大多數(shù)企事業(yè)單位在實現(xiàn)會計電算化的過程中，購買通用的商品化會計軟件，基于會計軟件通用性的特點，各單位使用軟件進行日常業(yè)務核算前，需要針對本單位的業(yè)務性質(zhì)及會計核算與決策管理的特點進行具體設定，即賬務初始化，將通用賬務處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成適合本單位的專用賬務處理系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化設置工作可分為前期基礎工作、初始化設置及初始化校驗三部分。
一、前期基礎工作
由于電算化核算在信息處理、業(yè)務流程和信息存儲等方面與手工核算相比有很大的不同，因此在使用會計軟件進行會計工作前，必須為電算化會計核算制定明確的管理制度和適合本單位日常核算的方法以及收集初始資料。
（一）會計核算制度的建設
會計核算制度的建設，主要是通過制定合理的會計分工和核算流程的規(guī)范化來保證基礎數(shù)據(jù)的準確完整，以及會計處理方法的標準統(tǒng)一。會計核算制度的建設要處理好以下兩方面的工作：
首先，設計數(shù)據(jù)收集和傳遞的方式。使用會計軟件后，數(shù)據(jù)的流動性和共享性大大提高，如果數(shù)據(jù)收集不及時，或數(shù)據(jù)傳遞不恰當，都會影響軟件的實際效能。因此企業(yè)必須結合自身業(yè)務特點以及軟件功能，設計制定具體的、明晰的數(shù)據(jù)收集和傳遞方式，在保證安全性的前提下提高數(shù)據(jù)的共享性。
其次，規(guī)范會計核算方法。計算機處理會計業(yè)務與手工會計的區(qū)別在于計算機無法處理不規(guī)則、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，因此必須對原有的會計核算從方法到數(shù)據(jù)進行全面的整理，提高會計核算的規(guī)范化水平。比如對原來使用的會計憑證、賬簿以及報表，從格式和內(nèi)容上進行全面清理，從有利于發(fā)揮軟件功能的角度出發(fā)制定標準化的填制要求。同時應按照新的業(yè)務核算流程制定具體的崗位責任制度，實現(xiàn)崗位的合理分工和互相牽制。
（二）會計電算化管理制度的建設
實施會計電算化后，手工核算方式下的管理制度，將失去其原有的控制效能，例如，會計軟件開發(fā)時允許反結賬、反登賬、反審核設置，使部分工作人員在更正錯誤時不用手工核算中采用的“紅字沖銷法”或者“補充更正法”。
在這種情況下，會計信息被改動，則難以發(fā)現(xiàn)。因此，必然要求企業(yè)對原有的管理制度進行修改、完善，建立起與會計電算化相適應的內(nèi)部控制制度，主要包括建立會計電算化操作使用管理制度、會計電算化系統(tǒng)維護制度及會計電算化檔案管理制度。
（三）資料的收集與整理
在會計軟件使用中，為了實現(xiàn)設計功能，需要一些比較詳細的企業(yè)資料，如手工賬中的會計科目和各科目的余額，從年度中間開始建賬的還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需要預先從手工賬中整理各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額，避免遺漏，保證初始化輸入的數(shù)據(jù)準確。
二、初始化設置階段
（一）建立財務核算系統(tǒng)框架
建立本單位的會計核算體系是財務處理系統(tǒng)初始化設置的第一步，其目的是使財務管理系統(tǒng)適應本單位會計核算體系的基本要求。建立會計核算體系的工作主要包括：
1．創(chuàng)建賬套。任何會計數(shù)據(jù)都必須在明確會計核算前提基礎上獲得，因此創(chuàng)建賬套過程中，應依據(jù)企業(yè)名稱設置賬套名稱，在輸出有關賬簿、報表等會計資料時，系統(tǒng)會以默認的方式將賬套名稱打印在輸出材料上。依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營周期設置會計期間，依據(jù)交易結算的常用幣別設置記賬本位幣。值得注意的是對賬套選項的設置一定要慎重，一旦賬套創(chuàng)建完成，除賬套名稱外，其他賬套參數(shù)不能被修改。
2．增加操作員及其權限。增加操作員及其權限設置應由系統(tǒng)管理員完成，操作員是允許使用會計電算化系統(tǒng)的人員，在系統(tǒng)中對操作員的權限進行設置是實現(xiàn)會計電算化下的職責分工，強化內(nèi)部控制的重要手段。授權時應考慮數(shù)據(jù)傳遞流程，保證各負其責、流程順暢。此外，通過操作員權限的設置，還應使得不同會計崗位之間具有互相牽制與監(jiān)督的作用，對操作密碼要嚴格管理，操作員定期更換密碼，密碼設置不能過于簡單和有規(guī)律性，防止被人盜用。操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令安全退出系統(tǒng)。
