前言 雖然office 2007提供了功能強(qiáng)大的演示文稿制作工具，但這并不意味著只用它制作出來的演示文稿就一定非常出色。盡管我們?yōu)榇蠹医榻B了很多PPT2007的新功能，但對于一份演示文稿而言，最重要的并不是PPT2007本身提供的這些功能，甚至有些時(shí)候，對于花俏的使用這些功能很有可能適得其反。
下面將介紹一系列制作演示文稿的重要原則，以幫助讀者更好地將PPT2007的新特性合理地運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中。當(dāng)然這里是希望起到拋磚引玉的作用，更多的精彩需要用戶自己去體會。
一、什么是最重要的
讀者可能經(jīng)常使用PPT2007來制作解決方案銷售、新產(chǎn)品介紹、銷售情況總結(jié)報(bào)告等商務(wù)演示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重視的部分？毫無疑問，演示文稿的畫面是很重要的，不然微軟公司也不會挖空心思地把PPT這個(gè)工具做得這么強(qiáng)大——誰都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。
在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint實(shí)用圖庫”之類的材庫美化演示文稿，盡量想使文稿看上去更專業(yè)、更漂亮。但是這往往帶來了過猶不及的問題，我們看到很多朋友做出來的演示文稿非常炫，五彩繽紛還帶有各種特效，包括嗖嗖的切換音效和飄動的彩旗。實(shí)際上，除非你是正在給客戶展示PPT2007的超酷特性，不然這種方式只會起到一個(gè)作用：把聽眾的注意力吸引到正在投影的那塊白板上而不是正在向他們竭盡全力演講的你的身上。
那么什么是重要的，是足夠的信息嗎？也有很多朋友會在一張演示文稿中輸入大段的文字或者表格數(shù)字，如圖所示。
圖 大段的文字
如果每一張幻燈片都像這樣有大量的文字，那么聽眾會不會有審美疲勞？前排的聽眾忙于讀文字，而后排的聽眾往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，許多演講者害怕遺漏什么重要內(nèi)容沒有充分想聽眾展示，而更加地往演示文稿中添加內(nèi)容。如果演講者的演示文稿只是為了讓用戶從閱讀中得到快樂而忽略演講者講的內(nèi)容，那么如圖1所示的那張幻燈片幾乎就達(dá)到了目的。但是聽眾面對這樣的演講很難產(chǎn)生興趣。
那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的東西呢？簡單的說，就是演講者所真正希望表達(dá)出來的主題以及圍繞主題而需要表達(dá)的內(nèi)容。
演講者必須對自己真正要展示給聽眾的核心內(nèi)容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的內(nèi)容可能只是演講者要表達(dá)的要點(diǎn)和骨架，“血肉”部分要在演講的過程中去充分體現(xiàn)，任何演講者自己都不確定或者不清楚的內(nèi)容都一定要避免在演示文稿中黑紙白字地出現(xiàn)。
二、PPT2007文稿中的“要”與“不要”
幻燈片體現(xiàn)的是個(gè)人對事物的理解，但更重要的是，一份幻燈片是給別人看的，首先是要讓別人看懂，其次是讓別人感覺舒適，也就是讓別人能夠在沒有抵觸情緒的感覺中接受你所表達(dá)的內(nèi)容。做到這兩點(diǎn)看起來容易，事實(shí)上你將要花費(fèi)的力氣會相當(dāng)?shù)拇蟆＿@里總結(jié)了一下，“好”的演講不外乎取決于一下7個(gè)因素：。對于要表述的內(nèi)容的熟悉程度；。對于Point的概括和總結(jié)能力；。所要表述的內(nèi)容；。準(zhǔn)備的時(shí)間；。表達(dá)技巧；。格調(diào)；。PPT提供的表達(dá)能力。
重頭戲大多落在PPT2007演示文稿之外。當(dāng)然一份漂亮、間接、明快、主題突出的演示文稿會給演講者加分。前5個(gè)因素不是本文的討論范圍，下面針對最后兩個(gè)因素，提一些建議工大家參考，具體可歸納為PPT文稿的“要”與“不要”。
PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下內(nèi)容。
。多概括，就是采用簡寫，PowerPoint是Power演講者的Point（觀點(diǎn)），而不是Power整篇作文……在證明自己時(shí)適當(dāng)運(yùn)用數(shù)字會讓人更加信服，比如看完“根據(jù)不同的調(diào)查顯示，5%~8%的人有不同程度的色盲，其中紅綠色盲為大多數(shù)。因此，請盡量避免使用紅色綠色的對比來突出顯示內(nèi)容”這段話后，就自然要考慮減少紅色和綠色在演示文稿中的應(yīng)用……在運(yùn)用數(shù)字或者有對比的時(shí)考慮采用圖表方式來表現(xiàn)。PPT2007提供了傻瓜的專業(yè)級圖表工具，漂亮的圖表是每個(gè)人都容易接受的，不論對象是老板還是客戶……顏色和主題背景是會“說話”的，在不同場合下要選擇應(yīng)景的顏色和主題背景，如果在做一個(gè)展現(xiàn)熱情的演示中，選用了深藍(lán)色的背景和主題，則是一件相當(dāng)糟糕的事情……在第一張幻燈片上簡要地給出演講者的信息，“好的第一印象是成功的一半”……了解一些構(gòu)圖學(xué)的基本原則，好的構(gòu)圖可以將幻燈片中的文字、圖形和圖表合理地?cái)[放，以優(yōu)越的空間感和穩(wěn)固的重心讓幻燈片看上去更舒適。
PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下內(nèi)容。
。不要過多地使用特技效果，關(guān)注點(diǎn)應(yīng)該是演示的內(nèi)容，《瘋狂的石頭》幾乎沒有什么特技但好評如潮，某些大片特技效果做足了，但是內(nèi)容卻蒼白得連導(dǎo)演自己都不能夠自圓其說怎么能滿足觀眾挑剔的胃口？。每張幻燈片中段落中的文字除非萬不得已，不要超過7行，每段話字?jǐn)?shù)也不宜過多，這是“Magic Seven”原則所提倡的，這在大多數(shù)情況下都能發(fā)揮效果……不想講或者不清楚的內(nèi)容根本就不要放在演示文稿上或演示出來……除非對配色小有研究，不然盡可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一張幻燈片上給出超過7種顏色的圖案和文字（大多數(shù)情況下兩種就夠了），減少或不使用對比太過強(qiáng)烈的顏色，比如大紅大綠，這些顏色投影出來后會對觀眾的視覺產(chǎn)生不適的沖擊，況且有的質(zhì)量不好的投影儀會將綠色“吃掉”……避免出現(xiàn)聽眾可能不知道的縮寫。
下面將介紹一系列制作演示文稿的重要原則，以幫助讀者更好地將PPT2007的新特性合理地運(yùn)用到實(shí)踐當(dāng)中。當(dāng)然這里是希望起到拋磚引玉的作用，更多的精彩需要用戶自己去體會。
一、什么是最重要的
讀者可能經(jīng)常使用PPT2007來制作解決方案銷售、新產(chǎn)品介紹、銷售情況總結(jié)報(bào)告等商務(wù)演示文稿。但是，什么是演示文稿中最需要重視的部分？毫無疑問，演示文稿的畫面是很重要的，不然微軟公司也不會挖空心思地把PPT這個(gè)工具做得這么強(qiáng)大——誰都不愿意看到只是一堆乏味文字的演示文稿。
在PPT2007面世之前，很多朋友使用“PowerPoint實(shí)用圖庫”之類的材庫美化演示文稿，盡量想使文稿看上去更專業(yè)、更漂亮。但是這往往帶來了過猶不及的問題，我們看到很多朋友做出來的演示文稿非常炫，五彩繽紛還帶有各種特效，包括嗖嗖的切換音效和飄動的彩旗。實(shí)際上，除非你是正在給客戶展示PPT2007的超酷特性，不然這種方式只會起到一個(gè)作用：把聽眾的注意力吸引到正在投影的那塊白板上而不是正在向他們竭盡全力演講的你的身上。
那么什么是重要的，是足夠的信息嗎？也有很多朋友會在一張演示文稿中輸入大段的文字或者表格數(shù)字，如圖所示。
圖 大段的文字
如果每一張幻燈片都像這樣有大量的文字，那么聽眾會不會有審美疲勞？前排的聽眾忙于讀文字，而后排的聽眾往往陷于看不清文字的境地。不幸的是，許多演講者害怕遺漏什么重要內(nèi)容沒有充分想聽眾展示，而更加地往演示文稿中添加內(nèi)容。如果演講者的演示文稿只是為了讓用戶從閱讀中得到快樂而忽略演講者講的內(nèi)容，那么如圖1所示的那張幻燈片幾乎就達(dá)到了目的。但是聽眾面對這樣的演講很難產(chǎn)生興趣。
