采購與付款交易通常要經(jīng)過請購——訂貨——驗收——付款這樣的程序，與銷售與收款交易一樣，在內(nèi)部控制比較健全的企業(yè)，處理采購與付款業(yè)務通常需要使用很多憑證和會計記錄。典型的采購與付款循環(huán)所涉及的主要憑證和會計記錄有以下幾種：
(一) 請購單
請購單是由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關人員填寫，送交采購部門，申請購買商品，勞務或其他資產(chǎn)的書面憑證。
（二）訂購單
訂購單是由采購部門填寫，向另一企業(yè)購買訂購單上所指定商品、勞務或其他資產(chǎn)的書面憑證。
（三）驗收單
驗收單是收到商品、資產(chǎn)時所編制的憑證，列示從供應商處收到的商品、資產(chǎn)的種類和數(shù)量等內(nèi)容。
(四) 賣方發(fā)票
賣方發(fā)票是供應商開具的，交給買方以載明發(fā)運的貨物或提供的勞務、應付款金額和付款條件等事項的憑證。
(五)付款憑單
付款憑單是采購方企業(yè)的應付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務的廠商、應付款金額和付款日期的憑證。付款憑單是采購方企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負債的授權證明文件。
(六)轉賬憑證
轉賬憑證是指記錄轉賬交易的記賬憑證；它是根據(jù)有關轉賬業(yè)棼（即不涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款收付的各項業(yè)務）的原始憑證編制的。
(七)付款憑證
付款憑證包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證，是指用來記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款支出業(yè)務的記賬憑證。
(八)應付賬款明細賬
(九)庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬
(十)賣方對賬單
賣方對賬單是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關交易的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時間差等因素，其期末余額通常應與采購方相應的應付賬款期末余額一致。
(一) 請購單
請購單是由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關人員填寫，送交采購部門，申請購買商品，勞務或其他資產(chǎn)的書面憑證。
（二）訂購單
訂購單是由采購部門填寫，向另一企業(yè)購買訂購單上所指定商品、勞務或其他資產(chǎn)的書面憑證。
（三）驗收單
驗收單是收到商品、資產(chǎn)時所編制的憑證，列示從供應商處收到的商品、資產(chǎn)的種類和數(shù)量等內(nèi)容。
(四) 賣方發(fā)票
賣方發(fā)票是供應商開具的，交給買方以載明發(fā)運的貨物或提供的勞務、應付款金額和付款條件等事項的憑證。
(五)付款憑單
付款憑單是采購方企業(yè)的應付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務的廠商、應付款金額和付款日期的憑證。付款憑單是采購方企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負債的授權證明文件。
(六)轉賬憑證
轉賬憑證是指記錄轉賬交易的記賬憑證；它是根據(jù)有關轉賬業(yè)棼（即不涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款收付的各項業(yè)務）的原始憑證編制的。
(七)付款憑證
付款憑證包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證，是指用來記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款支出業(yè)務的記賬憑證。
(八)應付賬款明細賬
(九)庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬
(十)賣方對賬單
賣方對賬單是由供貨方按月編制的，標明期初余額、本期購買、本期支付給賣方的款項和期末余額的憑證。賣方對賬單是供貨方對有關交易的陳述，如果不考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在的時間差等因素，其期末余額通常應與采購方相應的應付賬款期末余額一致。