我們知道word 2000中有個自動更正功能,但很多初學(xué)者體會不到此功能的實際用處,也就很少使用。其實自動更正的作用可大著呢,本文就介紹幾個實用的,幫助初學(xué)者認識和掌握此功能。
。輸入冷僻字
比如要你輸入一個很少見的生僻字,你會怎么輸入呢?最常用的方法就是使用GBK全拼了,用過GBK全拼的朋友都知道,在眾多同音字中尋找所需的字,真是太麻煩了。假如要經(jīng)常輸入這個字,是不是每次都得像第一次輸入那樣麻煩呢?當(dāng)然不,使用自動更正功能可方便地輸入常用的生僻字。
方法很簡單,第一次輸入時使用GBK全拼輸入法或通過插入符號的方法輸入生僻字,之后選定輸入的內(nèi)容,單擊“工具→自動更正”,在“替換”文本框中鍵入替換字詞,替換字詞既要形象又要便于理解和記憶,比如“生”,最后單擊“確定”。這樣,以后只要輸入“生”,word 2000便會自動地把它替換為該生僻字。
。輸入特殊符號
使用word 2000會經(jīng)常用到一些特殊符號,比如我為報紙寫稿,稿件中經(jīng)常要用到符號“→”,起初是通過輸入法中的軟鍵盤來插入此符號,為了提高效率,我使用自動更正功能為此符號設(shè)置了“替身”,只需連擊三次“-”即輸入“——”,Word 2000便自動的將輸入的內(nèi)容替換為“→”,非常方便。
一些典型的應(yīng)用,比如可以用“**”替換乘號,用“——”替換破折號,用“……”替換省略號,用“*1”替換“①”等。
。輸入常用語
比如作者要經(jīng)常在自己稿件的末尾處輸入聯(lián)系地址,office小姐要經(jīng)常輸入自己單位的名稱、地址等,對于這類常用語,也可以使用自動更正功能來實現(xiàn)快捷錄入。例如我每次寫完稿后,只要輸入“我的地址”,word 2000便自動的將其替換為姓名、郵編、地址、信箱等一段固定內(nèi)容。設(shè)置方法同上。
。文字校對
中國的語言文化博大精深,大量同音字、近義詞讓很多人常常發(fā)生字詞使用上的錯誤,有些人是因為知識上的欠缺而發(fā)生錯誤,有些人則是已經(jīng)形成了習(xí)慣而很難改正。我們可以將一些容易出錯的詞語設(shè)置自動更正,比如有些報紙或街頭的廣告中常有“招聘啟示”之類的錯誤,如果在word 2000中設(shè)置將“招聘啟示”自動更正為“招聘啟事”,自己單位就不會鬧這樣的笑話了。其實,Word 2000已經(jīng)為大多數(shù)容易出錯的詞句設(shè)置了自動更正,比如輸入“眾說紛云”時,Word 2000會自動將它改為“眾說芬紜”。
。插入一個表格
我所在公司的文秘小姐要經(jīng)常編制大量表格,其中很多表格的格式、項目相同,只是各項目的具體內(nèi)容不同,以前的做法通常是,先打開以前編輯過的表格另存為一個文件,再將內(nèi)容刪除后錄入新的內(nèi)容。在我的建議下,她使用自動更正功能來簡化操作,首先編輯好表格中以后要用到的相同部分,并設(shè)置好格式,然后選定整個表格,單擊“工具→自動更正”,設(shè)置替換內(nèi)容為“我的表格”,以后凡是要制作這類表格時,只要輸入“我的表格”,所需要的表格便出來了,非常方便。
。插入一幅圖片
除了文字、符號、表格外,自選圖形、藝術(shù)字、剪貼畫、圖片等都可以應(yīng)用自動更正。應(yīng)用也很廣泛,比如簡報中相同格式的欄目藝術(shù)字,論文中常用的圖形標注,海報中常用的剪貼畫等。設(shè)置方法是:插入圖片并設(shè)置好大小等格式,之后選定插入的圖片,單擊“工具→自動更正”,為圖片設(shè)置合適的替換內(nèi)容。需注意的是,對藝術(shù)字、自選圖形等非文件型對象設(shè)置自動更正時,在自動更正對話框中一定要選擇“帶格式文本”。
