溝通及項目溝通計劃
團(tuán)隊成員之間如果沒有有效的交流溝通，那么再好的項目規(guī)劃也是徒勞無功。每一個成員都要清楚地明白他自己對于這個項目的價值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參與過的一個項目中，項目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒在自己的項目規(guī)劃的藍(lán)圖中?？墒撬膱F(tuán)隊中沒有其他人知道要完成哪些任務(wù)，因為他從來沒有與大家分享過他的計劃。不用說，這個項目后來遇到了各種各樣的問題，大家開始做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項目經(jīng)理安排他們?nèi)プ龅?。項目溝通計劃是項目管理實踐的第四個重要部分。
一個項目溝通計劃其實很簡單，你只需要用一個矩陣表格列出每一個利益相關(guān)者、在項目過程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個關(guān)鍵的受益人可能會需要書面的每周項目進(jìn)程報告。那么這個報告應(yīng)該由項目經(jīng)理來完成，并且通過電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項目溝通計劃可以確保每個利益相關(guān)者能夠及時地從相關(guān)的團(tuán)隊成員那里獲取準(zhǔn)確的信息。
項目跟蹤
實踐的第五個部分是監(jiān)視跟蹤項目的范圍、進(jìn)程和成本。
一旦你的項目在確定的計劃中開展起來，你需要不斷的監(jiān)視項目的實際進(jìn)程并將其與計劃的進(jìn)程相比較。為了做到這一點，你需要從實際操作的團(tuán)隊成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報告。你需要記錄下所有不同于計劃的費用、耗時和范圍。同時你也需要將這些變更報告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者。如果實際結(jié)果與計劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來縮小差異。
有很多方法可以用來修改計劃以便使整個項目重新回到正確 把投資建設(shè)項目管理師站點加入收藏夾
確的軌道上。比如重新安排任務(wù)的順序，多項任務(wù)同時進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項目的范圍等。
項目經(jīng)理必須能夠不斷地平衡三個方面：成本、項目范圍和工期。如果他提高三個因素中的任何一個，那么其他兩個因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個已經(jīng)落后于計劃工期的項目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預(yù)算可能會因為雇傭更多的人力而提升（盡管在實踐中增加項目人手總是無法縮短完成項目所需的時間），或者項目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個因素（也被稱作是項目管理三角）恐怕是最令項目管理者頭痛的問題了
變更管理
幾乎所有的項目都會在進(jìn)行中出現(xiàn)變更，而如何管理變更則是我們項目管理實踐的第六個部分。一個項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者常常會在項目過程中改變想法，或者改變對項目交付物的要求；對于一個跨時很長的項目來說，項目開始時的行業(yè)環(huán)境會發(fā)生變化，從而導(dǎo)致項目初期階段的很多假設(shè)都不再成立。這個變化導(dǎo)致的一個結(jié)果就是項目范圍和竣工交付物會有變化。如果項目經(jīng)理盲目地接受所有的變更，那么這個項目就會不可避免地超時，因而超出預(yù)算，甚至可能永遠(yuǎn)無法完成。
變更管理可以幫助項目管理者決定是否采納某項變更以及何時采納。這將提升項目成功的可能性，因為項目經(jīng)理可以有效地控制變更的時間和方式，同時相應(yīng)地分配資源。不能有效地管理變更也是項目失敗的一個重要原因。
風(fēng)險管理
風(fēng)險管理是實踐的最后一點。任何可能影響項目成果的因素和事件都可以定義為風(fēng)險。在項目工作中我碰到的風(fēng)險包括：團(tuán)隊成員缺乏必要的技能；所需硬件沒能及時送到工地；主控制室因為暴雨而遭受洪水威脅等等。不同的項目可能遇到的風(fēng)險也不同；但對于每一個項目，盡早地識別出項目中的潛在風(fēng)險并且在計劃中做出回應(yīng)是同樣重要的。即使有的風(fēng)險無法避免，也至少可以減輕其對項目工作的影響。這就是我們所說的風(fēng)險管理。
你在工作中采用風(fēng)險管理嗎？如果沒有，那么可能是因為要管理的風(fēng)險太多了，并且不是所有的風(fēng)險都有同樣的傷害力。最簡單的辦法就是盡可能多地識別出潛在風(fēng)險，然后對每一項風(fēng)險發(fā)生的可能性給一個1到3的級別（3為極可能發(fā)生）；再按照每項風(fēng)險可能造成的影響程度評出1到3的級別（3為最嚴(yán)重），然后將每項風(fēng)險的兩個級別值相乘。我們把得出的這個數(shù)值成為風(fēng)險度。數(shù)值越高，風(fēng)險就越不容忽視。按照風(fēng)險度排序，項目經(jīng)理可以選擇對前十項風(fēng)險進(jìn)行管理，暫時忽略其它的。如果采用這個方法，你需要不斷的重新評估這些風(fēng)險同時對新的潛在風(fēng)險保持警惕。
沒有有效的風(fēng)險管理也是項目失敗的一個主要原因。
概要