3．建立會計科目。建立會計科目就是將企業(yè)會計核算中所使用的會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。只有建立了會計科目，財務系統(tǒng)才能進行日常的財務核算。企業(yè)應在分析本單位業(yè)務核算特點與會計信息使用者的需要基礎上設置會計科目，設置主要內(nèi)容有：
（1）建立會計科目編碼。會計科目編碼，采用的是分段組合編碼方案，把編碼分為幾段，每段有幾位。如會計科目編碼方案為4－2－2，則表示會計科目最多可設至三段（三級科目），第一段即一級科目，級長為4位，如一級科目“原材料”的編碼為“1243”；第二段即二級科目，級長為2，如“原材料——主要材料”，用編碼表示為“124301”；第三段即三級科目，級長也為2，如“原材料——主要材料——鋼鐵”，用編碼表示為12430101.設計會計科目編碼時應注意的問題有：一級科目編碼必須遵循企業(yè)會計制度的規(guī)定設定不可更改；每一個編碼對應的會計科目，不允許有重碼；留有足夠的備用代碼位置，以適應未來編碼對象內(nèi)容不斷擴大的需要；編碼應盡量簡短，便于記憶，加快輸入效率，節(jié)省存儲空間。
（2）設置會計科目屬性。會計科目屬性設置是指，將會計科目的類別、余額方向、賬簿種類、賬頁格式等逐一地按要求描述給系統(tǒng)的過程。如果給一個科目設置了輔助核算科目屬性，該科目的每一筆業(yè)務收支都會同時登記在總賬和核算項目賬上，其優(yōu)點在于：一是簡化了明細核算科目輸入的工作量；二是可以通過核算項目功能方便地對某一往來部門或項目進行管理。如果一個科目設置了日記賬屬性，該科目的每一筆業(yè)務不但會登記總賬還會登記日記賬。
4．設置憑證類型。在錄憑證之前，必須在賬務系統(tǒng)中設置憑證類別。憑證類別可根據(jù)本單位會計核算的實際需要靈活設置。建議采用通用記賬憑證，這是因為在手工核算方式下，用專用記賬憑證，收、付、轉(zhuǎn)記賬憑證來處理會計業(yè)務，分別裝訂整理的管理方法是為了便于查賬，而實行會計電算化后，所需信息能通過系統(tǒng)強大的查詢功能迅速實現(xiàn)。另外，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。會計軟件提供記賬憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工核算時的習慣。所以，實施電算化會計后使用通用記賬憑證格式。
（二）錄入期初賬務數(shù)據(jù)
在第一次使用賬務系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工會計科目的期初余額錄入計算機。只有在完成了創(chuàng)建賬套、建立會計科目和項目核算等初始化設置的基礎上，錄入期初余額才能順利進行。因此，期初余額的成功錄入，標志著系統(tǒng)中已建立了完整的財務核算體系，具備了進行日常核算的基本條件。
賬務系統(tǒng)的啟用時間不同，對錄入期初余額的要求也不相同。如果本單位是在年初啟用系統(tǒng)，則只需錄入年初余額；如果本單位是在年中間啟用系統(tǒng)，則需要輸入啟用月份的月初余額和年初到該月份的各科目借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動計算出年初余額；若某一會計科目涉及輔助核算，還應將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬賬戶保持一致。
建議各單位啟用賬務系統(tǒng)選擇在年初或10月份，因為年初錄入初始數(shù)據(jù)少。選擇10月份是因為財政部規(guī)定各單位實現(xiàn)電算化，甩掉手工賬，要求新舊系統(tǒng)并行至少3個月，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完全一致，而且年末結賬工作量大，涉及方面多，可對系統(tǒng)的各項功能做檢測。
三、會計電算化信息系統(tǒng)賬務初始化的校驗
當我們完成初始化的相關工作之后，采取手工與電腦相結合，相互補充的方式對上述工作的正確性、合理性進行驗證、驗收。在確保初始化合格后，才能進行日常處理。
首先，由會計軟件進行技術性驗證，期初數(shù)據(jù)錄入完畢必須進行核對、試算平衡，即錄入的會計科目余額是否平衡，總賬與明細賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設置、定義的項目等。啟動試算平衡功能鍵，電腦會自動進行檢查并提示給用戶。如果試算不平衡，只能填制憑證不能記賬。
試算不平衡的原因主要有三方面：
一是數(shù)據(jù)錄入錯誤，需要從第一個數(shù)據(jù)核對，改正錯誤；
二是余額借貸方錯誤，這類錯誤常發(fā)生在總分類科目與明細分類科目余額方向不一致的情況下，對于一些特殊的會計科目如累計折舊、壞賬準備也要注意余額方向；
三是找不到不平衡的原因，這種情況只能把原數(shù)據(jù)全部刪除，重新錄入。
