10．5．3．1 年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算
年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算是最常用的預(yù)算。該預(yù)算中，列出了物業(yè)的主要收入來源和費(fèi)用支出項(xiàng)目。在物業(yè)收支報(bào)告中列出的有效毛租金收入的數(shù)量，在每個(gè)月間應(yīng)保持基本穩(wěn)定，有效毛租金收入加上物業(yè)其他收入再扣除物業(yè)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用后，就可得到物業(yè)的凈經(jīng)營(yíng)收入。由此可以看出，即便有效毛租金收入是一個(gè)固定的數(shù)值，由于物業(yè)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用中有關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用的變化，也會(huì)令業(yè)主的凈經(jīng)營(yíng)收入有較大的變化。為了保持物業(yè)凈經(jīng)營(yíng)收入的穩(wěn)定性，物業(yè)管理企業(yè)就必須通過預(yù)算這一有效的財(cái)務(wù)工具，準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)和控制物業(yè)的收入與支出。
預(yù)算不僅能令物業(yè)各項(xiàng)收入與支出的原因一目了然，還能告訴人們這些收入或支出將發(fā)生在什么時(shí)間。能源費(fèi)用支出隨季節(jié)變動(dòng)，也就是說在一年中每個(gè)月份的燃料、煤氣和電力費(fèi)用支出數(shù)量存在差異。廣告宣傳機(jī)市場(chǎng)推廣費(fèi)用在許多月份的開支可能很少，但在物業(yè)出租的市場(chǎng)推廣工作集中的月份，該項(xiàng)費(fèi)用支出就很大。一個(gè)新投入使用的物業(yè)或剛剛經(jīng)過大規(guī)模改造的物業(yè)，可能就需要投入大量的市場(chǎng)宣傳費(fèi)用，這些費(fèi)用可在每個(gè)月中平均分?jǐn)?，以示在整個(gè)年度均要開展大量的廣告宣傳工作。
預(yù)算中要為不可預(yù)見費(fèi)用的支出預(yù)留空間。如果冬季的天氣特別寒冷，就會(huì)使供暖的強(qiáng)度加大、時(shí)間延長(zhǎng)，而對(duì)燃料需求的增加往往會(huì)導(dǎo)致燃料價(jià)格上漲，從而會(huì)進(jìn)一步增加燃料費(fèi)用支出的負(fù)擔(dān)，從而使物業(yè)的燃料費(fèi)預(yù)算超支。其他與季節(jié)相關(guān)的費(fèi)用增長(zhǎng)，如掃雪費(fèi)用增加，也會(huì)影響到物業(yè)的凈經(jīng)營(yíng)收入。當(dāng)這些額外費(fèi)用支出與預(yù)算中預(yù)計(jì)的相關(guān)費(fèi)用支出不相匹配時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)就要對(duì)其他預(yù)期的費(fèi)用支出進(jìn)行分析，看是否可以從其他預(yù)算費(fèi)用中挪用一部分來支付與季節(jié)相關(guān)的額外費(fèi)用支出的部分或全部，否則就要?jiǎng)佑脺?zhǔn)備金。
為了編制年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算，物業(yè)管理企業(yè)常常要對(duì)以前若干年的物業(yè)收支狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，對(duì)于在來年可能要出現(xiàn)的情況（如由于大規(guī)模裝修改造，臨時(shí)降低了人住率），要予以認(rèn)真的考慮，并在預(yù)算中盡量體現(xiàn)這些可能的變化。年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算除了令業(yè)主了解未來一年中物業(yè)的收支估算外，也為物業(yè)管理企業(yè)提供了一個(gè)分析物業(yè)過去的經(jīng)營(yíng)表現(xiàn)和根據(jù)對(duì)來年的有關(guān)估計(jì)對(duì)個(gè)別的預(yù)算項(xiàng)目做出適當(dāng)調(diào)整的機(jī)會(huì)。通過分析預(yù)算中的每一個(gè)收支項(xiàng)目，物業(yè)管理企業(yè)就可以對(duì)各項(xiàng)預(yù)計(jì)的收入和費(fèi)用項(xiàng)目對(duì)物業(yè)表現(xiàn)影響的程度做出判斷，找出主要影響因素，以便在日后的物業(yè)管理過程中實(shí)施有效的控制。通過預(yù)算的編制，還可以在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就來年有關(guān)物業(yè)的收支安排達(dá)成公識(shí)，以避免雙方在預(yù)算實(shí)施的過程中產(chǎn)生矛盾。在預(yù)算中，如果收入和費(fèi)用較上年度有較大的變化，就要做出合理的說明。