簡單來說，以上幾點實踐是每個項目經(jīng)理都應(yīng)該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項目。項目管理不同于其他的科學(xué)研究，采用這些實踐并不能保證你的項目能夠在預(yù)定的時間和預(yù)算內(nèi)超質(zhì)量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點實踐仍然能夠大大提高你的項目成功機(jī)率。
團(tuán)隊成員之間如果沒有有效的交流溝通，那么再好的項目規(guī)劃也是徒勞無功。每一個成員都要清楚地明白他自己對于這個項目的價值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參與過的一個項目中，項目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒在自己的項目規(guī)劃的藍(lán)圖中?？墒撬膱F(tuán)隊中沒有其他人知道要完成哪些任務(wù)，因為他從來沒有與大家分享過他的計劃。不用說，這個項目后來遇到了各種各樣的問題，大家開始做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項目經(jīng)理安排他們?nèi)プ龅?。項目溝通計劃是項目管理實踐的第四個重要部分。
一個項目溝通計劃其實很簡單，你只需要用一個矩陣表格列出每一個利益相關(guān)者、在項目過程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個關(guān)鍵的受益人可能會需要書面的每周項目進(jìn)程報告。那么這個報告應(yīng)該由項目經(jīng)理來完成，并且通過電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項目溝通計劃可以確保每個利益相關(guān)者能夠及時地從相關(guān)的團(tuán)隊成員那里獲取準(zhǔn)確的信息。
項目跟蹤
實踐的第五個部分是監(jiān)視跟蹤項目的范圍、進(jìn)程和成本。
一旦你的項目在確定的計劃中開展起來，你需要不斷的監(jiān)視項目的實際進(jìn)程并將其與計劃的進(jìn)程相比較。為了做到這一點，你需要從實際操作的團(tuán)隊成員那里獲得關(guān)于進(jìn)程的報告。你需要記錄下所有不同于計劃的費用、耗時和范圍。同時你也需要將這些變更報告給你的經(jīng)理和利益相關(guān)者。如果實際結(jié)果與計劃的偏差較大，你可能需要采取正確的方法來縮小差異。
有很多方法可以用來修改計劃以便使整個項目重新回到正確 把投資建設(shè)項目管理師站點加入收藏夾
確的軌道上。比如重新安排任務(wù)的順序，多項任務(wù)同時進(jìn)行或者引入更多的人力或縮小項目的范圍等。
項目經(jīng)理必須能夠不斷地平衡三個方面：成本、項目范圍和工期。如果他提高三個因素中的任何一個，那么其他兩個因素也將不可避免地隨之改變。因此，如果一個已經(jīng)落后于計劃工期的項目需要在原定的日期內(nèi)完成，成本預(yù)算可能會因為雇傭更多的人力而提升（盡管在實踐中增加項目人手總是無法縮短完成項目所需的時間），或者項目包括的范圍就要縮小以減少工作量。平衡這三個因素（也被稱作是項目管理三角）恐怕是最令項目管理者頭痛的問題了
變更管理
幾乎所有的項目都會在進(jìn)行中出現(xiàn)變更，而如何管理變更則是我們項目管理實踐的第六個部分。一個項目的關(guān)鍵利益相關(guān)者常常會在項目過程中改變想法，或者改變對項目交付物的要求；對于一個跨時很長的項目來說，項目開始時的行業(yè)環(huán)境會發(fā)生變化，從而導(dǎo)致項目初期階段的很多假設(shè)都不再成立。這個變化導(dǎo)致的一個結(jié)果就是項目范圍和竣工交付物會有變化。如果項目經(jīng)理盲目地接受所有的變更，那么這個項目就會不可避免地超時，因而超出預(yù)算，甚至可能永遠(yuǎn)無法完成。
變更管理可以幫助項目管理者決定是否采納某項變更以及何時采納。這將提升項目成功的可能性，因為項目經(jīng)理可以有效地控制變更的時間和方式，同時相應(yīng)地分配資源。不能有效地管理變更也是項目失敗的一個重要原因。
風(fēng)險管理
風(fēng)險管理是實踐的最后一點。任何可能影響項目成果的因素和事件都可以定義為風(fēng)險。在項目工作中我碰到的風(fēng)險包括：團(tuán)隊成員缺乏必要的技能；所需硬件沒能及時送到工地；主控制室因為暴雨而遭受洪水威脅等等。不同的項目可能遇到的風(fēng)險也不同；但對于每一個項目，盡早地識別出項目中的潛在風(fēng)險并且在計劃中做出回應(yīng)是同樣重要的。即使有的風(fēng)險無法避免，也至少可以減輕其對項目工作的影響。這就是我們所說的風(fēng)險管理。
你在工作中采用風(fēng)險管理嗎？如果沒有，那么可能是因為要管理的風(fēng)險太多了，并且不是所有的風(fēng)險都有同樣的傷害力。最簡單的辦法就是盡可能多地識別出潛在風(fēng)險，然后對每一項風(fēng)險發(fā)生的可能性給一個1到3的級別（3為極可能發(fā)生）；再按照每項風(fēng)險可能造成的影響程度評出1到3的級別（3為最嚴(yán)重），然后將每項風(fēng)險的兩個級別值相乘。我們把得出的這個數(shù)值成為風(fēng)險度。數(shù)值越高，風(fēng)險就越不容忽視。按照風(fēng)險度排序，項目經(jīng)理可以選擇對前十項風(fēng)險進(jìn)行管理，暫時忽略其它的。如果采用這個方法，你需要不斷的重新評估這些風(fēng)險同時對新的潛在風(fēng)險保持警惕。
沒有有效的風(fēng)險管理也是項目失敗的一個主要原因。
概要
簡單來說，以上幾點實踐是每個項目經(jīng)理都應(yīng)該注意并且采用的。它們同樣適用于不同大小的項目。項目管理不同于其他的科學(xué)研究，采用這些實踐并不能保證你的項目能夠在預(yù)定的時間和預(yù)算內(nèi)超質(zhì)量完成。盡管如此，采用這篇文章中闡述的幾點實踐仍然能夠大大提高你的項目成功機(jī)率。