審計(jì)業(yè)務(wù)取證是審計(jì)程序的重要環(huán)節(jié)，是保證審計(jì)質(zhì)量的決定性因素。審計(jì)業(yè)務(wù)取證的成敗，關(guān)系到審計(jì)監(jiān)督能否揭露和查處違規(guī)違紀(jì)行為，能否提高審計(jì)質(zhì)量，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。在多年的審計(jì)實(shí)踐中，有三次巧妙地運(yùn)用審計(jì)業(yè)務(wù)取證方法和策略，都取得了良好的審計(jì)效果，現(xiàn)拋磚引玉，與大家共商。
審計(jì)取證與溝通 恰當(dāng)有序部署
被審計(jì)單位的配合是審計(jì)業(yè)務(wù)取證的基礎(chǔ)，但被審計(jì)單位故意拖延提供被審計(jì)資料和隱瞞有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，就會(huì)制約審計(jì)業(yè)務(wù)取證工作的順利開展，直接影響整體審計(jì)工作進(jìn)度。因此，科學(xué)地安排好審計(jì)取證與審計(jì)溝通的先后順序，消除對方認(rèn)為審計(jì)就是找碴的抵觸思想，為審計(jì)工作創(chuàng)造良好環(huán)境。在審計(jì)業(yè)務(wù)取證過程中，應(yīng)避免隨意發(fā)表“這是什么問題、那是什么問題”等不成熟的結(jié)論，應(yīng)在事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿或形成證據(jù)鏈相互印證之后，再就相關(guān)問題與對方公開溝通，以求達(dá)成共識(shí)。特別是在獲取違規(guī)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審計(jì)證據(jù)時(shí)，審計(jì)取證與溝通的恰當(dāng)有序部署顯得尤為重要，它能夠減少不必要的取證麻煩，提高審計(jì)效率。
2003年，在某一城市基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目決算中，我們對項(xiàng)目建設(shè)征地拆遷費(fèi)用進(jìn)行了核實(shí)。經(jīng)審查，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目所在地某縣土地局收取征地款具體組成項(xiàng)目不詳，征地拆遷費(fèi)票據(jù)上僅有“征地款”總額320萬元。經(jīng)詢問該單位征地經(jīng)辦人，縣土地局沒有出具征地款項(xiàng)目清單，只是在征地談判時(shí)口頭提到過由什么項(xiàng)目組成，不清楚是否交納土地出讓金及其金額。按照批復(fù)項(xiàng)目有關(guān)文件規(guī)定，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)用地屬于行政劃撥性質(zhì)，免繳土地出讓金，是否繳納土地出讓金成為了征地拆遷費(fèi)審計(jì)的重點(diǎn)。
審計(jì)組向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了此情況，經(jīng)批準(zhǔn)，決定審計(jì)某縣土地局收取征地款及其管理情況。審計(jì)組研究的取證策略是：進(jìn)駐縣土地局時(shí)，對于土地出讓金征收問題事先不予提及，獲得審計(jì)證據(jù)之后，再對是否應(yīng)征收土地出讓金進(jìn)行溝通。在我們介紹此次審計(jì)的目的是搞清楚征地款總額的組成項(xiàng)目及金額后，該局局長親自組織經(jīng)辦人向?qū)徲?jì)組提供相關(guān)資料和介紹征地情況。此時(shí)有一位審計(jì)人員插言道：“土地出讓金收了沒有？”該局長說：“我們給你們列出征地款組成項(xiàng)目清單?！蔽荫R上制止該審計(jì)人員繼續(xù)說下去。當(dāng)拿到經(jīng)辦人簽字、單位加蓋公章的征地款組成項(xiàng)目清單時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)“土地出讓金”一欄金額為31萬元，就同縣土地局溝通意見：根據(jù)《土地管理法》的規(guī)定，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)用地屬于行政劃撥性質(zhì)，免征土地出讓金，縣土地局為什么還要收土地出讓金呢？