當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)按月向業(yè)主提供運(yùn)營(yíng)報(bào)告時(shí)，在預(yù)算中就要按月安排各項(xiàng)收支計(jì)劃，這就涉及到如何將年度預(yù)算收支在各個(gè)月間合理分配的問題。在大多數(shù)情況下，如果某些費(fèi)用支出在每個(gè)月之間變化不大，則可以分成十二等份；有些季節(jié)性發(fā)生的費(fèi)用，在月和月之間有較大的差異，所以，在編制預(yù)算的過程中，需要在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就這些季節(jié)性費(fèi)用的分配達(dá)成共識(shí)。
年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主的重要參考資料，然而實(shí)際的經(jīng)營(yíng)收人和費(fèi)用支出，可能會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)展與預(yù)算數(shù)據(jù)有很大的出人。為了彌補(bǔ)這些差異，物業(yè)管理企業(yè)有時(shí)還會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)展準(zhǔn)備季度預(yù)算，并從中反映出對(duì)原年度預(yù)算中某些初始估計(jì)的調(diào)整過程。季度預(yù)算一般比年度預(yù)算更為準(zhǔn)確，因?yàn)轭A(yù)測(cè)的內(nèi)容從時(shí)間上講是更近了，所以更容易把握。此外，季度預(yù)算大致是一個(gè)季節(jié)的時(shí)間長(zhǎng)度，所以對(duì)季節(jié)性收支的估計(jì)就會(huì)更加準(zhǔn)確。為了更好地發(fā)揮預(yù)算在物業(yè)管理過程中的指導(dǎo)作用，物業(yè)管理企業(yè)有時(shí)還會(huì)進(jìn)一步將預(yù)算分解為月預(yù)算，以便更加貼近實(shí)際、更具操作性。
10．5．3．2 資本支出預(yù)算
物業(yè)大規(guī)模的維修或更新改造，實(shí)際上是業(yè)主向物業(yè)再次進(jìn)行資本投入的過程。與此有關(guān)的支出，一般稱為資本支出。很顯然，物業(yè)的大規(guī)模維修或更新改造的時(shí)間間隔比較長(zhǎng)，但每次需投入的資金數(shù)量卻很大，為了使物業(yè)的資本支出有一個(gè)穩(wěn)定的來源，且不對(duì)物業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的現(xiàn)金流產(chǎn)生過大的影響，就需要在日常的經(jīng)營(yíng)過程中逐漸積累這項(xiàng)資金。
建立準(zhǔn)備金基金，是為物業(yè)資本支出準(zhǔn)備資金的慣例作法。資本支出預(yù)算的目的，就是要對(duì)每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存人多少資金做出科學(xué)合理的估計(jì)。從原則上來說，物業(yè)管理企業(yè)將未來大修或更新改造的所需的投資額（資本支出額）除以月份數(shù)，就可得到每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存入資金的數(shù)量。然而，基金通常是在數(shù)年的時(shí)間內(nèi)逐漸積累起來的，因此，必須考慮通貨膨脹對(duì)基金支付能力的影響。如果所積累的準(zhǔn)備金基金所賺取的利息收入不能抵消通貨膨脹所帶來的影響，則預(yù)計(jì)的準(zhǔn)備金基金總量將不足以支付未來實(shí)際的大修或更新改造過程中所需的投資。此外，材料價(jià)格的上漲幅度，可能還會(huì)高于通貨膨脹率，所以每月向準(zhǔn)備金基金投放的資金數(shù)量應(yīng)適當(dāng)增加，以使該基金的余額與未來的實(shí)際需要額相匹配。
10．5．3．3 長(zhǎng)期預(yù)算
使用資本支出預(yù)算，常常需要物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主制定一個(gè)長(zhǎng)期的預(yù)算，以說明未來5年甚至更長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)（物業(yè)經(jīng)濟(jì)壽命年限內(nèi)），物業(yè)的經(jīng)營(yíng)收入與費(fèi)用的關(guān)系。由于對(duì)未來若干年所進(jìn)行的長(zhǎng)期預(yù)測(cè)，很難像對(duì)一年后的短期預(yù)測(cè)那樣準(zhǔn)確，這種長(zhǎng)期預(yù)算的詳細(xì)與準(zhǔn)確程度低于年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算。
