情景題：
1．你是正大公司的行政秘書，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室秘書，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你擬出信息收集的基本方法和信息傳遞工作中應注意的事項，并于今天下午在小會議室向她做一下介紹。
參考答案：
（1） 介紹收集信息的基本方法：
1） 觀察法
2） 閱讀法
3） 詢問法
4） 問卷法
5） 網絡法
6） 購置法
7） 交換法
（2）介紹信息傳遞工作中應注意的事項：
1）區(qū)別對象按需傳遞信息
2）做好例行信息的傳遞工作
3）加強非例行信息的傳遞工作
4）收到的信息中發(fā)現重要情況要立即傳遞信息
2．公司經理要求你整理剛剛收集到的幾份反映同一問題的信息，在決定信息取舍時，你將采用哪些方法？
參考答案：
在這種情況下，信息的取舍可采用兩種方法：一是將幾份信息選擇其重點、特點，綜合成一份信息材料；二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀；或選用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏達公司的行政秘書，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室秘書，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。
參考答案：
（1） 介紹信息收集的渠道：
1） 大眾傳播媒介（廣播、電視、報紙、期刊等）
2） 圖書館
3） 數據庫
4） 供應商和客戶
5） 貿易交流活動
6） 信息機構
7） 關系渠道（海關、銀行、商檢、工商、稅務、保險、統計等部門）
8） 調查渠道（深入市場，實地調查）
（2） 介紹信息傳遞的方法：
1） 語言傳遞（對話、座談、講座、會議、錄音、技術交流等）
2） 文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進行傳遞）
3） 電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件）
4） 可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄）
4．公司近研發(fā)出幾種新產品，為了向社會推廣，擬在展示新產品期間舉行新聞發(fā)布會。作為秘書的你將如何為這次新聞發(fā)布會做準備？
參考答案：
1) 要落實發(fā)布會日期、地點、出席名單；
2) 準備展覽用品、贈品；
3) 制作工作人員及展覽會使用標牌；
4) 發(fā)請柬和資料
5) 擬寫及印發(fā)有關信息材料
6) 布置會場
5．下面是擇取的××市衛(wèi)生局某年度形成的10份文件材料，請你按已學過的立卷方法，將其進行分類并組成案卷、擬寫出案卷標題：
1）××市衛(wèi)生局關于干部職工中級培訓的幾點意見
2）××市衛(wèi)生局關于全市衛(wèi)生系統干部職工免費脫產學習幾個問題的通知
3）××市衛(wèi)生局關于2004年衛(wèi)生護士學校招生的通知
4）××市中心醫(yī)院關于對余××所犯錯誤的處分決定
5）××市衛(wèi)生局轉發(fā)市中心醫(yī)院《關于對余××所犯錯誤的處分決定》的通知
6）××市衛(wèi)生局關于舉辦中等技術培訓班的通知
7）中共××市委關于任命 劉×為衛(wèi)生局黨組副書記的決定
8）××市衛(wèi)生局關于王×等同志職務任免的通知
9）××市人民政府關于衛(wèi)生局李×等同志的任職通知
10）××市衛(wèi)生局關于鐘×等同志的任職通知
參考答案：
（1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標題是：××市衛(wèi)生局關于干部職工培訓學習、2004年衛(wèi)生護校招生的意見、通知
（2）將4、5組成一卷，案卷標題是：××市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關于對余××所犯錯誤的處分決定、通知
（3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標題是：中共××市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關于劉×、王×、李×、鐘×等同志職務任免的決定、通知
6．下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請你判斷一下應放在哪一年度立卷，并說明理由：
1）正大公司2004年工作計劃（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作總結和2005年工作重點（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年發(fā)展規(guī)劃（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作總結（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三屆科研成果交流會材料（該次會議于2004年12月25日召開——2005年1月5日閉幕，材料包括會議議程、開幕詞、參加交流的科研論文、獲獎者名單、閉幕詞等）
參考答案：
（1）第一個文件應歸入2004年；
（2）第二個文件應歸入2004年；
（3）第三個文件應歸入2002年；
（4）第四個文件應歸入2004年；
（5）第五個文件應歸入2005年。
7．下面是廣東省婦聯的幾份文件，請你鑒別一下哪些需要立卷歸檔，哪些不需要立卷歸檔？考試大編輯，理由是什么？
1）廣東省婦聯××主席在全國婦女工作會議上的典型發(fā)言
2）中共××省委關于省委組織部××、×××等同志的任職通知
3）中共××省委關于廣東省紀律檢查委員會劉××貪污腐化的處理決定
4）廣東省婦聯關于全省婦女教育發(fā)展規(guī)劃
參考答案：
（1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個文件都是反映了省婦聯的主要工作職能；
