí)文件的效力。
副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本成為副本，副本又稱抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、參考和備查使用。
存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。它的特點(diǎn)是根據(jù)正本印制甚至同時(shí)印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。