長(zhǎng)期預(yù)算可以顯示在業(yè)主持有物業(yè)的期間內(nèi)，物業(yè)的現(xiàn)金流將會(huì)有那些變化；它可以闡明業(yè)主整個(gè)物業(yè)投資計(jì)劃中預(yù)計(jì)的財(cái)務(wù)收益、市場(chǎng)策略和預(yù)計(jì)的可能市場(chǎng)變化。長(zhǎng)期預(yù)算表明預(yù)計(jì)的經(jīng)營(yíng)收入、費(fèi)用支出和準(zhǔn)備金基金的來源。對(duì)于大型的長(zhǎng)期投資項(xiàng)目，由于財(cái)務(wù)安排的原因，業(yè)主往往在物業(yè)持有期的初始階段對(duì)物業(yè)的凈運(yùn)營(yíng)收入有特殊的要求。通常的情況是，物業(yè)持有期間的前若干年主要是收回投資，后面年份中所獲得的收益才是業(yè)主的投資收益。
10．5．4 收益性物業(yè)財(cái)務(wù)收支報(bào)告
編制財(cái)務(wù)收支報(bào)告是物業(yè)管理企業(yè)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。除了在財(cái)務(wù)收支發(fā)生時(shí)計(jì)人分類賬（分戶賬）或計(jì)算機(jī)文件外，物業(yè)管理企業(yè)還要保留所有的收據(jù)、銀行月結(jié)單和注銷支票、購貨訂單復(fù)印件和物業(yè)管理企業(yè)就物業(yè)付款的收據(jù)存根。有關(guān)這些記錄必須定期向物業(yè)的業(yè)主報(bào)告，一般是每月一次。此外，可能還要向租戶以清單的方式報(bào)告物業(yè)管理過程中支出的費(fèi)用的情況、保證金儲(chǔ)存利息收入明細(xì)、損失估計(jì)和其他與物業(yè)已出租空間相關(guān)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)。物業(yè)管理公司必須保留這些記錄并就物業(yè)的整體或部分編制有關(guān)報(bào)告。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)為一個(gè)業(yè)主管理多項(xiàng)物業(yè)時(shí)，可能還要向業(yè)主提供有關(guān)這些物業(yè)的綜合報(bào)告。
對(duì)出租物業(yè)來說，最主要的收入記錄是租金清單，也是物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)定期向業(yè)主提供的一系列報(bào)告之一。該租金清單一般要記錄租戶名稱、其所承租的單元或面積數(shù)量、租金標(biāo)準(zhǔn)和租期等，租金清單上還要注明每個(gè)租戶是否已支付了當(dāng)月的租金。如果某些經(jīng)營(yíng)費(fèi)用是按租金的一定比例代收的，拖欠或已經(jīng)繳納的數(shù)量也要在租金清單上體現(xiàn)出來。如果與租金清單有關(guān)的信息是計(jì)算機(jī)化的信息，那么其基礎(chǔ)信息的記錄也可以采用不同的參數(shù)模式，以便能方便地編寫向業(yè)主定期提供的“空置分析報(bào)告”、“毀約或拖欠租金報(bào)告”和“租約期滿報(bào)告”等。
物業(yè)管理企業(yè)對(duì)每一個(gè)物業(yè)出租單元都還有一個(gè)分類賬，該分類帳一般要記錄租戶名稱或姓名、電話號(hào)碼、出租單元的具體位置、租金標(biāo)準(zhǔn)、每月的最后收租期限、繳納保證金數(shù)量、承租起始日期、租期、經(jīng)常（發(fā)生）收費(fèi)、代收代繳費(fèi)用和其他在租約條款中規(guī)定的費(fèi)用。分類賬的形式即可以采用行業(yè)通行的作法，也可以自行設(shè)計(jì)。
物業(yè)管理企業(yè)一般每月要給租戶一個(gè)租金賬單，在上面說明要繳納的租金數(shù)量和按租金比例計(jì)算的代收代繳費(fèi)用。但如果每個(gè)月的租金不變，也可不給租戶租金賬單。收到租戶的租金后，要給租戶一個(gè)收款憑證。
在物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主提供的報(bào)告中，應(yīng)首先有一個(gè)包括租金清單、空置情況和拖欠或收租損失報(bào)告等內(nèi)容的經(jīng)營(yíng)概況介紹，這是物業(yè)在報(bào)告期有關(guān)經(jīng)營(yíng)收入和費(fèi)用支出的概要性報(bào)告，重點(diǎn)說明業(yè)主可獲得的凈經(jīng)營(yíng)收入。