這時(shí)，縣土地局局長及經(jīng)辦人員一下子緊張起來了，他們沒有想到審計(jì)組是來查收違規(guī)土地出讓金的！他們辯解道：“征用土地的單位是企業(yè)性質(zhì)，因此要征收土地出讓金?！蔽覀兏嬷哼@是不符合《土地管理法》的行為，法律規(guī)定得很明確，且我們調(diào)查的另外一個(gè)該項(xiàng)目所在地某縣，就是按照《土地管理法》規(guī)定免征土地出讓金的。此時(shí)，看著我們手中的征地款項(xiàng)目清單，他們嘆息道：“又損失掉31萬元?！蔽覀儑?yán)正地指出：違規(guī)向企業(yè)亂收費(fèi)，是國家財(cái)經(jīng)法規(guī)明令禁止的行為，應(yīng)當(dāng)退還原繳款單位。
審計(jì)業(yè)務(wù)取證得如此順利，得益于被審計(jì)單位的積極配合，同時(shí)，也是運(yùn)用審計(jì)業(yè)務(wù)取證策略的成果。如果事先把土地出讓金問題告知對方，再索取審計(jì)證據(jù)恐怕就不那么容易了，被審計(jì)單位可能推辭說經(jīng)辦人外出未回或某些資料找不到，故意拖延時(shí)間，制造取證困難。
適時(shí)運(yùn)用攻心策略
審計(jì)中我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一些財(cái)務(wù)票據(jù)存在疑點(diǎn)，但要審查清楚，需要外調(diào)取證。由于受到審計(jì)時(shí)間和審計(jì)成本的限制，可能會(huì)對一些金額較小的票據(jù)疑點(diǎn)，往往忽視或缺乏深究意識(shí)。但是，疑點(diǎn)票據(jù)金額雖小，有時(shí)會(huì)隱藏著嚴(yán)重的違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題，不深查細(xì)究，就有可能影響審計(jì)質(zhì)量，增加審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。如果采取恰當(dāng)方法，適時(shí)地做好會(huì)計(jì)人員或經(jīng)辦人員的思想工作，使其說實(shí)話、道真情，可以取得事半功倍的成效。其關(guān)鍵點(diǎn)是：質(zhì)疑要使對方無法做出合乎一般邏輯的回答，然后做思想工作，打消其思想顧慮。
2000年，在對某學(xué)校財(cái)務(wù)收支審計(jì)中，我們偶然發(fā)現(xiàn)一張“收款收據(jù)”票據(jù)列示收費(fèi)項(xiàng)目是“新生建檔費(fèi)每人50元”，經(jīng)審核收費(fèi)許可證，該校無此收費(fèi)項(xiàng)目，應(yīng)屬于違規(guī)收費(fèi)，但50元新生建檔費(fèi)嗎？審計(jì)組分析判斷：該校當(dāng)年內(nèi)招收新生有1000多名，既然要收取新生建檔費(fèi)，應(yīng)該是全部新生都交納了此項(xiàng)費(fèi)用，由此推斷該校有可能存在賬外設(shè)賬情況，這張可疑票據(jù)可能是會(huì)計(jì)人員疏忽大意裝訂錯(cuò)誤造成，會(huì)是這種結(jié)果嗎？
審計(jì)組制定了下一步工作方案：先放棄其他調(diào)查方法，據(jù)初步判斷分析，會(huì)計(jì)人員在質(zhì)疑時(shí)不能自圓其說，要適時(shí)地做好其思想工作。我們單刀直入地質(zhì)問會(huì)計(jì)人員：“你校新招學(xué)生有1000多名，會(huì)計(jì)賬目僅記錄了1名學(xué)生的新生建檔費(fèi)50元，其他新生建檔費(fèi)在哪里？請實(shí)事求是地回答，對回答內(nèi)容要負(fù)責(zé)任！”該會(huì)計(jì)人員當(dāng)即查看了那張單據(jù)，就一言不發(fā)了。我們看到時(shí)機(jī)已成熟，就展開了攻心戰(zhàn)，從怎樣解脫會(huì)計(jì)人員責(zé)任、怎樣區(qū)分會(huì)計(jì)人員應(yīng)負(fù)責(zé)任和單位應(yīng)負(fù)責(zé)任方面，做其思想工作。最后，該會(huì)計(jì)人員低聲說：“讓我想一想，明天回答?！蔽覀兛紤]到不能急于求成，一旦對方拒絕回答，就會(huì)增加取證難度，所以同意了他的要求。第二天，會(huì)計(jì)人員主動(dòng)地拿出了記錄新生建檔費(fèi)和部分考務(wù)費(fèi)、學(xué)費(fèi)等總額達(dá)50多萬元的賬外賬冊。至此，該校違規(guī)賬外設(shè)賬完全被揭露出來了。