（2）第2、4文件不必歸檔，因這兩個文件跟省婦聯的主要工作職能無關，并不反映省婦聯的歷史發(fā)展面貌。
8．小劉是華美貿易有限公司的檔案管理員，在檔案鑒定中，她發(fā)現幾份關于該公司已撤銷的一個內部機構的管理性文件，他當時想，反正那個機構已經撤銷了，這幾份文件自然沒用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機銷毀了。過了一段時間，公司領導想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無法找回來了?？荚嚧筇峁?，她這樣做對嗎？請你談談檔案鑒定工作應從哪些方面分析檔案的保存價值。
參考答案：
（1）小劉的做法是不對的。因為銷毀檔案應得到檔案主管領導的批準，她私自銷毀是錯誤的。再者，該公司一個內部機構雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應該保留下來。
（2）鑒定檔案的價值應從下面7個方面來分析：
1） 分析檔案的內容（著重分析檔案內容的重要性、獨特性、時效性）
2） 分析檔案的來源（分析文件的責任者，本單位形成的文件大于外單位的）
3）分析檔案產生時間（產生的時間越早越珍貴，在重要歷史時期產生的文件，往往具有重大價值）
4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征
5）分析檔案的技術因素（檔案內容和反映對象的技術水平越高，其價值越大）
6）分析檔案的功能因素
7）分析檔案的作者因素（高級領導人、重要機關、人物所形成的檔案，往往具有重大價值）
9．宏達科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個檔案庫房，作為檔案管理人員的你，該如何協助領導選好檔案庫房的位置及布局呢？
參考答案：
（1） 合理選擇檔案庫房位置：
1）不宜設在底層或頂層，以防潮防濕
2）不宜設在洗手間或鍋爐房的附近
3）不宜設在樓房的西側或南側，以防陽光直射
4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開
5）門窗要加固
（2） 合理安排檔案庫房布局：
1） 庫房區(qū)域應盡可能集中，同一基本大類的檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；
2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間；
3） 利用頻率較高的檔案應存放在靠近辦公室的房間里。
10．小鐘在一擁有若干家分公司的大型企業(yè)擔任辦公室秘書，目前，公司已經擁有比較完備的紙質檔案檢索系統。為了提高檔案檢索的效率，她建議將利用頻率較高的檔案在總公司網站上公布，實現電子檢索檔案。請你替她擬定電子檔案檢索步驟。
參考答案：
（1） 建立網站。若要提供電子文件網絡檢索，建網站是第一步；
（2） 加工檢索信息，組織檢索數據庫。第一步，收集數字形式的檢索工具和著錄條目，對它們之間的聯系進行分析；第二步，在分析的基礎上，設計站點體系結構和導航方案；第三步，根據導航方案，設計數據庫；
（3） 實現文件信息的共享。
1．你是正大公司的行政秘書，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室秘書，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你擬出信息收集的基本方法和信息傳遞工作中應注意的事項，并于今天下午在小會議室向她做一下介紹。
參考答案：
（1） 介紹收集信息的基本方法：
1） 觀察法
2） 閱讀法
3） 詢問法
4） 問卷法
5） 網絡法
6） 購置法
7） 交換法
（2）介紹信息傳遞工作中應注意的事項：
1）區(qū)別對象按需傳遞信息
2）做好例行信息的傳遞工作
3）加強非例行信息的傳遞工作
4）收到的信息中發(fā)現重要情況要立即傳遞信息
2．公司經理要求你整理剛剛收集到的幾份反映同一問題的信息，在決定信息取舍時，你將采用哪些方法？
參考答案：
在這種情況下，信息的取舍可采用兩種方法：一是將幾份信息選擇其重點、特點，綜合成一份信息材料；二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀；或選用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏達公司的行政秘書，公司因業(yè)務發(fā)展需要，剛剛招聘來一位辦公室秘書，擬安排其負責信息的收集、整理和傳遞工作。請你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。
參考答案：
（1） 介紹信息收集的渠道：
1） 大眾傳播媒介（廣播、電視、報紙、期刊等）
2） 圖書館
3） 數據庫
4） 供應商和客戶
5） 貿易交流活動
6） 信息機構
7） 關系渠道（海關、銀行、商檢、工商、稅務、保險、統計等部門）
8） 調查渠道（深入市場，實地調查）
（2） 介紹信息傳遞的方法：
1） 語言傳遞（對話、座談、講座、會議、錄音、技術交流等）
2） 文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進行傳遞）
3） 電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件）
4） 可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄）
4．公司近研發(fā)出幾種新產品，為了向社會推廣，擬在展示新產品期間舉行新聞發(fā)布會。作為秘書的你將如何為這次新聞發(fā)布會做準備？
參考答案：
1) 要落實發(fā)布會日期、地點、出席名單；
2) 準備展覽用品、贈品；
3) 制作工作人員及展覽會使用標牌；
4) 發(fā)請柬和資料
5) 擬寫及印發(fā)有關信息材料
6) 布置會場
5．下面是擇取的××市衛(wèi)生局某年度形成的10份文件材料，請你按已學過的立卷方法，將其進行分類并組成案卷、擬寫出案卷標題：
1）××市衛(wèi)生局關于干部職工中級培訓的幾點意見
2）××市衛(wèi)生局關于全市衛(wèi)生系統干部職工免費脫產學習幾個問題的通知
3）××市衛(wèi)生局關于2004年衛(wèi)生護士學校招生的通知