還要向業(yè)主提交有關(guān)經(jīng)營(yíng)情況的分析報(bào)告，這是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主相互溝通的重要方式，對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間更好地配合工作，尤其是在物業(yè)經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)困難時(shí)雙方能同舟共濟(jì)很有幫助。該報(bào)告主要用來解釋實(shí)際收支與初期預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的差異或變化情況以及產(chǎn)生這些變化的原因，如果實(shí)際收入或支出較預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的變化較大，物業(yè)管理企業(yè)還要和業(yè)主一起開會(huì)，當(dāng)面做出解釋。但如果變化很小，也可以不提供分析報(bào)告，但物業(yè)管理企業(yè)要向業(yè)主就當(dāng)前物業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行口頭介紹，對(duì)物業(yè)經(jīng)營(yíng)的未來發(fā)展進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
物業(yè)管理過程中有關(guān)租戶、租金、租約、物業(yè)和管理等方面的原始信息是相當(dāng)龐雜的，準(zhǔn)確地保持并記錄這些信息并及時(shí)向業(yè)主提供有關(guān)報(bào)告也確實(shí)是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的工作，但如果用計(jì)算機(jī)來管理這些信息，就可以使各種計(jì)算、數(shù)據(jù)分析和報(bào)表變得非常簡(jiǎn)單了，尤其是使用通用的物業(yè)管理軟件。利用這些軟件，除了可以隨時(shí)查看物業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況外，還可以方便地將實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況與年度預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較分析，也可以將本年度經(jīng)營(yíng)狀況與上年度或過去的其他年度進(jìn)行比較分析，為將來修訂年度預(yù)算、預(yù)測(cè)未來物業(yè)發(fā)展情況提供依據(jù).
年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算是最常用的預(yù)算。該預(yù)算中，列出了物業(yè)的主要收入來源和費(fèi)用支出項(xiàng)目。在物業(yè)收支報(bào)告中列出的有效毛租金收入的數(shù)量，在每個(gè)月間應(yīng)保持基本穩(wěn)定，有效毛租金收入加上物業(yè)其他收入再扣除物業(yè)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用后，就可得到物業(yè)的凈經(jīng)營(yíng)收入。由此可以看出，即便有效毛租金收入是一個(gè)固定的數(shù)值，由于物業(yè)經(jīng)營(yíng)費(fèi)用中有關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用的變化，也會(huì)令業(yè)主的凈經(jīng)營(yíng)收入有較大的變化。為了保持物業(yè)凈經(jīng)營(yíng)收入的穩(wěn)定性，物業(yè)管理企業(yè)就必須通過預(yù)算這一有效的財(cái)務(wù)工具，準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)和控制物業(yè)的收入與支出。
預(yù)算不僅能令物業(yè)各項(xiàng)收入與支出的原因一目了然，還能告訴人們這些收入或支出將發(fā)生在什么時(shí)間。能源費(fèi)用支出隨季節(jié)變動(dòng)，也就是說在一年中每個(gè)月份的燃料、煤氣和電力費(fèi)用支出數(shù)量存在差異。廣告宣傳機(jī)市場(chǎng)推廣費(fèi)用在許多月份的開支可能很少，但在物業(yè)出租的市場(chǎng)推廣工作集中的月份，該項(xiàng)費(fèi)用支出就很大。一個(gè)新投入使用的物業(yè)或剛剛經(jīng)過大規(guī)模改造的物業(yè)，可能就需要投入大量的市場(chǎng)宣傳費(fèi)用，這些費(fèi)用可在每個(gè)月中平均分?jǐn)?，以示在整個(gè)年度均要開展大量的廣告宣傳工作。