我的一位朋友對自動更正的應(yīng)用真是讓人忍俊不禁,這位朋友交了一個漂亮的女友,他把女友照片掃描制作好存放在電腦中,在word 2000中插入照片并應(yīng)用自動更正設(shè)置替換詞“寶貝寶貝”,以后他只要在Word 2000中“叫”一聲“寶貝寶貝”,她的女友便“跳”到屏幕上與他約會了。
。插入可變內(nèi)容
上面談到的都是固定內(nèi)容的應(yīng)用,其實可變內(nèi)容也可應(yīng)用自動更正??勺儍?nèi)容包括時間、自動編號、頁碼、文檔字數(shù)等等,主要以域的形式插入,當(dāng)插入一個域后,為其設(shè)置自動更正,以后就可以快捷的插入域,并且插入的域的內(nèi)容能隨場合自動更新。
舉例說明:按“插入→域→編號→Autonum→確定”的操作插入一個域,選定整個域后單擊“工具→自動更正”,在“替換”框中鍵入三個星號“***”,以后只要輸入“***”,便可實現(xiàn)自動編號,編號由1起按1遞增。
。播放MP3音樂
利用word 2000的插入對象功能和自動更正功能,可以巧妙的實現(xiàn)在Word 2000中快速播放MP3音樂。實現(xiàn)方法如下:
通過“插入→對象→由文件創(chuàng)建→瀏覽”的操作插入一首MP3音樂的對象,注意選中“鏈接到文件”和“顯示為圖標”,選中插入的圖標,單擊“工具→自動更正”,設(shè)置替換詞,例如“一笑而過”。以后輸入“一笑而過”時word 2000將自動插入MP3音樂的鏈接圖標,雙擊圖標便可欣賞你喜愛的音樂了。當(dāng)然,音樂響起之后你大可將圖標刪除后繼續(xù)你的編輯工作。
看完上面的介紹,想必你已經(jīng)感受到了自動更正功能的奇妙應(yīng)用,那就趕快一試身手吧!同時本文給廣大初學(xué)者一個啟事,一個平凡的word 2000命令,卻能產(chǎn)生如此奇妙的應(yīng)用,那么眾多其它的命令呢?只要你敢于鉆研,敢于探索,你就能發(fā)現(xiàn)更多應(yīng)用的樂趣。
。輸入冷僻字
比如要你輸入一個很少見的生僻字,你會怎么輸入呢?最常用的方法就是使用GBK全拼了,用過GBK全拼的朋友都知道,在眾多同音字中尋找所需的字,真是太麻煩了。假如要經(jīng)常輸入這個字,是不是每次都得像第一次輸入那樣麻煩呢?當(dāng)然不,使用自動更正功能可方便地輸入常用的生僻字。
方法很簡單,第一次輸入時使用GBK全拼輸入法或通過插入符號的方法輸入生僻字,之后選定輸入的內(nèi)容,單擊“工具→自動更正”,在“替換”文本框中鍵入替換字詞,替換字詞既要形象又要便于理解和記憶,比如“生”,最后單擊“確定”。這樣,以后只要輸入“生”,word 2000便會自動地把它替換為該生僻字。
。輸入特殊符號
使用word 2000會經(jīng)常用到一些特殊符號,比如我為報紙寫稿,稿件中經(jīng)常要用到符號“→”,起初是通過輸入法中的軟鍵盤來插入此符號,為了提高效率,我使用自動更正功能為此符號設(shè)置了“替身”,只需連擊三次“-”即輸入“——”,Word 2000便自動的將輸入的內(nèi)容替換為“→”,非常方便。
一些典型的應(yīng)用,比如可以用“**”替換乘號,用“——”替換破折號,用“……”替換省略號,用“*1”替換“①”等。
。輸入常用語
比如作者要經(jīng)常在自己稿件的末尾處輸入聯(lián)系地址,office小姐要經(jīng)常輸入自己單位的名稱、地址等,對于這類常用語,也可以使用自動更正功能來實現(xiàn)快捷錄入。例如我每次寫完稿后,只要輸入“我的地址”,word 2000便自動的將其替換為姓名、郵編、地址、信箱等一段固定內(nèi)容。設(shè)置方法同上。
。文字校對