運(yùn)用財(cái)務(wù)分析查找問題線索
審計(jì)業(yè)務(wù)取證如果僅就個(gè)別賬目或個(gè)別事項(xiàng)去審查，不考慮財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性，就有可能忽視掉重大違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題。對被審計(jì)單位整體財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營損益和現(xiàn)金流量進(jìn)行綜合分析，可以起到兩方面作用：一是揭示經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的重大變異情況和會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目之間的平衡和關(guān)聯(lián)關(guān)系，二是能夠發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)線索或避免遺漏重大經(jīng)濟(jì)問題，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。需要注意的是：整體財(cái)務(wù)分析只起到審計(jì)導(dǎo)向和分析經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變化趨勢的作用，不能直接作為違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題的審計(jì)證據(jù)。審計(jì)取證要依據(jù)財(cái)務(wù)分析得出的問題線索，再深入細(xì)致地挖掘和認(rèn)證，方能形成事實(shí)清楚、財(cái)務(wù)分析印證的審計(jì)證據(jù)鏈。
1998年，在糧食企業(yè)財(cái)務(wù)掛賬審計(jì)中，我們對某糧食局轉(zhuǎn)撥糧食補(bǔ)貼款進(jìn)行了審計(jì)核實(shí)。該糧食局將局機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)與轉(zhuǎn)撥的糧食補(bǔ)貼款合并一套財(cái)務(wù)賬簿進(jìn)行核算，收到和轉(zhuǎn)撥糧食補(bǔ)貼款均通過“其他應(yīng)付款”會(huì)計(jì)科目核算。經(jīng)審查這些糧食補(bǔ)貼款明細(xì)賬戶，發(fā)現(xiàn)存在部分糧食補(bǔ)貼款長期掛賬撥付不及時(shí)的問題，僅僅存在這個(gè)問題嗎？
審計(jì)取證與溝通 恰當(dāng)有序部署
被審計(jì)單位的配合是審計(jì)業(yè)務(wù)取證的基礎(chǔ)，但被審計(jì)單位故意拖延提供被審計(jì)資料和隱瞞有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，就會(huì)制約審計(jì)業(yè)務(wù)取證工作的順利開展，直接影響整體審計(jì)工作進(jìn)度。因此，科學(xué)地安排好審計(jì)取證與審計(jì)溝通的先后順序，消除對方認(rèn)為審計(jì)就是找碴的抵觸思想，為審計(jì)工作創(chuàng)造良好環(huán)境。在審計(jì)業(yè)務(wù)取證過程中，應(yīng)避免隨意發(fā)表“這是什么問題、那是什么問題”等不成熟的結(jié)論，應(yīng)在事實(shí)清楚、證據(jù)確鑿或形成證據(jù)鏈相互印證之后，再就相關(guān)問題與對方公開溝通，以求達(dá)成共識(shí)。特別是在獲取違規(guī)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)審計(jì)證據(jù)時(shí)，審計(jì)取證與溝通的恰當(dāng)有序部署顯得尤為重要，它能夠減少不必要的取證麻煩，提高審計(jì)效率。
2003年，在某一城市基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目決算中，我們對項(xiàng)目建設(shè)征地拆遷費(fèi)用進(jìn)行了核實(shí)。經(jīng)審查，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目所在地某縣土地局收取征地款具體組成項(xiàng)目不詳，征地拆遷費(fèi)票據(jù)上僅有“征地款”總額320萬元。經(jīng)詢問該單位征地經(jīng)辦人，縣土地局沒有出具征地款項(xiàng)目清單，只是在征地談判時(shí)口頭提到過由什么項(xiàng)目組成，不清楚是否交納土地出讓金及其金額。按照批復(fù)項(xiàng)目有關(guān)文件規(guī)定，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)用地屬于行政劃撥性質(zhì)，免繳土地出讓金，是否繳納土地出讓金成為了征地拆遷費(fèi)審計(jì)的重點(diǎn)。