預(yù)算中要為不可預(yù)見費(fèi)用的支出預(yù)留空間。如果冬季的天氣特別寒冷，就會(huì)使供暖的強(qiáng)度加大、時(shí)間延長(zhǎng)，而對(duì)燃料需求的增加往往會(huì)導(dǎo)致燃料價(jià)格上漲，從而會(huì)進(jìn)一步增加燃料費(fèi)用支出的負(fù)擔(dān)，從而使物業(yè)的燃料費(fèi)預(yù)算超支。其他與季節(jié)相關(guān)的費(fèi)用增長(zhǎng)，如掃雪費(fèi)用增加，也會(huì)影響到物業(yè)的凈經(jīng)營(yíng)收入。當(dāng)這些額外費(fèi)用支出與預(yù)算中預(yù)計(jì)的相關(guān)費(fèi)用支出不相匹配時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)就要對(duì)其他預(yù)期的費(fèi)用支出進(jìn)行分析，看是否可以從其他預(yù)算費(fèi)用中挪用一部分來支付與季節(jié)相關(guān)的額外費(fèi)用支出的部分或全部，否則就要?jiǎng)佑脺?zhǔn)備金。
為了編制年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算，物業(yè)管理企業(yè)常常要對(duì)以前若干年的物業(yè)收支狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，對(duì)于在來年可能要出現(xiàn)的情況（如由于大規(guī)模裝修改造，臨時(shí)降低了人住率），要予以認(rèn)真的考慮，并在預(yù)算中盡量體現(xiàn)這些可能的變化。年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算除了令業(yè)主了解未來一年中物業(yè)的收支估算外，也為物業(yè)管理企業(yè)提供了一個(gè)分析物業(yè)過去的經(jīng)營(yíng)表現(xiàn)和根據(jù)對(duì)來年的有關(guān)估計(jì)對(duì)個(gè)別的預(yù)算項(xiàng)目做出適當(dāng)調(diào)整的機(jī)會(huì)。通過分析預(yù)算中的每一個(gè)收支項(xiàng)目，物業(yè)管理企業(yè)就可以對(duì)各項(xiàng)預(yù)計(jì)的收入和費(fèi)用項(xiàng)目對(duì)物業(yè)表現(xiàn)影響的程度做出判斷，找出主要影響因素，以便在日后的物業(yè)管理過程中實(shí)施有效的控制。通過預(yù)算的編制，還可以在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就來年有關(guān)物業(yè)的收支安排達(dá)成公識(shí)，以避免雙方在預(yù)算實(shí)施的過程中產(chǎn)生矛盾。在預(yù)算中，如果收入和費(fèi)用較上年度有較大的變化，就要做出合理的說明。
當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)按月向業(yè)主提供運(yùn)營(yíng)報(bào)告時(shí)，在預(yù)算中就要按月安排各項(xiàng)收支計(jì)劃，這就涉及到如何將年度預(yù)算收支在各個(gè)月間合理分配的問題。在大多數(shù)情況下，如果某些費(fèi)用支出在每個(gè)月之間變化不大，則可以分成十二等份；有些季節(jié)性發(fā)生的費(fèi)用，在月和月之間有較大的差異，所以，在編制預(yù)算的過程中，需要在業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間就這些季節(jié)性費(fèi)用的分配達(dá)成共識(shí)。
年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主的重要參考資料，然而實(shí)際的經(jīng)營(yíng)收人和費(fèi)用支出，可能會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)展與預(yù)算數(shù)據(jù)有很大的出人。為了彌補(bǔ)這些差異，物業(yè)管理企業(yè)有時(shí)還會(huì)隨著時(shí)間的進(jìn)展準(zhǔn)備季度預(yù)算，并從中反映出對(duì)原年度預(yù)算中某些初始估計(jì)的調(diào)整過程。季度預(yù)算一般比年度預(yù)算更為準(zhǔn)確，因?yàn)轭A(yù)測(cè)的內(nèi)容從時(shí)間上講是更近了，所以更容易把握。此外，季度預(yù)算大致是一個(gè)季節(jié)的時(shí)間長(zhǎng)度，所以對(duì)季節(jié)性收支的估計(jì)就會(huì)更加準(zhǔn)確。為了更好地發(fā)揮預(yù)算在物業(yè)管理過程中的指導(dǎo)作用，物業(yè)管理企業(yè)有時(shí)還會(huì)進(jìn)一步將預(yù)算分解為月預(yù)算，以便更加貼近實(shí)際、更具操作性。
10．5．3．2 資本支出預(yù)算