中國的語言文化博大精深,大量同音字、近義詞讓很多人常常發(fā)生字詞使用上的錯誤,有些人是因為知識上的欠缺而發(fā)生錯誤,有些人則是已經(jīng)形成了習(xí)慣而很難改正。我們可以將一些容易出錯的詞語設(shè)置自動更正,比如有些報紙或街頭的廣告中常有“招聘啟示”之類的錯誤,如果在word 2000中設(shè)置將“招聘啟示”自動更正為“招聘啟事”,自己單位就不會鬧這樣的笑話了。其實,Word 2000已經(jīng)為大多數(shù)容易出錯的詞句設(shè)置了自動更正,比如輸入“眾說紛云”時,Word 2000會自動將它改為“眾說芬紜”。
。插入一個表格
我所在公司的文秘小姐要經(jīng)常編制大量表格,其中很多表格的格式、項目相同,只是各項目的具體內(nèi)容不同,以前的做法通常是,先打開以前編輯過的表格另存為一個文件,再將內(nèi)容刪除后錄入新的內(nèi)容。在我的建議下,她使用自動更正功能來簡化操作,首先編輯好表格中以后要用到的相同部分,并設(shè)置好格式,然后選定整個表格,單擊“工具→自動更正”,設(shè)置替換內(nèi)容為“我的表格”,以后凡是要制作這類表格時,只要輸入“我的表格”,所需要的表格便出來了,非常方便。
。插入一幅圖片
除了文字、符號、表格外,自選圖形、藝術(shù)字、剪貼畫、圖片等都可以應(yīng)用自動更正。應(yīng)用也很廣泛,比如簡報中相同格式的欄目藝術(shù)字,論文中常用的圖形標注,海報中常用的剪貼畫等。設(shè)置方法是:插入圖片并設(shè)置好大小等格式,之后選定插入的圖片,單擊“工具→自動更正”,為圖片設(shè)置合適的替換內(nèi)容。需注意的是,對藝術(shù)字、自選圖形等非文件型對象設(shè)置自動更正時,在自動更正對話框中一定要選擇“帶格式文本”。
我的一位朋友對自動更正的應(yīng)用真是讓人忍俊不禁,這位朋友交了一個漂亮的女友,他把女友照片掃描制作好存放在電腦中,在word 2000中插入照片并應(yīng)用自動更正設(shè)置替換詞“寶貝寶貝”,以后他只要在Word 2000中“叫”一聲“寶貝寶貝”,她的女友便“跳”到屏幕上與他約會了。
。插入可變內(nèi)容
上面談到的都是固定內(nèi)容的應(yīng)用,其實可變內(nèi)容也可應(yīng)用自動更正??勺儍?nèi)容包括時間、自動編號、頁碼、文檔字數(shù)等等,主要以域的形式插入,當(dāng)插入一個域后,為其設(shè)置自動更正,以后就可以快捷的插入域,并且插入的域的內(nèi)容能隨場合自動更新。
舉例說明:按“插入→域→編號→Autonum→確定”的操作插入一個域,選定整個域后單擊“工具→自動更正”,在“替換”框中鍵入三個星號“***”,以后只要輸入“***”,便可實現(xiàn)自動編號,編號由1起按1遞增。
。播放MP3音樂
利用word 2000的插入對象功能和自動更正功能,可以巧妙的實現(xiàn)在Word 2000中快速播放MP3音樂。實現(xiàn)方法如下:
通過“插入→對象→由文件創(chuàng)建→瀏覽”的操作插入一首MP3音樂的對象,注意選中“鏈接到文件”和“顯示為圖標”,選中插入的圖標,單擊“工具→自動更正”,設(shè)置替換詞,例如“一笑而過”。以后輸入“一笑而過”時word 2000將自動插入MP3音樂的鏈接圖標,雙擊圖標便可欣賞你喜愛的音樂了。當(dāng)然,音樂響起之后你大可將圖標刪除后繼續(xù)你的編輯工作。
看完上面的介紹,想必你已經(jīng)感受到了自動更正功能的奇妙應(yīng)用,那就趕快一試身手吧!同時本文給廣大初學(xué)者一個啟事,一個平凡的word 2000命令,卻能產(chǎn)生如此奇妙的應(yīng)用,那么眾多其它的命令呢?只要你敢于鉆研,敢于探索,你就能發(fā)現(xiàn)更多應(yīng)用的樂趣。