審計(jì)組向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了此情況，經(jīng)批準(zhǔn)，決定審計(jì)某縣土地局收取征地款及其管理情況。審計(jì)組研究的取證策略是：進(jìn)駐縣土地局時(shí)，對于土地出讓金征收問題事先不予提及，獲得審計(jì)證據(jù)之后，再對是否應(yīng)征收土地出讓金進(jìn)行溝通。在我們介紹此次審計(jì)的目的是搞清楚征地款總額的組成項(xiàng)目及金額后，該局局長親自組織經(jīng)辦人向?qū)徲?jì)組提供相關(guān)資料和介紹征地情況。此時(shí)有一位審計(jì)人員插言道：“土地出讓金收了沒有？”該局長說：“我們給你們列出征地款組成項(xiàng)目清單?！蔽荫R上制止該審計(jì)人員繼續(xù)說下去。當(dāng)拿到經(jīng)辦人簽字、單位加蓋公章的征地款組成項(xiàng)目清單時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)“土地出讓金”一欄金額為31萬元，就同縣土地局溝通意見：根據(jù)《土地管理法》的規(guī)定，城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)用地屬于行政劃撥性質(zhì)，免征土地出讓金，縣土地局為什么還要收土地出讓金呢？這時(shí)，縣土地局局長及經(jīng)辦人員一下子緊張起來了，他們沒有想到審計(jì)組是來查收違規(guī)土地出讓金的！他們辯解道：“征用土地的單位是企業(yè)性質(zhì)，因此要征收土地出讓金?！蔽覀兏嬷哼@是不符合《土地管理法》的行為，法律規(guī)定得很明確，且我們調(diào)查的另外一個(gè)該項(xiàng)目所在地某縣，就是按照《土地管理法》規(guī)定免征土地出讓金的。此時(shí)，看著我們手中的征地款項(xiàng)目清單，他們嘆息道：“又損失掉31萬元?！蔽覀儑?yán)正地指出：違規(guī)向企業(yè)亂收費(fèi)，是國家財(cái)經(jīng)法規(guī)明令禁止的行為，應(yīng)當(dāng)退還原繳款單位。
審計(jì)業(yè)務(wù)取證得如此順利，得益于被審計(jì)單位的積極配合，同時(shí)，也是運(yùn)用審計(jì)業(yè)務(wù)取證策略的成果。如果事先把土地出讓金問題告知對方，再索取審計(jì)證據(jù)恐怕就不那么容易了，被審計(jì)單位可能推辭說經(jīng)辦人外出未回或某些資料找不到，故意拖延時(shí)間，制造取證困難。
適時(shí)運(yùn)用攻心策略
審計(jì)中我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一些財(cái)務(wù)票據(jù)存在疑點(diǎn)，但要審查清楚，需要外調(diào)取證。由于受到審計(jì)時(shí)間和審計(jì)成本的限制，可能會(huì)對一些金額較小的票據(jù)疑點(diǎn)，往往忽視或缺乏深究意識(shí)。但是，疑點(diǎn)票據(jù)金額雖小，有時(shí)會(huì)隱藏著嚴(yán)重的違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題，不深查細(xì)究，就有可能影響審計(jì)質(zhì)量，增加審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。如果采取恰當(dāng)方法，適時(shí)地做好會(huì)計(jì)人員或經(jīng)辦人員的思想工作，使其說實(shí)話、道真情，可以取得事半功倍的成效。其關(guān)鍵點(diǎn)是：質(zhì)疑要使對方無法做出合乎一般邏輯的回答，然后做思想工作，打消其思想顧慮。