其次，由財務主管對初始化工作進行綜合評定，分析會計軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴展性、適用性，是否滿足本單位對會計信息管理的需求，以便進行補充、完善初始化功能，使手工核算順利地過渡到電算化處理。
一、前期基礎工作
由于電算化核算在信息處理、業(yè)務流程和信息存儲等方面與手工核算相比有很大的不同，因此在使用會計軟件進行會計工作前，必須為電算化會計核算制定明確的管理制度和適合本單位日常核算的方法以及收集初始資料。
（一）會計核算制度的建設
會計核算制度的建設，主要是通過制定合理的會計分工和核算流程的規(guī)范化來保證基礎數(shù)據(jù)的準確完整，以及會計處理方法的標準統(tǒng)一。會計核算制度的建設要處理好以下兩方面的工作：
首先，設計數(shù)據(jù)收集和傳遞的方式。使用會計軟件后，數(shù)據(jù)的流動性和共享性大大提高，如果數(shù)據(jù)收集不及時，或數(shù)據(jù)傳遞不恰當，都會影響軟件的實際效能。因此企業(yè)必須結合自身業(yè)務特點以及軟件功能，設計制定具體的、明晰的數(shù)據(jù)收集和傳遞方式，在保證安全性的前提下提高數(shù)據(jù)的共享性。
其次，規(guī)范會計核算方法。計算機處理會計業(yè)務與手工會計的區(qū)別在于計算機無法處理不規(guī)則、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，因此必須對原有的會計核算從方法到數(shù)據(jù)進行全面的整理，提高會計核算的規(guī)范化水平。比如對原來使用的會計憑證、賬簿以及報表，從格式和內(nèi)容上進行全面清理，從有利于發(fā)揮軟件功能的角度出發(fā)制定標準化的填制要求。同時應按照新的業(yè)務核算流程制定具體的崗位責任制度，實現(xiàn)崗位的合理分工和互相牽制。
（二）會計電算化管理制度的建設
實施會計電算化后，手工核算方式下的管理制度，將失去其原有的控制效能，例如，會計軟件開發(fā)時允許反結賬、反登賬、反審核設置，使部分工作人員在更正錯誤時不用手工核算中采用的“紅字沖銷法”或者“補充更正法”。
在這種情況下，會計信息被改動，則難以發(fā)現(xiàn)。因此，必然要求企業(yè)對原有的管理制度進行修改、完善，建立起與會計電算化相適應的內(nèi)部控制制度，主要包括建立會計電算化操作使用管理制度、會計電算化系統(tǒng)維護制度及會計電算化檔案管理制度。
（三）資料的收集與整理
在會計軟件使用中，為了實現(xiàn)設計功能，需要一些比較詳細的企業(yè)資料，如手工賬中的會計科目和各科目的余額，從年度中間開始建賬的還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需要預先從手工賬中整理各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額，避免遺漏，保證初始化輸入的數(shù)據(jù)準確。
二、初始化設置階段
（一）建立財務核算系統(tǒng)框架
建立本單位的會計核算體系是財務處理系統(tǒng)初始化設置的第一步，其目的是使財務管理系統(tǒng)適應本單位會計核算體系的基本要求。建立會計核算體系的工作主要包括：
1．創(chuàng)建賬套。任何會計數(shù)據(jù)都必須在明確會計核算前提基礎上獲得，因此創(chuàng)建賬套過程中，應依據(jù)企業(yè)名稱設置賬套名稱，在輸出有關賬簿、報表等會計資料時，系統(tǒng)會以默認的方式將賬套名稱打印在輸出材料上。依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營周期設置會計期間，依據(jù)交易結算的常用幣別設置記賬本位幣。值得注意的是對賬套選項的設置一定要慎重，一旦賬套創(chuàng)建完成，除賬套名稱外，其他賬套參數(shù)不能被修改。
2．增加操作員及其權限。增加操作員及其權限設置應由系統(tǒng)管理員完成，操作員是允許使用會計電算化系統(tǒng)的人員，在系統(tǒng)中對操作員的權限進行設置是實現(xiàn)會計電算化下的職責分工，強化內(nèi)部控制的重要手段。授權時應考慮數(shù)據(jù)傳遞流程，保證各負其責、流程順暢。此外，通過操作員權限的設置，還應使得不同會計崗位之間具有互相牽制與監(jiān)督的作用，對操作密碼要嚴格管理，操作員定期更換密碼，密碼設置不能過于簡單和有規(guī)律性，防止被人盜用。操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令安全退出系統(tǒng)。
3．建立會計科目。建立會計科目就是將企業(yè)會計核算中所使用的會計科目逐一地按系統(tǒng)要求描述給系統(tǒng)。只有建立了會計科目，財務系統(tǒng)才能進行日常的財務核算。企業(yè)應在分析本單位業(yè)務核算特點與會計信息使用者的需要基礎上設置會計科目，設置主要內(nèi)容有：