物業(yè)大規(guī)模的維修或更新改造，實(shí)際上是業(yè)主向物業(yè)再次進(jìn)行資本投入的過程。與此有關(guān)的支出，一般稱為資本支出。很顯然，物業(yè)的大規(guī)模維修或更新改造的時(shí)間間隔比較長(zhǎng)，但每次需投入的資金數(shù)量卻很大，為了使物業(yè)的資本支出有一個(gè)穩(wěn)定的來源，且不對(duì)物業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中的現(xiàn)金流產(chǎn)生過大的影響，就需要在日常的經(jīng)營(yíng)過程中逐漸積累這項(xiàng)資金。
建立準(zhǔn)備金基金，是為物業(yè)資本支出準(zhǔn)備資金的慣例作法。資本支出預(yù)算的目的，就是要對(duì)每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存人多少資金做出科學(xué)合理的估計(jì)。從原則上來說，物業(yè)管理企業(yè)將未來大修或更新改造的所需的投資額（資本支出額）除以月份數(shù)，就可得到每月應(yīng)向準(zhǔn)備金基金存入資金的數(shù)量。然而，基金通常是在數(shù)年的時(shí)間內(nèi)逐漸積累起來的，因此，必須考慮通貨膨脹對(duì)基金支付能力的影響。如果所積累的準(zhǔn)備金基金所賺取的利息收入不能抵消通貨膨脹所帶來的影響，則預(yù)計(jì)的準(zhǔn)備金基金總量將不足以支付未來實(shí)際的大修或更新改造過程中所需的投資。此外，材料價(jià)格的上漲幅度，可能還會(huì)高于通貨膨脹率，所以每月向準(zhǔn)備金基金投放的資金數(shù)量應(yīng)適當(dāng)增加，以使該基金的余額與未來的實(shí)際需要額相匹配。
10．5．3．3 長(zhǎng)期預(yù)算
使用資本支出預(yù)算，常常需要物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主制定一個(gè)長(zhǎng)期的預(yù)算，以說明未來5年甚至更長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)（物業(yè)經(jīng)濟(jì)壽命年限內(nèi)），物業(yè)的經(jīng)營(yíng)收入與費(fèi)用的關(guān)系。由于對(duì)未來若干年所進(jìn)行的長(zhǎng)期預(yù)測(cè)，很難像對(duì)一年后的短期預(yù)測(cè)那樣準(zhǔn)確，這種長(zhǎng)期預(yù)算的詳細(xì)與準(zhǔn)確程度低于年度運(yùn)營(yíng)預(yù)算。
長(zhǎng)期預(yù)算可以顯示在業(yè)主持有物業(yè)的期間內(nèi)，物業(yè)的現(xiàn)金流將會(huì)有那些變化；它可以闡明業(yè)主整個(gè)物業(yè)投資計(jì)劃中預(yù)計(jì)的財(cái)務(wù)收益、市場(chǎng)策略和預(yù)計(jì)的可能市場(chǎng)變化。長(zhǎng)期預(yù)算表明預(yù)計(jì)的經(jīng)營(yíng)收入、費(fèi)用支出和準(zhǔn)備金基金的來源。對(duì)于大型的長(zhǎng)期投資項(xiàng)目，由于財(cái)務(wù)安排的原因，業(yè)主往往在物業(yè)持有期的初始階段對(duì)物業(yè)的凈運(yùn)營(yíng)收入有特殊的要求。通常的情況是，物業(yè)持有期間的前若干年主要是收回投資，后面年份中所獲得的收益才是業(yè)主的投資收益。
10．5．4 收益性物業(yè)財(cái)務(wù)收支報(bào)告
編制財(cái)務(wù)收支報(bào)告是物業(yè)管理企業(yè)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。除了在財(cái)務(wù)收支發(fā)生時(shí)計(jì)人分類賬（分戶賬）或計(jì)算機(jī)文件外，物業(yè)管理企業(yè)還要保留所有的收據(jù)、銀行月結(jié)單和注銷支票、購貨訂單復(fù)印件和物業(yè)管理企業(yè)就物業(yè)付款的收據(jù)存根。有關(guān)這些記錄必須定期向物業(yè)的業(yè)主報(bào)告，一般是每月一次。此外，可能還要向租戶以清單的方式報(bào)告物業(yè)管理過程中支出的費(fèi)用的情況、保證金儲(chǔ)存利息收入明細(xì)、損失估計(jì)和其他與物業(yè)已出租空間相關(guān)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)。物業(yè)管理公司必須保留這些記錄并就物業(yè)的整體或部分編制有關(guān)報(bào)告。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)為一個(gè)業(yè)主管理多項(xiàng)物業(yè)時(shí)，可能還要向業(yè)主提供有關(guān)這些物業(yè)的綜合報(bào)告。