2000年，在對某學(xué)校財(cái)務(wù)收支審計(jì)中，我們偶然發(fā)現(xiàn)一張“收款收據(jù)”票據(jù)列示收費(fèi)項(xiàng)目是“新生建檔費(fèi)每人50元”，經(jīng)審核收費(fèi)許可證，該校無此收費(fèi)項(xiàng)目，應(yīng)屬于違規(guī)收費(fèi)，但50元新生建檔費(fèi)嗎？審計(jì)組分析判斷：該校當(dāng)年內(nèi)招收新生有1000多名，既然要收取新生建檔費(fèi)，應(yīng)該是全部新生都交納了此項(xiàng)費(fèi)用，由此推斷該校有可能存在賬外設(shè)賬情況，這張可疑票據(jù)可能是會(huì)計(jì)人員疏忽大意裝訂錯(cuò)誤造成，會(huì)是這種結(jié)果嗎？
審計(jì)組制定了下一步工作方案：先放棄其他調(diào)查方法，據(jù)初步判斷分析，會(huì)計(jì)人員在質(zhì)疑時(shí)不能自圓其說，要適時(shí)地做好其思想工作。我們單刀直入地質(zhì)問會(huì)計(jì)人員：“你校新招學(xué)生有1000多名，會(huì)計(jì)賬目僅記錄了1名學(xué)生的新生建檔費(fèi)50元，其他新生建檔費(fèi)在哪里？請實(shí)事求是地回答，對回答內(nèi)容要負(fù)責(zé)任！”該會(huì)計(jì)人員當(dāng)即查看了那張單據(jù)，就一言不發(fā)了。我們看到時(shí)機(jī)已成熟，就展開了攻心戰(zhàn)，從怎樣解脫會(huì)計(jì)人員責(zé)任、怎樣區(qū)分會(huì)計(jì)人員應(yīng)負(fù)責(zé)任和單位應(yīng)負(fù)責(zé)任方面，做其思想工作。最后，該會(huì)計(jì)人員低聲說：“讓我想一想，明天回答?！蔽覀兛紤]到不能急于求成，一旦對方拒絕回答，就會(huì)增加取證難度，所以同意了他的要求。第二天，會(huì)計(jì)人員主動(dòng)地拿出了記錄新生建檔費(fèi)和部分考務(wù)費(fèi)、學(xué)費(fèi)等總額達(dá)50多萬元的賬外賬冊。至此，該校違規(guī)賬外設(shè)賬完全被揭露出來了。
運(yùn)用財(cái)務(wù)分析查找問題線索
審計(jì)業(yè)務(wù)取證如果僅就個(gè)別賬目或個(gè)別事項(xiàng)去審查，不考慮財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)性，就有可能忽視掉重大違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題。對被審計(jì)單位整體財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營損益和現(xiàn)金流量進(jìn)行綜合分析，可以起到兩方面作用：一是揭示經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的重大變異情況和會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目之間的平衡和關(guān)聯(lián)關(guān)系，二是能夠發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)線索或避免遺漏重大經(jīng)濟(jì)問題，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。需要注意的是：整體財(cái)務(wù)分析只起到審計(jì)導(dǎo)向和分析經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變化趨勢的作用，不能直接作為違規(guī)經(jīng)濟(jì)問題的審計(jì)證據(jù)。審計(jì)取證要依據(jù)財(cái)務(wù)分析得出的問題線索，再深入細(xì)致地挖掘和認(rèn)證，方能形成事實(shí)清楚、財(cái)務(wù)分析印證的審計(jì)證據(jù)鏈。
1998年，在糧食企業(yè)財(cái)務(wù)掛賬審計(jì)中，我們對某糧食局轉(zhuǎn)撥糧食補(bǔ)貼款進(jìn)行了審計(jì)核實(shí)。該糧食局將局機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)與轉(zhuǎn)撥的糧食補(bǔ)貼款合并一套財(cái)務(wù)賬簿進(jìn)行核算，收到和轉(zhuǎn)撥糧食補(bǔ)貼款均通過“其他應(yīng)付款”會(huì)計(jì)科目核算。經(jīng)審查這些糧食補(bǔ)貼款明細(xì)賬戶，發(fā)現(xiàn)存在部分糧食補(bǔ)貼款長期掛賬撥付不及時(shí)的問題，僅僅存在這個(gè)問題嗎？