4）××市中心醫(yī)院關于對余××所犯錯誤的處分決定
5）××市衛(wèi)生局轉發(fā)市中心醫(yī)院《關于對余××所犯錯誤的處分決定》的通知
6）××市衛(wèi)生局關于舉辦中等技術培訓班的通知
7）中共××市委關于任命 劉×為衛(wèi)生局黨組副書記的決定
8）××市衛(wèi)生局關于王×等同志職務任免的通知
9）××市人民政府關于衛(wèi)生局李×等同志的任職通知
10）××市衛(wèi)生局關于鐘×等同志的任職通知
參考答案：
（1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標題是：××市衛(wèi)生局關于干部職工培訓學習、2004年衛(wèi)生護校招生的意見、通知
（2）將4、5組成一卷，案卷標題是：××市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關于對余××所犯錯誤的處分決定、通知
（3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標題是：中共××市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關于劉×、王×、李×、鐘×等同志職務任免的決定、通知
6．下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請你判斷一下應放在哪一年度立卷，并說明理由：
1）正大公司2004年工作計劃（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作總結和2005年工作重點（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年發(fā)展規(guī)劃（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作總結（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三屆科研成果交流會材料（該次會議于2004年12月25日召開——2005年1月5日閉幕，材料包括會議議程、開幕詞、參加交流的科研論文、獲獎者名單、閉幕詞等）
參考答案：
（1）第一個文件應歸入2004年；
（2）第二個文件應歸入2004年；
（3）第三個文件應歸入2002年；
（4）第四個文件應歸入2004年；
（5）第五個文件應歸入2005年。
7．下面是廣東省婦聯的幾份文件，請你鑒別一下哪些需要立卷歸檔，哪些不需要立卷歸檔？考試大編輯，理由是什么？
1）廣東省婦聯××主席在全國婦女工作會議上的典型發(fā)言
2）中共××省委關于省委組織部××、×××等同志的任職通知
3）中共××省委關于廣東省紀律檢查委員會劉××貪污腐化的處理決定
4）廣東省婦聯關于全省婦女教育發(fā)展規(guī)劃
參考答案：
（1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個文件都是反映了省婦聯的主要工作職能；
（2）第2、4文件不必歸檔，因這兩個文件跟省婦聯的主要工作職能無關，并不反映省婦聯的歷史發(fā)展面貌。
8．小劉是華美貿易有限公司的檔案管理員，在檔案鑒定中，她發(fā)現幾份關于該公司已撤銷的一個內部機構的管理性文件，他當時想，反正那個機構已經撤銷了，這幾份文件自然沒用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機銷毀了。過了一段時間，公司領導想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無法找回來了?？荚嚧筇峁?，她這樣做對嗎？請你談談檔案鑒定工作應從哪些方面分析檔案的保存價值。
參考答案：
（1）小劉的做法是不對的。因為銷毀檔案應得到檔案主管領導的批準，她私自銷毀是錯誤的。再者，該公司一個內部機構雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應該保留下來。
（2）鑒定檔案的價值應從下面7個方面來分析：
1） 分析檔案的內容（著重分析檔案內容的重要性、獨特性、時效性）
2） 分析檔案的來源（分析文件的責任者，本單位形成的文件大于外單位的）
3）分析檔案產生時間（產生的時間越早越珍貴，在重要歷史時期產生的文件，往往具有重大價值）
4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征
5）分析檔案的技術因素（檔案內容和反映對象的技術水平越高，其價值越大）
6）分析檔案的功能因素
7）分析檔案的作者因素（高級領導人、重要機關、人物所形成的檔案，往往具有重大價值）
9．宏達科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個檔案庫房，作為檔案管理人員的你，該如何協助領導選好檔案庫房的位置及布局呢？
參考答案：
（1） 合理選擇檔案庫房位置：
1）不宜設在底層或頂層，以防潮防濕
2）不宜設在洗手間或鍋爐房的附近
3）不宜設在樓房的西側或南側，以防陽光直射
4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開
5）門窗要加固
（2） 合理安排檔案庫房布局：
1） 庫房區(qū)域應盡可能集中，同一基本大類的檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；
2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間；
3） 利用頻率較高的檔案應存放在靠近辦公室的房間里。
10．小鐘在一擁有若干家分公司的大型企業(yè)擔任辦公室秘書，目前，公司已經擁有比較完備的紙質檔案檢索系統。為了提高檔案檢索的效率，她建議將利用頻率較高的檔案在總公司網站上公布，實現電子檢索檔案。請你替她擬定電子檔案檢索步驟。
參考答案：
（1） 建立網站。若要提供電子文件網絡檢索，建網站是第一步；
（2） 加工檢索信息，組織檢索數據庫。第一步，收集數字形式的檢索工具和著錄條目，對它們之間的聯系進行分析；第二步，在分析的基礎上，設計站點體系結構和導航方案；第三步，根據導航方案，設計數據庫；
（3） 實現文件信息的共享。