對(duì)出租物業(yè)來說，最主要的收入記錄是租金清單，也是物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)定期向業(yè)主提供的一系列報(bào)告之一。該租金清單一般要記錄租戶名稱、其所承租的單元或面積數(shù)量、租金標(biāo)準(zhǔn)和租期等，租金清單上還要注明每個(gè)租戶是否已支付了當(dāng)月的租金。如果某些經(jīng)營(yíng)費(fèi)用是按租金的一定比例代收的，拖欠或已經(jīng)繳納的數(shù)量也要在租金清單上體現(xiàn)出來。如果與租金清單有關(guān)的信息是計(jì)算機(jī)化的信息，那么其基礎(chǔ)信息的記錄也可以采用不同的參數(shù)模式，以便能方便地編寫向業(yè)主定期提供的“空置分析報(bào)告”、“毀約或拖欠租金報(bào)告”和“租約期滿報(bào)告”等。
物業(yè)管理企業(yè)對(duì)每一個(gè)物業(yè)出租單元都還有一個(gè)分類賬，該分類帳一般要記錄租戶名稱或姓名、電話號(hào)碼、出租單元的具體位置、租金標(biāo)準(zhǔn)、每月的最后收租期限、繳納保證金數(shù)量、承租起始日期、租期、經(jīng)常（發(fā)生）收費(fèi)、代收代繳費(fèi)用和其他在租約條款中規(guī)定的費(fèi)用。分類賬的形式即可以采用行業(yè)通行的作法，也可以自行設(shè)計(jì)。
物業(yè)管理企業(yè)一般每月要給租戶一個(gè)租金賬單，在上面說明要繳納的租金數(shù)量和按租金比例計(jì)算的代收代繳費(fèi)用。但如果每個(gè)月的租金不變，也可不給租戶租金賬單。收到租戶的租金后，要給租戶一個(gè)收款憑證。
在物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主提供的報(bào)告中，應(yīng)首先有一個(gè)包括租金清單、空置情況和拖欠或收租損失報(bào)告等內(nèi)容的經(jīng)營(yíng)概況介紹，這是物業(yè)在報(bào)告期有關(guān)經(jīng)營(yíng)收入和費(fèi)用支出的概要性報(bào)告，重點(diǎn)說明業(yè)主可獲得的凈經(jīng)營(yíng)收入。
還要向業(yè)主提交有關(guān)經(jīng)營(yíng)情況的分析報(bào)告，這是物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主相互溝通的重要方式，對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間更好地配合工作，尤其是在物業(yè)經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)困難時(shí)雙方能同舟共濟(jì)很有幫助。該報(bào)告主要用來解釋實(shí)際收支與初期預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的差異或變化情況以及產(chǎn)生這些變化的原因，如果實(shí)際收入或支出較預(yù)算中有關(guān)數(shù)字的變化較大，物業(yè)管理企業(yè)還要和業(yè)主一起開會(huì)，當(dāng)面做出解釋。但如果變化很小，也可以不提供分析報(bào)告，但物業(yè)管理企業(yè)要向業(yè)主就當(dāng)前物業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行口頭介紹，對(duì)物業(yè)經(jīng)營(yíng)的未來發(fā)展進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
物業(yè)管理過程中有關(guān)租戶、租金、租約、物業(yè)和管理等方面的原始信息是相當(dāng)龐雜的，準(zhǔn)確地保持并記錄這些信息并及時(shí)向業(yè)主提供有關(guān)報(bào)告也確實(shí)是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的工作，但如果用計(jì)算機(jī)來管理這些信息，就可以使各種計(jì)算、數(shù)據(jù)分析和報(bào)表變得非常簡(jiǎn)單了，尤其是使用通用的物業(yè)管理軟件。利用這些軟件，除了可以隨時(shí)查看物業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況外，還可以方便地將實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況與年度預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較分析，也可以將本年度經(jīng)營(yíng)狀況與上年度或過去的其他年度進(jìn)行比較分析，為將來修訂年度預(yù)算、預(yù)測(cè)未來物業(yè)發(fā)展情況提供依據(jù).