（1）建立會計科目編碼。會計科目編碼，采用的是分段組合編碼方案，把編碼分為幾段，每段有幾位。如會計科目編碼方案為4－2－2，則表示會計科目最多可設至三段（三級科目），第一段即一級科目，級長為4位，如一級科目“原材料”的編碼為“1243”；第二段即二級科目，級長為2，如“原材料——主要材料”，用編碼表示為“124301”；第三段即三級科目，級長也為2，如“原材料——主要材料——鋼鐵”，用編碼表示為12430101.設計會計科目編碼時應注意的問題有：一級科目編碼必須遵循企業(yè)會計制度的規(guī)定設定不可更改；每一個編碼對應的會計科目，不允許有重碼；留有足夠的備用代碼位置，以適應未來編碼對象內(nèi)容不斷擴大的需要；編碼應盡量簡短，便于記憶，加快輸入效率，節(jié)省存儲空間。
（2）設置會計科目屬性。會計科目屬性設置是指，將會計科目的類別、余額方向、賬簿種類、賬頁格式等逐一地按要求描述給系統(tǒng)的過程。如果給一個科目設置了輔助核算科目屬性，該科目的每一筆業(yè)務收支都會同時登記在總賬和核算項目賬上，其優(yōu)點在于：一是簡化了明細核算科目輸入的工作量；二是可以通過核算項目功能方便地對某一往來部門或項目進行管理。如果一個科目設置了日記賬屬性，該科目的每一筆業(yè)務不但會登記總賬還會登記日記賬。
4．設置憑證類型。在錄憑證之前，必須在賬務系統(tǒng)中設置憑證類別。憑證類別可根據(jù)本單位會計核算的實際需要靈活設置。建議采用通用記賬憑證，這是因為在手工核算方式下，用專用記賬憑證，收、付、轉(zhuǎn)記賬憑證來處理會計業(yè)務，分別裝訂整理的管理方法是為了便于查賬，而實行會計電算化后，所需信息能通過系統(tǒng)強大的查詢功能迅速實現(xiàn)。另外，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。會計軟件提供記賬憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工核算時的習慣。所以，實施電算化會計后使用通用記賬憑證格式。
（二）錄入期初賬務數(shù)據(jù)
在第一次使用賬務系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工會計科目的期初余額錄入計算機。只有在完成了創(chuàng)建賬套、建立會計科目和項目核算等初始化設置的基礎上，錄入期初余額才能順利進行。因此，期初余額的成功錄入，標志著系統(tǒng)中已建立了完整的財務核算體系，具備了進行日常核算的基本條件。
賬務系統(tǒng)的啟用時間不同，對錄入期初余額的要求也不相同。如果本單位是在年初啟用系統(tǒng)，則只需錄入年初余額；如果本單位是在年中間啟用系統(tǒng)，則需要輸入啟用月份的月初余額和年初到該月份的各科目借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動計算出年初余額；若某一會計科目涉及輔助核算，還應將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬賬戶保持一致。
建議各單位啟用賬務系統(tǒng)選擇在年初或10月份，因為年初錄入初始數(shù)據(jù)少。選擇10月份是因為財政部規(guī)定各單位實現(xiàn)電算化，甩掉手工賬，要求新舊系統(tǒng)并行至少3個月，兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完全一致，而且年末結賬工作量大，涉及方面多，可對系統(tǒng)的各項功能做檢測。
三、會計電算化信息系統(tǒng)賬務初始化的校驗
當我們完成初始化的相關工作之后，采取手工與電腦相結合，相互補充的方式對上述工作的正確性、合理性進行驗證、驗收。在確保初始化合格后，才能進行日常處理。
首先，由會計軟件進行技術性驗證，期初數(shù)據(jù)錄入完畢必須進行核對、試算平衡，即錄入的會計科目余額是否平衡，總賬與明細賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設置、定義的項目等。啟動試算平衡功能鍵，電腦會自動進行檢查并提示給用戶。如果試算不平衡，只能填制憑證不能記賬。
試算不平衡的原因主要有三方面：
一是數(shù)據(jù)錄入錯誤，需要從第一個數(shù)據(jù)核對，改正錯誤；
二是余額借貸方錯誤，這類錯誤常發(fā)生在總分類科目與明細分類科目余額方向不一致的情況下，對于一些特殊的會計科目如累計折舊、壞賬準備也要注意余額方向；
三是找不到不平衡的原因，這種情況只能把原數(shù)據(jù)全部刪除，重新錄入。
其次，由財務主管對初始化工作進行綜合評定，分析會計軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴展性、適用性，是否滿足本單位對會計信息管理的需求，以便進行補充、完善初始化功能，使手工核算順利地過渡到電算化處理。