那么究竟什么是“好”的演示文稿最重要的東西呢？簡單的說，就是演講者所真正希望表達(dá)出來的主題以及圍繞主題而需要表達(dá)的內(nèi)容。
演講者必須對自己真正要展示給聽眾的核心內(nèi)容了然于胸，可以玩一些文字上或者特效上的技巧，但是在演示文稿中的內(nèi)容可能只是演講者要表達(dá)的要點(diǎn)和骨架，“血肉”部分要在演講的過程中去充分體現(xiàn)，任何演講者自己都不確定或者不清楚的內(nèi)容都一定要避免在演示文稿中黑紙白字地出現(xiàn)。
二、PPT2007文稿中的“要”與“不要”
幻燈片體現(xiàn)的是個(gè)人對事物的理解，但更重要的是，一份幻燈片是給別人看的，首先是要讓別人看懂，其次是讓別人感覺舒適，也就是讓別人能夠在沒有抵觸情緒的感覺中接受你所表達(dá)的內(nèi)容。做到這兩點(diǎn)看起來容易，事實(shí)上你將要花費(fèi)的力氣會相當(dāng)?shù)拇蟆＿@里總結(jié)了一下，“好”的演講不外乎取決于一下7個(gè)因素：。對于要表述的內(nèi)容的熟悉程度；。對于Point的概括和總結(jié)能力；。所要表述的內(nèi)容；。準(zhǔn)備的時(shí)間；。表達(dá)技巧；。格調(diào)；。PPT提供的表達(dá)能力。
重頭戲大多落在PPT2007演示文稿之外。當(dāng)然一份漂亮、間接、明快、主題突出的演示文稿會給演講者加分。前5個(gè)因素不是本文的討論范圍，下面針對最后兩個(gè)因素，提一些建議工大家參考，具體可歸納為PPT文稿的“要”與“不要”。
PowerPoint文稿的“要”，主要包括一下內(nèi)容。
。多概括，就是采用簡寫，PowerPoint是Power演講者的Point（觀點(diǎn)），而不是Power整篇作文……在證明自己時(shí)適當(dāng)運(yùn)用數(shù)字會讓人更加信服，比如看完“根據(jù)不同的調(diào)查顯示，5%~8%的人有不同程度的色盲，其中紅綠色盲為大多數(shù)。因此，請盡量避免使用紅色綠色的對比來突出顯示內(nèi)容”這段話后，就自然要考慮減少紅色和綠色在演示文稿中的應(yīng)用……在運(yùn)用數(shù)字或者有對比的時(shí)考慮采用圖表方式來表現(xiàn)。PPT2007提供了傻瓜的專業(yè)級圖表工具，漂亮的圖表是每個(gè)人都容易接受的，不論對象是老板還是客戶……顏色和主題背景是會“說話”的，在不同場合下要選擇應(yīng)景的顏色和主題背景，如果在做一個(gè)展現(xiàn)熱情的演示中，選用了深藍(lán)色的背景和主題，則是一件相當(dāng)糟糕的事情……在第一張幻燈片上簡要地給出演講者的信息，“好的第一印象是成功的一半”……了解一些構(gòu)圖學(xué)的基本原則，好的構(gòu)圖可以將幻燈片中的文字、圖形和圖表合理地?cái)[放，以優(yōu)越的空間感和穩(wěn)固的重心讓幻燈片看上去更舒適。
PowerPoint文稿的“不要”，主要包括以下內(nèi)容。
。不要過多地使用特技效果，關(guān)注點(diǎn)應(yīng)該是演示的內(nèi)容，《瘋狂的石頭》幾乎沒有什么特技但好評如潮，某些大片特技效果做足了，但是內(nèi)容卻蒼白得連導(dǎo)演自己都不能夠自圓其說怎么能滿足觀眾挑剔的胃口？。每張幻燈片中段落中的文字除非萬不得已，不要超過7行，每段話字?jǐn)?shù)也不宜過多，這是“Magic Seven”原則所提倡的，這在大多數(shù)情況下都能發(fā)揮效果……不想講或者不清楚的內(nèi)容根本就不要放在演示文稿上或演示出來……除非對配色小有研究，不然盡可能利用PowerPoint自身提供的配色模板，不要在同一張幻燈片上給出超過7種顏色的圖案和文字（大多數(shù)情況下兩種就夠了），減少或不使用對比太過強(qiáng)烈的顏色，比如大紅大綠，這些顏色投影出來后會對觀眾的視覺產(chǎn)生不適的沖擊，況且有的質(zhì)量不好的投影儀會將綠色“吃掉”……避免出現(xiàn)聽眾可能不知道的縮寫。